Come esseri umani, tendiamo a concentrarci più sulle cose che dobbiamo fare che su quelle che abbiamo già fatto. Questo cosiddetto “effetto Zeigarnik”, che prende il nome dalla psicologa russa Bluma Zeigarnik, significa che la nostra mente spesso nuota con tutti i compiti, le responsabilità e le note mentali su cui pensiamo di doverci concentrare.
Tutti questi compiti e progetti da fare, questa lista mentale di cose da fare, senza una chiara gerarchia di importanza può renderci difficile rimanere concentrati e portare effettivamente a termine le cose.
Un modo per combattere tutto questo rumore Zeigarnik è annotare tutto. Fare una vera e propria lista di cose da fare. Sono stati fatti degli studi, ed è stato dimostrato che l’atto stesso di annotare i compiti può semplicemente “renderti più efficace”.
Ma, anche con una lista di cose da fare, prima di ottenere effettivamente qualcosa è necessario avere una chiara idea delle tue priorità.
Sembra abbastanza semplice, giusto? Sfortunatamente, capire a cosa dare priorità può essere difficile. E’ un processo complicato che implica pesare il costo contro il valore, lo sforzo contro il tempo, e per molte aziende, probabilmente coinvolgerà molti stakeholder diversi.
La soluzione è quella di elaborare un processo per determinare a cosa dare priorità.
Avere un processo chiaro per mettere in fila i tuoi compiti o progetti, e decidere a quale di essi dovresti dare la priorità adesso, può evitarti di perdere tempo a deliberare su cose meno importanti.
In questo articolo vedremo una delle tante tecniche per ordinare le tue priorità – la matrice di priorità. Abbatterò l’idea di base, e correrò attraverso alcuni approcci diversi per costruire la vostra matrice di priorità. C’è anche un modello di lista di controllo gratuito che puoi usare per guidarti attraverso l’intero processo.
Il concetto di matrice di prioritizzazione è stato reso popolare dagli autori Michael Brassard (The Memory Jogger 2) e David Allen (Getting Things Done).
Sono sicuro che sei ansioso di vedere il template vero e proprio, quindi ecco un link veloce:
Puoi cliccare qui per ottenere il template della matrice di prioritizzazione.
Ora, cominciamo con le basi.
Cos’è una matrice di prioritizzazione?
Una matrice di prioritizzazione è uno strumento di analisi dei processi aziendali, spesso utilizzato insieme ad altri software bpm o tecniche Six Sigma per confrontare le scelte utilizzando criteri specifici, e capire a cosa dare priorità.
Può essere applicata a qualsiasi cosa, da semplici compiti a progetti complessi, da chiunque, da singoli individui a grandi organizzazioni.
Una matrice di prioritizzazione fornisce alle parti interessate un processo affidabile per risolvere i disaccordi, e decidere su quali proposte concentrarsi. Aiutano anche ad eliminare gli incentivi falsi e le agende nascoste, nel caso della prioritizzazione dei progetti, promuovendo il consenso.
Ci sono molteplici forme che una matrice di prioritizzazione può assumere, in base alla complessità dei criteri di valutazione delle priorità, così come ciò che questi criteri specifici sono definiti.
Per esempio, alcune matrici sono semplici griglie 2×2 con “costo” tracciato contro “valore”, come questa:
Altre, come quelle usate nella metodologia Six Sigma, sono più complicate e richiedono un approccio più approfondito alla progettazione e all’applicazione.
Matrice di priorità per Six Sigma
Una matrice di priorità può anche riferirsi a una specifica tecnica Six Sigma per il miglioramento continuo. È uno dei sette strumenti di gestione usati nella metodologia Six Sigma.
In questo contesto, una matrice di prioritizzazione è un diagramma visivo usato per confrontare più (almeno due) set di dati usando criteri ponderati.
La prioritizzazione dei progetti è critica per il processo generale di miglioramento della qualità in Six Sigma. Qui, le matrici di prioritizzazione sono strumenti pratici usati nelle fasi di pianificazione e analisi di varie metodologie di miglioramento continuo come DMAIC e PDSA.
Queste matrici sono spesso più complesse, come questa matrice causa-effetto per calcolare le priorità di input (X) e output (Y) in Six Sigma:
3 tipi di matrici di priorità
In Six Sigma, ci sono almeno tre diversi tipi di matrici di priorità, come definito da Lynne Hambleton in Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools, and Best Practices: A Desk Reference Book for Innovation and Growth:
- Criteri analitici completi
- Criteri di consenso
- Matrice di combinazione
Criteri analitici completi
Questo metodo è di gran lunga il tipo più complesso di matrice di prioritizzazione, poiché implica l’uso di più matrici per confrontare diverse coppie di opzioni prima che venga prodotta una matrice finale.
È meglio riservato alle decisioni più importanti, e funziona meglio con team più piccoli (da tre a otto persone) a causa della natura di un ambito più ampio che rende più difficile raggiungere il consenso con più persone coinvolte.
Criteri di consenso
Quando tutte le opzioni sembrano essere approssimativamente uguali, questo metodo è una versione semplificata dei criteri analitici completi.
Utilizza anche il voto ponderato, dove un valore numerico è dato ad ogni opzione per classificare la priorità.
Funziona meglio con meno (meno di 10) elementi e criteri, per mantenere le cose semplici.
Matrice di combinazione
Per dare priorità alle opzioni basate su una relazione causa-effetto, usa una matrice di combinazione.
A differenza degli altri metodi, che sono basati sui criteri, la matrice di combinazione è basata sulle cause, il che significa che avrai bisogno di un team esperto con una conoscenza approfondita del processo per cui stai ottimizzando le priorità.
Questo metodo usa diagrammi a forma di L per mostrare le relazioni critiche tra due o più gruppi, in combinazione con un diagramma ad albero per rappresentare la gerarchia dei compiti.
Guarderò più da vicino la matrice di consenso più avanti nel post, dopo aver esaminato un metodo più semplicistico.
Semplice o complessa, le matrici sono modellate dai criteri che usano per definire le priorità, e come la vostra matrice apparirà dipende in gran parte da ciò che state cercando di dare priorità.
Il punto è che una matrice di priorità ha un obiettivo: ordinare le vostre opzioni in ordine di importanza. Qualunque tipo di matrice tu stia usando, il processo utilizzato è praticamente lo stesso.
Benefici dell’uso di una matrice di prioritizzazione
In linea di principio, i benefici di una matrice di prioritizzazione sono abbastanza semplici. A sostegno di un processo decisionale strutturato, rendono facile:
- Scindere e dare priorità a questioni complesse quando ci sono più fattori che influenzano la decisione
- Oggettivamente e senza ambiguità classificare le vostre priorità
- Determinare le aree di attenzione più cruciali
- Stabilire una base per la discussione su ciò che è importante
- Avvicinare il team/gli stakeholder per importanti acquisizioniins
Nella seguente sezione, eseguirò i passi per una semplice matrice a griglia 2×2, e poi passerò ad esplorare come usare una matrice più complicata con criteri ponderati.
Matrice di priorità semplice (5 passi)
Nella sua forma più semplice, è una griglia 2×2 che traccia concetti semplici e diretti come “urgenza” e “importanza”.
Questo tipo di matrice è ottimo per dare priorità ai compiti delle piccole imprese, ed è un processo di base ma affidabile per assicurarsi di avere a che fare con la vostra lista di cose da fare nel modo più efficiente possibile.
Step 0: Elenca i tuoi compiti
Puoi averlo già fatto o no, ma il primo passo per qualsiasi matrice di priorità è fare una lista di tutti i tuoi compiti, o qualsiasi cosa tu stia cercando di dare priorità.
Passo 1: Quali sono le conseguenze?
Chiediti quali potrebbero essere le conseguenze per non fare ciascuno dei tuoi compiti, o più in generale, non dare priorità a una certa opzione.
Passo 2: Cos’è importante?
Dividi la tua lista in due categorie: alta e bassa importanza. Poi, considerando tutte le conseguenze che hai elencato nel passo precedente, metti ciascuna delle tue opzioni nella categoria che ritieni più adatta.
Passo 3: Cos’è urgente?
Ora, per tutte le opzioni “alta importanza” e “bassa importanza”, dividile in un’ulteriore sottocategoria di “alta urgenza” e “bassa urgenza”. Ora dovresti avere quattro gruppi in totale.
Step 4: Assegnare valori numerici
Ora, assegna valori numerici da 1 a 4 a ciascuna delle tue opzioni, dove un numero più basso significa una maggiore priorità.
Così:
- Alta importanza e alta urgenza: 1
- Alta importanza e bassa urgenza: 2
- Bassa importanza e alta urgenza: 3
- Bassa importanza e bassa urgenza: 4
Questo metodo semplice e veloce può aiutarti a tagliare il rumore mentale e iniziare a fare le cose con un tempo di preparazione praticamente nullo.
Se vuoi sapere come applicare una matrice di priorità più avanzata, allora continua a leggere.
Come usare una matrice di priorità
Qualunque sia la matrice, la procedura inizia facendo una lista di tutte le tue priorità (non ordinate), e finisce con quella stessa lista ordinata da qualche metrica quantificabile.
Qui vedremo il processo per usare una matrice di criteri di consenso, una delle tre matrici principali usate in Six Sigma.
Questo processo è meglio eseguito con un piccolo gruppo (meno di 10 persone).
Questo processo può essere suddiviso in cinque semplici passi.
Orienta la tua squadra
Prima di fare qualsiasi altra cosa, devi spiegare chiaramente lo scopo della costruzione della matrice di prioritizzazione.
Questo comporterà l’esame del contesto degli obiettivi dell’azienda, così come dei punti di forza e delle debolezze che il business affronta attualmente.
Ora è anche il momento in cui dovresti assicurarti che tutte le persone coinvolte nel processo siano d’accordo sulle opzioni (soluzioni, progetti o altro) che devono essere messe in ordine di priorità.
Per facilitare questo tipo di comunicazione del contesto dell’organizzazione, potresti considerare di eseguire un’analisi SWOT o FMEA e presentare i risultati al tuo team.
Determina i tuoi criteri
Una volta che la tua squadra è preparata, e hai un’idea chiara di quali opzioni darai priorità, è il momento di stabilire i criteri per valutare l’importanza.
Questo può essere diviso in due parti:
- I criteri effettivi
- Una scala di valutazione con cui valutare l’importanza
Tu e il tuo team dovreste concentrarvi su criteri che differenziano chiaramente le opzioni importanti da quelle non importanti. Mira a circa cinque-dieci criteri diversi.
Vuoi avere abbastanza criteri per discernere ragionevolmente le tue priorità, ma non troppo da rendere difficile il consenso.
Per esempio, potete includere criteri come:
- Quanto valore una certa opzione offre al cliente
- Se è o meno di importanza normativa
- Impatto a lungo termine contro impatto a breve termine
Quando decidete la scala di valutazione, è importante basare la scala su qualche punto di riferimento concreto che tutti capiranno chiaramente. La tabella qui sotto illustra bene questo, nella colonna di destra:
Date a ciascuno dei vostri criteri un valore ponderato
Poi, mettete i vostri criteri in ordine decrescente di importanza, con l’opzione più importante in cima, e date a ciascuno dei vostri criteri un valore ponderato.
Assicurati che questa ponderazione sia concordata da tutte le persone coinvolte.
Per estendere l’esempio usato sopra, potresti scegliere di dare i seguenti valori ponderati:
Servizio o prodotto richiesto: Peso = 5
Allineamento strategico: Peso = 4
Valore per il cliente: Peso = 4
Questo valore ponderato rappresenta l’importanza relativa di ogni criterio e sarà usato per calcolare il punteggio finale.
Prepara la matrice
Fai una lista dei tuoi criteri sulla sinistra, con il peso, i valori di punteggio e le opzioni in alto, così:
Compila tutti i dettagli rimanenti, e sarai pronto a dare un punteggio alla tua tabella.
Classifica ogni opzione
Esamina ogni opzione rispetto a tutti i criteri, e decidi quale punteggio pensi sia adeguato. Non registrare ancora questo valore nella colonna di destra, perché devi ancora calcolare i pesi.
Se possibile, è utile determinare i punteggi insieme in gruppo, piuttosto che da soli. Questo faciliterà il consenso e aiuterà ad alleviare i pregiudizi. Idealmente, si vuole valutare ogni opzione da due squadre diverse, e fare la media dei risultati.
Lavorando in gruppo, si trae vantaggio da:
- Risultati più obiettivi e affidabili
- Se hai un gran numero di opzioni da esaminare, dividere il carico di lavoro su un team di persone può migliorare l’efficienza e velocizzare le cose
- Molti team che valutano la stessa opzione significa che puoi avere un’idea di quanto bene siano stati definiti i tuoi criteri, e se tutti nella tua organizzazione capiscono veramente lo scopo dell’esercizio allo stesso livello
- La coerenza e l’efficacia della scala di valutazione possono essere determinate più accuratamente
Durante il processo di valutazione (ma idealmente prima, nella fase di orientamento) fornire al tuo team risorse come piani strategici e politiche aziendali ti aiuterà a fare in modo che i membri del tuo team siano in grado di fare una valutazione correttamente informata.
Calcolare i punteggi ponderati per ogni opzione
Una volta deciso il punteggio, moltiplicare il punteggio corrispondente con il valore del peso di ogni criterio e registrare il valore nella colonna di destra.
Infine, aggiungere tutti i valori per ogni opzione e registrare il punteggio cumulativo nella riga inferiore.
Le opzioni sono poi classificate in ordine di priorità in base al loro punteggio totale.
Confronta i tuoi risultati con la tua squadra
Tutti dovrebbero aver assegnato un punteggio alle loro opzioni e avere una lista preliminare di priorità ordinate.
Ora è il momento di avere una discussione aperta con la tua squadra, dove puoi confrontare e consolidare le note per creare una lista principale su cui tutti siano d’accordo.
Se c’è disaccordo nel tuo gruppo, le valutazioni numeriche permettono aggiustamenti rapidi e facili. Gli aggiustamenti dovrebbero essere previsti, e la messa a punto del sistema di valutazione o i valori ponderati dovrebbero essere visti come fasi del ciclo di miglioramento continuo.
Nonostante le migliori intenzioni, dovete ricordare che la matrice di prioritizzazione è uno strumento per stabilire una gerarchia di importanza perseguibile. Non è l’alfa e l’omega, e la classificazione delle priorità per ogni opzione può (e dovrebbe) essere messa in discussione, indipendentemente dal punteggio ricevuto.
Come nota finale, è una grande idea far passare i risultati dell’analisi davanti a quanti più occhi interessati possibile. Stakeholder, clienti e altri impiegati saranno in grado di darti un prezioso feedback sui risultati della tua analisi della matrice di prioritizzazione.
Modello gratuito di matrice di prioritizzazione
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Cosa c’è dopo?
Hai le tue priorità, ora è il momento di agire. La natura delle tue priorità determinerà dove andrai da qui.
Qual è la tua priorità numero uno? Forse è un problema con un processo specifico che deve essere affrontato, nel qual caso la seguente tabella può essere utile:
Ecco alcune metodologie per il miglioramento continuo che potresti usare per affrontare la tua priorità numero uno:
- Design for Six Sigma (DFSS)
- Kaizen
- DMAIC: The Complete Guide to Lean Six Sigma in 5 Key Steps
- The 7 Core Six Sigma Principles to Build Your Business Around