Che cos’è la comunicazione verso il basso?
La comunicazione verso il basso scorre da un livello superiore a un livello inferiore in un’organizzazione ed è nota come comunicazione verso il basso.
In altre parole, la comunicazione che ha luogo dai superiori ai subordinati in una catena di comando è una comunicazione verso il basso.
Questo flusso di comunicazione è usato dai manager per trasmettere informazioni relative al lavoro agli impiegati ai livelli inferiori. I dipendenti hanno bisogno di queste informazioni per svolgere il loro lavoro e per soddisfare le aspettative del loro manager.
Può includere la gestione efficiente del tono del messaggio, e anche mostrare abilità in una delega per assicurarsi che il lavoro sia fatto in modo efficiente dalla persona giusta.
Importanza della comunicazione verso il basso
L’importanza della comunicazione verso il basso sono:
- Per dare un’idea
- Per incoraggiare
- Per mantenere la disciplina
- Per informare la logica del lavoro
- Per spiegare il cambiamento
- Per dare direzione
- Assegnazione del lavoro
- Per controllare
- Per valutare
Per dare un’idea
Con l’aiuto di obiettivi di comunicazione verso il basso, politiche, regole sono spiegate ai subordinati dal superiore per dare una comprensione completa.
Incoraggiare
I dipendenti devono essere motivati a lavorare di più per raggiungere gli obiettivi organizzativi. La direzione deve ricorrere alla comunicazione verso il basso per incoraggiare i dipendenti di livello inferiore.
Per mantenere la disciplina
Questa comunicazione segue la gerarchia organizzativa, quindi ogni unità di sezione o dipartimento deve seguire le regole o la procedura stabilite. Come risultato la disciplina è assicurata.
Informare la logica del lavoro
Un obiettivo importante di questo tipo di comunicazione è quello di dare informazioni riguardanti la logica del compito assegnato e la sua relazione con altri compiti organizzativi.
Per spiegare i cambiamenti
I cambiamenti dipendono dalle circostanze. Quando c’è qualche cambiamento rispetto ai piani, alle politiche, alle procedure o alle regole ecc. tali sono la comunicazione con spiegazione attraverso la comunicazione verso il basso.
Dare la direzione
Per dirigere qualsiasi assegnazione, lavoro o compito ai subordinati, il superiore fa la comunicazione verso il basso.
Assegnazione del lavoro
Per assegnare il lavoro secondo l’efficienza dei lavoratori, il superiore fa la giustificazione attraverso la comunicazione verso il basso.
Per controllare
Siccome le istruzioni necessarie sono trasmesse attraverso la comunicazione verso il basso, gli impiegati sono molto consapevoli dei loro compiti e attività. Perciò tale comunicazione può agire come uno strumento di controllo.
Per valutare
La comunicazione verso il basso aiuta i supervisori a valutare il lavoro svolto dagli impiegati. La comunicazione verso il basso è usata per informare gli impiegati delle loro valutazioni.
Svantaggi della comunicazione verso il basso
I vantaggi della comunicazione verso il basso sono i seguenti:
- Efficienza
- Facilità di delega
- Disciplina organizzativa
- Comunicazione efficace degli obiettivi
Efficienza
La comunicazione verso il basso offre efficienza perché le istruzioni e le informazioni provengono dalle fonti di potere che sono in grado di coordinare le attività dal vertice dell’organizzazione.
Facilità di delega
La delega è molto più facile se la delega viene direttamente dalla struttura di comunicazione verticale che rappresenta la catena di comando.
Disciplina organizzativa
La comunicazione verso il basso segue la gerarchia dell’organizzazione, il che significa che la disciplina organizzativa e la conformità dei membri è molto più facile da mantenere.
Comunicazione efficace degli obiettivi
La direzione superiore può facilmente comunicare gli obiettivi e assegnare le responsabilità riguardo al raggiungimento di tali obiettivi.
Svantaggi della comunicazione verso il basso
Gli svantaggi della comunicazione verso il basso sono i seguenti:
- Problemi interpretativi
- Distorsione
- Non è motivante
- Lento feedback
- Abbassa il morale
Problemi interpretativi
La comunicazione verso il basso presenta problemi interpretativi a causa dell’effetto di distorsione e del lento feedback per il chiarimento del messaggio.
Distorsione
Hai mai giocato al gioco della vite? Le comunicazioni verso il basso possono essere distorte quando procedono attraverso più livelli dell’organizzazione.
Non è motivante
Data la lentezza del feedback e la dipendenza dai canali formali di comunicazione, questo metodo di comunicazione non aiuta molto la motivazione.
Lento feedback
Ci vuole tempo perché i messaggi scendano nell’organizzazione e poi risalgano e poi scendano di nuovo. Questo significa che il feedback può essere lento, con conseguenti problemi, specialmente in un ambiente dinamico.
Abbassa il morale
Dato il tempo che la comunicazione richiede e il problema dei messaggi distorti, le comunicazioni verso il basso possono avere un impatto negativo sul morale dell’organizzazione.
Scopo della comunicazione verso il basso
Canary (2011) ha identificato cinque scopi generali della comunicazione verso il basso:
- Implementazione di obiettivi, strategie, e obiettivi
- Istruzioni e motivazioni del lavoro
- Procedure e pratiche
- Riferimento delle prestazioni
- Socializzazione
Implicazione di obiettivi, strategie e obiettivi
La comunicazione di nuove strategie e obiettivi fornisce informazioni su obiettivi specifici e comportamenti attesi. Dà la direzione per i livelli inferiori della scuola/del distretto scolastico, del college comunitario o dell’università.
Per esempio: “Il nuovo mandato di riforma è reale. Dobbiamo migliorare la qualità dell’apprendimento degli studenti se vogliamo avere successo”.
Istruzioni e motivazioni del lavoro
Sono direttive su come svolgere un compito specifico e su come il lavoro si collega ad altre attività dell’organizzazione scolastica. Le scuole, i college comunitari o le università hanno bisogno di coordinare gli obiettivi individuali e dipartimentali con gli obiettivi dell’intera organizzazione.
Spesso non riusciamo a fornire abbastanza di questo tipo di informazioni, lasciando che sia il singolo membro del personale ad avere il quadro generale.
Procedure e pratiche
Sono messaggi che definiscono le politiche, le regole, i regolamenti, i benefici e le disposizioni strutturali dell’organizzazione scolastica al fine di ottenere un certo grado di uniformità nelle pratiche organizzative.
Nelle organizzazioni scolastiche, queste informazioni sono trasmesse ai membri del personale attraverso i manuali di politica del consiglio di amministrazione e dell’organizzazione, i manuali e le operazioni quotidiane dell’organizzazione scolastica.
Riferimento delle prestazioni
I rapporti sui progressi del dipartimento, le valutazioni delle prestazioni individuali e altri mezzi sono usati per dire ai dipartimenti o agli individui quanto bene stanno facendo rispetto agli standard e agli obiettivi delle prestazioni.
Per esempio: “Mary, il tuo lavoro sul terminale del computer ha notevolmente migliorato l’efficienza del nostro dipartimento.”
Socializzazione
Ogni organizzazione scolastica cerca di motivare i membri dello staff ad adottare la missione e i valori culturali dell’istituzione e a partecipare a cerimonie speciali, come picnic e campagne della United Way. È un tentativo di ottenere un impegno, un senso di appartenenza e un’unità di direzione tra i membri dello staff (Lunenburg & Ornstein, 2008).
Per esempio: “La scuola considera i suoi impiegati come una famiglia e vorrebbe invitare tutti a partecipare al picnic annuale e alla fiera del 30 maggio.”
Appunti di comunicazione aziendale
(Clicca sull’argomento per leggere)
Riferimento
- Comunicazione aziendale: “K.K. Sinha, Golgotia Publishing Company.
- Comunicazione aziendale: ” M.K. Sehgal, Vandana Khetrapal, Excel Books.
- Essentials of Business Communication: Rajendra Pal, J.S Korlahalli, Sultan Chand & Sons.
- Fred C. Lunenburg (2010). Canali di comunicazione formale: Verso l’alto, verso il basso, orizzontale ed esterno Recuperato il 3 febbraio 2021
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