Organizational Design 101: Cosa sapere prima di tentare il proprio

Tecnologie in evoluzione, globalizzazione continua e norme sociali mutevoli sono solo alcune delle sfide che le organizzazioni moderne devono affrontare. Le aziende devono adattarsi rapidamente al cambiamento o essere superate dai loro concorrenti più agili. E ad essere sinceri, l’adattamento spesso richiede una completa riprogettazione organizzativa.

Ma come avrete indovinato o sperimentato voi stessi, una riprogettazione organizzativa di successo è un’impresa piuttosto pesante. E secondo una ricerca della McKinsey & Company, meno del 25% delle riprogettazioni organizzative hanno successo.

Se la vostra azienda è all’apice di un tale sforzo, questo articolo coprirà tutto quello che dovete sapere prima di iniziare. Affronteremo esattamente cos’è il design dell’organizzazione e perché è importante, i modelli e le strutture più comuni, e le maggiori sfide che dovrai affrontare nel design organizzativo.

• Che cos’è il design organizzativo?
• Perché è importante?
• Modelli comuni di design organizzativo
• Esempi reali di riprogettazione organizzativa
• Sfide del design organizzativo
• Strumenti per aiutare il design organizzativo

Che cos’è il design organizzativo?

Al livello più elementare, il design organizzativo è un processo sistematico per stabilire i principi e le strutture che guidano un business o un’organizzazione a raggiungere i suoi obiettivi.

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I disegni organizzativi di successo dovrebbero incorporare questi elementi:

• Strategia – Perché un business esiste e quale vantaggio ha sui concorrenti
• Struttura – Come le persone sono organizzate gerarchicamente
• Sistemi – I processi per presentare rapporti di reparto, premiare gli impiegati, o allocare le risorse, per esempio
• Processi – I metodi e le tecnologie che le persone usano per fare il loro lavoro
• Persone – Il tipo di talento che dovrebbe essere assunto nei vari dipartimenti per raggiungere gli obiettivi dell’azienda
• Cultura – Comunicazione, collaborazione, o stili manageriali

Tenete a mente che questa non è una lista esaustiva, e affronterete vari argomenti a seconda della metodologia o modello che la vostra organizzazione sceglie di seguire.

E, più spesso che no, assumerete una società di progettazione o un consulente per aiutarvi a stabilire i giusti processi e la struttura organizzativa. Le aziende sono brave a prendere i principi e i modelli sviluppati da decenni di ricerca e adattarli al vostro business.

Perché è importante il design organizzativo?

Strutture organizzative inefficaci, inesistenti o obsolete spesso portano a:

• Silos rigidi causati da troppa struttura e non abbastanza sistemi o pratiche culturali per controbilanciarli.
• Una cultura in cui le persone non si sentono autorizzate ad assumersi responsabilità, resistono a fare compiti al di fuori delle loro descrizioni di lavoro, o rinviano il processo decisionale per paura di pestare i piedi a qualcun altro.
• Produzione inefficiente e ridondanze causate da sistemi mal progettati.
• Riduzione della soddisfazione del cliente, che accade quando una struttura organizzativa non include il feedback del cliente come uno degli elementi chiave, portando a prodotti o servizi che nessuno vuole veramente.
• Un business meno redditizio, il risultato naturale di impiegati senza potere, sforzi ridondanti e prodotti che non deliziano i clienti.

Ma ecco la buona notizia. Le aziende che ripensano e ridisegnano la loro struttura organizzativa possono vedere questi benefici di alto livello:

• Maggiore innovazione supportata da una struttura organizzativa olisticamente progettata, un’efficiente allocazione delle risorse e una cultura della collaborazione.
• Maggiore redditività grazie a innovazioni incentrate sul cliente combinate con cicli di produzione più veloci.
• Felici e più impegnati i dipendenti che prosperano in una cultura di collaborazione e sentono che i loro sforzi non sono sprecati in processi inefficienti.
• Una visione chiara e una tabella di marcia per il futuro del business, che è compresa da tutti ad ogni livello dell’organizzazione.

Per fortuna, i principali ricercatori ed esperti hanno sviluppato diversi modelli di riprogettazione organizzativa che permettono alle aziende di godere di questi benefici.

Modelli comuni di progettazione organizzativa

Ci sono una pletora di approcci alla progettazione organizzativa, ma ce ne sono alcuni che si distinguono e sono adottati più spesso di altri.

Modello di progettazione 7S di McKinsey

Il modello 7S è uno dei più referenziati per la progettazione organizzativa. È stato sviluppato da Robert H. Waterman, Jr. e Tom Peters per la McKinsey & Company negli anni 80, e si concentra sulle sette “S” inerenti alla maggior parte delle organizzazioni:

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Questo design è descritto come avere sia elementi hard che soft – cioè, quelli che sono tangibili e quelli che sono più intangibili.

Gli elementi hard sono la strategia (il business plan), la struttura (come le persone sono organizzate) e i sistemi (rapporti, premi e allocazione delle risorse). Gli elementi morbidi sono i valori condivisi (cultura aziendale), le competenze (abilità principali), il personale (il talento), e lo stile (come i manager guidano).

Il modello 7S cerca anche di illustrare come questi elementi si allineano e costruiscono l’uno sull’altro. Capire come le diverse “S” interagiscono è la chiave per anticipare ciò che accadrà in tutta l’organizzazione quando si fanno dei cambiamenti.

Il limite di questo disegno è che non ha un chiaro punto di vista su come attuare i cambiamenti proposti. Inoltre trascura gli input esterni, come la soddisfazione del cliente, e come potrebbero giocare un ruolo nel modo in cui l’azienda si organizza.

Il modello a stella di Jay Galbraith

Tra i modelli più comuni, quello di Jay Galbraith è il più vecchio. Il defunto teorico organizzativo ha sviluppato il Modello a Stella negli anni 60 e lo ha perfezionato durante la sua carriera.

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I cinque componenti del Modello a Stella comprendono molti degli elementi hard e soft dettagliati nel modello 7S, ma con meno attenzione alla cultura aziendale e più attenzione agli incentivi per i dipendenti, ai premi o alla compensazione.

Come il modello 7S, il Modello a Stella non tiene conto delle influenze e degli input esterni. Inoltre non considera il ruolo delle uscite e come la risposta del cliente ad un prodotto dovrebbe influenzare il design dell’organizzazione.

Il modello di trasformazione del Center for Organizational Design

Il modello di trasformazione è una struttura creata e usata dal Center for Organizational Design. Si concentra su otto variabili principali e cerca di affrontare i limiti dei modelli 7S e Star. Ecco come si presenta:

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In aggiunta ad alcuni degli elementi hard e soft visti nei modelli 7S e Star (strategia, sistemi, struttura, ecc.), questo modello presta attenzione agli input ambientali. Questi input sono cose come il cambiamento dei gusti dei clienti, le nuove tecnologie, la concorrenza o le leggi.

Il modello incorpora anche i risultati della produzione, come le metriche di vendita e il feedback dei clienti. Avere una solida conoscenza delle prestazioni attuali di un’azienda indica cosa deve essere cambiato o migliorato in qualsiasi momento. Questo rende il Modello di Trasformazione teoricamente più adatto per l’adattabilità organizzativa.

Decostruendo i silos e includendo il feedback dei clienti nel design dell’org, l’azienda è meglio preparata ad adattarsi ai gusti mutevoli dei clienti con ogni ciclo di produzione.

Osserva il prima e il dopo della struttura org qui sotto. Con il modello di trasformazione applicato, i dipartimenti di vendita, ingegneria e controllo della produzione lavorano insieme per rispondere ai desideri dei clienti. Decostruendo i silos e includendo il feedback dei clienti nel design dell’organizzazione, l’azienda è meglio preparata ad adattarsi ai gusti mutevoli dei clienti ad ogni ciclo di produzione.

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L’esempio sopra è un design reale implementato da un’azienda nel settore dell’alluminio. Con l’aiuto di questi cambiamenti di alto livello, l’azienda ha aumentato le vendite di una linea di prodotti del 50% e ha aumentato i margini del 25%.

Esempi reali di riprogettazione organizzativa

Approccio del DNA di Strategy&

Strategy&, un team di consulenza strategica globale, guida il design delle org con il suo approccio proprietario “DNA”.

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Molti dei componenti di questo modello sono simili agli elementi trovati nei primi tre modelli, ma con nomi diversi. Per esempio, “Rewards” è diventato “Motivators” e “Culture” è diventato “Mind-Sets”.

Un’altra differenza chiave è che Strategy& riconosce che ogni elemento è parte di una coppia complementare. Invece di essere elementi “hard” o “soft”, sono invece visti come due lati della stessa medaglia.

Per esempio, la coppia in cima al grafico descrive come vengono prese le decisioni. Sul lato formale, i processi stabiliti influenzano il modo in cui le decisioni sono prese, e sul lato informale, i valori umani e le aspettative giocano un ruolo.

Il punto fatto dalle coppie nell’approccio del DNA è che per un’organizzazione per cambiare i processi decisionali, deve considerare i metodi per cambiare le regole scritte così come le norme comportamentali. Questo crea un quadro più olistico di come funziona un’organizzazione.

L’approccio Smart Design della BCG

I modelli 7S, Star e Transformation presuppongono tutti che i componenti hard e soft di un’organizzazione guidano i risultati. BCG, una società di consulenza manageriale, sostiene che i risultati di business non sono affatto influenzati direttamente dalle componenti hard e soft. Vedi se puoi individuare la differenza nel loro modello di design organizzativo:

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Secondo BCG, i comportamenti sono la forza principale di ogni business. I componenti hard e soft influenzano i risultati solo indirettamente. Il modello di BCG si concentra su come i componenti hard e soft influenzano il comportamento umano, che a sua volta guida i risultati.

Quando si conduce una riprogettazione dell’organizzazione, l’approccio Smart Design prende tre passi principali:

• Stabilire il motivo della riorganizzazione, cioè cosa l’azienda vorrebbe che fosse il suo rendimento rispetto a quello attuale
• Indica i comportamenti dei dipendenti che chiuderanno il divario tra il rendimento attuale e quello desiderato
• Determina cosa deve succedere per incoraggiare questi comportamenti

L’approccio della BBCG include molte opzioni su come incoraggiare certi comportamenti. Queste vanno dalle strutture organizzative su misura per riflettere le priorità di un’azienda (per esempio, meno livelli di leadership per facilitare un processo decisionale più veloce) ai processi di valutazione dei dipendenti che si concentrano meno sull’assegnazione di colpe per le carenze e più sulla ricompensa dei comportamenti cooperativi.

Sfide del design organizzativo

Anche quando si applica uno dei modelli sopra, ci saranno ancora alcune sfide. Qui ci sono solo alcune delle sfide più comuni che rendono i modelli e le strutture di ridisegno dell’organizzazione meno che perfetti:

Tutti i modelli hanno bisogno di un certo grado di personalizzazione

Le organizzazioni sono entità complesse, ciascuna con i propri obiettivi, risorse, vincoli e input ambientali. Non solo le aziende devono essere selettive riguardo al modello su cui basano la loro riprogettazione, ma devono anche pensare attentamente a come personalizzare il modello per adattarlo meglio alle esigenze della loro organizzazione.

E’ qui che entra in gioco una società esterna. Un esperto di redesign aiuta i leader dell’azienda a capire i modi migliori per personalizzare un modello per la loro situazione, poiché lui o lei ha probabilmente visto quali cambiamenti funzionano e quali no per organizzazioni simili.

I modelli del 20° secolo cercano di risolvere le sfide del 21° secolo

Molti dei modelli di design organizzativo più accettati sono nati da ricerche fatte negli anni 60, 70 e 80. Anche se sono stati raffinati nel corso degli anni da ricercatori e consulenti, sono ancora radicati nel lavoro svolto in un’altra epoca. Non è difficile immaginare perché le sfide che le aziende affrontano oggi sono in molti modi molto diverse da quelle di 50 anni fa.

Le organizzazioni si concentrano troppo sulla gerarchia durante il processo di design

Troppo spesso, le persone sentono la parola “design organizzativo” e pensano che significhi mischiare le caselle sull’organigramma di un’azienda. Mentre la struttura della gerarchia dei dipendenti di un’organizzazione è certamente importante, è solo una parte del design organizzativo.

Un articolo del 2015 di McKinsey Quarterly ha riassunto questo con una metafora impressionante: “Molti leader tendono a ignorare gli altri elementi di struttura, processo e persone che sono parte di una riprogettazione completa, riorganizzando così le sedie a sdraio ma non riuscendo a vedere che la buona nave Titanic potrebbe ancora affondare.”

Come, dove e quando le persone lavorano si sta evolvendo

Impiegati remoti, consulenti e nuove tecnologie di comunicazione hanno senza dubbio un impatto sul design di un’organizzazione. I modelli di design dovrebbero sfruttare i nuovi metodi di collaborazione e lasciare un po’ di spazio per incorporare le innovazioni future.

Pronto a lanciare una riprogettazione organizzativa?

La riprogettazione organizzativa è complessa, ma nessuno conosce il tuo business come il tuo team di leadership. Per ottenere supporto, iniziate a trovare un esperto esterno che apprezzi la vostra conoscenza dell’organizzazione e mostri la volontà di adattare le strutture per tenere conto degli sviluppi esterni e interni.

Ditte lungimiranti come il Center for Organizational Design, Strategy&, e BCG stanno reimmaginando i modelli di design e dando priorità alla personalizzazione per i loro clienti. Anche se la tua azienda non può lavorare con queste aziende specifiche, considera i consulenti con una filosofia simile di innovazione e personalizzazione.

Strumenti interni per la riprogettazione organizzativa

Il software di organigramma di Pingboard aiuta a visualizzare facilmente la tua riprogettazione organizzativa. Usalo per disegnare versioni multiple della tua struttura organizzativa, poi invita gli altri a collaborare o a vedere i progetti proposti. Pingboard ti aiuta anche a identificare i dipendenti giusti per guidare i nuovi dipartimenti o ricoprire nuovi ruoli. Con l’elenco dei dipendenti integrato in Pingboard puoi trovare i candidati cercando le competenze e l’esperienza di cui hai bisogno.

Ecco un esempio di organigramma interattivo di Pingboard che aiuta le persone a progettare la loro organizzazione:

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