Cos’è un Auto Attendant?
Non tutti conoscono il termine “auto attendant”, ma tutti sanno cos’è. Alcuni lo chiamano receptionist virtuale. È il saluto automatico che fornisce un menu di prompt da tastiera per i chiamanti per connettersi con i dipartimenti o le persone. Può anche fornire informazioni commerciali di base, come orari di lavoro, indirizzi locali o offerte attuali.
La prima impressione è importante. A differenza di un addetto alla reception dal vivo, l’assistente automatico lavora 24/7/365 e non ha mai una brutta giornata. Puoi anche personalizzare il messaggio per dopo l’orario di lavoro o le vacanze.
Perché usare un risponditore automatico? Quali sono i vantaggi?
Utilizzare un sistema di assistente automatico è il modo più semplice ed economico per migliorare la soddisfazione dei clienti e aumentare la produttività dei dipendenti.
Prima impressione professionale &ogni volta dopo
Non importa se sei una piccola impresa affermata con 20 dipendenti o una nuova start up (come te e un amico che lavora dal tuo garage) – con un assistente automatico, chi chiama non sarà in grado di dirlo. È uno dei modi più convenienti per dare immediatamente al tuo business un vantaggio.
Crea messaggi di benvenuto personalizzati
Migliora l’esperienza del tuo chiamante con saluti specifici per il tuo business, il luogo e la situazione. Una receptionist non ha bisogno di essere dal vivo per mantenere il tocco personale a cui i tuoi clienti sono abituati.
Mostra che la tua azienda rispetta il loro tempo e le loro esigenze utilizzando saluti coerenti, opzioni di menu ponderate e un efficiente instradamento delle chiamate.
Non perdere mai una chiamata con un facile instradamento delle chiamate
Ci siamo passati tutti: chiami un’azienda e ricevi il temuto, “La metto in attesa mentre la trasferisco…”, solo per far cadere la chiamata o trasferirla alla persona sbagliata.
Con un assistente automatico, questo non succede mai. I chiamanti possono scegliere con chi parlare, portandoli alla persona giusta, la prima volta. E se stai usando un sistema telefonico completamente virtuale, come NetLines, può connettersi ai telefoni cellulari dei dipendenti, aumentando il tasso di risposta alle chiamate.
L’assistente automatico ottimizza la tua comunicazione interna, riducendo la frustrazione del chiamante e ottimizzando il tempo dei dipendenti.
Aumenta la produttività &di concentrazione dei dipendenti
Per qualsiasi piccola impresa, il tempo è una risorsa preziosa. I dipendenti spesso indossano più cappelli e si destreggiano tra molte priorità. I compiti amministrativi sottraggono solo lavoro alle iniziative di crescita e alle operazioni chiave.
Con un centralinista automatico, il processo di instradamento delle chiamate è pre-programmato, liberando il tempo dei dipendenti.
Ogni dipendente o dipartimento riceve le chiamate appropriate, in tempo. Nessuna attesa per i trasferimenti o per un altro membro del team per trasmettere un messaggio. Le domande o i problemi dei clienti sono affrontati in modo efficiente, migliorando la produttività dei dipendenti e dei reparti.
Risparmiare denaro rispetto alle alternative professionali
Paragonato ad altre alternative professionali di receptionist, un servizio telefonico con un assistente automatico è tipicamente più economico. Sia che stiate considerando un centralinista a tempo pieno o che facciate affidamento su un capoufficio o un amministratore, un assistente automatico elimina questa necessità. Risparmierete tempo e denaro dei dipendenti che possono essere spesi meglio altrove.
Alcune aziende considerano anche un centralinista remoto dal vivo. Mentre questi servizi sono più economici di un dipendente a tempo pieno, costano ancora centinaia di dollari ogni mese. Per la maggior parte delle aziende, è un costo completamente inutile che può essere gestito meglio con un assistente automatico.
Chi dovrebbe usare un assistente automatico?
- Uffici (come quello dentistico, medico, finanziario, legale, marketing, e altri ancora)
- Squadre di vendita
- Agenti e società immobiliari
- Scuole e istituzioni che usano l’apprendimento a distanza
- Call center
- Piccoli imprenditori
- Consulenti
- Startup
- Freelancer
- Piccole aziende nonprofit
- Aziende o team virtuali o remoti
Esempi di quando &utilizzare un servizio di segreteria telefonica automatica
- Dopo l’orario di lavoro e nei fine settimana – quando il tuo ufficio è chiuso
- Festività, chiusure o cambiamenti operativi – feste nazionali, chiusura di fabbriche, vacanze scolastiche, chiusure temporanee o cambiamenti operativi (come durante una pandemia)
- Recupero da disastri – se chi chiama ha bisogno di maggiori informazioni su una recente inondazione, incendio, disastro naturale, ecc.
- Saluti stagionali – riconosci i tempi religiosi, nazionali o stagionali quando sono rilevanti per i tuoi chiamanti, come Pasqua, Natale, Diwali, Ramadan
- Campagne di marketing – risparmia tempo pre-registrando le informazioni sugli ultimi sconti pubblicizzati o sulle promozioni speciali
- Dipartimenti multipli – rendi facile contattare le vendite, supporto clienti, marketing, IT, o qualsiasi altro dipartimento della tua azienda
- Opzioni di lingua – dai ai chiamanti un’opzione automatica per usare la loro lingua preferita
Servizio di risposta automatica a due livelli
Con il servizio di risposta automatica NetLines, puoi anche impostare un assistente automatico a due livelli con opzioni di menu come:
“Grazie per aver chiamato la XYZ Company. Per il servizio clienti, premere 1. Per le vendite, premere 2. Per le sedi e gli orari dei negozi, premere 3…”
“Grazie per aver chiamato il reparto vendite. Per Aaron, premere 1. Per Julie, premere 2…”
Non importa il tuo orario di lavoro o il numero di dipendenti, il sistema di assistente automatico ha la tua piccola impresa coperta. È possibile creare saluti separati per le vacanze, dopo l’orario, e diverse ore del giorno e date.
Come impostare un assistente automatico
Il nostro sistema di assistente automatico è accessibile dal tuo iPhone o smartphone Android esistente. Non c’è bisogno di comprare attrezzature extra o assumere un professionista IT. Basta scaricare la NetLines App dal tuo app store per iniziare.
Prima di iniziare un messaggio di benvenuto, vorrai pianificare le opzioni di menu, gli interni, la gerarchia delle opzioni e tutto ciò che renderà facile l’esperienza del chiamante.
Hai bisogno di aiuto per organizzarti e creare i tuoi saluti personalizzati? Dai un’occhiata alla nostra guida definitiva agli script per gli assistenti automatici.
Avanza il tuo business con un assistente automatico
Implementare un assistente automatico è un senso di business intelligente: è più professionale, risparmia denaro, ottimizza la gestione delle chiamate e aumenta la produttività. Per non parlare del fatto che è poco costoso.
Con NetLines, si ottiene un sistema telefonico completamente virtuale sul tuo smartphone esistente. La sua funzione avanzata di assistente automatico eleverà il tuo business senza costare molto.