Regolamenti di conformità ERISA
L’Employee Retirement Income Security Act del 1974 (ERISA) copre la maggior parte dei piani di benefici per i dipendenti del settore privato stabiliti volontariamente. I datori di lavoro del settore privato sono responsabili di assicurarsi che i loro piani di pensionamento siano conformi ai regolamenti ERISA. L’ERISA stabilisce gli standard minimi per questi piani, che includono piani a contribuzione definita, piani a beneficio definito, 401(k), piani di azionariato dei dipendenti (ESOP), piani pensionistici semplificati per i dipendenti (SEP) e piani di condivisione dei profitti.
La conformità ERISA di base richiede che i datori di lavoro forniscano informazioni ai partecipanti sulle informazioni del piano, i loro diritti nell’ambito del piano e come il piano è finanziato. Ciò include la garanzia che i piani siano conformi agli standard minimi dell’ERISA, la tenuta dei registri, la registrazione e la segnalazione annuale, e la conformità fiduciaria. L’ERISA fornisce gli standard minimi per la partecipazione, la maturazione dei benefici e la maturazione dei benefici del piano. Secondo l’ERISA, c’è anche un dovere fiduciario per coloro che amministrano, gestiscono o controllano i beni del piano, che richiede loro di agire esclusivamente nell’interesse dei partecipanti e dei beneficiari del piano. Il mancato rispetto dei requisiti ERISA per i piani qualificati può esporre un’azienda a controversie ERISA e a sanzioni DOL o IRS. Un consulente legale ERISA esperto può aiutare la vostra azienda a mantenere la conformità ERISA ed evitare costose sanzioni.
Requisiti di notifica ERISA
ERISA richiede alcuni requisiti minimi di notifica ai partecipanti al piano. Ciò include la richiesta che tutti i partecipanti ricevano una descrizione sommaria del piano (SPD) entro 90 giorni dal suo primo giorno di copertura. Gli SPD devono fornire determinate informazioni, tra cui il nome del piano, informazioni sul datore di lavoro, tipo di piano, agenti designati, requisiti di idoneità, descrizione dei benefici, informazioni sul finanziamento del piano, procedure di reclamo e dichiarazione dei diritti ERISA. Inoltre, i dipendenti devono ricevere un avviso di qualsiasi modifica sostanziale ai loro piani di benefici attraverso un riassunto delle modifiche sostanziali (SMM).
ERISA Reporting and Recordkeeping
I datori di lavoro devono mantenere registrazioni accurate relative ai loro piani di benefici per i dipendenti. Secondo la sezione 107 dell’ERISA, tutti i registri relativi alle registrazioni governative devono essere conservati e tenuti a disposizione per l’esame per un minimo di sei anni dopo la data della registrazione. Tuttavia, secondo la sezione 209, un datore di lavoro deve mantenere i registri dei benefici relativi ai dipendenti per un tempo sufficiente a determinare i benefici dovuti a tali dipendenti.
Le aziende hanno anche requisiti obbligatori di segnalazione sotto ERISA. Per i piani con 100 o più partecipanti, gli sponsor del piano devono presentare annualmente il modulo 5500 Annual Returns/Report of Employee Benefit Plan. Per i piani con meno di 100 partecipanti, gli sponsor possono usare il modulo breve 5500-SF.
Uno sponsor di piano depositerà il suo modulo 5500 elettronicamente attraverso il sistema EFAST del Dipartimento del Lavoro. Il deposito elettronico soddisfa i requisiti di segnalazione dell’ERISA e dell’Internal Revenue Code (IRC) fornendo un rapporto sulla condizione finanziaria, gli investimenti e le operazioni del piano. Questo include informazioni sul piano, il nome del piano, l’anno del piano, un programma di attività e passività del piano, fornitori di servizi, costi e fornitori di assicurazione, partecipanti e dati finanziari.
Ricorsi per violazioni ERISA dei dipendenti
I dipendenti e i partecipanti al piano hanno protezioni minime per le procedure di reclamo per i piani di benefici per i dipendenti sotto ERISA. Quando il reclamo di un dipendente viene negato, il piano deve fornire un avviso adeguato del motivo del rifiuto e dare l’opportunità di una revisione completa ed equa. Se il piano prende una decisione negativa sul ricorso del richiedente, deve specificare il motivo della decisione e fornire una dichiarazione del diritto del richiedente di intraprendere un’azione legale secondo l’ERISA.
Responsabilità fiduciarie dell’ERISA
I fiduciari dell’ERISA hanno l’obbligo di agire nel solo interesse dei partecipanti e dei beneficiari del piano. Questo include sostenere i costi ragionevoli dell’amministrazione del piano, diversificare gli investimenti per minimizzare il rischio di grandi perdite, seguire i termini del documento scritto del piano ed evitare conflitti d’interesse. Il fiduciario è anche responsabile del monitoraggio delle prestazioni degli investimenti e della selezione delle opzioni di investimento e dei fornitori.
Revisioni ERISA
L’Employee Benefits Security Administration (EBSA) conduce regolarmente revisioni dei piani previdenziali per indagare sui piani e garantire la conformità. Le revisioni possono essere innescate da una revisione del modulo 5500 o altri rapporti, revisione delle descrizioni sommarie del piano, reclami dei dipendenti o anche revisioni casuali. Secondo un rapporto del Dipartimento del Lavoro, circa due terzi delle indagini civili dell’EBSA risultano in un recupero monetario o in altre azioni correttive. Circa un quarto delle indagini penali sono risultate in dichiarazioni di colpevolezza o condanne penali.
Penalità per violazioni ERISA
L’EBSA applica le leggi del Dipartimento del Lavoro, incluso l’ERISA. Gli sponsor del piano possono essere penalizzati dall’EBSA per violazioni ERISA. Le sanzioni per le violazioni ERISA possono dipendere dal tipo di violazione, dalla portata della violazione e dal fatto che la violazione sia stata intenzionale. Le sanzioni per le violazioni possono includere multe, pagamenti ai partecipanti al piano, e cambiamenti richiesti alle pratiche e procedure dell’azienda. Gli amministratori di piano che non riescono a rispettare i requisiti di segnalazione annuale sono anche soggetti a una sanzione fino a 1.000 dollari al giorno.
Le violazioni fiduciarie dell’ERISA possono anche sottoporre il fiduciario a responsabilità personale per le perdite ai partecipanti al piano. I partecipanti e i beneficiari del piano hanno il diritto di intraprendere un’azione legale contro il gestore del piano, l’amministratore del piano o altri che controllano le attività del piano per una violazione del dovere fiduciario. I fiduciari possono anche essere responsabili nei confronti dei partecipanti per i guadagni persi o i profitti impropriamente ricevuti.
Le violazioni ERISA intenzionali possono anche risultare in un procedimento penale. Le sanzioni penali massime per le violazioni ERISA includono fino a 10 anni di carcere e multe fino a 100.000 dollari. Le aziende accusate di violazioni ERISA possono affrontare multe penali fino a 500.000 dollari, oltre a qualsiasi responsabilità civile.
Correzioni volontarie della conformità ERISA
Il Dipartimento del Lavoro ha programmi di conformità volontari per gli sponsor del piano che scoprono una possibile violazione dei requisiti ERISA. Questo include il Programma di Conformità Volontaria del Ritardatario (DFVCP) e il Programma di Correzione Volontaria del Fiduciario (VFCP).
Programma di Conformità Volontaria del Ritardatario
Quando un amministratore del piano non ha rispettato i requisiti di segnalazione annuale ERISA, il DFVCP dà agli amministratori un modo per soddisfare i requisiti ed evitare ulteriori valutazioni di sanzioni civili. Presentando i rapporti annuali in ritardo attraverso il DFVCP, gli amministratori del piano possono pagare volontariamente un importo ridotto della sanzione.
L’ammissibilità al DFVCP è limitata agli amministratori del piano con obblighi di deposito ai sensi del titolo I dell’ERISA che non sono già stati notificati dal DOL del loro mancato deposito di un rapporto annuale. La partecipazione comprende il deposito del modulo 5500 o 5500-SF Annual Returns/Report of Employee Benefit Plan e la presentazione delle informazioni di deposito e il pagamento secondo la struttura ridotta delle sanzioni.
Voluntary Fiduciary Correction Program
Se un fiduciario o sponsor del piano scopre una possibile violazione del dovere fiduciario, può correggere la sua violazione attraverso il VFCP per evitare ulteriori sanzioni. Il VFCP permette ai fiduciari di rispettare i regolamenti ERISA prendendo misure correttive.
Per cercare sollievo dalle azioni esecutive, i fiduciari sono tenuti a:
- Identificare le violazioni e determinare se rientrano nelle 19 categorie di transazioni coperte dal VFCP;
- Seguire il processo per correggere le violazioni qualificate;
- Calcolare le perdite o i profitti relativi alle violazioni e ripristinare gli importi con gli interessi; e
- Presentare una domanda all’EBSA, compresa la documentazione che dimostra che sono state intraprese azioni correttive.
Avvocati di San Diego per la conformità ERISA
A Butterfield Schechter LLP, forniamo ai nostri clienti una consulenza sulla conformità ERISA e altri benefici per i dipendenti. I nostri avvocati si assicureranno che la vostra azienda e i fiduciari rimangano in conformità con le regole ERISA e le modifiche normative. Contattate il nostro ufficio oggi stesso per qualsiasi domanda su come possiamo aiutare voi e la vostra azienda ad avere successo.
Risorse sulla conformità ERISA
Penali civili ERISA Legge di adeguamento all’inflazione Adeguamenti annuali per il 2020
In che modo la legge SECURE avrà un impatto sui 401(k)?
Dipartimento del lavoro per l’applicazione mirata dell’EBSA
Regolamenti proposti dall’IRS per il 2019 sulle modifiche alla distribuzione per difficoltà
Lista di controllo di fine anno per i fornitori di piani
Annunciato l’adeguamento al costo della vita dell’IRS: il limite dei contributi 401(k) aumenta a 19.000 dollari nel 2019
Penny-Wise and Pound-Foolish: Un caso della Corte Suprema sulla cattiva classificazione dei dipendenti può portare a richieste di risarcimento per violazione del fiduciario
La sentenza dell’IRS consente il rollover dalla mancata designazione di un beneficiario da parte del coniuge deceduto
Programma di accordo di chiusura ombrello dell’IRS per correggere le scadenze non rispettate
Attenzione a questi errori comuni di conformità ERISA
L’ex amministratore del piano ordinato di pagare $1.6 milioni di rimborso del piano di condivisione dei profitti
Gli sponsor del piano devono dare un aggiornamento speciale di avviso fiscale per 401 (k) s
Attenzione a questi errori comuni di conformità ERISA
L’ex amministratore del piano ordinato di pagare $1.6 Million in Profit Sharing Plan Restitution
Gli sponsor del piano devono dare uno speciale aggiornamento dell’avviso fiscale per 401(k)s
Cosa rivelerebbe un’indagine governativa sul tuo piano pensionistico?
Pericoli comuni del programma di correzione volontaria dell’IRS
Rassegna del consiglio consultivo dell’ERISA sulle informazioni obbligatorie
Cinque errori comuni degli sponsor di piani
Migliori pratiche fiduciarie per proteggere la vostra azienda
Evitare costose sanzioni per ritardi nel modulo 5500
Gestire i piani pensionistici congelati
I piani pensionistici ERISA non possono proteggere i trasferimenti fraudolenti
Transazioni vietate per i fiduciari dopo il cambiamento delle regole DOL
Gli ospedali affiliati alle chieseChurch- Affiliated Hospitals Win ERISA Exemption
The Recent Revamp of ERISA Disability Claim Regulations
Dodd-Frank and the Fiduciary Rule
ERISA Civil Penalties Inflation Adjustment Act Annual Adjustments for 2017
My Plan is Being Audited! E adesso?
Esami dei piani pensionistici e programmi di applicazione in aumento: Guida per gli sponsor dei piani
401(k) Distribuzioni in caso di necessità: Best Practices
L’ERISA copre il vostro piano della chiesa?
Liste di modifiche richieste di nuova emissione per piani di pensionamento qualificati
Limiti del piano di pensionamento del 2017
Non dimenticate di prendere il vostro RMD 2016!
Nuova legge che impone ulteriori informazioni ai piani pensionistici pubblici della California
Revisioni della DOL sui piani pensionistici per i dipendenti
Importanti prossime scadenze per la presentazione del modulo 5500
Nuovo programma di correzione volontaria
IRS aggiorna EPCRS con l’emissione del Rev. Proc. 2016-51