Come assumere un contabile

Ogni dollaro conta per gli imprenditori, quindi se non sai dove ti trovi mensilmente, potresti non essere in giro alla fine dell’anno. E mentre l’utilizzo di un software di contabilità fai-da-te può aiutare a monitorare i costi, i benefici dell’assunzione di buoni contabili si estendono ben oltre l’analisi dei numeri. Potenzialmente, possono essere il partner finanziario della vostra azienda per tutta la vita, con una conoscenza intima non solo di come finanzierete il vostro prossimo muletto, per esempio, ma anche di come finanzierete l’istruzione universitaria di vostra figlia.

Prima di assumerne uno, però, assicuratevi di capire le quattro aree fondamentali di competenza in uno studio contabile generale:

1. Servizi di consulenza aziendale. Dal momento che un contabile dovrebbe conoscere il vostro ambiente aziendale, la vostra situazione fiscale e i vostri rendiconti finanziari, ha senso chiedere loro di mettere insieme tutti i pezzi e aiutarvi a elaborare un business plan e un piano finanziario personale. I contabili possono offrire consigli su tutto, dall’assicurazione (avete davvero bisogno di un’assicurazione per l’interruzione dell’attività o è più conveniente affittare una seconda sede?) all’espansione (come influirà la capacità aggiuntiva sui costi operativi?). I contabili possono portare un nuovo livello di comprensione, semplicemente in virtù della loro prospettiva.
2. Contabilità e registrazione. Queste sono forse le discipline contabili più basilari. Mentre ha senso per molti proprietari di aziende gestire i loro registri giornalieri, un contabile può aiutare a impostare i sistemi di contabilità e di gestione e mostrarvi come usarli. Un buon sistema permette di valutare la redditività e modificare i prezzi. Ti permette anche di monitorare le spese, tracciare un budget, individuare le tendenze e ridurre le spese di contabilità necessarie per produrre rendiconti finanziari e dichiarazioni fiscali.
3. Consulenza fiscale. I commercialisti che forniscono assistenza su questioni fiscali di solito possono farlo in due aree: conformità fiscale e pianificazione fiscale. La pianificazione si riferisce alla riduzione del carico fiscale complessivo. La conformità si riferisce al rispetto delle leggi fiscali.
4. Revisione. Questi servizi sono più comunemente richiesti dalle banche come condizione di un prestito. Ci sono molti livelli di revisione, che vanno dalla semplice preparazione dei rendiconti finanziari a una vera e propria revisione, in cui il contabile o un’altra terza parte fornisce la garanzia che le informazioni finanziarie di una società siano accurate.

Scegliere un contabile
Il modo migliore per trovare un buon contabile è quello di ottenere una raccomandazione dal tuo avvocato, il tuo banchiere o un collega di lavoro. Puoi anche controllare con la Society of Certified Public Accountants nel tuo stato, che può fare un riferimento.

Mentre i contabili di solito lavorano per grandi aziende, i CPA (certified public accountants) lavorano per una varietà di grandi e piccole imprese. Non sottovalutare l’importanza di un CPA. Questo titolo è assegnato solo a persone che hanno superato un rigoroso test di due giorni, standardizzato a livello nazionale. La maggior parte degli stati richiedono che i CPA abbiano almeno una laurea o il suo equivalente. Molti stati richiedono anche un lavoro post-laurea.

Una volta che avete trovato alcuni buoni candidati, è importante determinare quanto del lavoro la vostra azienda farà e quanto sarà fatto dal contabile.

I servizi di contabilità possono essere divisi in tre grandi categorie: la registrazione delle transazioni, il loro assemblaggio, e la generazione di dichiarazioni e rendiconti finanziari. Sebbene le prime due categorie richiedano un livello di abilità inferiore rispetto alle seconde, molte aziende applicano la stessa tariffa oraria per tutte e tre. Questo è il motivo per cui è importante determinare esattamente quale lavoro volete che un contabile gestisca.

Il passo successivo è quello di intervistare i vostri referenti. Per ciascuno, pianificare due incontri prima di prendere una decisione. Un incontro dovrebbe essere presso di voi. L’altro dovrebbe essere presso di loro. Durante le interviste, il vostro obiettivo principale è quello di scoprire tre cose: servizi, personalità e tariffe. Ecco cosa chiedere in ogni area.

1. Servizi: La maggior parte delle società di contabilità offre servizi fiscali e di revisione contabile. Ma che dire della contabilità? Consulenza gestionale? Pianificazione patrimoniale? Il commercialista vi aiuterà a progettare e implementare sistemi di informazione finanziaria? Un CPA può offrire servizi che includono l’analisi delle transazioni per prestiti e finanziamenti; la preparazione, il controllo, la revisione e la compilazione dei rendiconti finanziari; la gestione degli investimenti; e la rappresentanza davanti alle autorità fiscali.
   Anche se le aziende contabili più piccole sono generalmente una scommessa migliore per gli imprenditori, potrebbero non offrire tutti questi servizi. Assicuratevi che lo studio abbia ciò di cui avete bisogno. Se non è in grado di offrire servizi specializzati, potrebbe avere rapporti con altre aziende a cui può fare riferimento per gestire queste questioni. Oltre ai servizi, assicuratevi che lo studio abbia esperienza con le piccole imprese e con il vostro settore specifico.
2. Personalità: Lo stile del commercialista è compatibile con il vostro? Assicuratevi che le persone che incontrate siano le stesse che si occuperanno della vostra attività. In molte società di contabilità, alcuni partner si occupano delle vendite e dei nuovi affari, per poi passare il lavoro effettivo dei conti ad altri.
   Quando valutate la competenza e la compatibilità, chiedete ai candidati come gestirebbero le situazioni che vi riguardano. Per esempio: Come gestirebbe un controllo dell’ufficio dell’IRS che cerca la verifica delle spese automobilistiche? Ascoltate le risposte e decidete se questo è il modo in cui vorreste che i vostri affari fossero gestiti.
   Rendete conto anche del fatto che avere un contabile che ha un approccio diverso può essere una buona cosa. Assicuratevi solo che il commercialista non vi faccia pressione per fare cose che non vi piacciono.
3. Tasse: Chiedete questo in anticipo. La maggior parte delle ditte di contabilità si fa pagare all’ora con tariffe che vanno da 100 a 275 dollari. Tuttavia, altri lavorano su un fermo mensile. Ottieni una gamma di citazioni da diversi commercialisti. Cercate anche di ottenere una stima delle spese annuali totali in base ai servizi che avete discusso.
   Non basate la vostra decisione solo sul costo, tuttavia, come un contabile che fa pagare una tariffa oraria più alta è probabile che sia più esperto e in grado di lavorare più velocemente di un principiante che fa pagare meno.
   Assicuratevi anche di chiedere referenze — in particolare da clienti nel vostro settore. Chiamali per scoprire quanto sono stati soddisfatti dei servizi, delle tariffe e della disponibilità del commercialista.

Per ottenere il massimo dal rapporto
Dopo aver fatto una scelta, spiega i termini dell’accordo in una lettera di assunzione. Il documento dovrebbe dettagliare le dichiarazioni e gli estratti conto da preparare e gli onorari da addebitare. Questo assicura che voi e il vostro commercialista abbiate le stesse aspettative.

Inoltre, mantenete la vostra parte dell’accordo. Non date al vostro commercialista una scatola di scarpe piena di ricevute. Scrivete i dettagli di tutti gli assegni nel vostro registro degli assegni, se sono per utenze, forniture e così via. Allo stesso modo, identificate le fonti di reddito sulle vostre ricevute di deposito bancario. Meglio mantieni i tuoi registri, meno tempo deve passare il tuo contabile e più bassa sarà la tua parcella.

È una buona idea incontrare o almeno parlare con il tuo contabile ogni mese. Rivedere i rendiconti finanziari e analizzare i problemi in modo da sapere dove vanno i vostri soldi. Il vostro commercialista dovrebbe andare oltre il calcolo dei numeri per suggerire modi alternativi di tagliare i costi e fungere da cassa di risonanza per qualsiasi idea o domanda che avete.

Estratto da Start Your Own Business, Fifth Edition dallo staff di Entrepreneur.

Fare le domande giuste

Queste sono dieci domande critiche da fare quando si intervista un commercialista:

1. Sei un CPA? (Non dare per scontato che ogni contabile lo sia.)

2. Ha la licenza per esercitare nel suo stato?

3. Quando e dove ha ricevuto la licenza per esercitare?

4. Dove è andato a scuola, e quali gradi ha conseguito?

5. Chi sono alcuni dei suoi clienti? (Chiamali.)

6. In quale area sei specializzato?

7. Quanto sono grandi o piccoli i tuoi clienti, e che dimensioni avevano quando hai iniziato il tuo rapporto con loro?

8. Quanto sei accessibile? (Alcuni commercialisti sono disponibili solo durante l’orario di lavoro; altri vi daranno il loro numero di casa o del cercapersone)

9. A quali organizzazioni professionali appartiene? Quanto sei attivo in questi gruppi?

10. Quali sono le sue tariffe? (Chiedi di vedere alcune fatture attuali.)

Estratto da Start Your Own Business, Quinta Edizione dallo staff di Entrepreneur.