A fejlődő technológiák, a folyamatos globalizáció és a változó társadalmi normák csak néhány a modern szervezetek előtt álló kihívások közül. A vállalkozásoknak vagy gyorsan kell alkalmazkodniuk a változásokhoz, vagy a sokkal agilisabb versenytársaiknak le kell őket előzniük. És hogy őszinte legyek, az alkalmazkodás gyakran teljes szervezeti újratervezést tesz szükségessé.
De ahogyan azt már vagy sejtette, vagy maga is megtapasztalta, a sikeres szervezeti újratervezés elég komoly vállalkozás. És a McKinsey & Company kutatása szerint a szervezeti újratervezések kevesebb mint 25%-a sikeres.
Ha az Ön vállalkozása egy ilyen vállalkozás küszöbén áll, ez a cikk mindent elmond, amit tudnia kell, mielőtt belevág. Kitérünk arra, hogy pontosan mi is az a szervezeti tervezés és miért fontos, a leggyakoribb modellekre és keretrendszerekre, valamint a szervezeti tervezés során felmerülő legnagyobb kihívásokra.
- Mi a szervezeti tervezés?
- Miért fontos?
- Gyakori szervezeti tervezési modellek
- Valós példák a szervezeti átalakításokra
- Szervezeti tervezés kihívásai
- Szervezeti tervezést segítő eszközök
Mi a szervezeti tervezés?
A legalapvetőbb szinten a szervezeti tervezés egy olyan szisztematikus folyamat, amely azon elvek és struktúrák kialakítására szolgál, amelyek egy vállalkozást vagy szervezetet céljai elérése felé irányítanak.
Forrás
A sikeres szervezeti tervezésnek ezeket az elemeket kell tartalmaznia:
- Stratégia – Miért létezik egy vállalkozás, és milyen előnye van a versenytársakkal szemben
- Struktúra – Hogyan szerveződnek hierarchikusan az emberek
- Rendszerek – A részlegek jelentéseinek benyújtására, az alkalmazottak jutalmazására vagy az erőforrások elosztására szolgáló folyamatok, például
- Folyamatok – A módszerek és technológiák, amelyeket az emberek a munkájuk elvégzéséhez használnak
- Emberek – Milyen típusú tehetségeket kell felvenni az egyes részlegekbe a vállalat egészére kiterjedő célok elérése érdekében
- Kultúra – Kommunikációs, együttműködési vagy vezetői stílusok
Tartsa szem előtt, hogy ez nem egy kimerítő lista, és különböző témákkal fog foglalkozni attól függően, hogy a szervezet milyen módszert vagy modellt választ.
A legtöbbször pedig fel fog bérelni egy tervező céget vagy tanácsadót, hogy segítsen a megfelelő folyamatok és szervezeti struktúra kialakításában. A cégek jól értenek ahhoz, hogy az évtizedes kutatások során kidolgozott elveket és modelleket az Ön vállalkozására szabják.
Miért fontos a szervezeti tervezés?
A nem hatékony, nem létező vagy elavult szervezeti struktúrák gyakran vezetnek:
- Merev silókhoz, amelyeket a túl sok struktúra és az ezeket ellensúlyozó rendszerek vagy kulturális gyakorlatok hiánya okoz.
- Egy olyan kultúrához, amelyben az emberek nem érzik magukat felhatalmazva arra, hogy felelősséget vállaljanak, ellenállnak a munkaköri leírásukon kívül eső feladatok elvégzésének, vagy elhalasztják a döntéshozatalt, mert félnek attól, hogy valaki más lábujjára lépnek.
- Eredménytelen termelés és a rosszul megtervezett rendszerek okozta redundanciák.
- Vevői elégedettség csökkenése, ami akkor következik be, ha a szervezeti struktúra nem tartalmazza a vevői visszajelzéseket mint az egyik kulcselemet, ami olyan termékekhez vagy szolgáltatásokhoz vezet, amelyeket senki sem akar igazán.
- Egy kevésbé nyereséges vállalkozás, ami a felhatalmazás nélküli alkalmazottak, a felesleges erőfeszítések és az olyan termékek természetes eredménye, amelyek nem örülnek az ügyfeleknek.
De itt a jó hír. Azok a vállalatok, amelyek újragondolják és újratervezik a szervezeti struktúrájukat, a következő magas szintű előnyöket tapasztalhatják:
- Növekvő innováció, amelyet a holisztikusan megtervezett szervezeti struktúra, a hatékony erőforrás-elosztás és az együttműködés kultúrája támogat.
- Növekvő nyereségesség a gyorsabb gyártási ciklusokkal kombinált ügyfélközpontú innovációknak köszönhetően.
- Boldogabb és elkötelezettebb alkalmazottak, akik az együttműködés kultúrájában élnek, és úgy érzik, hogy erőfeszítéseik nem vesznek kárba a nem hatékony folyamatokra.
- Egy világos jövőkép és útiterv az üzleti jövőre vonatkozóan, amelyet a szervezet minden szintjén mindenki megért.
Szerencsére a vezető kutatók és szakértők számos olyan szervezeti újratervezési modellt dolgoztak ki, amelyek lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy élvezzék ezeket az előnyöket.
Közös szervezeti tervezési modellek
A szervezeti tervezésnek rengeteg megközelítése létezik, de van néhány, amely kiemelkedik, és amelyet gyakrabban fogadnak el, mint másokat.
McKinsey 7S tervezési modellje
A 7S modell az egyik legtöbbet hivatkozott szervezeti tervezési modell. Robert H. Waterman, Jr. és Tom Peters dolgozta ki a McKinsey & Company számára az 1980-as években, és a legtöbb szervezetben rejlő hét “S”-re összpontosít:
Forrás
Ez a tervezés úgy írható le, hogy vannak kemény és puha elemei is – vagyis olyanok, amelyek kézzelfoghatóak és olyanok, amelyek inkább megfoghatatlanok.
A kemény elemek a stratégia (az üzleti terv), a struktúra (az emberek megszervezésének módja) és a rendszerek (jelentéstétel, jutalmazás és erőforrás-elosztás). A puha elemek a közös értékek (vállalati kultúra), a készségek (alapvető képességek), a személyzet (a tehetség) és a stílus (a vezetők vezetési módja).
A 7S modell azt is megpróbálja bemutatni, hogy ezek az elemek hogyan igazodnak egymáshoz és hogyan épülnek egymásra. Annak megértése, hogy a különböző “S”-ek hogyan hatnak egymásra, kulcsfontosságú annak előrejelzéséhez, hogy mi fog történni az egész szervezetben, amikor változtatásokat hajtanak végre.
A tervezet korlátja, hogy nincs egyértelmű álláspontja arról, hogyan kell a javasolt változtatásokat életbe léptetni. Emellett elhanyagolja a külső inputokat, például az ügyfelek elégedettségét, és azt, hogy ezek milyen szerepet játszhatnak a vállalat szervezésében.
Jay Galbraith csillagmodellje
A legelterjedtebb modellek közül Jay Galbraith modellje a legrégebbi. A néhai szervezeti teoretikus az 1960-as években dolgozta ki a Csillagmodellt, és egész pályafutása során csiszolta azt.
Forrás
A Star-modell öt összetevője a 7S-modellben részletezett kemény és puha elemek közül sokat felölel, de kevésbé összpontosít a vállalati kultúrára, és nagyobb figyelmet fordít a munkavállalók ösztönzésére, jutalmazására vagy kompenzációjára.
A 7S-modellhez hasonlóan a Star-modell sem veszi figyelembe a külső hatásokat és inputokat. Nem veszi figyelembe az outputok szerepét sem, és azt sem, hogy a termékre adott vevői válaszoknak hogyan kell befolyásolniuk a szervezet tervezését.
A Center for Organizational Design átalakulási modellje
A Transformation Model a Center for Organizational Design által létrehozott és használt keretrendszer. Nyolc fő változóra összpontosít, és a 7S és a Star modellek korlátait igyekszik kezelni. Így néz ki:
Forrás
A 7S és Star modellekben látható néhány kemény és puha elem (stratégia, rendszerek, struktúra stb.) mellett ez a modell figyelmet fordít a környezeti inputokra is. Ezek az inputok olyan dolgok, mint a változó vásárlói ízlés, az új technológiák, a verseny vagy a törvények.
A modell a termelés eredményeit is magában foglalja, mint például az értékesítési mérőszámok és a vásárlói visszajelzések. A vállalat jelenlegi teljesítményének biztos ismerete jelzi, hogy mit kell változtatni vagy javítani egy adott pillanatban. Ez teszi az Átalakítási modellt elméletileg alkalmasabbá a szervezeti alkalmazkodóképességre.
A silók lebontásával és a vevői visszajelzések beépítésével a szervezeti felépítésbe a vállalat jobban felkészült arra, hogy minden termelési ciklusban alkalmazkodjon a változó vevői ízléshez.
Nézzük meg az alábbiakban a szervezeti felépítés előtte és utána képét. Az átalakulási modell alkalmazásával az értékesítési, a mérnöki és a termelésirányítási részlegek együtt dolgoznak a vevői kívánságokra való reagálás érdekében. A silók lebontásával és a vevői visszajelzéseknek a szervezeti felépítésbe való bevonásával a vállalat jobban felkészült arra, hogy minden egyes termelési ciklusban alkalmazkodjon a változó vevői ízléshez.
Forrás
A fenti példa egy alumíniumipari vállalat által megvalósított valós kialakítás. E magas szintű változtatások segítségével a vállalat 50%-kal növelte egy termékcsalád értékesítését és 25%-kal növelte az árrést.
Reális példák szervezeti átalakításokra
Strategy&’s DNA Approach
Strategy&, egy globális stratégiai tanácsadó csapat, saját fejlesztésű “DNS” megközelítésével irányítja a szervezeti tervezést.
Forrás
A modell számos összetevője hasonló az első három modellben található elemekhez, de más elnevezéssel. Például a “Jutalmakból” “Motivátorok”, a “Kultúrából” pedig “Szemléletmód” lett.
A másik lényeges különbség az, hogy a Stratégia& felismeri, hogy minden elem egy egymást kiegészítő pár része. Ahelyett, hogy az elemek “kemény” vagy “puha” elemek lennének, inkább úgy tekintik őket, mint ugyanazon érme két oldalát.
A diagram tetején lévő pár például azt írja le, hogyan születnek a döntések. A formális oldalon a kialakult folyamatok befolyásolják a döntéshozatal módját, az informális oldalon pedig az emberi értékek és elvárások játszanak szerepet.
A DNS-megközelítésben szereplő párok lényege, hogy ahhoz, hogy egy szervezet megváltoztassa a döntéshozatali folyamatokat, figyelembe kell vennie az írott szabályok és a viselkedési normák megváltoztatásának módszereit is. Ezáltal holisztikusabb képet kapunk a szervezet működéséről.
BCG’s Smart Design Approach
A 7S, Star és Transformation modellek mind azt feltételezik, hogy a szervezet kemény és puha összetevői vezetik az eredményeket. A BCG vezetési tanácsadó cég azt állítja, hogy az üzleti eredményeket egyáltalán nem befolyásolják közvetlenül a kemény és puha összetevők. Nézze meg, felismeri-e a különbséget a szervezettervezési modelljükben:
Forrás
A BCG szerint a viselkedés a fő ereje minden vállalkozásnak. A kemény és lágy összetevők csak közvetve befolyásolják a kimeneteket. A BCG modellje arra összpontosít, hogy a kemény és puha komponensek hogyan hatnak az emberi viselkedésre, ami viszont az eredményeket irányítja.
A szervezeti átalakítás vezetésekor a Smart Design megközelítés három fő lépésből áll:
- Meghatározza az átszervezés okát, azaz. milyen teljesítményt szeretne a vállalat a jelenlegi teljesítményéhez képest
- Kijelölni azokat a munkavállalói magatartásokat, amelyek megszüntetik a jelenlegi és a kívánt teljesítmény közötti szakadékot
- Meghatározni, hogy mit kell tenni az említett magatartások ösztönzéséhez
Az ABCG megközelítése számos lehetőséget tartalmaz arra, hogy hogyan lehet bizonyos magatartásokat ösztönözni. Ezek a vállalat prioritásainak megfelelően kialakított szervezeti struktúráktól kezdve (például kevesebb vezetői réteg a gyorsabb döntéshozatal elősegítése érdekében) a munkavállalói értékelési folyamatokig terjednek, amelyek kevésbé a hiányosságokért való hibáztatásra, és inkább az együttműködő viselkedés jutalmazására összpontosítanak.
Szervezeti tervezés kihívásai
Még ha a fenti modellek bármelyikét alkalmazzuk is, akkor is lesznek kihívások. Íme csak néhány a leggyakoribb kihívások közül, amelyek miatt az org újratervezési modellek és keretrendszerek nem tökéletesek:
Minden modell bizonyos fokú testreszabást igényel
A szervezetek komplex entitások, mindegyiknek megvannak a maga céljai, erőforrásai, korlátai és környezeti bemenetei. A vállalatoknak nem csak azt kell megválogatniuk, hogy melyik modellre alapozzák az újratervezést, hanem azt is alaposan át kell gondolniuk, hogyan lehet a modellt személyre szabni, hogy jobban megfeleljen a szervezetük igényeinek.
Ez az a pont, ahol egy külső cég jön a képbe. Egy újratervezési szakértő segít a vállalatvezetőknek megérteni, hogyan lehet a modellt a legjobban a saját helyzetükre szabni, mivel valószínűleg már látta, hogy hasonló szervezeteknél mely változtatások működnek és melyek nem.
20. századi modellek próbálják megoldani a 21. század kihívásait
A leginkább elfogadott szervezeti tervezési modellek közül sok az 1960-as, 70-es és 80-as években végzett kutatásokból származik. Bár az évek során kutatók és tanácsadók finomították őket, még mindig egy másik korszakban végzett munkában gyökereznek. Nem nehéz elképzelni, hogy a mai vállalkozások előtt álló kihívások miért különböznek sok tekintetben az 50 évvel ezelőtti kihívásoktól.
A szervezetek túlságosan a hierarchiára összpontosítanak a tervezési folyamat során
Túl gyakran hallják az emberek a “szervezeti tervezés” szót, és azt feltételezik, hogy az a vállalat szervezeti diagramján található dobozok keverését jelenti. Bár egy szervezet alkalmazotti hierarchiájának felépítése kétségtelenül fontos, ez csak egy része a szervezeti tervezésnek.”
A McKinsey Quarterly egy 2015-ös cikke ezt egy frappáns metaforával foglalta össze: “Sok vezető hajlamos figyelmen kívül hagyni a teljes újratervezés részét képező egyéb strukturális, folyamatbeli és emberi elemeket, ezáltal átrendezik a fedélzeti székeket, de nem veszik észre, hogy a jó Titanic hajó talán még mindig süllyed.”
Hogyan, hol és mikor dolgoznak az emberek, fejlődik
A távmunkások, a tanácsadók és az új kommunikációs technológiák kétségtelenül hatással vannak a szervezeti felépítésre. A tervezési modelleknek ki kell használniuk az új együttműködési módszereket, és hagyniuk kell egy kis mozgásteret a jövőbeli innovációk beépítésére.
Készen áll az org újratervezés elindítására?
A szervezeti újratervezés összetett, de senki sem ismeri annyira jól a vállalkozását, mint a vezetői csapat. A támogatás megszerzéséhez kezdje azzal, hogy keres egy olyan külső szakértőt, aki értékeli a szervezetre vonatkozó ismereteit, és hajlandóságot mutat arra, hogy a külső és belső fejlemények figyelembevételével testre szabja a keretrendszereket.
Az olyan előremutató cégek, mint a The Center for Organizational Design, Strategy& és a BCG újragondolják a tervezési modelleket, és a személyre szabást helyezik előtérbe ügyfeleik számára. Még ha az Ön cége nem is tud ezekkel a konkrét cégekkel dolgozni, fontolja meg a hasonló innovációs és testreszabási filozófiával rendelkező tanácsadókat.
Házon belüli szervezeti újratervezési eszközök
A Pingboard szervezeti diagram szoftver segítségével könnyen vizualizálhatja a szervezeti újratervezést. Használja a szervezeti struktúra több változatának elkészítéséhez, majd hívjon meg másokat, hogy együttműködjenek vagy tekintsék meg a javasolt terveket. A Pingboard segít az új részlegek vezetésére vagy új szerepkörök betöltésére alkalmas munkatársak azonosításában is. A Pingboard beépített alkalmazotti névjegyzékével a szükséges készségek és tapasztalatok keresésével találhat jelölteket.
Itt egy példa a Pingboard interaktív szervezeti ábrájára, amely segít az embereknek megtervezni szervezetüket:
Építse meg szervezeti ábráját még ma! Mindig itt vagyunk, ha segítségre van szüksége.
Használja szervezeti diagram szoftverünket, hogy még ma újratervezze szervezetét, majd ossza meg a Pingboardot alkalmazottaival, hogy növelje az elkötelezettséget, az átláthatóságot és a bajtársiasságot a munkatársak körében. A Pingboard ezekkel az eszközökkel kapcsolja össze szervezetét:
- Munkavállalói névjegyzék szórakoztató és tanulságos adatokkal
- Egymások közötti elismerési program a munkatársak megünneplésére
- Egyszerű Out of Office eszköz a nagyobb átláthatóságért, hogy ki mikor és hol dolgozik
- Ki kicsoda kvíz, hogy a munkatársak megismerjék a neveket és szerepeket
Nem számít, hogyan alakítja át szervezetét, a Pingboard segít kommunikálni a változást és összekapcsolni a munkaerőt. Kezdje el még ma!