Negli usi istituzionali più grandi, un tickler file sarebbe cronologico, con una sezione per ogni anno o giorno, a volte comprendendo più di un secolo con tutti i dettagli appropriati (specialmente per le date lontane nel futuro). Una tecnica più comune è quella di avere schede con quarantatre divisori o un sistema con quarantatre cartelle o due file a fisarmonica. Le quarantatre divisioni derivano dalla somma di due numeri, trentuno e dodici, che corrispondono al massimo ai trentuno giorni di un mese gregoriano o giuliano e ai dodici mesi di un anno.
Utilizzando le cartelle, gli elementi programmati per il mese corrente sono collocati nella cartella giornaliera appropriata. Gli elementi che devono essere fatti in un mese futuro sono collocati nella cartella mensile corrispondente. Ogni giorno, la cartella giornaliera corrente viene svuotata e messa in fondo al set. All’inizio di un nuovo mese, gli elementi per quel mese vengono rimossi dalla cartella del mese e messi nelle corrispondenti cartelle giornaliere.
I sistemi semplici che coinvolgono molti compiti ripetitivi nel tempo tendono ad usare e riutilizzare schede di indice di una dimensione appropriata, con sistemi più complessi che usano “file a fisarmonica” espandibili, cartelle di file, o anche intere stanze piene di schedari. I sistemi moderni sono di solito mantenuti in database computerizzati o con strumenti semplici come un file “calendario” di Unix, un calendario di Microsoft Outlook, ecc.
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