Disputare un addebito errato e segnalare un addebito fraudolento richiedono azioni diverse da parte del titolare della carta.
Ecco la distinzione tra i due tipi di addebito:
Addebito errato: Addebito su PCard da un venditore che non è il risultato di una frode ma che deve essere contestato; esempi includono
- un addebito per un articolo mai ricevuto
- un addebito per un articolo restituito
- un addebito che include l’imposta sulle vendite
- un addebito erroneamente messo sul conto dal venditore
Se i titolari della carta notano delle differenze tra l’estratto conto e le loro ricevute, o se ci sono delle voci sull’estratto conto che sembrano essere errate, dovrebbero prima cercare di risolverle direttamente con il commerciante/fornitore.
Se la questione non può essere risolta direttamente con il fornitore, i titolari della carta devono contattare il Servizio clienti di Citi al numero 1-800-248-4553 (chiamata a carico del destinatario 1-904-954-7314 se si chiama al di fuori degli Stati Uniti), che invierà via fax o per posta USA il modulo di contestazione precompilato per portare avanti la loro contestazione in modo formale, includendo il motivo della contestazione e una copia dell’estratto conto che evidenzia l’errore. Questo modulo deve essere firmato e restituito via fax o per posta USA con qualsiasi documentazione aggiuntiva (ad esempio copia della ricevuta di credito) al Servizio Clienti Citibank.
Citibank non può accettare moduli di contestazione senza la firma del titolare della carta perché potrebbero essere usati come documenti legali e Citibank ha bisogno di confrontare la firma sul modulo di contestazione con la firma che il commerciante potrebbe presentare.
Per la controversia sollevata dagli Stati Uniti, il periodo di tempo per avvisare Citi della controversia sarebbe di 60 giorni dalla data dell’estratto conto in cui l’addebito appare per la prima volta.
Addebito fraudolento: Addebito su PCard non effettuato dal titolare della carta, a volte da un commerciante sconosciuto, solitamente il risultato di
- furto della PCard fisica
- smarrimento della PCard fisica
- furto del numero di conto della PCard
I titolari di carta che identificano potenziali transazioni fraudolente sul loro estratto conto devono immediatamente informare il servizio clienti Citibank al 1-800-248-4553 (chiamare il numero a pagamento 1-904-954-7314 se si chiama da fuori degli Stati Uniti) che lavorerà con il servizio clienti.USA) che lavorerà con il titolare della carta per bloccare o cancellare immediatamente la carta. Il conto sarà quindi trasferito a un membro del Dipartimento Frodi di Citibank che lavorerà con il titolare della carta per esaminare le transazioni e completare un’indagine sull’attività sospetta. Ai titolari di carta potrebbe essere chiesto di compilare una dichiarazione che descriva dettagliatamente le transazioni fraudolente.
Si consiglia ai titolari di segnalare lo smarrimento o il furto della carta o qualsiasi sospetta attività fraudolenta sul loro conto non appena vengono a conoscenza della situazione. Questa azione immediata da parte del titolare della carta può aiutare ad accelerare l’indagine sulla frode, limitare l’attività non autorizzata e ridurre la responsabilità che la vostra azienda potrebbe avere.
Carta d’acquisto usata per errore dal titolare
Se un titolare della carta usa la carta d’acquisto per errore – per esempio, fa un acquisto personale pensando di aver usato una carta di credito personale – il titolare della carta deve contattare immediatamente il suo amministratore locale della carta d’acquisto. In alcuni casi, il venditore può essere in grado di accreditare la Purchasing Card per l’importo addebitato per errore e accettare invece una carta di credito personale. Se questo non è possibile, il titolare della carta deve scrivere un assegno intestato all’Università di Harvard per l’intero importo dell’addebito. Un titolare di carta in questa situazione deve contattare il suo amministratore locale per i dettagli sulla procedura di assegno. Tutti gli addebiti effettuati per errore devono contenere una spiegazione dettagliata nel sistema di regolamento, e le copie della documentazione di supporto che indica che l’Università è stata rimborsata per intero devono essere conservate localmente in caso di revisione contabile.