人間は、すでにやったことよりも、やらなければならないことに集中する傾向があるものです。 このいわゆる「ツァイガルニク効果」は、ロシアの心理学者ブルマ・ツァイガルニクにちなんで名付けられたもので、私たちの心は、集中すべきと思われるすべてのタスク、責任、心のメモでしばしば泳いでいます。
やるべきタスクやプロジェクト、この心の To Do リストがすべて、重要度の階層を明確にせずにあると、集中して実際にものを成し遂げることが難しくなってしまうのです。 実際のToDoリストを作成するのです。 しかし、ToDoリストがあっても、実際に何かを成し遂げる前に、優先順位を明確にすることが必要です。 残念ながら、何を優先すべきかを見極めるのは難しいものです。 これは、コストと価値、労力と時間を比較検討する複雑なプロセスであり、多くの企業にとって、多くの異なる利害関係者が関与する可能性があります。
タスクやプロジェクトを並べ、その中から今すぐ優先すべきものを決定するための明確なプロセスがあれば、重要度の低いものを検討するために時間を浪費することがなくなります。 基本的な考え方を説明し、あなた自身の優先順位付けマトリックスを構築するためのいくつかの異なるアプローチを実行します。
優先順位付けマトリックスのコンセプトは、著者のマイケル・ブラッサード（「The Memory Jogger 2」）とデイビッド・アレン（「Getting Things Done」）によって一般化されました。
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さて、まずは基本から。
優先順位付けマトリックスとは、ビジネス プロセス分析ツールであり、他の bpm ソフトウェアやシックス シグマ手法と一緒に、特定の基準で選択肢を比較し、何を優先すべきかを判断するためによく使われます。
これは、個人から大きな組織まで、誰でも、単純作業から複雑なプロジェクトまで何でも適用することができます。 また、プロジェクトの優先順位付けの場合、合意を促進することにより、不誠実なインセンティブや隠れた意図を排除するのに役立ちます。
優先順位付けマトリックスには、優先順位を評価する基準の複雑さや、それらの特定の基準がどのように定義されるかに基づいて、複数の形式があります。
たとえば、いくつかのマトリックスは、「コスト」が「価値」に対してプロットされた、次のような単純な 2×2 グリッドです:
他は、シックス シグマ手法で使用されるもののように、より複雑で、設計と適用にもっと徹底したアプローチを必要とします。
Prioritization matrix for Six Sigma
優先順位付けマトリックスは、継続的改善のための特定のシックスシグマ技法を指すこともある。 これは、シックスシグマの方法論で使用される7つの管理ツールの1つです。
このコンテキストでは、優先順位付けマトリックスは、重み付け基準を使用して、複数の（少なくとも2つの）データセットを比較するために使用する視覚的な図です。
プロジェクトの優先順位はシックスシグマの品質改善プロセス全体に対して重要である。 ここで、優先順位付けマトリックスは、DMAICやPDSAのような様々な継続的改善手法の計画および分析段階で使用される実用的なツールである。
これらのマトリクスは、シックスシグマのインプット(X)とアウトプット(Y)の優先度を計算するためのこの因果関係マトリックスのように、しばしばより複雑です。
3 types of priority matrix
Lynne Hambleton in Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools, and Best Practicesの定義では、シックスシグマの中で、少なくとも3種類の優先度マトリクスが存在することになっています。 6135>
- 完全分析基準
- 合意基準
- 組み合わせマトリックス
完全分析基準
この方法は、最終マトリックスが作られる前に複数のマトリックスを使用してオプションの異なるペアを比較するので、優先付けマトリックスのはるかに最も複雑なタイプである。
これは最も重要な決定のために確保するのが最善で、範囲が広いと関係者が多くなると合意に達するのが難しくなるという性質があるため、小規模のチーム (3 ～ 8 人) で最もうまく機能します。
コンセンサス基準
すべての選択肢がほぼ等しいように見える場合、この方法は完全分析基準の簡略版である。
また、加重投票を使用して、各選択肢に優先順位を付けるために数値が与えれる。
組み合わせマトリックス
原因と結果の関係に基づいて選択肢に優先順位を付けるには、組み合わせマトリックスを使用します。
基準に基づく他の方法とは異なり、組み合わせマトリックスは原因に基づくので、優先順位を最適化しているプロセスに関する深い知識を持つ経験豊富なチームが必要になります。
この方法では、2つ以上のグループ間の重要な関係を示すL字型の図と、タスクの階層を描写するツリー図を組み合わせて使用します。
この投稿の後半で、より単純な方法について説明した後、コンセンサス マトリックスを詳しく見ていきます。
単純でも複雑でも、マトリックスは優先度を定義するのに使う基準によって形作られ、何を優先させようとしているかによって、マトリックスがどうなるかは大きく変わってきます。 どのような種類のマトリクスを使用していても、使用するプロセスはほとんど同じです。
優先順位付けマトリクスを使用するメリット
原則的に、優先順位付けマトリクスのメリットは非常にわかりやすいものです。 構造化された意思決定を支援することで、簡単にできるようになります。
- 意思決定に影響を与える要因が複数ある場合に、複雑な問題を分解して優先順位をつける
- 優先順位を客観的かつ明確にランク付けする
- 最も重要な重点分野を決定する
- 何が重要かを話し合うための基礎を築く
- チーム/関係者の支持を得て重要事項を購入する
優先順位を決めるために必要な情報を得る
次のセクションで説明します。 ここでは、単純な2×2のグリッドマトリックスの手順を実行し、その後、重み付けされた基準を持つより複雑なマトリックスを使用する方法を探ります。
Simple Prioritization matrix (5 steps)
最もシンプルな形式は、「緊急度」や「重要度」といったシンプルで直接的な概念をプロットした 2×2 グリッドです。
この種のマトリックスは、小規模なビジネス タスクの優先順位付けに最適で、最も効率的な方法で ToDo リストに対処していることを確認するための基本的かつ信頼性の高いプロセスです。
Step 1: 結果はどうなるか?
各タスクを行わない場合、またはより一般的に、ある選択肢を優先しない場合の結果はどうなるかを自問します。
Step 2: 何が重要か?
リストを重要度が高いものと低いものに分けます。
次に、「重要度が高い」「重要度が低い」すべての選択肢について、さらに「緊急度が高い」「緊急度が低い」のサブカテゴリに分けます。
ステップ4：数値の割り当て
次に、各選択肢に1～4の数値を割り当てます（数値が小さいほど優先度が高いことを意味します）。
- 重要度が高く緊急度が高い: 1
- 重要度が高く緊急度が低い: 2
- 重要度が低く緊急度が高い: 3
- 重要度が低く緊急度が低い: 4
この迅速かつシンプルな方法で、心のノイズを切り払い、設定時間ゼロで物事を完了できるよう始めることができます。
How to use a Prioritization matrix
どのようなマトリックスであれ、手順はすべての優先事項のリスト作成から始まり、そのリストを何らかの定量的な指標で並べることで終了します。
ここでは、シックスシグマで使用される3つの主要なマトリックスの1つである合意基準マトリックスを使用するためのプロセスを見ていきます。
このプロセスは、小規模のグループ（10人未満）で行うのが最適です。
チームにオリエンテーションを行う
他のことを行う前に、優先順位付けマトリックスを構築する目的を明確に説明しなければなりません。
これには、会社の目標の文脈、およびビジネスが現在直面している強みと弱点を確認することが必要です。
また、優先順位をつける必要のあるオプション (ソリューション、プロジェクト、その他) について、プロセスに関わる全員が同意していることを確認する必要があります。
組織のコンテキストに関するこの種のコミュニケーションを促進するために、SWOT または FMEA 分析を実行して、その結果をチームに示すことを考慮するとよいかもしれません。
基準を決める
チームの準備が整い、どの選択肢に優先順位をつけるか明確になってきたら、重要性を評価する基準を設定する番です。
- 実際の基準
- 重要性を評価するための評価尺度
あなたとあなたのチームは、重要な選択肢と重要でない選択肢を明確に区別する基準に焦点を当てる必要があります。 5～10種類程度の基準を目指しましょう。
優先順位を合理的に見分けるには十分な基準が必要ですが、合意が困難になるほど多すぎるのはよくありません。
たとえば、次のような基準を含めることができます:
- あるオプションが顧客にどれだけの価値を提供するか
- それが規制上重要かどうか
- 長期と短期の影響
評価スケールを決めるとき、誰もが明確に理解できる何らかの明確な基準点に基づいたスケールが重要です。 下の表は、これをうまく説明しています。
各基準に加重値を与える
次に、基準を重要度の降順に置き、最も重要なオプションを一番上に置いて、それぞれの基準に加重値を与えてください。
この重み付けは関係者全員が同意していることを確認します。
上で使用した例を拡張すると、次の重み付け値を指定することができます：
必要なサービスまたは製品です。 重み付け = 5
戦略的な整合性。 重み= 4
顧客にとっての価値。 Weight = 4
この加重値は、各基準の相対的な重要度を表し、最終的なスコアを算出するために使用されます。
マトリックスの準備
左側に基準のリストを作成し、上部に重み、スコアの値、およびオプションを次のように配置する：
残りのすべての詳細を記入すると、テーブルにスコアを付ける準備が整う。 まだ重みを計算する必要があるので、この値を右側の列に記録しないでください。 これは、コンセンサスを促進し、バイアスを軽減するのに役立ちます。 理想的には、2つの異なるチームによって各選択肢を評価し、その結果を平均化したいものです。
チームで作業することで、以下のような利点があります。
- より客観的で信頼できる結果
- レビューするオプションの数が多い場合、作業負荷をチームで分担すると、効率が向上してスピードアップします
- 複数のチームが同じオプションを評価することは、基準がどれほどうまく定義されているかを把握することができることを意味します。 また、組織内の全員が演習の目的を本当に同じレベルで理解しているかどうかもわかります。
- 評価尺度の一貫性と有効性をより正確に判断できます。
採点プロセス中（ただし、理想的にはその前、オリエンテーション段階）、チームに戦略計画や企業ポリシーなどのリソースを提供すると、チームメンバーが適切な情報に基づいた評価ができるよう役立ちます。
各オプションの加重スコアを計算する
スコアリングを決定したら、対応するスコアに各基準の重み値を掛け、その値を右列に記録します。
最後に、各オプションのすべての値を追加して、累積スコアを下列に記録します。
その後、合計スコアに基づいてオプションを優先順にランキングします。
チームで結果を比較する
全員が自分の選択肢を採点し、優先順位の予備リストを持っているはずです。
ここで、チームと公開討論をして、メモを比較、統合し、全員が同意するマスターリストを作成しましょう。 調整は予想されることであり、評価システムや加重値を微調整することは、継続的改善のサイクルの段階とみなすべきである。
最善の意図にもかかわらず、優先順位付けマトリックスは、重要性の実行可能な階層を確立するツールであることを忘れてはならない。 また、各オプションの優先順位は、受け取ったスコアに関係なく、異議を唱えることができます（そうすべきです）。
最後に、分析結果をできるだけ多くの関係者の目で確認することは素晴らしいアイデアです。 利害関係者、顧客、および他の従業員は、優先順位付けマトリックス分析の結果について、貴重なフィードバックを与えることができます。
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あなたの最優先事項はどのようなものですか？ その場合、次の表が役立ちます。
ここで、最優先事項に取り組むために使用できる継続的改善のための方法論をいくつか紹介します。
- Design for Six Sigma (DFSS)
- Kaizen
- DMAIC: The Complete Guide to Lean Six Sigma in 5 Key Steps
- The 7 Core Six Sigma Principles to Build Your Business Around