I datori di lavoro tendono a raccogliere un sacco di documenti sui dipendenti, dalle domande di lavoro e i curriculum ai moduli dei benefici, le valutazioni delle prestazioni, la documentazione disciplinare, le informazioni di contatto e anche le cartelle cliniche. La legge richiede ai datori di lavoro di mantenere alcune informazioni riservate, ma non tutte. Questo articolo spiega quali documenti devono essere tenuti privati – e cosa fare se la riservatezza dei vostri documenti è stata violata.
Regole per le informazioni mediche
La più grande categoria di documenti che devono essere tenuti riservati sono le informazioni mediche. L’Americans with Disabilities Act (ADA), il Genetic Information Nondiscrimination Act (GINA) e l’Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) hanno tutti regole molto severe su come i datori di lavoro devono tenere certi tipi di informazioni mediche. L’intento generale di queste regole è quello di proteggere la privacy dei dipendenti e impedire ai manager di prendere decisioni discriminatorie sul posto di lavoro sulla base della disabilità di un dipendente o delle informazioni genetiche.
Secondo l’ADA, per esempio, le registrazioni e le informazioni mediche devono essere conservate in un file separato dal normale file personale del dipendente, e devono essere tenute riservate (per esempio, in un armadio separato chiuso a chiave o online dietro un firewall sicuro). Questi documenti possono essere visti solo:
- dagli addetti alla sicurezza e al primo soccorso, se necessario per fornire un trattamento medico al dipendente o elaborare procedure di evacuazione
- dal supervisore del dipendente, se la disabilità del dipendente richiede compiti limitati o una sistemazione ragionevole
- da funzionari governativi, se richiesto dalla legge, e
- dalle compagnie di assicurazione che richiedono un esame medico.
Se un datore di lavoro (o più tipicamente, il dipartimento delle risorse umane) non segue queste regole, e la riservatezza delle cartelle cliniche di un dipendente è compromessa, il dipendente può fare causa per violazione dell’ADA.
Altri tipi di documenti
Poche regole richiedono specificamente ai datori di lavoro di mantenere riservati altri tipi di documenti personali. Tuttavia, i datori di lavoro intelligenti osservano alcuni protocolli di buon senso per mantenere la privacy dei documenti che potrebbero portare a problemi legali se cadono nelle mani sbagliate. Ecco alcuni esempi:
- Moduli I-9. Su questi moduli ufficiali del governo, i datori di lavoro devono verificare che i dipendenti siano autorizzati a lavorare negli Stati Uniti. (Per saperne di più sui moduli I-9, vedi Procedure di verifica del datore di lavoro su visti di lavoro e stato di immigrazione). I datori di lavoro non possono assumere dipendenti che non hanno l’autorizzazione al lavoro. Oltre a questo divieto, tuttavia, i datori di lavoro non possono prendere decisioni di lavoro basate sull’origine nazionale o sullo stato di cittadinanza di un dipendente. Poiché i moduli I-9 possono contenere queste informazioni, i datori di lavoro più accorti non li rendono disponibili a tutti nell’azienda. Meno persone hanno accesso a queste informazioni, meno persone sono in grado di discriminare il dipendente su questa base. Anche se i dipendenti non possono fare causa solo perché un datore di lavoro non ha mantenuto i moduli I-9 confidenziali, un dipendente potrebbe fare causa per discriminazione, se questo è stato il risultato finale della violazione.
- Rapporti delle indagini. Molti datori di lavoro tengono i file sulle indagini sul posto di lavoro (per esempio, su un reclamo per molestie o un furto) in file separati e riservati. Questo non è legalmente richiesto, ma previene problemi legali. Per esempio, un manager accusato di discriminazione potrebbe guardare nel file per vedere quali dipendenti si sono lamentati o sono stati testimoni contro di lui – e poi fare ritorsioni contro quei dipendenti. Oppure, un impiegato delle Risorse Umane potrebbe leggere il file, poi spettegolare con i colleghi su chi ha detto cosa su chi, il che potrebbe portare a richieste di risarcimento per diffamazione contro l’azienda.
- Risultati di controlli sul passato. Se un datore di lavoro esegue abitualmente rapporti di credito, controlli penali o altre indagini su dipendenti o candidati, anche questi materiali devono essere tenuti riservati. Per esempio, la legge statale può proibire a un datore di lavoro di prendere decisioni di lavoro basate sul credito o sulla fedina penale di un dipendente. Se i manager hanno accesso a questi materiali e li usano per prendere provvedimenti contro un dipendente, il datore di lavoro potrebbe andare incontro a responsabilità legali.
Se la tua riservatezza viene violata
Se le tue informazioni private sono state divulgate sul posto di lavoro, le tue opzioni legali dipendono dal tipo di documenti, dalle circostanze della violazione e dalle conseguenze per te. In molti casi, anche se siete imbarazzati dalla violazione, potreste non avere alcun ricorso legale a meno che qualcuno al lavoro abbia usato le informazioni in modo illegale (per esempio, come base per discriminarvi). Un avvocato del lavoro esperto può aiutarvi a capire se i vostri diritti legali sono stati violati, e cosa potete fare al riguardo.