The Five Elements Of Effective Organizational Communication

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Nicole, una C-suite leader che stavo allenando a New York City, mi chiamò un tardo pomeriggio in preda alla frustrazione e alla disperazione. Disse: “Andriana, ho avuto una giornata difficile e la mia squadra non mi ascolta. Ho detto loro di finire un rapporto entro oggi perché devo mandarlo al nostro partner esecutivo a Londra e sembra che non capiscano. Sembra che lavorino per un altro capo! Non vedono quanto sto lavorando duramente? Mi sento sola in tutto questo! Cosa devo fare?”

La frustrazione di Nicole è rappresentativa di molti leader di medio e alto livello che hanno bisogno del sostegno del loro team per funzionare, svilupparsi e prosperare. Hanno bisogno che il loro team collabori per andare avanti, per progredire, per innovare. Specialmente durante i periodi di forte stress, la comunicazione può essere difficile, e i leader sentono di non essere sostenuti né compresi. I manager danno per scontato che i loro collaboratori debbano già sapere di cosa hanno bisogno e come comunicare con loro. Quindi, cosa può fare un leader per migliorare lo schema di comunicazione della sua squadra?

Ci sono cinque elementi essenziali per una comunicazione organizzativa efficace:

– Empatia: La leadership empatica mostra ai tuoi dipendenti che ti preoccupi per loro. Crea forti legami umani quando uno cerca di mettersi nei panni dell’altro, per comprendere i suoi sentimenti, pensieri e prospettive e successivamente usare questa comprensione per guidare le azioni future. Fate uno sforzo cosciente per entrare nei panni degli altri.

– Comunicazione positiva: Essere un leader positivo è anche essenziale per la comunicazione organizzativa. Le parole e il linguaggio che i leader usano sono cruciali per favorire un canale di comunicazione efficace. Formulate i vostri messaggi in modo positivo.

Nella mia esperienza, se avete una mentalità positiva, i dipendenti ascolteranno piuttosto che resistere. Inoltre, il cervello umano è più propenso ad essere aperto e più impegnato a ricevere feedback quando c’è un rinforzo positivo. Per esempio, invece di dire: “Non dovresti fare multitasking quando parli con un cliente!” cambialo in: “Assicurati che quando un cliente ti avvicina, tu sorrida e gli dia tutta la tua attenzione.”

– Chiarezza: Quando un leader invia un messaggio alla sua gente, il messaggio deve essere chiaro e specifico. Il leader deve avere un obiettivo chiaro, passi chiari e una metodologia trasparente che sia raggiungibile. Quando il leader autorizza l’impiegato a creare il processo per un obiettivo o un risultato specifico, allora il leader deve facilitare la strategia con l’impiegato ed essere di supporto lungo il percorso. La chiarezza è la chiave qui.

– Assertività: L’assertività è un modo efficace per guadagnare fiducia e migliorare la comunicazione con le persone. Quando sei assertivo, esprimi i tuoi pensieri e sentimenti in modo chiaro e diretto senza giudicare gli altri. Il comportamento assertivo è diretto, chiaro e rispettoso. È essenziale che il tuo dipendente si senta ascoltato e considerato. Concentratevi sempre sui compiti e non sulla personalità delle persone. Non dimostrate aggressività diretta, come rabbia e difensività, e non reagite in modo eccessivo e cercate di formulare un percorso da seguire. Non dare mai la colpa.

– Auto-riflessione: Dedicate da tre a cinque minuti ogni due giorni all’autoriflessione. Questo aiuterà a calmare la tua mente e il tuo corpo, ridurrà le distrazioni, libererà il tuo spazio mentale e ti aiuterà a connetterti con la tua mente più profonda e positiva.

Pensa a qualcosa che qualcuno ha fatto o detto recentemente che ti ha aiutato o reso felice e qualcosa che ti ha infastidito o turbato. Trova un’opportunità per ringraziare semplicemente quella persona. Se qualcosa ti ha infastidito, pensa: “Con chi dovrei avere una conversazione e su cosa?”

I leader che sono empatici, positivi, assertivi, comunicano chiaramente e dedicano tempo alla loro auto-riflessione avranno una migliore possibilità di sviluppare uno schema e un ambiente di comunicazione efficace all’interno della loro organizzazione.

Nicole alla fine è riuscita a cogliere il quadro generale delle dinamiche del suo team. Ha raggiunto una comunicazione efficace all’interno del suo team quando è stata in grado di ampliare la sua prospettiva e modificarla quando necessario. Quando ha smesso di fare supposizioni e si è messa nei panni degli altri, ha avuto una migliore “visione a balcone” della sua squadra e di se stessa e ha creato una cultura della comunicazione più produttiva e umana.