2020年7月25日

  • 人事
  • 従業員関係
  • ツールとサンプル

    • 人事ファイルは、評価、資格、昇給、昇進、彼らが出席した可能性がある懲戒尋問など組織内の従業員の履歴に関するすべての重要な情報を含んでいます。

    不満を抱えた元従業員から訴訟を起こされた場合に備えて、企業が全従業員の人事ファイルを保管・管理することは、州によっては必須です。

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    Personnel File Checklist

    従業員基本情報：

    • 氏名、住所、電話番号
    • 緊急時の連絡先情報。

    職歴:

    • 求職票および/または履歴書.
    • 求人票.
    • 仕事内容.
    • 教育証明書（該当者のみ）.
    • 教育記録書（該当者）.
      • 職務経歴書.
      • 職務経歴書.
        • 氏名（該当者のみ）.
        • References.
        • Background check.
        • Any other documents related to employment.
        • Sick leave, vacation, and leave of absence/sabbatical records.
        • Secondary records.

        従業員の業績開発：

        • 従業員の評価.
        • 出勤簿.
        • 業績目標.
        • 業績向上計画（該当する場合）.
        • トレーニング、異動、社内公募に関する要請
        • トレーニングおよび専門能力開発の記録
        • 賞および業績通知書を含む、従業員の表彰。
        • Written warnings and/or disciplinary hearings.

        Legal documentation:

        • IRS tax forms (W-4, I-9).
        • Payroll and compensation information.
        • Employment contract.
        • Employee benefits.
        • Employee benefits.
        • Legal documentation:
        • Payment for a Service.
        • 給与および報酬情報.
        • Employee benefits.

        Employee Termination Records:

        • Resignation letter.
        • Termination letter (if applicable).
        • Exit interview record.
        • Unemployment and insurance documents.
        • Equipment and insurance records.

          • Unemployment and insurance documents.

    • 最終給与記録（休暇、退職など）
    Personnel File Checklist

    Download the personnel file checklist in Word format.

    Checklistをダウンロード即時にダウンロードできます。 メール不要。

    よくある質問：

    従業員は自分の人事ファイルを見る権利がありますか？

    特定の州の従業員だけが、自分の人事ファイルにアクセスすることができる場合があります。 一部の州では、従業員は他の文書にアクセスすることなく、人事ファイル内の特定の文書のコピーを作成することが許可されています。

    Learn more about Personnel Files.

    What documents should be in a personnel file?

    • Essential information about an employee.
    • Performance evaluation.

      Leveled for your human file access policies.

      従業員ハンドブックに、人材ファイルへのアクセスポリシーについての明確さを確認する必要がある。

    • 休暇記録
    • 納税記録
    • 懲戒記録
    • 解雇記録

    人事ファイルについてもっと知る

    人事ファイルはどのくらい保存すべきか

    これはあなたが基づいている州とあなたの従業員ファイルの内容次第です。 連邦雇用法では、人事ファイルフォルダをいつまで保管すべきかを規定していますが、文書によって異なり、通常1年から4年の時系列となっています。 罰金を避けるためには、これらの期限を守ることが重要です。

    その他の便利なダウンロードについては、求人情報テンプレート、雇用契約テンプレート、雇用確認レターをご覧ください。

    人事ファイルについての詳細を見る

    人事ファイルは機密ですか。

    はい、人事ファイルは機密情報を含んでおり、HR.

    人事ファイルについてもっと読む。

    従業員の人事ファイルを電子的に保持できますか？

    はい。 市場には多くの素晴らしい人事ファイルソフトウェアのオプションがあります。 多くの企業は、人事ファイルをクラウドに保存することを好みます。これにより、ファイリングキャビネットが不要になり、人事ファイルにどこからでもアクセスできるようになります。 GustoやBambooHRをチェックしてみてください。

    Get more information on Personnel Files.

    How do I organize personnel files?

    1. 社員名でファイルを整理する。
    2. 異なるカテゴリ用にサブフォルダーを作る。
    3. それぞれのハードコピーや電子ファイルには明確かつ正しくラベル付けする。
    4. ファイルはバックアップする。
    5. すべての人事ファイルを安全に保管する。
    6. 許可された人だけにアクセスを許可する。

    人事ファイルのチェックリストを参照。

    退職した社員は人事ファイルを要求できるか？

    多くの州で、雇用者は現在および過去の社員に人事ファイルへのアクセスを認めるよう法律で定められています。 いくつかの州では、従業員は、業績評価など、人事ファイル内の特定の文書のコピーを作成することが許可されています。 他の州では、特定の文書は、例えば、犯罪捜査に関連する文書など、この規則から除外されている。 すべての企業は、州法を分析して制限の範囲を決定し、解雇された従業員から閲覧のための人事ファイルの要求を受けた場合には、弁護士に相談する必要がある。 ほとんどの雇用主は、従業員が従業員ハンドブックで参照できる人事ファイルアクセス・ポリシーを持っています。

    人事ファイルについてもっと知る

    人事ファイルフォルダはどのように保管すべきか

    人事ファイルは、ビジネスの規模に応じて、紙ベースのファイルまたは電子的に保管することが可能です。 通常、従業員の名前ごとに人事ファイルを整理している場合は、医療ファイルや給与ファイルなど、すべてのファイルで同じ保管システムを維持します。

    人事ファイルについてもっと詳しく見る

    人事ファイルは公文書ですか？

    人事ファイルは公文書ではありませんが、特定の状況下ではアクセスすることができます。

    人事ファイルについてもっと詳しく見る

    By: adminPosted on

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