44 Modelli di fattura commerciale vuota [PDF, Word]

In parole povere, una fattura commerciale è un documento che serve come prova della transazione tra un acquirente e un venditore. Può anche essere usata dalla dogana per stabilire il valore della merce importata per la valutazione dei dazi e delle tasse.

Questo documento è preparato dal venditore e deve contenere le informazioni giuste. Di per sé, una fattura commerciale non conferisce diritti di proprietà della merce o dei beni – a meno che non sia accompagnata da un allegato che contiene l’importo totale del pagamento della persona che sta importando la merce. Il più delle volte, il venditore dà una copia originale della fattura al compratore e ne tiene una copia per sé. Tuttavia, se la merce deve essere importata, più copie possono essere date secondo necessità.

Le fatture commerciali devono contenere tutte le informazioni essenziali necessarie in modo che quando viene usata e ispezionata, non ci saranno ritardi inutili con la dogana. In questo articolo, imparerai tutto su questo documento e anche come fare il tuo modello e come creare il tuo modello ufficiale.

Modelli Fattura Commerciale

Quando si usano le fatture commerciali?

Le fatture commerciali sono documenti importanti che possono essere usati per diversi scopi. I venditori e gli esportatori devono sapere come e quando emetterle e come compilarle correttamente. Gli acquirenti e gli importatori devono anche avere ampie informazioni su questi documenti in modo da essere preparati ogni volta che questi documenti sono richiesti.

Qui ci sono alcune delle ragioni più importanti per cui le fatture commerciali sono fatte e utilizzate:

Come esportatore, sarete in grado di utilizzare questo per sostenere le vostre richieste di assicurazione, prestiti e programmi di sovvenzione. Avere questo a portata di mano consentirà transazioni più veloci e fluide quando si presentano i requisiti.
Sia l’acquirente che il venditore possono usarlo come un record o come prova per gli articoli che sono stati acquistati/venduti. Avere un registro degli articoli venduti e acquistati è vantaggioso per la registrazione finanziaria e la contabilità.
L’acquirente o l’importatore può usarlo per emettere i fondi per il pagamento attraverso la banca al venditore o all’esportatore. Senza una fattura commerciale, la banca può rifiutarsi di emettere fondi, a seconda delle loro politiche.
Questa servirebbe come principale documento di supporto per quando c’è una richiesta di assicurazione su una particolare spedizione. Affinché la richiesta di assicurazione sia data, dovrebbe essere presentata una fattura ufficiale.
Quando le merci sono spedite in un altro paese, l’importatore dovrebbe essere in grado di consegnarla prima che la merce possa essere sdoganata. Senza di essa, la merce potrebbe essere trattenuta all’aeroporto fino alla presentazione di altri requisiti, il che sarebbe molto scomodo.
Le banche dovrebbero ispezionare la fattura commerciale prima di dare il denaro sotto una lettera di credito o un incasso documentario.
Questo documento può anche essere usato insieme ad altri documenti (come un certificato di ispezione), che servirebbe come prova che ciò che si sta spedendo è della migliore qualità ed è esattamente ciò che il cliente ha ordinato.
Può anche essere usato dal governo per determinare il valore dei beni o delle merci quando si valutano i dazi.
Per le autorità doganali, questo può anche essere usato per lo stesso scopo così come per la registrazione delle statistiche e per l’ispezione.
Può servire come un contratto vincolante quando viene fatta una transazione e può essere usato come un requisito chiave nella procedura di licenza di importazione da alcuni paesi.

Come potete vedere, le fatture commerciali sono documenti importanti, per una serie di ragioni. Quindi sarebbe molto utile imparare tutto il possibile su di loro.

Le informazioni importanti necessarie nelle fatture commerciali

Se sei un venditore o un esportatore e hai intenzione di fare il tuo modello di fattura commerciale per la tua azienda, è necessario conoscere le informazioni vitali richieste che devono essere messe in esso. Tutte queste informazioni devono essere presenti per rendere il tuo documento ufficiale e accurato:

Nome completo, indirizzo postale completo e dettagli di contatto del venditore.
Nome completo, indirizzo postale completo e dettagli di contatto dell’acquirente.
Se si tratta di merce da spedire, il nome completo, l’indirizzo postale completo e i dati di contatto della persona a cui la merce deve essere spedita.
Numero di riferimento, data di emissione della fattura e numero dell’ordine della merce.
Descrizione completa della merce, compresi eventuali marchi, numeri, quantità, tipo e peso.
Dettagliata descrizione commerciale della merce in inglese chiaro.
Quantità della merce con il suo peso netto e lordo.
Prezzo e valuta della merce.
Eventuali sconti e spese aggiuntive, se presenti, per verificare i prezzi indicati nella fattura.
Tempo e modo di pagamento e consegna.
Paese di provenienza della merce. Se il nome del produttore è presente, sarebbe utile ma non necessario.
Mezzo di spedizione e percorso di spedizione.
Data e riferimento al numero di contratto di vendita.
Ora, data e luogo in cui la merce è stata venduta.
Una firma e data firmata (può essere inserito anche il titolo del firmatario).

Tutti questi elementi sono necessari per fare un modello. Ulteriori informazioni su come fare e compilare una fattura commerciale sono date in altre parti dell’articolo. Tieni anche a mente che quando fai la fattura, assicurati di avere una copia originale firmata e quante altre copie sono necessarie sia al compratore che al venditore.

Fattura commerciale vuota

Come fare il tuo modello di fattura commerciale

Fare il tuo modello per la tua azienda o il tuo business è abbastanza facile finché hai abbastanza informazioni per aiutarti. Ecco alcuni semplici passi per guidarvi nella creazione del vostro modello personalizzato:

Per avere un buon, solido riferimento, andate online, cercate e trovate fatture commerciali stampabili che sono già state fatte. Molti siti le offrono e tutto quello che devi fare è guardarle e scegliere quella a cui vorresti che la tua fattura fosse simile.
Per avere una migliore comprensione del documento, prova a compilare la fattura online. Questo ti darà una migliore comprensione di come dovresti formattare la tua fattura.
Utilizzando Microsoft Excel (o qualsiasi programma di foglio di calcolo con cui ti trovi bene), formatta e disegna il tuo modello di fattura commerciale. Puoi usare i moduli gratuiti e pre-fatti che trovi online come guida per creare la tua versione. Crea la tua fattura in modo che si adatti al tuo business e ai tuoi prodotti per transazioni commerciali efficienti in futuro. Insieme alle fatture pre-fatte, assicurati di includere tutte le informazioni necessarie per rendere la tua fattura ufficiale.
Anche se ci sono informazioni richieste, non c’è un formato specifico o richiesto per esse. Per risparmiare un sacco di tempo e fatica, sarebbe meglio per te lavorare con moduli pre-fatti piuttosto che creare i tuoi da zero.

Alcuni termini che dovresti capire prima di compilare la fattura commerciale

Le fatture commerciali contengono molte informazioni e per poterle compilare correttamente, devi essere in grado di capire tutti i termini scritti su di esse. Continua a leggere per imparare i termini più comuni che si trovano su ogni fattura commerciale, a beneficio di acquirenti, importatori, venditori o esportatori.

Shipper o Exporter si riferisce a te – la persona o la società che vende, spedisce o esporta merce commercialmente.
Destinatario si riferisce alla persona o all’azienda dove la merce acquistata viene inviata o spedita.
Destinatario intermedio si riferisce alla persona o all’azienda che fungerebbe da collegamento per conto del destinatario in un paese diverso, se presente, per essere in grado di completare la consegna.
Data si riferisce alla data esatta in cui la merce viene spedita ed esportata.
Numero di fattura si riferisce al numero di fattura commerciale, che viene dato dal venditore o dall’esportatore.
Numero PO cliente si riferisce al numero di riferimento per l’ordine, che viene dato dall’acquirente o dal cliente.
Valuta si riferisce alla valuta effettiva utilizzata nel calcolo degli importi totali nella fattura.
Paese di origine si riferisce al paese di provenienza della merce.
Paese di destinazione si riferisce al paese in cui la merce viene esportata o spedita.
Vettore si riferisce all’azienda o al percorso utilizzato per esportare la merce.
Termini di pagamento si riferisce ai termini e alle condizioni, concordati da acquirente e venditore.
Termini di trasporto si riferisce a tutti i termini e le condizioni che si applicano all’intero processo di spedizione e consegna.
Le note si riferiscono a tutte le istruzioni di spedizione e consegna da parte dell’acquirente.
Valore unitario si riferisce al costo di ciascuno degli articoli, individualmente.
Peso si riferisce al peso totale di tutti gli articoli combinati.
Trasporto si riferisce a tutte le spese di trasporto.
Assicurazione si riferisce a tutte le spese di assicurazione.
Firma si riferisce al titolo e alla firma del mittente insieme alla data in cui la merce è stata spedita.

Conoscere la definizione di questi termini che si trovano comunemente sulle fatture commerciali vi aiuterà a compilarle e capirle meglio. Le cose sarebbero molto più chiare e tu saresti molto più efficiente nel completare e distribuire le fatture.

Formulario di fattura commerciale

Come compilare le fatture commerciali

Ora che sai come fare il tuo modello di fattura commerciale e hai esaminato le definizioni dei termini più comuni che si trovano in esse, è il momento di capire come compilare una fattura in modo efficiente. È essenziale sapere come compilarle accuratamente per mettere le informazioni corrette su questo importante documento.

Leggi e studia i passi per compilare correttamente le fatture commerciali:

Fornisci le informazioni corrette e complete per l’acquirente, il venditore ed eventuali intermediari. Per completare questi dati, è necessario il nome, l’indirizzo postale completo (con il codice del paese), il numero di contatto (anche con il codice del paese) e il codice fiscale o il Social Security Number o qualsiasi altro numero di identificazione governativo comparabile. Nel caso di spedizioni, i destinatari possono essere indicati come destinatari, mentre l’acquirente o il mittente può essere indicato come mittente.
Fornite completamente tutti i dettagli della spedizione. Questi dati contengono il numero di fattura dell’esportatore, il motivo o i motivi dell’esportazione della merce, le condizioni di vendita, il numero di lettera di vettura o l’ID della spedizione – che il vettore userà per identificare o rintracciare la spedizione, il nome del vettore e la data in cui la spedizione è stata esportata. Sarebbe bene notare che alcune delle voci elencate sopra non si applicano alla vostra vendita o spedizione, quindi non è necessario compilare quelle parti. Le Condizioni di vendita sono probabilmente l’elemento più importante in quanto contengono molte informazioni riguardanti la spedizione e il processo di consegna.
Annota le descrizioni di tutti gli articoli che sono inclusi. Includi tutti gli articoli nella spedizione, la loro quantità (con l’unità usata per misurare l’articolo/i), una breve descrizione dell’articolo e per cosa l’articolo/i sarà usato o se sarà venduto. Includere anche il paese da cui proviene la merce (non necessariamente da dove la merce viene spedita), di cosa sono fatti e i numeri degli articoli, se presenti.
Completare il valore unitario e il valore totale della spedizione. Questo dovrebbe includere il valore di ogni articolo, il valore totale di tutti gli articoli e la valuta che è stata utilizzata per calcolare gli importi. Per gli articoli importati, deve essere incluso l’importo che ha pagato per la merce, senza le spese di spedizione o di assicurazione. Per gli articoli esportati, è necessario indicare l’importo per il quale la merce è stata acquistata e la valuta utilizzata per l’acquisto.
Finalizzate tutte le informazioni relative alla spedizione. Numero e peso totale dei pacchi, spese di assicurazione, eventuali sconti o riduzioni applicate, spese di trasporto e qualsiasi altro costo associato alla spedizione. Compili tutto ciò che si applica alla sua transazione e alla sua spedizione.
Firmi la sua fattura. Senza una firma, la tua fattura potrebbe non essere considerata valida.
Fai delle copie della tua fattura. Dato che darai la copia originale al tuo acquirente, dovresti fare tutte le copie di cui hai bisogno, per i registri o per altri scopi.
Controlla se tutte le informazioni sono accurate e se hai bisogno di fornire altri documenti di supporto. Un esempio di documento aggiuntivo sarebbe un certificato di origine. Questi documenti aggiuntivi sono di solito necessari per le spedizioni internazionali, ma sarebbe saggio controllare sempre se sono necessari documenti aggiuntivi, non importa dove la vostra spedizione sarà inviata.

Ecco fatto! Una facile guida passo dopo passo per compilare in modo accurato ed efficiente le fatture commerciali. Questa guida ti renderà più facile fare transazioni più veloci nel tuo business.

Campioni di fatture commerciali

La differenza tra fattura commerciale e fattura di spedizione

Ci sono molti tipi di fatture là fuori e sarebbe utile per te sapere cosa sono e come differiscono tra loro. Questo ti aiuterebbe a determinare quale fattura dovrebbe essere usata in quali transazioni e quale dovresti presentare quando ti vengono richiesti dei documenti come requisiti.

Ecco alcune differenze di entrambi i tipi di fatture:

Fattura commerciale

Utilizzata nelle spedizioni internazionali, quindi contiene informazioni più dettagliate. Questo include informazioni dettagliate sulla descrizione dell’articolo insieme alle quantità e al peso, il prezzo individuale e totale degli articoli e qualsiasi altro costo e spesa di spedizione.

Termini, tariffe e standard internazionali sono presi in considerazione quando si fanno le fatture commerciali. Contiene anche informazioni dettagliate sul mittente e sul destinatario.

Fattura di spedizione

Una lista generale di articoli spediti da un individuo o azienda ad un altro individuo o azienda, usata a livello nazionale.

Queste fatture danno un metodo contabile per l’inventario degli articoli spediti, senza molti dettagli. Può contenere solo una lista degli articoli con il loro prezzo individuale e la quantità.

Queste sono le differenze fondamentali delle due fatture. In termini semplici, una è più complicata dell’altra perché una (fattura commerciale) è usata per la spedizione internazionale mentre l’altra (fattura di spedizione) è usata per la spedizione nazionale. Tuttavia, entrambe le fatture servono come documento legale per provare che una transazione è stata fatta e concordata tra due parti.