Fax su internet: come inviare e ricevere fax online

Potresti aver pensato (del tutto comprensibile) che il fax fosse una cosa del passato. Dopo tutto, le comunicazioni aziendali sono cambiate molto da quando i fax erano il modo principale di inviare documenti a clienti e colleghi. In effetti, ti sbaglieresti completamente. Il fax via internet rimane un modo semplice ed economico per inviare documenti importanti in modo rapido, sicuro e protetto.

Non c’è più bisogno di un ingombrante fax per trarre vantaggio dal fax. Infatti, le applicazioni mobili e desktop di RingCentral ti permettono di inviare documenti via fax con il minimo sforzo.

Per esempio, stai cercando di chiudere un affare importante con un nuovo cliente e hai bisogno di inviare i documenti pertinenti senza ritardi. Con il servizio di fax via internet di RingCentral, tutto ciò di cui hai bisogno è una connessione internet funzionante: la linea fissa non è più necessaria.

In questa breve guida, ti forniremo una rapida e concisa introduzione al fax online e al suo funzionamento rispetto ai fax tradizionali. Ecco le domande e gli argomenti che tratteremo:

• Posso inviare un fax via internet?
• Cos’è esattamente il fax via internet?
• Come funziona un fax tradizionale
• Come funziona il fax online
• Come posso inviare un fax via internet gratuitamente?
• I vantaggi del fax via internet

Iniziamo.

Perché inviare un fax?

Ci sono numerose ragioni per cui potresti voler inviare un fax via internet invece che via e-mail. Forse la più importante, tuttavia, è la sicurezza. A differenza delle e-mail, i fax sono molto più protetti. Questo li rende molto più sicuri e mantiene i vostri dati privati, soprattutto rispetto alle e-mail, che possono essere utilizzate per truffe come il phishing e il ransomware.

Un altro punto da tenere a mente è che i fax possono essere documenti legalmente vincolanti in un tribunale. Non solo il documento in sé è sicuro, ma lo sono anche i server di fax online. Sempre più tribunali accettano prove digitali come i file PDF, mentre le e-mail sono più vulnerabili alle attività fraudolente – sono più difficili da autenticare e quindi solo raramente sono ammissibili in tribunale come prova.

Con il lavoro a distanza in aumento, ci stiamo tutti abituando all’idea di lavorare da qualsiasi luogo, ed essere in grado di lavorare insieme, da qualsiasi luogo, è della massima importanza.

Così, cosa succede se si lavora in un settore che utilizza ancora il fax, come le assicurazioni o la sanità, ma non si ha un fax fisico a casa o in ufficio? Si inviano messaggi fax via internet, naturalmente, senza bisogno di stampare.

Posso davvero inviare un fax via internet?

Si può davvero inviare fax via internet! Il fax online è semplice e conveniente. È l’eroe non celebrato della comunicazione online. Mentre altri metodi come la posta elettronica e la messaggistica istantanea ricevono maggiore attenzione, i servizi fax via internet si stanno dimostrando sempre più popolari tra i clienti.

È facile inviare e ricevere fax online. RingCentral lo rende particolarmente semplice. Offre caratteristiche come:

• Inviare fax al numero di fax di un destinatario scelto
• Assegnare il proprio numero di fax che gli altri possono usare per inviarti documenti via fax
• Utilizzare il tuo numero di telefono esistente o un numero locale o gratuito per ricevere fax

Esamineremo tutto questo in una sezione successiva.

Che cos’è l’internet fax?

L’internet fax è, come suggerisce il nome, il processo di invio e ricezione di fax online. I giorni in cui ci si doveva chinare su un’enorme macchina fax sono, fortunatamente, finiti. Al giorno d’oggi, è possibile inviare fax da una varietà di dispositivi, tra cui:

• Il tuo computer (desktop o laptop)
• Smartphone (iPhone o Android)
• Tablet

I servizi fax online utilizzano gateway internet per connettersi con le macchine fax. Dove prima i fax potevano essere raggiunti e inviare documenti solo attraverso le linee telefoniche, ora sono accessibili da internet.

In breve, i gateway internet sono nodi in una rete. Sono punti di arresto chiave per i dati, consentendo agli utenti di inviare informazioni via e-mail o attraverso software di terze parti e di riceverle da un fax, o viceversa.

Questi gateway accettano i documenti su Internet e poi li trasmettono direttamente al fax appropriato. Questo ti permette di inviare un fax online da ovunque tu sia – non è necessaria una vecchia e ingombrante macchina fax – in tutta sicurezza.

I piani e i prezzi dipendono dal servizio che scegli (qualcosa di cui parleremo presto). Per ora, ecco come puoi scegliere un servizio fax adatto alle tue esigenze e alle tue finanze:

1. Fissa un budget. Che tipo di tariffe puoi permetterti?
2. Esplora i servizi di fax sul mercato, e confronta caratteristiche e costi.
3. Cerca i benefici aggiunti. Il servizio che hai scelto offre il fax via e-mail? Puoi allegare documenti da servizi come Dropbox e Microsoft Office?
4. Guarda le testimonianze dei clienti. Cosa hanno detto i clienti precedenti sui servizi fax individuali? Come si paragona al fax tradizionale?

🕹️ Dai un’occhiata pratica a come RingCentral è progettato per permetterti di inviare fax via internet facilmente. Prenota un tour del prodotto per verificarlo:

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Come funziona un fax tradizionale

I fax tradizionali funzionano inviando facsimili (ovvero copie o fax in breve, da cui il nome) di documenti tramite linee telefoniche. Esse scansionano i documenti attraverso l’uso di un dispositivo ad accoppiamento di carica, che effettivamente guarda ogni linea di un dato documento, rileva le aree nere e le aree bianche, e poi invia una riproduzione di ciò che trova lungo la linea telefonica attraverso un impulso elettrico. Il fax fisico all’altro capo riceve questi impulsi e li dirige a una stampante.

È solo quando si guarda il processo di invio di un fax tradizionale che ci si rende conto di quanto sia complicato. Ecco una rapida panoramica passo dopo passo:

1. Una persona scrive un documento.
2. Poi stampa una copia fisica.
3. Poi, la scannerizza nella macchina fax e preme il pulsante di invio.
4. Il documento viene inviato utilizzando un fax tradizionale.
5. Un fax in arrivo viene ricevuto e stampato all’altro capo.
6. Il destinatario può poi scannerizzare questa copia per creare un file digitale (come un documento Word, un file PDF o un’immagine come un PNG). Questo è probabilmente di qualità notevolmente inferiore al documento originale.

Non è difficile capire, quindi, perché così tante persone stanno guardando ad altri metodi di invio di documenti – incluso il fax online – come un’alternativa più semplice e conveniente.

Come funziona il fax online

Con RingCentral, inviare un fax online è facile come inviare una e-mail. Ecco come:

1. Seleziona l’opzione “Nuovo fax” nell’applicazione RingCentral desktop o mobile.
2. Inserisci il numero di fax del destinatario e aggiungi il testo del messaggio.
3. Aggiungi i documenti appropriati da Box, Dropbox, Google Drive (incluso Google Docs) o Microsoft Office.
4. In alternativa, puoi inviare i fax via e-mail indirizzandoli al numero di fax appropriato @rcfax.com.

Ecco una panoramica su come inviare e ricevere fax con RingCentral:

Come posso inviare un fax via internet gratuitamente?

Abbiamo già parlato dei servizi di fax online, che offrono una serie di funzioni a pagamento. Ci sono, tuttavia, alternative gratuite per i fax. Per esempio, puoi usare l’applicazione Fax and Scan di Microsoft, che viene fornita gratuitamente con Windows (fino a Windows 10 incluso), che è gratuita. Avrai bisogno del seguente hardware e accessori per usarlo:

• Un computer dotato di Fax and Scan
• Una linea fissa (non funziona con il VoIP)
• Un modem fax interno o esterno
• Un cavo che collega il modello a una linea telefonica

Tuttavia, c’è un aspetto negativo qui. Poiché Fax and Scan ha bisogno di essere collegato a una linea telefonica tramite un modem fax, questo significa che la vostra linea fissa sarebbe legata mentre state inviando e ricevendo fax, il che è ovviamente un inconveniente. Inoltre non puoi usare un dispositivo mobile. Come abbiamo detto, i servizi fax usano dei gateway per evitare questo problema. Inoltre, il tuo computer dovrà essere acceso tutto il tempo mentre i fax vengono inviati o ricevuti.

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