Molte grandi riunioni e conferenze aziendali danno il via al programma dell’evento con una sessione di apertura, talvolta chiamata sessione plenaria o sessione generale di apertura. Queste sessioni sono più frequentemente associate a grandi conferenze, congressi o convention, ma possono essere usate anche per eventi aziendali più piccoli.
Le sessioni di apertura sono sempre programmate per un determinato periodo di tempo all’inizio del programma. Di solito durano da una a due ore. Le presentazioni che sono programmate in questi momenti possono offrire agli organizzatori di eventi e ai padroni di casa un’opportunità unica per rivolgersi ai loro partecipanti.
Cosa costituisce una sessione di apertura?
Le sessioni generali di apertura sono caratterizzate da una presentazione programmata o da una serie di presentazioni da parte di vari oratori. Sono orientate a rivolgersi al pubblico generale.
Alcuni programmi di eventi offrono infine sessioni di breakout concomitanti in cui i partecipanti si dividono in gruppi più piccoli per presentazioni e workshop. Altri dividono il pubblico quasi immediatamente per sessioni che sono dedicate a determinati ruoli, set di abilità o interessi. Ma la sessione plenaria serve come opportunità per rivolgersi a tutti i partecipanti all’evento insieme.
Il leader dell’organizzatore potrebbe scegliere di coprire i punti generali dell’agenda e delineare gli obiettivi del programma generale. Le sessioni di apertura di solito includono anche un oratore principale e altri presentatori che aiutano a stabilire il tono della convention.
Queste presentazioni possono essere tenute in una varietà di formati, ma le sessioni stesse per definizione sono aperte a tutti i partecipanti.
Perché iniziare con una sessione plenaria?
Le sessioni generali di apertura più efficaci sono quelle organizzate a beneficio del pubblico e dei partecipanti all’evento, non degli organizzatori. Gli organizzatori dell’evento possono cogliere l’occasione per affrontare gli affari dell’azienda o dell’associazione, la logistica dell’evento e i punti dell’agenda, ma una grande sessione plenaria dovrebbe anche intrattenere e motivare il pubblico.
I programmi efficaci richiedono il coinvolgimento e l’interesse del pubblico. Gli organizzatori di eventi devono lottare per recuperare quell’interesse se lo perdono dall’inizio. Le sessioni generali di apertura dovrebbero iniziare il programma con una nota forte.
Obiettivi e scopi
Le grandi sessioni di apertura tendono ad affrontare una combinazione dei seguenti obiettivi:
- Motivare, educare, e/o divertire e coinvolgere il pubblico.
- Fissare il tono del programma.
- Creare un’esperienza memorabile.
- Condividere informazioni importanti.
Le migliori sessioni generali di apertura raggiungono tutti questi obiettivi. La sessione plenaria di una conferenza annuale potrebbe includere un messaggio di benvenuto da parte del presidente dell’organizzazione, seguito da un discorso del presentatore che fungerà da moderatore per tutta la durata dell’evento.
La sessione plenaria può terminare su una nota forte con un oratore ospite che fa una presentazione sulla motivazione dei partecipanti a raggiungere determinati obiettivi.
Quando è fatta bene
Una buona sessione generale di apertura creerà l’atmosfera per l’intero evento. Manterrete l’interesse se riuscirete a mantenere la vostra sessione plenaria allegra. Volete motivare i partecipanti. Impartisci alcune informazioni che non conoscevano prima come un assaggio delle cose che verranno. Crea una connessione con loro.
E, sì, va bene inserire un po’ di intrattenimento, ma non vuoi che l’intrattenimento sia tutto lo spettacolo.