オートアテンダントとは
オートアテンダントという言葉に馴染みがない方もいらっしゃると思いますが、誰もが知っている存在です。 バーチャル受付嬢と呼ぶ人もいます。 それは、電話をかけてきた人が部署や人につながるためのキーパッドのプロンプト・メニューを提供する自動的なあいさつのことです。 また、営業時間、地域の住所、現在の取引など、基本的なビジネス情報を提供することもできます。
第一印象は重要です。 ライブの受付係とは異なり、オートアテンダントは24時間365日勤務しており、悪い日があるわけではありません。
なぜオートアテンダントを使用するのですか？
自動応答システムを使用することは、顧客満足度を向上させ、従業員の生産性を高めるための最も簡単で安価な方法です。
プロフェッショナルな第一印象 & あらゆる場合
あなたが従業員20人の小規模企業であるか新しいスタートアップ（あなたとあなたのガレージから働く友人のように）関係なく、自動応答と、呼び出し側は伝えることができないでしょう。
カスタム歓迎メッセージを作成する
あなたのビジネス、場所、状況に固有の挨拶で、発信者の経験を向上させることができます。 受付担当者が生中継する必要はなく、顧客が慣れ親しんだパーソナルなタッチを維持することができます。
一貫した挨拶、配慮されたメニュー オプション、効率的なコール ルーティングを使用して、あなたのビジネスが顧客の時間とニーズを尊重していることを示します。
簡単なコール ルーティングで電話を逃さない
私たちは皆経験しています。
オートアテンダントでは、このようなことは起こりません。通話者は話す相手を選ぶことができ、最初から正しい担当者につながります。
オートアテンダントは、社内コミュニケーションを合理化し、通話者のフラストレーションを軽減し、社員の時間を最適化します。
生産性の向上&社員の集中
どんな小規模企業にとっても、時間は貴重なリソースです。 そのため、従業員は複数の仕事を兼任し、多くの優先事項をこなすことがよくあります。
自動受付機を使用すると、コール ルーティング プロセスが事前にプログラムされているため、従業員の時間を解放することができます。 転送や他のチームメンバーからのメッセージの中継を待つ必要がありません。
Save money over professional alternatives
他のプロフェッショナルな受付代行サービスと比べて、自動応答電話サービスは通常より安価です。 フルタイムの受付係を考えている場合でも、オフィス・マネージャーや管理者に頼っている場合でも、オート・アテンダントがあれば、その必要はありません。 あなたは、従業員の時間とお金を節約し、より良い他の場所に費やすことができます。
一部の企業は、ライブリモート受付を検討しています。 これらのサービスは、フルタイムの従業員よりも安価ですが、彼らはまだ毎月数百ドルの費用がかかります。 ほとんどの企業にとって、これは完全に不要なコストであり、オートアテンダントでよりよく処理することができます。
- オフィス（歯科、医師、金融、法律、マーケティングなど。 8969>
- 営業チーム
- 不動産業者および事務所
- 通信教育を行う学校および機関
- コールセンター
- 中小企業経営
- コンサルタント
- スタートアップ
- フリーランス
- 小規模非商社
- 通信教育機関8969>
- バーチャルまたは遠隔地の企業やチーム
こんなときに & 自動応答サービスの使い方
- 時間外や週末 – オフィスが休みのとき
- 祝祭日, 休業または業務変更 – 祝日、工場閉鎖、学校休業、臨時休業または業務変更（パンデミック時など）
- 災害復旧 – 最近の洪水、火災、自然災害などに関して電話者が詳しい情報を必要としている場合。
- 季節の挨拶 – イースター、クリスマス、ディワリ、ラマダンなど、宗教、国、季節に関連した挨拶を発信者に伝える
- マーケティングキャンペーン – 最新の割引広告や特別プロモーションに関する情報を事前に録音して時間を短縮
- 複数の部門 – 営業部への連絡を容易にする。
- 言語オプション – 電話をかけてきた人が自分の好きな言語を使用できるよう、自動応答オプションを提供
2レベル自動応答サービス
ネットラインズの自動応答サービスでは、次のようなメニューオプションで2レベル自動応答サービスを設定することも可能です。
「XYZ社にお電話いただきありがとうございます。 カスタマーサービスは、1を押してください。 営業部門は2番を押してください。 店舗の場所と営業時間については、3…を押してください」
「営業部にお電話いただきありがとうございます。 アーロンは1を押してください。 ジュリーは、2を押してください…」
営業時間や従業員の数に関係なく、オートアテンダントシステムは、あなたのスモールビジネスをカバーしています。
オートアテンダントの設定方法
当社のオートアテンダントシステムは、既存のiPhoneやAndroidスマートフォンからアクセスすることができます。 追加の機器を購入したり、ITプロフェッショナルを雇う必要はありません。
ウェルカムメッセージを始める前に、メニューオプション、内線、オプションの階層など、電話をかけてきた人の体験を簡単にするための計画を立てます。
Auto Attendant でビジネスを前進させる
Auto Attendant を実装することは、スマートなビジネスセンスです。
ネットラインズでは、既存のスマートフォンで完全にバーチャルな電話システムを手に入れることができます。 その高度なオートアテンダント機能は、大金をかけずにあなたのビジネスを向上させるでしょう
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