Gli ordini di modifica sono una parte necessaria della costruzione.
È un argomento delicato quando, dopo aver iniziato un progetto di costruzione, vengono fuori cose che richiedono l’addebito di costi aggiuntivi.
Molti appaltatori hanno paura di addebitare i Change Orders per paura che questo influenzi il loro rapporto d’affari. O peggio, lavorano su una base oraria e non vengono mai pagati per il loro lavoro.
Gli ordini di modifica possono essere difficili da far approvare e mantenere un rapporto solido.
Siamo una società di stima e consulenza edilizia, e abbiamo sviluppato una strategia molto specifica per far approvare gli ordini di modifica.
Vi mostrerò come fatturare gli ordini di modifica in modo professionale, ottenerne l’approvazione ed essere una risorsa per il vostro cliente che continua a volervi utilizzare per i progetti.
Utilizzando queste strategie, abbiamo visto i clienti fare un 10-20% in più sul loro contratto attraverso gli ordini di modifica.
Che cos’è un ordine di modifica?
Un ordine di modifica è un mini-contratto formale che modifica il contratto originale. Gli ordini di modifica possono essere aggiunte o deduzioni all’importo del tuo contratto.
Quando hai un contratto, hai un ambito di lavoro di ciò che è incluso nella tua lista di responsabilità.
Ogni progetto ha dei cambiamenti, e quelli arrivano sotto forma di cambiamenti del proprietario, requisiti dell’ispettore, e conflitti nei disegni, e molti altri.
Perché questi cambiamenti sono fuori dal tuo contratto, dovresti addebitare qualcosa per il lavoro.
La sfida con gli ordini di cambiamento è che molti appaltatori e subappaltatori credono che far pagare certe cose, o far pagare troppo, farà sì che il tuo cliente non voglia più usarti in futuro.
Evitare gli ordini di cambiamento (e affermarti come una risorsa preziosa)
Se sei un appaltatore molto bravo, farai la tua dovuta diligenza per identificare qualsiasi problema prima ancora di iniziare il lavoro per evitare ordini di cambiamento. La maggior parte degli ordini di modifica derivano da problemi preesistenti in cantiere, o da problemi di coordinamento che possono essere prevenuti da una dettagliata revisione dell’ambito e del piano, da una riunione dei subappaltatori o da una riunione tra proprietario e architetto.
Se vuoi davvero dimostrare il tuo valore a un appaltatore generale (o proprietario se sei il GC), identifica i problemi prima che accadano. Risparmia al GC (o al proprietario) alcuni mal di testa e sorprese di budget, e posso garantire che torneranno da te in futuro.
I problemi comuni che vedo spesso sono:
- I lavori di canalizzazione meccanica interferiscono con le altezze del soffitto
- Le dimensioni strutturali non corrispondono alle dimensioni architettoniche
- Le dimensioni dell’ADA non sono conformi al codice, ma passano la revisione del piano
- I pannelli di accesso sopraelevati non sono conformi al codice meccanico (alcuni codici richiedono la capacità di rimuovere completamente i componenti aerei)
- Lo scopo del lavoro manca di parti dei progetti (questo accade spesso a causa della fretta di rispettare le scadenze)
Ma non si può controllare se il proprietario ridisegna i muri, o se un ispettore arriva e aggiunge ulteriori requisiti che non sono stati presi nella revisione del piano, o che dire quando un altro mestiere danneggia il tuo lavoro e devi rifare alcuni lavori?
Oppure… cosa succede se un tubo dello sprinkler scoppia e danneggia il muro a secco?
A causa delle sfide che abbiamo visto nella nostra esperienza, abbiamo sviluppato questa strategia in cui è possibile identificare il tipo di ordine di cambiamento in modo da poterlo affrontare un po’ diversamente.
Come emettere strategicamente un ordine di modifica
La procedura operativa standard per gli ordini di modifica è in genere quella in cui si prepara un documento con un piccolo ambito di lavoro del lavoro aggiuntivo da eseguire, un importo totale, e informazioni di supporto per dimostrare perché si sta caricando questo importo.
È una specie di mini-stima per il lavoro da eseguire. E una volta firmato, diventa un mini-contratto che modifica il contratto originale.
Questo è un esempio di come si presenta un ordine di cambiamento.
E il supporto per esso:
Potresti voler aggiungere un ulteriore supporto per provare il tuo caso. Il tuo backup è la tua prova di ciò che il lavoro che deve essere eseguito è, e perché sta costando quello che stai facendo pagare.
Dovresti includere foto, ordini di acquisto, fatture, e-mail, RFI, addendi, revisioni, schizzi, frammenti del piano, immagine evidenziata del piano, e qualsiasi altra prova di cui potresti aver bisogno per dimostrare il tuo caso.
È una buona idea usare un software di gestione del progetto per tenere traccia di ordini di modifica, richieste di informazioni (RFI), addendum e revisioni e schizzi. Puoi usare Procore o Corecon per gestire questo.
Consiglio anche Dropbox per gestire tutta la tua documentazione. Potete integrare queste cartelle con la vostra squadra.
Vi consiglio di fatturare aggressivamente i Change Orders. Ci sono alcune buone ragioni per questo.
Ragioni per fatturare aggressivamente gli ordini di modifica
Gli ordini di modifica sono spesso negoziati – Presentando un prezzo aggressivo, quando hai bisogno di scontare il tuo cliente, stai ancora guadagnando sull’ordine di modifica.
Gli ordini di modifica sono spesso contestati – Possono essere contestati perché credono che il lavoro sia parte del tuo contratto. Fatturando in modo aggressivo per gli altri ordini di modifica, quando ne arriva uno che non puoi vincere, attenui le tue perdite facendo pagare più del solito gli altri.
Non c’è concorrenza – Quando fai un’offerta, cerchi di essere l’offerente basso perché hai dei concorrenti. Una volta che sei sul lavoro, è improbabile che un appaltatore assuma un’altra azienda per eseguire un ordine di cambiamento.
Gli ordini di cambiamento comportano sempre il rischio di mancato pagamento – Anche se ci sono metodi legali per garantire il pagamento, difficilmente vuoi andare nella direzione di fare causa o pegno se non è assolutamente necessario. Ci sono ordini di modifica che inizialmente vengono approvati, e più tardi il proprietario si trova senza soldi, o il GC si rende conto che non è mai stato approvato e che è sfuggito al controllo. È comune per i GC tornare più tardi e chiedere sconti, o rifiutarsi di pagare qualcosa. O anche “convenientemente” dimenticano a cosa serve.
Ricorre per “Favori” – Gli appaltatori generali sono noti per chiedere lavoro gratuito sotto forma di favori. In piena trasparenza – quando ero un sovrintendente, chiedevo sempre piccole cose. I GC lo prendono come un insulto quando hai bisogno di riparare un piccolo buco e gli fai pagare 100 dollari per quel lavoro. Ma cosa succede quando chiedono 20 piccoli favori? Possono arrivare a migliaia di dollari. Se non puoi fatturarli direttamente, puoi recuperare quei costi indirettamente attraverso altri ordini di modifica fatturati in modo aggressivo.
Rendere T&M (Tempo e Materiali) contro la tua politica aziendale
Si consiglia di rendere il Tempo e i Materiali contro la tua politica aziendale. Non è davvero un modo buono e sicuro di fatturare il tuo lavoro.
Invece, raccomandiamo di usare SEMPRE ordini di cambiamento formali.
Quello che succede sul lavoro è dovuto alla fretta nei cantieri, gli appaltatori generali vorranno che i subappaltatori procedano con il lavoro su una base oraria e che paghino per manodopera e materiali ragionevoli con un piccolo ricarico.
Il problema con questo è che ti lascia aperto al tuo cliente che cerca di negoziare il tuo prezzo più basso. Gli piace dire “Non sono riuscito a far approvare questo, quindi non saremo in grado di coprire questo”. Oppure potrebbero dire “Ho bisogno di abbassare questi costi se vogliamo che il proprietario lo approvi”.
E poiché non hai un ordine di modifica approvato, non hai nessuna documentazione legalmente vincolante per cui essere pagato.
Invece, se il tuo cliente insiste sul T&M, offri un ordine di modifica “Not-to-Exceed”.
Questo è come un ibrido T&M e ordine di modifica formale. Per prima cosa, il GC approva il tuo ordine di modifica sulla base di un prezzo massimo garantito. Puoi usare i biglietti di campo per tenere traccia delle ore, così essenzialmente stanno pre-approvando il tuo ordine di cambiamento.
Fattura secondo il motivo del cambiamento
I cambiamenti sono fatti per vari motivi. Alcune sono dovute al fatto che il proprietario e l’architetto vogliono un cambiamento durante la costruzione, e altre sono al di fuori del controllo del proprietario o del GC.
Ecco le ragioni dei cambiamenti e come gestirle.
Cambiamenti diretti dal proprietario
Spesso una volta che il lavoro è in corso e i proprietari iniziano a vedere i muri che vengono messi su, spesso sono ispirati a fare cambiamenti perché possono effettivamente visualizzare lo spazio.
Questi cambiamenti sono opzionali. Per questo motivo, è possibile far pagare un premio per questi. La logica qui è che non c’è concorrenza perché sei già sul posto di lavoro.
Sono un fan degli ordini di cambiamento aggressivi e lascio che il proprietario o il GC cerchino di negoziare il tuo prezzo verso il basso.
Cambiamenti diretti dall’architetto
Gli architetti fanno anche cambiamenti quando notano incongruenze nel loro design o ispirazioni dell’ultimo minuto che potrebbero avere. Questo è vero anche per gli architetti d’interni.
Trattiamo questi cambiamenti in modo simile ai cambiamenti del proprietario. Anche per questi abbiamo un sovrapprezzo. A volte l’architetto rilascia un addendum o uno schizzo per chiarire o migliorare qualcosa sul lavoro. Se si tratta di una modifica facoltativa, noi calcoliamo un premio. Se è un cambiamento necessario, il prezzo è un po’ più basso.
Conflitti nei disegni
Nessun disegno è mai perfetto. L’industria dell’architettura ha sviluppato un software abbastanza sofisticato per aiutare a individuare i conflitti prima che diventino problemi, ma ci sono sempre problemi nei disegni.
Ogni volta che succede, si cerca di mantenere il prezzo ragionevole per non sembrare un prezzo troppo alto.
L’ispettore richiede elementi aggiuntivi
Gli ispettori sono noti per venire sul posto di lavoro e aggiungere requisiti aggiuntivi e fare cambiamenti basati sul loro codice di costruzione.
A volte le cose si perdono nella revisione del piano, o durante le ristrutturazioni di edifici esistenti, ci sono sorprese nascoste dietro i muri che gli ispettori notano.
Per questi, cercate di essere ragionevoli. Questo è un cambiamento imprevisto.
Danni da parte di altri subappaltatori
Danni da parte di altri subappaltatori sul cantiere sono molto comuni. Si traducono spesso in un addebito posteriore per il costo di riparazione del danno al lavoro.
Questi si traducono sempre in un addebito posteriore. Se avete buoni rapporti con quel subappaltatore, cercate di risolvere la cosa direttamente con loro, o fate pagare poco o al costo. Questo è solo per coprire i tuoi costi.
Una volta ho avuto un appaltatore meccanico che ha strappato tutti i miei soffitti acustici perché aveva problemi a installare il suo lavoro meccanico. Hanno strappato tutto il nostro lavoro, quindi gli abbiamo addebitato il doppio del costo.
Emergenze sul lavoro
E a volte, le cose accadono e basta. Un tubo dell’impianto idraulico può rompersi, ci può essere una perdita nel tetto e danneggiare il muro a secco, o ci può essere un incendio.
Queste cose devono essere rimediate e riparate prima di consegnare lo spazio al proprietario.
Queste cose si fanno pagare ragionevolmente. Si cerca anche di fare gioco di squadra e di fare queste cose a prezzo di costo. Non è colpa del proprietario.
A volte l’assicurazione di responsabilità generale copre questo tipo di problemi. Se questo è il caso, puoi far pagare i premi.
Favori
Infine, i GC e i proprietari chiedono favori.
Se ti fai pagare per ogni singolo piccolo importo, sembrerà che tu stia facendo la cresta.
Quello che fai qui è tenere traccia del lavoro in un ordine di cambiamento impostato come una bozza nel tuo software. Una volta che raggiunge una soglia, fai sapere al tuo cliente che inizi a fatturare.
Negoziare i tuoi ordini di modifica
Ti imbatti in molti scenari in cui i tuoi ordini di modifica non vengono approvati. Se fatturi secondo il motivo del cambiamento che raccomandiamo sopra, probabilmente avrai meno problemi a far approvare gli ordini di modifica. Queste sono strategie collaudate in cui osserviamo il motivo di fondo dei cambiamenti.
In sostanza, quando è fuori dal controllo di chiunque, si cerca di fare gioco di squadra e di far pagare meno il lavoro. Quando si tratta di modifiche facoltative, puoi fatturare tariffe più alte e spesso ti verrà chiesto di negoziare i tuoi prezzi. Questo ti assicura di coprire i tuoi costi, e di fare un profitto decente per il tuo tempo e sforzo.
Ci saranno momenti in cui non riesci a far approvare qualcosa, quindi puoi usare la leva del programma per “spingere” il tuo GC ad approvare rapidamente. Puoi fargli sapere che hanno bisogno di un’approvazione firmata prima di procedere. Questa è una delle ragioni principali per cui non incoraggiamo il lavoro T&M o l’esecuzione del lavoro prima di avere un’approvazione firmata. Una volta che il lavoro è completo, c’è una buona possibilità che tornino e dicano “il proprietario ha approvato solo il 50% dei tuoi costi, quindi è tutto quello che possiamo pagarti”. Succede di continuo.
Per fortuna, con un ordine di modifica firmato, si modifica legalmente il contratto e si ha la possibilità di chiedere un pegno per il mancato pagamento.
Conclusione
Ora sapete come fatturare correttamente ed efficacemente gli ordini di modifica.
Non deve essere difficile o un problema farli approvare. Gli ordini di modifica possono farvi guadagnare tra il 10-20% sul valore aggiuntivo del contratto. Vi ho mostrato come emettere strategicamente ordini di modifica, l’importo da fatturare e come negoziare la loro approvazione. Vi ho anche mostrato come includere nella vostra fatturazione AIA.