Capiamo che ti impegni molto per organizzare i tuoi eventi. Mentre il reclutamento dei volontari può richiedere molto tempo, essi sono una risorsa essenziale per qualsiasi raccolta fondi. Quindi stiamo condividendo il nostro punto di vista su come ottenere volontari per un evento con successo ed efficienza. Ma prima di farlo, è importante capire cosa motiva i vostri volontari a partecipare:
Perché i tuoi sostenitori si offrono volontari agli eventi?
Quando sai perché i volontari partecipano ai tuoi eventi, puoi dirigere meglio i tuoi sforzi di reclutamento. Vediamo le quattro ragioni principali per cui i volontari partecipano:
Hanno a cuore la tua causa
I volontari appassionati sono affidabili e impegnati e vogliono fare davvero la differenza il giorno dell’evento. Questi volontari possono cercare la tua organizzazione attraverso una ricerca online, un bollettino della comunità o il passaparola, quindi abbiamo incluso modi per rendere facile per questi volontari desiderosi di trovare le tue opportunità e iscriversi.
Fanno volontariato insieme
Gli eventi sono un ottimo modo per gruppi, come dipendenti aziendali e famiglie, di riunirsi per un giorno per aiutare la comunità. Mentre i gruppi di volontari tendono ad essere più episodici, offrono l’opportunità di reclutare e coinvolgere i membri nella vostra causa. Ecco perché è importante semplificare la registrazione della squadra, e connettersi con i volontari il giorno dell’evento con l’obiettivo di invitare i volontari a impegnarsi di nuovo con la vostra organizzazione.
Perché beneficiano del tuo evento
Mentre la maggior parte dei volontari partecipano perché vogliono aiutare a migliorare le loro comunità, alcuni cercano anche di trarne beneficio, e questo va bene! Forse stai offrendo biglietti gratuiti per l’evento, o i tuoi volontari possono avere obiettivi personali legati alla carriera o agli interessi. Per esempio, il vostro evento potrebbe offrire opportunità di networking, o permettere ai volontari di praticare una certa abilità. Una volta che avete identificato ciò che i vostri volontari vogliono ottenere dalle vostre opportunità, potete comunicare questi benefici nei vostri sforzi di marketing quando reclutate i volontari dell’evento.
Sono stati interpellati
Si può essere sorpresi di quanto i membri della comunità siano disposti ad aiutare se solo si chiede. I vostri eventi offrono un’eccitante opportunità di fare qualcosa di diverso migliorando le nostre comunità. I volontari alle prime armi possono diventare i volontari più impegnati della vostra organizzazione. Di seguito, esploriamo 8 modi per raggiungere potenziali volontari per gli eventi e farli tornare.
Come reclutare volontari per un evento
Rendere le opportunità di volontariato facili da trovare
Si sta chiedendo dove trovare volontari per eventi? Lascia che siano loro a trovare te! La maggior parte dei volontari cerca opportunità di partecipazione online. I volontari vengono sul tuo sito web alla ricerca di modi per essere coinvolti, quindi non devono scavare nel tuo sito web per trovarli. Fortunatamente, ci sono delle semplici correzioni che puoi fare per migliorare la visibilità dei tuoi eventi. Ecco alcuni modi provati e veri per aiutare i tuoi eventi a spiccare:
- Incorpora una voce “Volontari” nel menu di navigazione del tuo sito web, in modo che i visitatori possano navigare rapidamente nel tuo sito. Se ti stai collegando al tuo software di gestione dei volontari, includi un chiaro invito all’azione come “Vuoi fare volontariato? Clicca qui per essere coinvolto!”
- Elenca tutti i tuoi eventi e opportunità in un unico posto sul tuo sito. Puoi creare una pagina di calendario in modo che i tuoi sostenitori possano entusiasmarsi per la stagione a venire.
- Metti in evidenza un evento particolarmente emozionante sulla tua homepage.
- Collegati direttamente alla pagina dell’evento (piuttosto che alla tua homepage) quando presenti opportunità di volontariato nei social media e nei materiali di marketing. In questo modo, i volontari sono solo a pochi click di distanza dall’iscriversi!
Utilizza i social media
L’80% delle organizzazioni non profit concorda sul fatto che i social media sono efficaci per reclutare volontari, e il 78% concorda sul fatto che i social media sono efficaci per reclutare i partecipanti agli eventi. Quindi perché non lasciare che i social media facciano il lavoro sporco. Spargete la voce usando una varietà di piattaforme di sensibilizzazione; annunciate i prossimi eventi sui canali dei social media della vostra organizzazione e incoraggiate i membri della comunità a iscriversi a interessanti opportunità di volontariato. Il marketing peer-to-peer è anche un ottimo metodo che arruola i vostri attuali sostenitori per diffondere la parola per voi sui social media.
E perché non incorporare regolarmente un calendario di eventi nella vostra newsletter nonprofit? Con ogni menzione di un’opportunità, assicurati di includere una chiamata all’azione, come “Servono volontari per un evento! Iscriviti qui”. Poi, fornisci un link o un pulsante che porta direttamente alla pagina dell’evento o alla pagina di registrazione dei volontari del tuo sito.
Ricorda che i tuoi account sui social media servono anche a creare il riconoscimento del marchio, in modo da diventare l’organizzazione di riferimento quando i volontari cercano di sostenere una causa specifica. Mantenendo i vostri social media regolarmente aggiornati, eccitanti e “on brand”, attirerete volontari che capiscono la vostra organizzazione. Date un’occhiata a questo articolo per saperne di più sulla creazione di una strategia di successo sui social media.
Rivolgiti alle aziende della tua comunità
Sempre più aziende stanno incorporando programmi di volontariato nel loro modello di business. Quindi, perché non raggiungere i datori di lavoro locali, specialmente quelli con requisiti di volontariato per i dipendenti, per il tuo prossimo evento? Per raggiungere i potenziali partner, si può considerare di scrivere una lettera per richiedere volontari per i vostri prossimi eventi. Il tuo messaggio dovrebbe comunicare più del semplice fatto che hai bisogno di volontari per eventi che sostengono la tua causa. Nella tua lettera, dovresti far sapere alle aziende come possono beneficiare di una partnership, cosa significa la tua causa per la comunità che condividete, e come le vostre organizzazioni possono realizzare di più insieme. Puoi usare questo schema per creare una lettera di richiesta di volontari per il tuo prossimo evento.
Esempio di lettera di richiesta di volontari per un evento
- Frase di apertura che attira l’attenzione: Scrivi una frase di apertura che attiri i lettori.
- Scopo o necessità: Qual è lo scopo dell’evento? Cosa otterrete con i vostri sforzi?
- Soluzione: Come aiuteranno i loro sforzi collettivi?
- Benefici: Cosa ci guadagnano i volontari e l’azienda? Metterete in evidenza il logo dell’azienda, per esempio?
- Aspettative dei volontari: Cosa possono aspettarsi di fare i volontari? Per quale tipo di lavoro devono prepararsi?
- Passi successivi e contatti: Come dovrebbe rispondere l’azienda alla tua lettera? Come dovrebbero registrarsi i dipendenti per le opportunità?
Non dimenticare di seguire con una telefonata. Sembrerà più personale e mostrerà all’azienda che ti affidi a loro in modo specifico per contribuire al successo del tuo evento.
Guarda questo articolo per saperne di più sui benefici delle partnership aziendali.
Semplifica la registrazione del team
Una volta che i potenziali volontari dell’evento trovano le opportunità a cui sono interessati, dovrebbero potersi registrare facilmente. Lo stesso vale per squadre e gruppi di famiglie e partner aziendali. Una semplice registrazione di squadra significa che i volontari possono iscriversi insieme all’evento direttamente attraverso il tuo sito web, risparmiando tempo e riducendo inutili ritorni di informazioni. Dopo aver inserito solo alcune informazioni chiave, le squadre dovrebbero essere registrate immediatamente e i loro posti riservati. Richiedi le informazioni di contatto di un caposquadra, in modo da poter facilmente identificare e raggiungere una persona di riferimento per comunicare rapidamente le informazioni necessarie.
Preassegna i lavori
La preparazione è la chiave per una navigazione senza problemi il giorno dell’evento. Inoltre, i volontari del tuo evento sono più propensi a partecipare di nuovo se hanno un’esperienza positiva la prima volta che fanno volontariato con la tua organizzazione. Quando elencate le vostre opportunità, includete il lavoro che volete che facciano e una breve descrizione. Questo permette ai volontari dell’evento di abbinare se stessi alle giuste opportunità. Quando i tuoi volontari arrivano all’evento, sono pronti per iniziare e sanno esattamente quali sono le loro responsabilità.
Invia promemoria
Dopo che i volontari si sono registrati al tuo evento, segui un’email per confermare la registrazione e ringraziare i volontari per il loro interesse. Dato che siamo umani, a volte ci dimentichiamo le cose. Invia un promemoria alcuni giorni prima con la data e l’ora dell’evento. Specifica le informazioni logistiche in modo che i volontari si sentano preparati. Raccomandiamo di includere le seguenti informazioni:
- Dettagli del luogo
- Numeri di contatto del giorno
- Cosa portare
- Un programma della giornata
Potresti anche allegare una breve ma penetrante letteratura sulla tua causa in modo che i volontari siano coinvolti prima ancora del loro arrivo. La preparazione della tua organizzazione dimostra la tua dedizione alla causa, ispirando l’impegno da parte dei volontari.
Estabilisci un sistema di check-in dei volontari
Un sistema di check-in ad ogni evento ti aiuterà a tenere traccia della presenza dei volontari. Non appena i volontari arrivano sul luogo dell’evento, falli andare direttamente a un punto di check-in (e includi una segnaletica chiara in modo che sia facile da individuare). Un processo di check-in automatizzato permetterà anche ai volontari di firmare l’entrata e l’uscita, in modo che la vostra organizzazione non profit possa registrare dati preziosi sui numeri e le ore di partecipazione. Se non avete a disposizione la tecnologia, abbandonate carta e penna e create un foglio di calcolo per registrare le presenze e le ore di partecipazione. Un evento ben organizzato ridurrà al minimo lo stress dei volontari agli eventi, assicurando loro un’esperienza positiva.
Grazie ai tuoi volontari
Rafforza i tuoi sforzi di reclutamento con un migliore coinvolgimento dei volontari. Ora che sai come ottenere volontari per un evento, puoi prepararti al successo per l’evento successivo. Concludete ogni evento riunendo i vostri volontari per ringraziarli del loro duro lavoro. Parlate di tutto ciò che siete riusciti a realizzare come squadra e di quanto sia stato prezioso il loro impegno come volontari. Seguite con un’e-mail di ringraziamento sincero. Essere apprezzati fa sentire bene – i volontari potrebbero voler aiutare di nuovo!
La vostra organizzazione fa affidamento sugli sforzi benevoli dei volontari del vostro evento. Speriamo che queste 8 strategie vi aiuteranno ad avere tutto l’aiuto necessario per rendere il vostro prossimo evento un successo. Non abbiate paura di usare questi suggerimenti per coinvolgere e trattenere i volontari per qualsiasi opportunità futura della vostra organizzazione!