Nessun uomo è un’isola.
Siamo tutti dipendenti l’uno dall’altro e dalla società come collettivo per servire i nostri bisogni e generare slancio come razza.
Lo stesso scenario e la stessa logica si riflettono nel dominio della gestione dei progetti.
Nessuna attività o compito esiste in isolamento.
Ogni elemento dipende in qualche modo dall’output di un’altra attività e contribuisce al risultato finale del progetto.
La relazione tra i due compiti è definita come la dipendenza tra loro.
In questo articolo, elaboreremo il significato di dipendenza, scopriremo come è collegato ai vincoli, parleremo dei diversi tipi di dipendenze e poi vedremo un rapido processo in tre fasi per affrontare efficacemente le dipendenze in un progetto.
Se sei un project manager, considera queste informazioni come un aggiornamento. Se stai raccogliendo conoscenze, il blog è tutto ciò di cui hai bisogno per padroneggiare le dipendenze in un ambiente operativo.
Che cos’è una dipendenza?
Nel mondo che ci circonda, una dipendenza è lo stato di esistenza di un’entità o di un oggetto tale che la sua stabilità è dettata da un’altra entità o risorsa.
Per esempio, i bambini dipendono dai loro genitori per le cure e il sostentamento. Gli anziani sono spesso dipendenti dalla loro progenie per lo stesso. E i lavoratori dipendono in gran parte dalle aziende per il denaro e il reddito.
Nell’impostazione di un progetto, la definizione di dipendenza si sposta un po’.
Una dipendenza da progetto è una relazione logica, basata su vincoli o preferenziale tra due attività o compiti tale che il completamento o l’inizio di uno dipende dal completamento o dall’inizio dell’altro.
Se stai dipingendo una tela, l’applicazione della pittura a olio è un’attività. E la preparazione della tela è un’altra. Non puoi usare la vernice se la superficie non è stata spennellata con il primer.
Quindi un’attività dipende dall’altra.
Se il primer non è disponibile per 3 giorni a causa di uno sciopero dei fornitori, il completamento della pittura sarà ritardato di 3 giorni perché non potrai iniziare il tuo lavoro.
Alcuni termini relativi alla dipendenza:
Questi sono alcuni termini comuni che sono sempre associati alle dipendenze del progetto.
Constraint
Le dipendenze e i vincoli hanno una relazione di causa ed effetto. Nella sua forma più semplice, un vincolo è una restrizione entro i confini della quale il compito deve essere completato o eseguito. Un vincolo può essere guidato da una mancanza di risorse come denaro e forza lavoro, scarsità di tempo disponibile e anche scarsità di competenze. A volte i vincoli possono dare origine a dipendenze.
Se ci sono quattro torte da scremare e solo un fornaio abbastanza esperto per farlo, allora la scrematura di una torta dipende automaticamente dal completamento della scrematura di un’altra. Qui un vincolo ha prodotto una dipendenza.
In altre situazioni, una dipendenza potrebbe essere la ragione dietro un vincolo. In una sartoria, il cucito vero e proprio non può procedere se prima non si prendono le misure. Questa è una dipendenza logica in buona fede. Se la misurazione richiede 20 minuti e la sarta ha solo due ore per completare il vestito, allora in queste circostanze, avrà solo 100 minuti per rispettare la scadenza. Questo perché i 20 minuti passati nella stanza delle misure non sono negoziabili e non c’è modo di aggirare la dipendenza.
Il project management classico definisce tre vincoli di costo-tempo-campo che possono essere considerati come i tre lati di un triangolo. L’area del triangolo è la qualità dei deliverable. Qualsiasi cambiamento introdotto nei vincoli altera l’area del triangolo e quindi la qualità complessiva del progetto.
Un buon project manager è qualcuno che può tenere traccia di tutti i vincoli e le dipendenze e riallocare le risorse in modo da assicurare la qualità finale del progetto.
Lead e Lag
Lead e Lag sono entrambi legati alle dipendenze.
Lead è definito come la durata del tempo di cui un’attività successiva può essere avanzata o accelerata rispetto all’attività precedente. Supponiamo che un’attività B sia programmata per iniziare quando l’attività A completa, cioè tra 10 giorni. Tuttavia, se B viene iniziata solo 5 giorni dopo A, allora in queste circostanze, B ha un vantaggio di 5 giorni interi.
Questo può essere fatto solo quando la dipendenza tra A e B è discrezionale – cioè iniziare B al completamento di A è una migliore pratica o convenienza e non dettata da logica e vincoli.
Lag, d’altra parte, è la durata del tempo di cui un’attività successore deve essere ritardata rispetto all’attività predecessore. Non è generalmente desiderabile nel dominio della gestione del progetto.
Percorso critico
Abbiamo già trattato il Percorso critico in dettaglio. Ma solo per ricapitolare, un Percorso Critico è la più lunga catena ininterrotta di attività sequenziali o compiti dipendenti tali che alterare la durata del completamento degli elementi in qualsiasi modo ha un impatto diretto sulla scadenza del progetto, portando a possibili violazioni.
Mentre si prepara una torta, la cottura dell’impasto e la decorazione della spugna fanno parte della catena del Percorso Critico. Qualsiasi ritardo in questi compiti ritarderà la presentazione della torta al tavolo degli ospiti.
Diversi tipi di dipendenze che dovresti conoscere:
Le dipendenze possono essere categorizzate in diversi modi in base a condizioni come il completamento e l’inizio dei compiti, la relazione dei compiti con il progetto e l’azienda e la ragione dell’esistenza della dipendenza.
Dipendenze causali, risorse & preferenziali
Le dipendenze causali o logiche sono quelle che non possono essere evitate. Sono intrinseche alla natura del progetto e alla natura dei compiti coinvolti.
Il tuo stomaco non può digerire il cibo se non lo mangi prima. Questa è una dipendenza causale o logica. Senza il completamento di un passo, il successivo non può essere avviato in alcun modo.
Le dipendenze basate sulle risorse sono guidate da vincoli. Come abbiamo già discusso, se c’è solo un numero limitato di professionisti qualificati disponibili a lavorare su un progetto, c’è spesso la necessità di procedere in modo sequenziale semplicemente perché non ci sono abbastanza mani (o manodopera) per completare tutto contemporaneamente.
Se sono presenti vincoli basati sulle risorse e quindi dipendenze, generalmente non c’è dipendenza causale – cioè tutte le attività possono essere affrontate insieme se sono presenti i facilitatori necessari.
Le dipendenze preferenziali sono dipendenze che sono guidate dalle migliori pratiche o dalla convenienza. Sono generalmente introdotte nei progetti per concentrarsi sulla qualità dei deliverable. Ai costruttori piace immergere le fondamenta del tetto per almeno 5-7 giorni prima di posare le tegole.
Possono andare avanti e farlo immediatamente senza preoccuparsi dell'”assestamento e dell’ammollo”. Ma questo dovrebbe compromettere l’integrità della struttura. E così nasce una dipendenza preferenziale.
FS, SF, FF & Dipendenze SS
Una dipendenza FS o Finish to Start è la dipendenza più comune e logica sia nel project management che nel mondo reale. Un particolare compito B non può iniziare se il compito A non è completato in modo soddisfacente. In questo caso, il compito B generalmente ha bisogno di utilizzare o costruire sull’output del compito A in qualche modo.
La dipendenza SF o Start to Finish è difficile. Dice che il compito successore (chiamiamolo compito B) non può finire se il compito predecessore (chiamiamolo compito A) non è iniziato. Tuttavia, una volta che A è iniziato, B può essere chiuso in qualsiasi momento.
Il miglior esempio è quello della fatturazione di un cliente (compito B). Generalmente segnala il completamento di un progetto. Immaginate di dover consegnare 5 mazzi di fiori ad una festa. Non appena ricevi l’ordine, cominci a lavorare all’assemblaggio e, in effetti, l’acquirente ha cominciato a pagare il tuo tempo. Ma non puoi effettivamente fatturare il cliente a meno che la consegna dei bouquet (compito A) non sia fatta.
Le dipendenze dall’inizio alla fine sono comuni nei programmi dei dipendenti Just in Time dove i lavoratori non ricevono slot prefissati. Si chiede loro di venire in ufficio come e quando i progetti si presentano.
Una dipendenza SS o Start to Start dice che l’attività successiva non può iniziare se l’attività precedente non è iniziata. Ma dopo questo vincolo iniziale, le due attività possono procedere in parallelo. Per esempio, cuocere la torta e fare la glassa sono un esempio di dipendenza start to start. Non appena mettete l’impasto nel forno (compito A) potete iniziare a fare la glassa (compito B).
Le dipendenze SSS esistono generalmente a causa di vincoli basati sulle risorse. Immaginiamo che un aiutante si materializzi e vi assista nella preparazione del dolce. La glassa allora non dipende più da quando mettete la pastella nel forno. La dipendenza SS si applica solo se state preparando la torta da soli.
Una dipendenza FF o Finish to Finish dice che il compito successore non può finire se non è finito anche il compito predecessore. Non è necessario che si completino insieme.
La parrucchiera che accompagna una star del cinema alla presentazione di un tappeto rosso non può dare il tocco finale se l’attrice non raggiunge il luogo dell’evento. Altrimenti, la freschezza del look non regge.
Questo è il modo in cui funziona una dipendenza Finish to Finish.
La griglia di dipendenza esterna – interna
Spesso certe dipendenze di compiti sono interne ad un progetto ed esterne all’azienda o interne all’azienda ma fuori dal cerchio diretto di influenza del project manager. Le varie combinazioni sono discusse qui sotto.
Dipendenze In Azienda – In Progetto: Queste si applicano ai compiti sequenziali – quelli che devono essere affrontati secondo un flusso logico predefinito.
Dipendenze Azienda In – Progetto Out: Si applicano a compiti che sono presi in carico da altri dipartimenti. Alcune attività legate al progetto all’interno del dipartimento possono fare affidamento sui loro risultati, ma non sono sotto il controllo diretto del project manager.
Dipendenze Company Out – Project In: Le attività commissionate a fornitori terzi sono un esempio ideale di questa categoria. L’output ha un’influenza diretta sul progetto, ma i fornitori non sono impiegati dall’azienda.
Dipendenze fuori azienda – fuori progetto: Affinché un progetto possa essere completato, l’edificio dell’azienda deve essere robusto e accessibile. Se per qualche motivo la costruzione viene trovata difettosa, allora la ripresa dei lavori dipenderà dal verdetto del comune. Questo è un fattore esterno all’azienda e al progetto, ma può influenzare negativamente le consegne.
Come affrontare efficacemente le dipendenze nel Project Management:
Se usi una robusta soluzione software di project management, le dipendenze delle attività e le relative viste sono sempre una parte importante del dashboard.
- Provate tutte le possibili dipendenze del progetto e i vincoli associati tenendo presente il modello dei tre vincoli. Se ci sono molte dipendenze e vincoli, puoi andare avanti e identificare anche il percorso critico. Questo assicurerà che il tuo focus e la tua attenzione siano sui compiti che possono avere un impatto sulla linea di fondo.
- Coinvolgi gli stakeholder e assicurati che capiscano quali sono le dipendenze e i vincoli più importanti. Se i componenti del percorso critico sono inclusi nella carta del progetto, allora gli stakeholder ne sono automaticamente informati.
- Brainstormare i rischi e le sfide associate a queste dipendenze e vincoli. Potresti voler fare una riunione interfunzionale per avere più prospettive a bordo. Una volta che senti di aver coperto la maggior parte delle circostanze di disturbo prevedibili, allora vai avanti e trova soluzioni o azioni preventive per gestire l’impatto dei disturbi sulle dipendenze e sui vincoli.
Il risultato del terzo passo sarà aggiunto ai documenti di gestione dei cambiamenti e dei rischi.
Le dipendenze sono inevitabili in un progetto. Raramente ne incontrerai uno in cui tutti i compiti e le attività sono indipendenti l’uno dall’altro.
Ma non temere, le dipendenze possono essere sfruttate a tuo vantaggio se puoi trovare modi legittimi per accelerare il tempo di esecuzione delle attività del percorso critico.
Pensaci.