多くの大規模な企業の会議やカンファレンスは、全体会議またはオープニング全体会議と呼ばれるオープニングセッションでイベントプログラムを開始します。 これらのセッションは、大規模なカンファレンス、会議、または大会に最も頻繁に関連していますが、小規模な企業イベントにも使用できます。
オープニング セッションは常に、プログラムの最初に一定時間予定されています。 通常、1時間から2時間で行われる。 これらの時間に予定されているプレゼンテーションは、イベントの主催者やホストが出席者に話しかけるユニークな機会を提供することができます。
オープニング セッションは、さまざまなスピーカーによるプレゼンテーションまたは一連のプレゼンテーションが予定されていることが特徴です。
イベント プログラムによっては、参加者がプレゼンテーションやワークショップのために小さなグループに分かれて、同時進行のブレイクアウト セッションを提供するものもあります。 また、特定の役割、スキルセット、または興味に特化したセッションのために、聴衆をほぼ即座に分割するものもあります。
主催者のリーダーは、一般的な議題項目を取り上げ、プログラム全体の目的を概説することを選択するかもしれません。
これらのプレゼンテーションはさまざまな形式で行うことができますが、セッションそのものはすべての参加者に開かれています。
最も効果的なオープニング全体セッションは、イベントの主催者ではなく、聴衆やイベント参加者の利益のために組織されたものです。 イベントの主催者は、会社や団体のビジネス、イベントのロジスティックス、議題について話す機会を持つことができますが、優れた全体会議は、聴衆を楽しませ、動機づけるものであるべきです。
効果的なプログラムには、聴衆の参加と関心が必要です。 イベントの主催者は、最初からその関心を失えば、取り戻すために戦わなければなりません。
目的と目標
優れたオープニング・セッションは、以下の目的をいくつか組み合わせて取り組む傾向があります：
- 聴衆を動機付け、教育し、楽しませ、参加させる。
- プログラムの方向性を決める。
- 忘れられない体験をする。
- 重要な情報を共有する。 年次大会の全体会議では、組織の会長による歓迎メッセージと、イベントの期間中モデレーターを務める司会者の演説が続くかもしれません。
全体会議の最後には、ゲストの基調講演者が、特定の目標を達成するために参加者のモチベーションを高めることについてプレゼンテーションを行い、力強い雰囲気の中で終えることができます。 全体会議を明るく保つことができれば、興味を維持することができます。 参加者にやる気を起こさせたい。 これから起こることを予感させるように、彼らが今まで知らなかった情報を伝えましょう。
そして、そうですね、ちょっとしたエンターテイメントを入れるのはいいのですが、エンターテイメントがショーの全てにならないようにしたいものです。