Downward Communicationとは？
Downward Communicationとは、組織の中でトップレベルから低いレベルへ流れるコミュニケーションのことをDownward Communicationといいます。
このコミュニケーションの流れは、管理者が下位レベルの従業員に仕事上の情報を伝えるために使用されるものです。 従業員は自分の仕事を遂行し、上司の期待に応えるために、この情報を必要とする。
メッセージのトーンを効率的に管理することや、適切な人物に効率的に仕事をさせるために委任のスキルを見せることも含まれます。
Importance of Downward Communication
Importance of Downward Communication is:
- アイデアを与える
- 奨励する
- 規律を維持する
- 仕事の根拠を知らせる
- 変化について説明する
- 与えるため。 指示
- 仕事の割り当て
- コントロール
- 評価
アイデアを与える
下方コミュニケーションの目的の助けを借りて。 上司が部下に方針、ルールなどを説明し、完全に理解させる。
奨励する
従業員は、組織の目標を達成するためにもっと働くように動機づけられることが必要である。 経営者は下位の従業員を奨励するために、下方コミュニケーションに頼らざるを得ない。
規律を維持するために
このようなコミュニケーションは、組織の階層に従っているので、すべてのセクションユニットまたは部門は、設定したルールや手順に従わなければなりません。 その結果、規律が守られるのです。
仕事の根拠を伝える
このタイプのコミュニケーションの重要な目的は、割り当てられた仕事の根拠と他の組織的な仕事との関連に関する情報を与えることである。
変化について説明する
変化は状況に左右される。 計画、方針、手順、規則などに変更があった場合、ダウンコミュニケーションによって説明を伴うコミュニケーションが行われます。
指示を与える
部下に何らかの割り当て、仕事、作業を指示するために、上司は下方コミュニケーションを行う。
仕事の割り当て
労働者の効率に応じて仕事を割り当てるために、上司は下方コミュニケーションを通じて正当化する。
コントロールするために
必要な命令は、下向きの通信を介して転送されるので、従業員は自分のタスクや活動について非常に認識しています。 したがって、このようなコミュニケーションは、コントロールツールとして機能することができます。
評価する
下方コミュニケーションは、上司が従業員によって実行される作業を評価するのに役立ちます。 ダウンワードコミュニケーションは、従業員に自分の評価を知らせるために使われます。
ダウンワードコミュニケーションの利点
ダウンワードコミュニケーションの利点は次のとおりです。
- 効率性
- 委任の容易さ
- 組織の規律
- 目標の効果的な伝達
。
効率
下方コミュニケーションは、組織のトップから活動を調整することができる力のあるソースから指示や情報が来るので、効率を提供します。
委任の容易さ
委任は、指揮系統を表す縦のコミュニケーション構造から直接来るなら、はるかに容易である。
組織の規律
下位のコミュニケーションは組織の階層に従うので、組織の規律とメンバーのコンプライアンスを維持するのがはるかに容易である。
目標
上位管理者は目標を容易に伝え、その目標達成に関して責任を割り当てることができる。
ダウンワードコミュニケーションのデメリット
ダウンワードコミュニケーションのデメリットは、以下の通りです。
- 解釈の問題
- 歪み
- やる気が出ない
- 遅いフィードバック
- 士気が下がる
解釈の問題
下方コミュニケーションは、歪曲効果とメッセージ明確化のための遅いフィードバックのために解釈問題を提示します。
歪み
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モチベーションが上がらない
フィードバックが遅く、正式なコミュニケーションチャネルに依存するため、このコミュニケーション方法はモチベーションの向上にあまり役立たない。
フィードバックが遅い
メッセージが組織を伝わってから上へ、そしてまた下へと伝わっていくのに時間がかかる。
モラルの低下
コミュニケーションにかかる時間と歪んだメッセージの問題を考えると、下方向のコミュニケーションは組織のモラルにマイナスの影響を与える可能性があります。
ダウンワードコミュニケーションの目的
カナリア（2011）は、ダウンワードコミュニケーションの一般的な目的を5つ挙げています。
- 目標、戦略の実施。
- 仕事の指示と根拠
- 手順と実践
- パフォーマンスのフィードバック
- 社会化
Implementation of goals.Of.Pirates, 新しい戦略や目標を伝えることは、具体的な目標や期待される行動についての情報を提供することになる。 学校/学区、コミュニティカレッジ、または大学の下位レベルの方向性を示すものです。
たとえば、次のようなことです。 “新しい改革の指令は本当です。 成功するためには、学生の学習の質を向上させなければならない。”
仕事の指示と根拠
これらは、特定の仕事をどのように行うか、その仕事が学校組織の他の活動とどのように関連しているかについての指示である。 学校、コミュニティカレッジ、または大学は、個人および部門の目標を組織全体の目標と調整する必要があります。
私たちはしばしば、この種の情報を十分に提供できず、全体像を把握するのを個々のスタッフに任せてしまうことがあります。
手順と実践
これらは、組織の実践にある程度の統一性を持たせるために、学校組織の方針、規則、規制、利益、構造上の取り決めを定義したメッセージである。
学校組織では、この情報は理事会や組織全体の方針マニュアル、ハンドブック、学校組織の日々の運営を通じて職員に伝えられる。
パフォーマンスのフィードバック
部門の進捗報告、個人のパフォーマンス評価、その他の手段を使って部門や個人がパフォーマンス基準や目的に対してどれだけうまくいっているかが伝えられ、その結果をもとに職員にフィードバックされる。
たとえば、以下のようなものです。 「Mary, your work on the computer terminal has greatly improved the efficiency of our department.”
Socialization
どの学校組織でも、職員が教育機関の使命や文化的価値を取り入れ、ピクニックやUnited Wayキャンペーンなどの特別な儀式に参加するよう動機付けようと努力している。 それは、スタッフの間にコミットメント、帰属意識、方向性の統一を得ようとする試みである（Lunenburg & Ornstein, 2008）。
たとえば、次のようなものである。 “The school thinks of its employees as family and would like to invite everyone to attend the annual picnic and fair on May 30.”
Business Communication Notes
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Reference
- Business Communication: ” K.K. Sinha, Golgotia Publishing Company.
- Business Communication.Netscape.com(邦訳なし)
- Business Communication: “M.K. Sehgal, Vandana Khetrapal, Excel Books.
- Essentials of Business Communication.
- Essentials of Business Communication: Rajendra Pal, J.S Korlahalli, Sultan Chand & Sons.
- Fred C. Lunenburg (2010). フォーマルなコミュニケーション・チャンネル 上方、下方、水平、および外部 2021年2月3日取得
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