ファックスが過去のものであると思ったことがあるかもしれません（完全に理解できる）。 結局のところ、ビジネス コミュニケーションは、FAX がクライアントや同僚にドキュメントを送信する主な方法であった頃から大きく変わりました。 しかし、それは完全に間違っています。 インターネットを介したファックスは、重要な文書を迅速、安全、確実に送信できる、簡単でコスト効率のよい方法です。

もはや、ファックスを利用するために面倒なファックスは必要ありません。 RingCentralのモバイルおよびデスクトップアプリケーションを使用すれば、最小限の手間で文書をファックスすることができます。

おそらく、新しい顧客との重要な取引を成立させるために、関連するドキュメントを遅滞なく送信する必要があります。 RingCentralのインターネットFAXサービスでは、インターネット接続さえあれば、固定電話はもう必要ありません。

この短いガイドでは、オンラインFAXの簡単で簡潔な紹介と、従来のFAXと比較してどのように機能するのかを説明します。 以下は、私たちがカバーする質問とトピックです。

  • インターネット上でFAXを送信できますか？
  • インターネットFAXとは何ですか？
  • 従来のFAXの仕組み
  • オンラインFAXの仕組み
  • インターネット上でFAXを無料で送信するには？
  • インターネットでファックスを送るメリット

さっそく始めましょう。

なぜファックスなのか

メールではなく、インターネット経由でファックスを送信したい理由はたくさんあります。 しかし、おそらく最も重要なのは、セキュリティです。 電子メールとは異なり、FAXはより保護されています。 特に、フィッシングやランサムウェアのような詐欺に使われる可能性のあるメールと比べると、より安全で、データを非公開に保つことができます。

ここで留意すべきもうひとつの点は、ファックスが法廷での法的拘束力を持つ文書になりうるということです。 文書そのものが安全なだけでなく、オンラインのファックス サーバーも安全です。 一方、電子メールは詐欺行為に弱く、認証が難しいため、法廷で証拠として認められることはほとんどありません。

リモートワークの増加に伴い、私たちは皆、どこからでも働けるという考えに慣れてきており、どこからでも一緒に働けることが最も重要なことなのです。

では、保険や医療など、まだFAXを使う業界で働いていて、自宅やオフィスに物理的なFAX機がない場合はどうすればよいのでしょうか。

💡 プロからのアドバイス：

True Blue Insurance では、100 人近いスタッフがどこからでもリモートで作業でき、オンライン FAX を通じて顧客に迅速なサービスを提供できるようになりました。 オンラインFAXは簡単で便利です。 オンライン・コミュニケーションの縁の下の力持ちです。 電子メールやインスタント・メッセージなど他の方法が注目される中、FAX over Internet サービスは顧客の間で根強い人気を誇っています。 RingCentralは特にそれをシンプルにしてくれます。 というような機能を提供しています。

  • 選択した受信者のファックス番号にファックスを送信する
  • 他の人がドキュメントをファックスするために使用できる自分のファックス番号を割り当てる
  • 既存の電話番号、またはローカル番号やフリーダイヤル番号を使用してファックスを受け取る

この後のセクションですべて詳しく説明します。

インターネットFAXとは

インターネットFAXとは、その名のとおり、オンラインでFAXを送受信することです。 巨大なファックス機の上に身をかがめなければならなかった時代は、ありがたいことに、もう終わりを告げました。 最近では、

  • パソコン（デスクトップまたはノートパソコン）
  • スマートフォン（iPhoneまたはandroid）
  • タブレット

オンラインFAXサービスは、FAX機と接続するのにインターネットゲートウェイを使用しています。 これまでFAXは電話回線を通じてしか接続できず、文書を送信することもできなかったのが、オンラインからアクセスできるようになりました。

要するに、インターネットゲートウェイは、ネットワークのノードです。 ユーザーが電子メールやサードパーティ製ソフトウェアで情報を送信し、それをファックス機で受信する、あるいはその逆を可能にする、データの重要な中継点です。

これらのゲートウェイは、インターネット経由でドキュメントを受け取り、それを適切なファックス機に直接送信します。 これにより、どこにいても、古いファックス機を必要とせず、完全に信頼してオンラインでファックスを送信できます。

プランと価格は、選択したサービスによって異なります（いずれ説明します）。

  1. 予算を決めてください。 どのような料金を支払う余裕がありますか？
  2. 市場にあるFAXサービスを調べ、機能とコストを比較します。 選択したサービスは、電子メールでのファックスを提供していますか? DropboxやMicrosoft Officeのようなサービスからドキュメントを添付することができますか？ これまでのお客様は、個々のFAXサービスについてどのようなことをおっしゃっていますか？

🕹️ RingCentralがどのようにインターネット上で簡単にファックスを送信できるように設計されているか、実際に見てみましょう。

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💰 また、この計算機を使って、RingCentralがあなたのチームのコミュニケーションや顧客とのコミュニケーションをサポートすることによって、あなたのビジネスがどれくらい節約できるかを見ることができます。

従来のFAXの仕組み

従来のFAXは、電話回線を通じて文書のファクシミリを送る（別名コピー、略してFAX）仕組みになっています。 彼らは、効果的に与えられた文書の各行を見て、黒い部分と白い部分を検出し、それが見つけたものの複製を電気パルスを介して電話回線を介して送信する帯電結合デバイスの使用によって文書をスキャンします。

従来の FAX の送信プロセスを見て初めて、それがいかに面倒なものであるかがわかります。

  1. 人が文書をタイプアップします。
  2. 次に、物理的なコピーをプリントアウトします。
  3. ドキュメントは従来の FAX 機を使って送信されます。
  4. 受信した FAX は相手側で受信され印刷されます。

    How online faxing works

    RingCentral では、オンラインでファックスを送信することは、電子メールを送信するのと同じくらい簡単です。 その方法をご紹介します。

    1. RingCentralのデスクトップまたはモバイルアプリで「新規ファックス」オプションを選択する。
    2. 受信者のFAX番号を入力し、関連するメッセージテキストを追加します。
    3. Box、Dropbox、Google Drive（Google Docsを含む）、Microsoft Officeから適切なドキュメントを添付します。
    4. あるいは、適切なファックス番号 @rcfax.com 宛にファックスを送信して、電子メールで送信することも可能です。

      月額料金でさまざまな機能を提供するオンライン FAX サービスについては、すでに説明しました。 しかし、無料のファックスもあります。 たとえば、Windows (Windows 10 まで) に無料で付属している Microsoft の [ファックスとスキャン] アプリケーションを使用することができます。 これを使用するには、次のハードウェアとアクセサリが必要です：

      • Fax and Scan を備えたコンピュータ
      • 固定電話 (VoIP では使用できません)
      • 内蔵または外付け FAX モデム
      • 電話回線とモデルをつなぐコード

      ただし、ここには欠点も存在します。 Fax and ScanはFAXモデムを介して電話回線に接続する必要があるため、FAXの送受信中は固定電話が拘束されることになり、当然不便になります。 また、モバイル端末を使うこともできません。 これまで述べてきたように、FAXサービスではゲートウェイを利用してこの問題を回避しています。

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      お楽しみに!

      The benefits of faxing over the internet

      There are then, 数々の利点がオンライン・ファクシミリにはあります。 たとえば、

      • いつでも、どこからでも、ファクスを送受信できる。
      • コスト削減。 RingCentral をご契約いただくと、トナーやファックス機の購入費用を気にすることなく、ファックスを送信することができます。 また、ファクス機のメンテナンスの心配もありません（なにしろ故障が多いのです）。 電話回線を使ったFAX送信は、思っているほど安全ではありません：ドキュメントは簡単にのぞき見されることがあります。 RingCentralでは、ファックスを暗号化されたインターネット接続を介して安全に送信します。
      • 電話回線を使用せずにファックスを送受信できます。 これまで述べてきたように、FAX送信に通常の電話回線を使用すると、着信がブロックされるだけでなく、発信もできない状態になります。 RingCentralでは、すべてがインターネット接続を介して行われるため、電話回線を使用する必要がありません。

      オンライン・ファクスを数秒で送信するには

      ここで説明したように、電子メールよりもオンライン・ファクスを利用する方が多くの利点があります。 特にビジネスにはメリットがあります。 オンライン・ファックスは、セキュリティを強化するだけでなく、さらに多くのメリットをもたらします。

      RingCentral の常時接続インターネット・ファックス・サービスは使いやすく、予算も気になりません。 また、「FAXの送信と受信をオンラインで管理することで、無駄な出費を抑え、より簡単に仕事をこなすことができます。 あなたのビジネス、そしてその顧客は、長期的にこのための実質的な報酬を得ることができます。

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