July 25th, 2020
Un file personale contiene tutte le informazioni importanti sulla storia di un dipendente in un’organizzazione come le loro valutazioni, qualifiche, aumenti, promozioni, e qualsiasi udienza disciplinare che potrebbero aver partecipato.
E’ essenziale, obbligatorio in alcuni stati, che un’azienda tenga e mantenga i file del personale per tutti i dipendenti nel caso in cui una causa sia intentata contro di loro da un dipendente scontento o ex dipendente.
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Lista di controllo del file del personale
Informazioni di base sul dipendente:
- Nome, indirizzo, numero di telefono.
- Dati di contatto di emergenza.
Storia dell’impiego:
- Richiesta di lavoro e/o curriculum.
- Lettera di offerta di lavoro.
- Descrizione del lavoro.
- Verifica della formazione (se applicabile).
- Trascrizioni della formazione (se applicabile).
- Riferimenti.
- Controllo dei precedenti penali.
- Qualsiasi altro documento relativo all’impiego.
- Registri di malattia, ferie e congedi/anni sabatici.
Sviluppo delle prestazioni del dipendente:
- Valutazione del dipendente.
- Registri delle presenze.
- Obiettivi di rendimento.
- Piano di miglioramento delle prestazioni (se applicabile).
- Richieste di formazione, trasferimento e domande di lavoro interne.
- Registri di formazione e sviluppo professionale.
- Riconoscimenti del dipendente, inclusi premi e lettere di performance.
- Avvertenze scritte e/o udienze disciplinari.
Documentazione legale:
- Moduli fiscali IRS (W-4, I-9).
- Informazioni sul libro paga e sulla compensazione.
- Contratto di impiego.
- Benefici per i dipendenti.
Registri di cessazione del rapporto di lavoro:
- Lettera di designazione.
- Lettera di cessazione (se applicabile).
- Registro del colloquio di uscita.
- Documenti di disoccupazione e assicurazione.
- Registri delle retribuzioni finali (ferie, pensione, ecc.)
Lista di controllo del file del personale
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FAQs:
I dipendenti hanno il diritto di vedere il loro file personale?
Solo i dipendenti di alcuni stati possono avere accesso ai loro file personali. In alcuni stati, i dipendenti sono autorizzati a fare copie di alcuni documenti nei loro file personali senza avere accesso ad altri documenti. I dipendenti devono fare riferimento al loro manuale dei dipendenti per chiarezza sulla politica di accesso ai file personali.
Per saperne di più sui file personali.
Quali documenti dovrebbero essere in un file personale?
- Informazioni essenziali su un dipendente.
- Valutazione delle prestazioni.
- Registro delle ferie.
- Registro fiscale.
- Registro disciplinare.
- Registro delle dimissioni.
Per saperne di più sui file del personale.
Quanto tempo devono essere conservati i file del personale?
Questo dipende dallo stato in cui ti trovi e dai contenuti dei tuoi file dei dipendenti. Le leggi federali sull’occupazione specificano per quanto tempo si devono conservare i fascicoli del personale, ma la linea temporale è di solito da uno a quattro anni, a seconda del documento. E’ importante rispettare queste scadenze per evitare multe.
Per altri download utili, controlla i nostri modelli di annuncio di lavoro, il modello di contratto di lavoro e la lettera di verifica dell’impiego.
Vedi altri dettagli sui file del personale.
I file del personale sono riservati?
Sì, i file del personale contengono informazioni sensibili e devono essere tenuti riservati dalle Risorse Umane.
Leggi di più sui file del personale.
I file del personale dei dipendenti possono essere tenuti elettronicamente?
Sì. Molte aziende preferiscono archiviare i loro file personali nel cloud, che elimina la necessità di armadietti e permette loro di accedere ai file personali ovunque. Controlla Gusto e BambooHR.
Ottieni maggiori informazioni sui file del personale.
Come organizzare i file del personale?
- Organizza i file per nome del dipendente.
- Crea sottocartelle per diverse categorie.
- Etichetta ogni file cartaceo o elettronico in modo chiaro e corretto.
- Fai il backup dei tuoi file.
- Mantenete tutti i file personali al sicuro.
- Consentite l’accesso solo alle persone autorizzate.
Vedete la nostra lista di controllo dei file del personale.
Può un dipendente licenziato richiedere un file personale?
In molti stati, i datori di lavoro sono tenuti per legge a garantire ai dipendenti attuali e precedenti l’accesso ai loro file personali. In alcuni stati, i dipendenti sono autorizzati a fare copie di alcuni documenti nei loro file personali, come le valutazioni delle prestazioni. In altri stati, alcuni documenti sono esclusi da questa regola, per esempio i documenti relativi a un’indagine penale. Tutte le aziende dovrebbero analizzare le leggi statali per determinare la portata delle restrizioni e consultarsi con un avvocato se ricevono una richiesta di ispezione di un file personale da un dipendente terminato. La maggior parte dei datori di lavoro hanno una politica di accesso ai file personali a cui i dipendenti possono fare riferimento nei loro manuali per i dipendenti.
Per saperne di più sui file del personale.
Come dovrei conservare le cartelle dei file del personale?
I file del personale possono essere conservati come file cartacei o elettronici, a seconda delle dimensioni della vostra azienda. Se di solito organizzi i file del personale per nome del dipendente, mantieni lo stesso sistema di archiviazione per tutti i file, compresi i file medici e del libro paga.
Leggi di più sui file del personale.
I file del personale sono documenti pubblici?
I file del personale non sono documenti pubblici ma possono essere consultati in determinate circostanze.
Trova altre informazioni sui file del personale.