私たちの多くは、計画や準備の大切さを理解しています。 ゲームプランのないスポーツの試合は、フィールドで手探り状態になることを意味します。
このような知識があるにもかかわらず、私たちはしばしば、最も重要なところ、つまり日常生活において、計画を優先させることを怠りがちです。
私たちは季節や年単位で目標を立てますが、毎日行うこと、つまり習慣やタスク、優先順位をつけることが、成功か失敗かを左右するのです。 毎月数日、無目的な時間を過ごすことで、私たちはリセットし、バランスを取ることができます。
多忙で非生産的な日々に対する最善の防御は、毎日の計画的な儀式という形の優れた攻撃なのです。 この記事では、より落ち着いて、より集中して生産性を上げ、目標に近づくための一日の計画の立て方を説明します。
定期的な計画を習慣化する
ベストセラー『Atomic Habits』の著者であるジェームズ・クリアは、モチベーションは過大評価されていると考えています。 「やる気やひらめきが襲ってくるのを待つのはやめて、習慣のためのスケジュールを設定しましょう」。
だからこそ、毎日の計画的な儀式を持つことが重要なのです。 ある朝、私たちは、今日一日、大きな野望を反映したToDoリストを作成しようという気持ちになります。 しかし、そのような日は例外です。 疲れて目が覚めると、ベッドに戻りたくなったり、金曜日の午後5時が待ち遠しくなったりするようなときでも、物事を成し遂げる必要があるのです。
まずは、毎日同じ時間、つまり仕事のシャットダウンの儀式中か朝一番に、毎日の計画セッションのアラームをセットすることから始めてください。 習慣を身につけやすくするために、朝のコーヒーを飲む、音楽を聴くなど、新しい毎日の計画セッションを既存の習慣にバンドルします。
TodoistなどのToDoリストアプリを使って、1日の計画を立てるための定期的なタスクを設定するか、携帯電話のアラームを設定するだけです。
習慣は、努力の結果がすぐに目に見えると作りやすくなる。 幸いなことに、一日の計画を立てることは、すぐに成果が出る習慣です。 そのため、このような「痒いところに手が届く」ような感覚を味わうことができます。 5408>
週末は、のんびり過ごすことを目的にしていても、毎日の計画を立てる習慣は続けてください。
目標に合わせてToDoリストを作成する
毎日の計画を立てることを習慣化することは、一つのことです。 その計画が実際に大きな目標に向かって進んでいるかどうかを確認することは、別のことです。 毎日の計画が長期的な目標に沿ったものであることを確認するために、毎日の計画セッションを利用しましょう。 以下は、そのためのいくつかのステップです：
ステップ1。 大きな目標を分解する
目標を日々のタスクに分解する。 たとえば、毎日のToDoリストに「体調を整える」を加えることはできませんが、「ペロトンで30分過ごす」「夜の散歩に行く」といったタスクを加えることはできます。
すべての目標を反映した現実的な日々のToDoリストの作成に苦労している場合、多すぎる可能性があります。 このような場合、「自分のことは自分でやる」という姿勢が大切です。 コミットメントの棚卸しを行い、自分にとって最も重要な目標を絞り込みましょう。 原則として、一度に5つ以上の大きな目標を持つことは避け、短期と長期の目標を混ぜて考えるようにしましょう。
1日の計画を立てるには、まず1週間を全体として考えることから始めます。 複数の目標があり、それを達成するためのタスクがいくつもあり、1日の時間は限られていることでしょう。 それでいいのです。 毎日実行したほうがいい目標もありますが、週に何度か実行することで勢いがつく目標もあります。 例えば、月・水・金と運動しているとします。 ある日は、仕事上の特定の目標に関連するToDoだけに集中するタスクバッチもいいかもしれません。 あるいは、個人的な目標のタスクを週末に積み重ねることもできます。 日曜の夜か月曜の朝に、1週間を拡大して軽くスケッチし、どの目標を何日に集中的に行うかを確認します。
ステップ 3: やるべきことを最後に追加する
1日の計画を立てるとき、ほとんどの人が最初に行うのがこのステップです。 彼らは、決められた約束、必須の会議、緊急の締め切りから始めて、その周りに目標指向の仕事をはめ込もうとします。 そうではなく、このステップを最後まで残しておくことを考えましょう。 こうすることで、やらなければならないことを目標のタスクに合わせるのではなく、その逆をやらなければならなくなります。
理想郷では、長期目標に向かうための日々のタスクだけに集中することができます。 現実には、私たちには果たさなければならない約束や義務があり、その中には個人的あるいは職業的な成長にほとんど影響を与えないものもあります。 このような約束や義務をできるだけ減らすために、繰り返し行われる会議を見直したり、責任を委譲することを検討したり、「ノー」と言うことに慣れたりしましょう。 しかし、ToDoリストには、単にやらなければならないことがあっても構いません。
Have one daily priority
私たちの多くは、朝から何十個ものやらなければならないことがあるのに、一日の終わりになると、そのうちの一つもリストから取り除けていないことに気付かされます。 確かに、いろいろなことをやり遂げましたが、計画したことは何一つできていないのです。 より多くの仕事をこなすための直感に反する解決策とは？
あなたはこう考えているかもしれません。 「1日に1つのタスクにしか集中しないのに、すべての目標を達成できるわけがない」と思っているかもしれません。 Make Time: How to Focus on What Matters Every Day』の中で、ジェイク・ナップとジョン・ゼラツキーは、生産性のない忙しさという卑劣な現象について述べています。
進まずに過ぎていく慌ただしい日々を癒すために、彼らは「ハイライト」のコンセプトを紹介しています。
「最初のステップは、何のために時間を作りたいかを決定することです。 毎日、優先すべき活動を1つ選び、カレンダーで保護します」
その日のハイライトや最優先事項を選ぶのに苦労しているのなら、Knapp と Zeratsky はこの単純な発見的手法を提案します。 一日の終わりに、「今日のハイライトは何でしたか」と聞かれたら、どう答えればいいのでしょうか。 一日を振り返ったとき、どんな活動や達成感、瞬間を味わいたいですか？ それがあなたのハイライトです」
正直に言えば、少なくとも1つの大きな仕事を片付けて1日を終えることは、私たちの多くが現在行っていることに比べて著しく進歩したことなのです。 より長い時間軸で考えると、1週間に5～7個の大きな仕事を終わらせることは重要です。 それは、1日に1つしかタスクを完了させないということでしょうか？ 一般的には、そうではありません。 しかし、重要なToDoを1つ選んで完了させると、達成感でいっぱいになり、他の仕事にも取り組む勢いが生まれます。
Todoistなどのタスクマネージャーを使って、その日のハイライトを優先的にマークし、リストの一番上に移動させましょう。
あるいは、紙とペンによる生産性を選ぶなら、ノートや毎日のプランナーの To Do リストで最も重要なタスクに星やハイライト、下線を付けるだけでよいでしょう。
どのツールを使用する場合でも、優先順位を極めて重要視して、1 日の計画を立てましょう。
生産性メソッドで1日を計画する
生産性メソッドは、物事を成し遂げるための効果的な方法であり、1日の計画を立てるための戦略です。
以下では、あなたのタスクに取り組むために選択できるいくつかの人気の生産性メソッドを、毎日の計画に使用する方法とともに紹介します。 自分に合った生産性向上方法を見つけてください — たとえそれが、既存のものをリミックスしたり、ゼロから新しいものを作ったりすることであっても。
Eat the Frog
Eat the Frog生産性メソッドは、その日の重要なタスクを1つ特定し、それを最初に実行するよう求めています。 これは、ハイライトを早めに実行に移すのに最適な方法です。 時には、最も避けたい仕事であることもあります（だから、カエルを食べるのです）。 これは、取り組むには大きすぎると感じるタスクや、不快に感じるタスクかもしれません。 先延ばしにする前に、すぐに取り組みましょう。
毎日の計画セッションで、「カエル」のタスクをToDoリストの一番上に置き、時間を割り当てます。
Pomodoro Technique
The Pomodoro Technique is best for people enjoying working in short focused sprints with frequent breaks.Pomodoro Techniqueは、短期集中で仕事をすることが好きな人向けの手法です。 この方法は、1980年代後半に、当時苦学生だったFrancesco Cirilloが、トマト（イタリア語でポモドーロ）型のキッチンタイマーを使って10分間だけ集中して勉強することを約束し、開発されました。 この方法は、次のステップを含みます。
- タイマーを用意する。
- タイマーを25分にセットし、タイマーが鳴るまでひとつのタスクに集中する。
- セッションが終了したら、1ポモドロに印を付けて、何を完了したかを記録する。
- 5分間の休憩をとります。
- 4回の休憩（ポモドリ）が終わったら、20～30分の長い休憩をとります。
ポモドーロテクニックで1日を計画するには、リスト上のそれぞれの仕事を完了するのに、何ポモドリ（25分の作業セッション）が必要かを見積もります。 その数字を各タスクの前にトマトの絵文字で、または単に数字そのものを括弧で囲んでメモします。 この方法は、自分の仕事にかかる時間を考え、それに見合った計画を立てることになります。
Time Blocking
Time Blocking productivity method で、一日を時間の明確なブロックに分割することができます。 これは、9:30AM～11:30AMのように具体的であったり、タスクにかかる時間によっては単に「朝」としたりします。
ポモドーロ・テクニックのように、この方法は、自分のやることにどれくらい時間がかかるかを見積もり、理解するのに役立ちます。 また、昼食や休憩、通勤時間などのブロックも含めると、より正確です。 多くの場合、タスクには予想以上に時間がかかるか、あるいはかからないことがあります。 それでもいいのです。 1日の流れに合わせて、素早くリストを修正してください。 時間が経てば、タスクの所要時間をよりよく理解できるようになります。
Eisenhower Matrix
The Eisenhower Matrix productivity method force you to consider the urgency and importance of each task, instead of doing what is most urgent – whether it is crucial or not,…これは、各作業の緊急度と重要性を考慮し、緊急度が高いものか、重要ではないものかを判断する方法です。 この方法は、タスクを4つの象限に分解し、それぞれに該当するタスクにどう対処すべきかを規定するものである。
- 「緊急かつ重要な」タスクは、すぐに完了させるべき
- 「緊急でも重要でもない」タスクは、予定に入れるべき
- 「緊急でも重要でもない」タスクは、予定に入れるべき
- 「緊急かつ重要でない」タスクは、他の誰かに任せるべき
- 「緊急かつ重要でない」タスクは削除すべき
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手始めに、その日のすべてのタスクを含む、通常のToDoリストを作成します。 次に、それらを「緊急かつ重要」「非緊急かつ重要」「緊急かつ非重要」「非緊急かつ非重要」の4つのカテゴリーに分類してください。 これらの分類ができたら、それに従ってToDoリストで行動します。1日の計画を立てながら、ToDoリストのタスクを実行、スケジュール、委任、削除します。
やがてこのプロセスが自然になり、リストには「緊急かつ重要」と「緊急でない重要」のタスクだけを入れた1つのToDoリストを自然に作成することができるようになるはずです。
計画ツールを選ぶ
日常計画のアプローチを決定したら、次はツールを選ぶ番です。
A to-do リストアプリ
デジタルタスクマネージャーは、技術に詳しく、ノートブックの代わりに携帯電話やタブレットに手を伸ばす習慣がある人に最適な選択と言えます。 ToDoリストアプリには、すべてを一箇所にまとめ、どこからでもアクセスできるという利点があります。
私たちは、ほとんどのデバイスで利用できるクロスプラットフォームのパーソナル ToDo リスト アプリ、Todoist をお勧めします。 このアプリには、リマインダー、ラベル、フィルター、コメント、ファイルのアップロードなど、1 日の計画を立てやすくする多くの機能があります。
デジタル リスト
本格的なタスク マネージャーには興味がないけれど、デジタル ソリューションは必要だという場合は、おそらく職場や自宅で日常的に使っている専門外のツールを検討してください。 Bear (iOS と MacOS のみ)、Apple Notes、または Google Keep などのシンプルなメモアプリを使用して、その日のタスクの実行リストを保持します。 チェックボックスや取り消し線の書式を使って、項目にチェックを入れるだけです。 より堅牢な「メモ」アプリとしては、より柔軟でカスタマイズ可能な Google Docs や Microsoft Word を検討してください。
デジタル カレンダー
多くの人は、すでに使用している毎日の計画ツールであるカレンダーを選択します。 Apple Calendar、Google Calendar、Fantastical、および Woven はすべて、1 日の計画を立て、予定、会議、およびイベントと一緒にタスクを追加するために使用できる人気のカレンダー アプリです。 また、タイムブロックのような生産性向上手法と併用するのにも最適なツールです。
Todoist で Google カレンダーを使用すると、Todoist と Google カレンダーを 2 方向に同期できます。 Googleカレンダーでイベント名を編集したり、日付を変更したりすると、即座にTodoistに反映されます。 この統合により、Todoist のすべてのタスクを直接 Fantastical で見ることができ、Fantastical で Todoist のタスクに変更を加えると、Todoist に同期され、その逆も同様です。 ノートや予定表、専用のプランナーなど、さまざまな形があります。 ただ、付箋紙やバラバラの紙は使わないようにしましょう。 その場しのぎの紙切れでは、過去のタスクを振り返ったり、日々の計画の有効性を確認したりすることができません。
- Notebook – ペンと紙によるシンプルなプランニングシステムには、シンプルな裏地付きまたは裏地のないノートが有効です。 毎日新しいページを使用し、上部に日付をマークします。
- Daily Agendas or Planners – Agendas or planersは、1月1日から12月31日までの1年間の各日を計画するスペースがあるノートブックです。 そのため、毎日の計画を立てるための専用スペースが用意され、前回や次回の記入をより簡単に遡ることができます。
- 専用プランナー – 専用プランナーやパッションプランナーやバレットジャーナルなどの紙とペンによる計画システムの台頭が見られるようになりました。
デジタルと紙のハイブリッド
毎日の計画に関しては、紙とペンかデジタルツールかを選ぶ必要はなく、両方または前述の方法の組み合わせで使うことができます。 ここでは、ハイブリッド システムを有効に活用する方法をいくつか紹介します：
- 個人と仕事を分ける。 仕事上のタスクはデジタルシステムで、プライベートなタスクは手帳で管理する。 勤務時間を仕事上の目標達成に充て、夜は個人的なタスクや自己成長に充てると、この方法は有効でしょう。 同じように、平日はタスクマネージャーを使い、週末は日記を書くという方法もあります。 紙で一日の計画を立てるのは戦術的な面で楽しいが、デジタルツールの検索性と永続性を高く評価するかもしれません。 スケジュール帳や手帳を使って1日の計画を立て、1日の終わりに時間を作って、ToDoや進捗状況をデジタルタスクマネージャーに転送し、簡単に参照できるようにします。 これは、気が散らないように紙のメモを選ぶ場合にも有効な方法です。 例えば、会議にノートを持参し、アクションアイテムやリクエストをノートに書き込んで帰るとします。 そして、これらの項目をデジタルToDoリストに転送し、期限と優先順位を追加することで、漏れがないようにします。
- 紙とペンで考え、デジタルで実行する。 白紙のページとペンを手にすると、より創造的で、より良い思考ができることに気づく人もいます。 その日の予定を紙に書き出して、メモや考えを書き足しましょう。
How to stick with your daily plan & course-correct when needed
たとえしっかりとした計画を立て、最善の注意を払っていても、その日のすべてのToDoを完了することは困難です。 Twitterのつぶやきやネットショッピングなどの気晴らしに誘われ、どうしてもタスクから外れてしまうのです。 上司から割り当てられたり、チームメイトから委任されたりして、その場しのぎのタスクが発生し、集中力が途切れ、予定外のことに集中せざるを得なくなります。 毎日の計画はうまくいかず、意図をもって毎日を過ごすことに意味がないと判断してしまうのです。
そう、私たちの日々は計画通りに行くことはありませんが、だからといって、計画する価値がないわけではありません。 ここでは、生産性の専門家による、毎日の計画を守り、物事がうまくいかないときに軌道修正するための戦略をいくつか紹介します。
Eliminate distractions
その日の目標から引き離すような、よくある気晴らしを排除して集中し続ける–特に、仕事の大部分がコンピューターで行われる場合はそうします。 可能であれば、デスクトッププログラムのほとんどを閉じ、最小限のタブを開き、電話はサイレントにして、通知をオフにして作業します。
ソーシャルメディアのスクロールの呼び出しが強すぎる場合、Self ControlやFreedomなどのサイトブロッカーを使用して、気が散るWebサイトに何時間もアクセスできないようにします。 Rescue Timeのような自動追跡アプリを使うと、デスクトップとモバイルデバイスの使用状況に関する情報を収集し、オンラインにいる時間を「生産的」「中立」「気が散る」に分類することができます。 1日の生産性目標を設定し、1日を通して、目標に近づいているか、目標に達していないかチェックすることができます。
Try hourly check-ins
マインドフルネスを生産性に応用するには、定期的に自分自身をチェックし、1日を集中して過ごしているかどうかを確認します。
Peter Bergman, an executive coach and the best-selling author of 18 Minutesでは、定期的にタイマーを設定して、集中力を回復することを提案しています：
「時計、電話、コンピュータなどを1時間に1回鳴らすようにしてみましょう。 それが鳴ったら、深呼吸をし、リストを見て、最後の1時間を生産的に過ごしたかどうか自分に問いかけてください。 そして、カレンダーを見て、次の1時間をどう使うか、意図的に決心してください。 1時間ごとに1日を管理する。 8497>
Readjust your plan
予期せぬタスクが発生し、無視できなくなることがある。 それはそれでいいのです。 問題は、この予期せぬ仕事を、最初の計画を修正するために戻らずに引き受けようとするときに起こります。 そうではなく、予定外のToDoを新しい計画の一部にするのです。 予定外の仕事にシフトしなければならなくなったら、数分かけて、その日の計画を練り直すのです。
ジョージタウン大学のコンピュータサイエンス教授で、『Deep Work』のベストセラー作家であるCal Newport氏は、紙とペンを使ったタイムブロック法を使って、毎日の計画を再調整する方法を紹介しています：
「私はタイムブロックの横に、少し余分を残しておきます。
無視できない予想外のタスクが発生したら、計画を再調整する。 「To Doリストゼロ」にする
ほとんどの日は、リストのすべてを終わらせることはできないでしょう。 しかし、とにかく「ToDoリスト・ゼロ」を目指しましょう。 Doistの創設者兼CEOであるAmir Salihefendić氏は、Inbox Zeroから着想を得た「To-do List Zero」を含む、個人的な生産性向上メソッド「Systemist」を紹介しています：
「1日の終わりには、今日のリストのタスクがゼロになっていたいのです」。 実際、私はほとんどの日、今日リストのすべてを完了することはできず、物事を先延ばしにしています。 これはネガティブなことではありません。
夜を白紙の状態で終えることで、期限切れのタスクに埋没することを避け、新たなエネルギーで明日に取り組むことができます。
定期的に振り返る
あなたは1日の計画を習慣化し、長期目標を実行可能なタスクに置き換え、生産性の高い方法を選び、選んだツールを選びました。 より生産的な日々を送り、より有意義な週、月、そして年につなげるための準備は整いました。 毎日の計画に対する自分のアプローチが、より多くのことを達成するのに役立っているかどうかを定期的に検討する時間をとってください。
以下の質問を考えてみてください：
- 私の毎日は、落ち着いていて意図的か、ストレスフルで行き当たりばったりか？
- 毎日の計画セッションをすべて完了したか、いくつかサボったか？
- 優先順位の高い日に取り組んでいるか？
- 長期的な目標達成に向けて順調に進んでいるか？
- この日は特に生産的だった-なぜ？
- この日はインパクトあることは何も達成できなかった-なぜ？ 多忙な日は、もっと効果的に優先順位をつけたり、仕事を委任する方法を見つける必要があることを意味するかもしれません。 また、日々の計画を立てられないのは、計画が長すぎて、もっと合理的なアプローチが必要なのかもしれません。 目標に向かって前進していない場合、目標が多すぎるか、十分な頻度や意図をもって目標に取り組んでいない可能性があります。 また、紙とペンが好きなだけかもしれませんし、新しいアプリを無理やり試しているのかもしれません。
一日の計画を立てるとき、完璧さよりも一貫性と柔軟性を目指してください。 一日の計画を効果的に立てるためのヒントや戦術をご紹介しましたが、特効薬のような解決策はありません。 それよりも、一貫性をもって一日に臨むことができれば、最も準備が整ったように感じられます。 生産的な1日は、生産的な週、月、年へと変化していきます。 一日一日、意図と集中力をもって仕事に取り組めば、達成できることには限りがありません。
