人事記録の機密保持違反

雇用主は、雇用申込書や履歴書から福利厚生フォーム、業績評価、懲戒文書、連絡先、医療記録まで、従業員に関する多くの書類を収集する傾向があります。 法律では、雇用主が一部の情報を機密扱いにすることを義務付けていますが、すべての情報を機密扱いにするわけではありません。 この記事では、どの記録を非公開にしなければならないか、また、記録の機密性が侵害された場合にどうすればよいかを説明します。

Rules for Medical Information

機密保持が必要な記録の最大のカテゴリーは医療情報です。 米国障害者法 (ADA)、遺伝情報非差別法 (GINA)、医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律 (HIPAA) はすべて、雇用主が特定の種類の医療情報をどのように保管しなければならないかについて非常に厳しい規則を定めています。 これらの規則の一般的な意図は、従業員のプライバシーを保護し、管理者が従業員の障害や遺伝情報に基づいて職場で差別的な決定を下すことを防ぐことです。

たとえばADAの下では、医療記録や情報は、従業員の通常の人事ファイルとは別のファイルに保管されなければならず、機密を保持しなければなりません（たとえば、別の鍵付きファイルキャビネットや安全なファイアウォールの内側のオンラインに保管する等）。 これらの記録は、

• 安全および応急処置担当者が、従業員に医療処置を施したり避難手順を考えたりするために必要な場合
• 従業員の上司が、従業員の障害により職務の制限や妥当な調整を必要とする場合
• 政府関係者が、法律により必要な場合および
• 保険会社が医師の診断を要求した場合にのみ見ることが可能です。

雇用主（より一般的には人事部）がこれらの規則に従わず、従業員の医療記録の機密性が損なわれた場合、従業員はADA違反で訴えることができます。

Other Types of Records

その他の種類の人事記録について、雇用主に機密保持を義務づける規則はほとんどありません。 しかし、賢い雇用主は、間違った人の手に渡ると法的問題に発展しかねない記録のプライバシーを維持するために、常識的なプロトコルをいくつか守っています。 以下はその例である：

• I-9フォーム。 これらの政府の公式フォームで、雇用主は従業員が米国で働くことを許可されているかどうかを確認する必要があります。 (I-9フォームの詳細については、就労ビザと移民ステータスに関する雇用者確認手続きをご覧ください)。 雇用主は、就労許可を持っていない従業員を雇用することはできません。 しかし、この禁止を越えて、雇用主は従業員の国籍や市民権の有無に基づいて仕事を決定することはできません。 I-9フォームにはこのような情報が含まれている可能性があるため、経験豊富な雇用主は社内の全員にフォームを公開することはしない。 この情報にアクセスできる人が少なければ少ないほど、この情報に基づいて従業員を差別する立場にある人が少なくなる。 雇用主がI-9フォームの機密を守らなかったからといって、従業員が訴えることはできないが、もしそれが違反の最終結果であれば、従業員は差別を理由に訴えることができる。 多くの雇用主は、職場調査（例えば、ハラスメントの苦情や盗難事件）に関するファイルを別の機密ファイルに保管している。 これは法的に義務づけられているわけではないが、法的トラブルを防ぐことができる。 例えば、差別で訴えられたマネージャーが、そのファイルを見て、どの従業員が自分に不満を持っていたか、あるいは目撃者であったかを確認し、その従業員に報復することがあります。 あるいは、人事部の社員がそのファイルを読んで、誰が誰について何を言ったかについて同僚と噂話をし、会社に対する名誉毀損の請求につながるかもしれないのです。
• バックグラウンド・チェックの記録。 雇用主が日常的に従業員や応募者の信用調査、犯罪歴調査、その他の調査を行っている場合、これらの資料も同様に機密扱いにすべきである。 例えば、州法は雇用主が従業員のクレジットや逮捕歴に基づいて仕事を決定することを禁止している場合がある。 管理者がこれらの資料にアクセスし、それを使って従業員に対して行動を起こした場合、雇用主は法的責任に直面する可能性があります。

If Your Confidentiality Is Violated

If your private information has been leaked in the workplace, your legal options depends on the type of records, the circumstances of the breach, and the consequences to you.もしあなたの個人情報が職場で漏れた場合、法的選択肢は記録の種類、漏えいの状況、そしてあなたへの影響によって異なります。 多くの場合、あなたが違反によって恥ずかしい思いをしている場合でも、職場で誰かが違法な方法で（例えば、あなたを差別するための基礎として）情報を使用しない限り、あなたは法的手段を持っていないかもしれません。 経験豊富な雇用弁護士は、あなたの法的権利が侵害されているかどうかを把握することができ、あなたはそれについて何ができるかを知ることができます。