イベント開催に多くの労力を費やしていることは理解しています。 ボランティアの募集は時間がかかると感じられるかもしれませんが、募金活動には欠かせない資産です。 そこで今回は、イベントのボランティアを上手に効率よく集める方法について、私たちの考えをお伝えします。 しかし、その前に、ボランティアが参加する動機を理解することが重要です。
Why Do Your Supporters Volunteer at Events?
ボランティアがイベントに参加する理由を知っていれば、募集活動をより効果的に行うことができます。 ボランティアが参加する理由のトップ4を見てみましょう。
あなたの原因を気にかけている
情熱的なボランティアは信頼でき、献身的で、イベント当日に真の変化を起こそうとしています。 このようなボランティアは、オンライン検索、コミュニティの掲示板、または口コミであなたの組織を探すかもしれませんので、これらの熱心なボランティアが簡単にあなたの機会を見つけ、登録できるようにする方法をご紹介します。
一緒にボランティアをする
イベントは、企業の社員や家族などのグループが、1日集まってコミュニティを支援するための素晴らしい方法です。 ボランティアグループは、より単発的なものになりがちですが、メンバーを募集し、あなたの目的に参加させる機会を提供します。 そのため、チームの登録を簡素化し、イベント当日にボランティアとつながり、ボランティアに再び組織と関わってもらうことを目標にすることが重要です。
あなたのイベントから利益を得る
ほとんどのボランティアは、コミュニティを改善するために参加しますが、中には利益を得ようとするボランティアもいます。 おそらく、イベントの無料チケットを提供したり、ボランティアがキャリアや興味に関連した個人的な目標を持っているかもしれません。 例えば、ネットワーキングの機会を提供したり、特定のスキルを練習するために参加することもできます。 ボランティアが機会から何を得たいかを特定したら、イベントボランティアを募集する際に、マーケティング活動でこれらの利点を伝えることができます。
They Were Asked
お願いすれば、コミュニティのメンバーがどれだけ喜んで手伝ってくれるかに驚かれるかもしれません。 イベントは、地域社会をより良くしながら、いつもと違うことをするエキサイティングな機会を提供してくれます。 初めて参加するボランティアが、あなたの組織で最も熱心なボランティアになる可能性もあります。
イベントのボランティアを募集する方法
ボランティアの機会を見つけやすくする
イベントのボランティアをどこで見つけたらよいか迷っていませんか？ ボランティアに見つけてもらいましょう。 ボランティアの大半は、参加する機会をオンラインで探しています。 ボランティアは、参加する方法を探してあなたのWebサイトにやってくるので、それを見つけるためにあなたのWebサイトを探し回る必要はないはずです。 幸いなことに、イベントの認知度を向上させるためにできる簡単な修正があります。
- ウェブサイトのナビゲーションメニューに「ボランティア」の見出しを設け、訪問者がすぐにサイト内を移動できるようにしましょう。 ボランティア管理ソフトウェアにリンクしている場合は、「ボランティアに参加しませんか」といった明確な呼びかけを含めましょう。 ここをクリックして参加してください!
- すべてのイベントや機会をサイト上の1つの場所にリストアップする。 カレンダーページを作成すれば、サポーターがこれからの季節を楽しみにすることができます。
- ホームページで特にエキサイティングなイベントにスポットライトを当てましょう。
- ソーシャルメディアやマーケティング資料でボランティア募集を紹介するときは、ホームページではなく、直接イベントページにリンクします。 こうすれば、ボランティアはわずか数クリックでサインアップできます
ソーシャルメディアを活用する
非営利団体の80%は、ソーシャルメディアがボランティアを募集するのに有効であることに同意し、78%は、ソーシャルメディアがイベント参加者を募集するのに有効であることに同意しています。 そこで、ソーシャル・メディアに面倒な仕事を任せてみてはどうでしょう。 組織のソーシャル・メディア・チャンネルで今後のイベントを告知し、地域の人々にはエキサイティングなボランティアの機会に参加するよう呼びかけましょう。 また、ピアツーピア・マーケティングは、現在の支援者にソーシャルメディアで情報を広めてもらうのに最適な方法です。
また、非営利団体のニュースレターに、定期的にイベントのカレンダーを組み込んでみてはいかがでしょうか。 機会を示すたびに、「イベントのボランティア募集中！」など、行動を促す呼びかけを必ず入れてください。 サインアップはこちら。 そして、イベントのページやサイトのボランティア登録ページに直接つながるリンクやボタンを提供しましょう。
ソーシャルメディアアカウントは、ボランティアが特定の目的をサポートしようとしているときに、頼りになる組織となるよう、ブランドの認知を高めることも目的としていることを忘れないでください。 ソーシャルメディアを定期的に更新し、刺激的で、「オンブランド」に保つことで、あなたの組織を理解するボランティアを引き寄せることができます。 成功するソーシャルメディア戦略の作り方については、こちらの記事をご覧ください。
地域の企業に働きかける
ビジネスモデルにボランティア活動プログラムを取り入れる企業が増えています。 そこで、地元の雇用主、特に従業員のボランティアを必要としている企業に、次のイベントのために声をかけてみてはどうでしょうか。 見込みのあるパートナーに働きかけるには、今後のイベントへのボランティアを依頼する手紙を書くことを検討してもよいでしょう。 その際、単にボランティア募集の事実を伝えるだけでなく、「あなたの活動を支援するために、ボランティアが必要です」ということを伝える必要があります。 この手紙では、企業がパートナーシップによってどのような恩恵を受けることができるのか、あなたの活動が地域社会にとってどのような意味を持つのか、そして、あなたの組織がどのように協力してより大きな成果を上げることができるのかを伝える必要があります。 このアウトラインは、次のイベントのボランティアを依頼する手紙の作成に使用することができます。
Sample Letter Requesting Volunteers for an Event
- Attention-Attention-Grabbing Opening Sentence: 読者を引きつけるような冒頭の文章を書きましょう。
- 目的や必要性。 イベントの目的は何でしょうか。 あなたの努力は何を達成するのでしょうか？
- Solution: 解決策。 自分たちの努力の積み重ねがどのように役立つのか。
- ベネフィット(利益)。 ボランティアと会社にとって何があるのか。 例えば、会社のロゴを使用するのでしょうか？
- ボランティアへの期待。 ボランティアは何をすることが期待できますか？ どのような仕事を準備すべきでしょうか？
- 次のステップと連絡先。 会社はどのようにあなたの手紙に対応すればよいですか？ 社員はどのように登録すればよいですか？
電話によるフォローアップも忘れずに。
Simplify Team Registration
イベントボランティア希望者が興味のある機会を見つけたら、簡単に登録できるようにしましょう。 チームや家族、企業パートナーのグループも同様です。 簡単なチーム登録は、ボランティアがあなたのウェブサイトから直接イベントに一緒に登録できることを意味し、時間を節約し、不必要な行き違いを減らすことができます。 いくつかの重要な情報を入力するだけで、チームはすぐに登録され、参加枠が確保されるはずです。 チームリーダーの連絡先を聞いておけば、必要な情報をすぐに伝えることができます。
Pre-Assign Jobs
イベント当日を円滑に進めるには、事前準備が重要です。 さらに、イベント・ボランティアは、あなたの組織で初めてボランティアをしたときに、良い経験をすれば、再び参加する可能性が高くなります。 募集要項を掲載する際には、やってほしい仕事と簡単な説明を記載しましょう。 これにより、イベント・ボランティアは、適切な機会を見つけることができます。 ボランティアがイベントに到着したときには、すぐに始められ、自分の責任が何であるかを正確に把握することができます。
リマインダーの送信
ボランティアがイベントに登録した後、登録の確認とボランティアの関心に対する感謝のためにEメールでフォローアップを行います。 私たちは人間なので、時には物事を忘れてしまうことがあります。 イベントの日時を記したリマインダーを、数日前に送りましょう。 ボランティアが準備万端であると感じられるように、ロジスティック情報を明記しましょう。 以下の情報を含めることをお勧めします：
- 場所の詳細
- 当日の連絡先
- 持ち物
- 当日のスケジュール
また、あなたの活動に関する簡潔で洞察に満ちた資料を添付し、ボランティアが到着前から参加できるようにするとよいでしょう。
ボランティアのチェックイン・システムを確立する
各イベントでチェックイン・システムを使用すると、ボランティアの出席状況を把握しやすくなります。 ボランティアがイベント会場に到着したら、すぐにチェックイン・ポイントに直行してもらいます（場所がわかりやすいように、わかりやすいサインを付けましょう）。 自動チェックイン・プロセスにより、ボランティアはサインインとサインアウトができるようになり、非営利団体は参加人数と時間に関する貴重なデータを記録することができるようになります。 このような技術がない場合は、紙とペンを使っていたのを、スプレッドシートに記録して、出席者数と参加時間を記録するようにしましょう。 よく準備されたイベントは、イベントでのボランティアのストレスを最小限に抑え、彼らがポジティブな経験をすることを保証します。
ボランティアに感謝する
ボランティアの関与を高め、採用活動を強化する。 イベントのボランティアを集める方法がわかったので、次のイベントを成功させるための準備をしましょう。 各イベントの最後に、ボランティアを集め、そのハードワークに感謝しましょう。 チームとして達成できたこと、そしてボランティアの努力がいかに貴重であったかを話しましょう。 その後、心からのお礼のメールを送りましょう。 感謝されることは気持ちがいいものです。ボランティアはまた手伝いたいと思うかもしれません。
あなたの組織は、イベントボランティアの篤い努力に依存しています。 これらの8つの戦略が、次回のイベントを成功させるために必要なすべての助けの手を得る助けとなることを願っています。 これらのヒントは、あなたの組織の将来のあらゆる機会において、ボランティアの参加と維持に役立てることができます。