Minden ember hajlamos arra, hogy inkább a tennivalókra koncentráljon, mint a már megtett dolgokra. Ez az úgynevezett “Zeigarnik-effektus”, amely Bluma Zeigarnik orosz pszichológusról kapta a nevét, azt jelenti, hogy az elménk gyakran úszik az összes olyan feladattól, felelősségtől és mentális jegyzettől, amelyekről úgy gondoljuk, hogy összpontosítanunk kellene.
Az összes elvégzendő feladat és projekt, ez a mentális teendőlista, a fontosság világos hierarchiája nélkül megnehezítheti, hogy koncentráltak maradjunk és valóban elvégezzük a dolgokat.
Az egyik módja ennek a Zeigarnik-zajnak, hogy mindent feljegyezzünk. Készítsünk egy tényleges teendőlistát. Vizsgálatokat végeztek, és kimutatták, hogy maga a feladatok feljegyzése egész egyszerűen “hatékonyabbá tesz”.
De még a teendők listájával együtt is, mielőtt ténylegesen elvégeznénk valamit, szükséges, hogy világos elképzelésünk legyen a prioritásokról.
Elég egyszerűen hangzik, igaz? Sajnos annak kitalálása, hogy mit kell priorizálni, nehéz lehet. Ez egy bonyolult folyamat, amely magában foglalja a költségek és az érték, az erőfeszítés és az idő mérlegelését, és sok vállalkozás esetében valószínűleg sok különböző érintettet érint.
A megoldás az, hogy kidolgozunk egy folyamatot a prioritások meghatározására.
Ha van egy világos folyamat a feladatok vagy projektek felsorakoztatására, és annak eldöntésére, hogy melyiket kell most azonnal prioritásként kezelnie, megkímélheti attól, hogy időt pazaroljon a kevésbé fontos dolgok mérlegelésére.
Ebben a cikkben a prioritások rendezésének számos technikája közül az egyiket – a prioritási mátrixot – fogjuk megvizsgálni. Lebontom az alapötletet, és végigveszek néhány különböző megközelítést a saját prioritási mátrixod felépítéséhez. Még egy ingyenes, előre elkészített ellenőrzőlista-sablont is találsz, amely végigvezethet az egész folyamaton.
A prioritási mátrix koncepcióját Michael Brassard (The Memory Jogger 2) és David Allen (Getting Things Done) szerzők tették népszerűvé.
Bizonyára kíváncsi vagy a tényleges sablonra, ezért íme egy gyors link:
A prioritási mátrix sablonjához ide kattintva juthatsz hozzá.
Kezdjük az alapokkal.
Mi az a prioritási mátrix?
A prioritási mátrix egy üzleti folyamatelemző eszköz, amelyet gyakran más bpm szoftverekkel vagy Six Sigma technikákkal együtt használnak a választási lehetőségek összehasonlítására meghatározott kritériumok alapján, és annak kitalálására, hogy mit kell priorizálni.
Azt bárki alkalmazhatja bármire, az egyszerű feladatoktól az összetett projektekig, az egyes személyektől a nagy szervezetekig.
A prioritási mátrix megbízható eljárást biztosít az érdekeltek számára a nézeteltérések feloldásához, és annak eldöntéséhez, hogy mely javaslatokra kell összpontosítani. A projektek rangsorolása esetén a konszenzus elősegítésével segít a megtévesztő ösztönzők és a rejtett szándékok kiszűrésében is.
A prioritási mátrix többféle formát is ölthet, a prioritások értékelésére szolgáló kritériumok összetettsége, valamint az alapján, hogy ezek a konkrét kritériumok hogyan vannak meghatározva.
Egyes mátrixok például egyszerű 2×2-es rácsok, amelyekben a “költséget” ábrázolják az “értékkel” szemben, például így:
Mások, például a Six Sigma módszertanban használtak, bonyolultabbak, és alaposabb megközelítést igényelnek a tervezés és alkalmazás során.
A Hat Szigma prioritási mátrixa
A prioritási mátrix utalhat a folyamatos javítás konkrét Hat Szigma-technikájára is. Ez a Hat Szigma módszertanban használt hét irányítási eszköz egyike.
A prioritási mátrix ebben az összefüggésben egy vizuális diagram, amelyet több (legalább két) adathalmaz súlyozott kritériumok alapján történő összehasonlítására használnak.
A Hat Szigma általános minőségjavítási folyamatában a projektprioritások meghatározása kritikus fontosságú. Itt a prioritási mátrixok olyan gyakorlati eszközök, amelyeket a különböző folyamatos javítási módszerek, például a DMAIC és a PDSA tervezési és elemzési fázisaiban használnak.
Ezek a mátrixok gyakran összetettebbek, mint például ez az ok-okozati mátrix a Hat Szigma bemeneti (X) és kimeneti (Y) prioritások kiszámításához:
3 típusú prioritási mátrix
A Hat Szigmán belül a prioritási mátrixoknak legalább három különböző típusa létezik, ahogy Lynne Hambleton a Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools, and Best Practices című könyvében meghatározza: A Desk Reference Book for Innovation and Growth:
- Teljes analitikus kritériumok
- Konszenzuskritériumok
- Kombinációs mátrix
Teljes analitikus kritériumok
Ez a módszer messze a legösszetettebb prioritási mátrix-típus, mivel több mátrixot használ a különböző lehetőségpárok összehasonlítására, mielőtt egy végleges mátrixot állítanánk össze.
Ezt a módszert a legfontosabb döntésekhez érdemes fenntartani, és kisebb (három-nyolc fős) csapatokkal működik a legjobban, mivel a szélesebb hatókör természete miatt nehezebb konszenzusra jutni, ha több ember vesz részt benne.
Konszenzuskritériumok
Ha az összes lehetőség nagyjából egyenlőnek tűnik, ez a módszer a teljes analitikus kritériumok egyszerűsített változata.
Ez is súlyozott szavazást használ, ahol minden lehetőségnek számértéket adnak a prioritás rangsorolásához.
A dolgok egyszerűsége érdekében kevesebb (kevesebb mint 10) elem és kritérium esetén működik a legjobban.
Kombinációs mátrix
A lehetőségek ok-okozati kapcsolaton alapuló rangsorolásához használjon kombinációs mátrixot.
A többi, kritériumokon alapuló módszerrel ellentétben a kombinációs mátrix ok-okozati alapú, ami azt jelenti, hogy tapasztalt csapatra van szüksége, amely alaposan ismeri azt a folyamatot, amelynek prioritásait optimalizálja.
Ez a módszer L alakú diagramokat használ a két vagy több csoport közötti kritikus kapcsolatok bemutatására, a feladatok hierarchiájának ábrázolására szolgáló fa-diagrammal kombinálva.
A konszenzusmátrixot a bejegyzés későbbi részében közelebbről is megvizsgálom, miután egy egyszerűbb módszerrel foglalkoztam.
Egyszerű vagy összetett, a mátrixokat a prioritások meghatározásához használt kritériumok alakítják, és az, hogy az Ön mátrixa hogyan fog kinézni, nagyban függ attól, hogy mit próbál rangsorolni.
A lényeg az, hogy a prioritási mátrixnak egyetlen célja van: a lehetőségek fontossági sorrendbe rendezése. Bármilyen típusú mátrixot is használ, az alkalmazott eljárás nagyjából ugyanaz.
A prioritási mátrix használatának előnyei
A prioritási mátrix előnyei elvileg meglehetősen egyszerűek. A strukturált döntéshozatalt támogatva megkönnyítik:
- Bontani és rangsorolni az összetett kérdéseket, ha a döntést több tényező befolyásolja
- Objektíven és egyértelműen rangsorolni a prioritásokat
- meghatározni a legfontosabb fókuszterületeket
- alapot teremteni a fontos dolgok megvitatásához
- megnyerni a csapat/érintett felek támogatását a fontos vásárlásokhoz
- .ins
A következő szakaszban, végigmegyek egy egyszerű 2×2-es rácsmátrix lépésein, majd ezt követően megvizsgálom, hogyan lehet egy bonyolultabb, súlyozott kritériumokat tartalmazó mátrixot használni.
Egyszerű prioritási mátrix (5 lépés)
A legegyszerűbb formában ez egy 2×2-es rács, amely olyan egyszerű, közvetlen fogalmakat ábrázol, mint a “sürgősség” és a “fontosság”.
Ez a fajta mátrix kiválóan alkalmas a kisvállalati feladatok rangsorolására, és egy alapvető, mégis megbízható eljárás arra, hogy a lehető leghatékonyabban kezelje a teendők listáját.
0. lépés: Listázza a feladatait
Ez lehet, hogy már megtette, de lehet, hogy nem, de minden rangsorolási mátrix első lépése, hogy készítsen egy listát az összes feladatáról, vagy bármi másról, amit megpróbál rangsorolni.
1. lépés: Mik a következmények?
Tegye fel magának a kérdést, hogy milyen következményei lehetnek annak, ha nem végzi el az egyes feladatait, vagy általánosabban szólva, nem ad prioritást egy adott lehetőségnek.
2. lépés: Mi a fontos?
A listát két kategóriára osztja: magas és alacsony fontosságú. Ezután, figyelembe véve az előző lépésben felsorolt összes következményt, helyezze az egyes lehetőségeket abba a kategóriába, amelyet a legmegfelelőbbnek tart.
3. lépés: Mi a sürgős?
Most az összes “magas fontosságú” és “alacsony fontosságú” lehetőség esetében ossza őket további alkategóriákra: “magas sürgősség” és “alacsony sürgősség”. Most már összesen négy csoportnak kell lennie.
4. lépés: Számértékek hozzárendelése
Most, rendeljen számértékeket 1-4-ig minden egyes lehetőséghez, ahol az alacsonyabb szám magasabb prioritást jelent.
Így:
- Nagyon fontos és sürgős: 1
- Nagyon fontos és alacsony sürgősség: 2
- Kis fontosság és magas sürgősség: 3
- Kis fontosság és alacsony sürgősség: 4
Ez a gyors, egyszerű módszer segíthet átvágni a mentális zajt, és gyakorlatilag nulla beállítási idővel elkezdheti elvégezni a dolgokat.
Ha tudni szeretné, hogyan alkalmazzon egy fejlettebb prioritási mátrixot, akkor olvasson tovább.
Hogyan használjon egy prioritási mátrixot
Bármilyen mátrixról legyen is szó, az eljárás azzal kezdődik, hogy készít egy listát az összes (rendezetlen) prioritásáról, és ugyanezt a listát valamilyen számszerűsíthető mérőszám alapján rendezi.
Itt a konszenzuskritérium-mátrix, a Hat Szigmában használt három fő mátrix egyikének használatának folyamatát tekintjük át.
Ezt a folyamatot a legjobb kis csoporttal (kevesebb mint 10 fővel) végezni.
A folyamat öt egyszerű lépésre bontható.
Orientálja a csapatát
Mielőtt bármi mást tennénk, világosan el kell magyarázni a prioritási mátrix megalkotásának célját.
Ez magában foglalja a vállalati célok összefüggéseinek, valamint a vállalkozás jelenlegi erősségeinek és gyengeségeinek áttekintését.
Ez az a pillanat, amikor arról is meg kell győződnie, hogy a folyamatba bevont valamennyi résztvevő egyetért a prioritást igénylő lehetőségekkel (megoldásokkal, projektekkel vagy bármi mással).
A szervezet kontextusának ilyen jellegű kommunikációjának megkönnyítése érdekében érdemes megfontolni egy SWOT- vagy FMEA-elemzés elvégzését, és az eredmények bemutatását a csapatának.
Kritériumok meghatározása
Mihelyt a csapata felkészült, és világos elképzelése van arról, hogy milyen lehetőségeket fog rangsorolni, ideje meghatározni a fontosság értékelésének kritériumait.
Ez két részre bontható:
- A tényleges kritériumok
- A minősítési skála, amellyel a fontosságot értékelni lehet
Önnek és csapatának olyan kritériumokra kell összpontosítania, amelyek egyértelműen megkülönböztetik a fontos és a nem fontos lehetőségeket. Törekedjen körülbelül öt-tíz különböző kritériumra.
Azt szeretné, hogy elegendő kritérium álljon rendelkezésre a prioritások ésszerű megkülönböztetéséhez, de ne legyen túl sok, hogy a konszenzus nehezebbé váljon.
Beiktathat például olyan kritériumokat, mint:
- Milyen nagy értéket nyújt egy adott lehetőség az ügyfélnek
- Szabályozási jelentőségű-e vagy sem
- Hosszú távú kontra rövid távú hatás
A minősítési skála meghatározásakor fontos, hogy a skálát valamilyen konkrét referenciapontra alapozza, amelyet mindenki egyértelműen felfog. Az alábbi táblázat ezt szépen szemlélteti a jobb oldali oszlopban:
Adjon súlyozott értéket minden egyes kritériumnak
Ezután helyezze a kritériumokat csökkenő fontossági sorrendbe, úgy, hogy a legfontosabb lehetőség legyen legfelül, és adjon súlyozott értéket minden egyes kritériumnak.
Győződjön meg arról, hogy ezt a súlyozást minden érintett elfogadja.
A fent használt példát kibővítve a következő súlyozott értékeket adhatja:
Szükséges szolgáltatás vagy termék: Súly = 5
Stratégiai igazodás: Súly = 4
Érték az ügyfél számára: Súly = 4
Ez a súlyozott érték az egyes kritériumok relatív fontosságát jelenti, és a végső pontszám kiszámításához kerül felhasználásra.
Készítse el a mátrixot
Készítsen egy listát a kritériumokról balra, a súlyokkal, a pontozási értékekkel és a lehetőségekkel felül, a következőképpen:
Töltse ki az összes többi adatot, és máris készen áll a táblázat pontozására.
Pontozza ki az egyes lehetőségeket
Vizsgálja meg az egyes lehetőségeket az összes kritérium alapján, és döntse el, milyen pontszámot tart megfelelőnek. Ezt az értéket még ne írjátok be a jobb oldali oszlopba, mert még ki kell számolnotok a súlyokat.
Ha lehetséges, hasznos, ha a pontszámokat nem egyedül, hanem csapatban, közösen határozzátok meg. Ez megkönnyíti a konszenzust és segít csökkenteni az elfogultságot. Ideális esetben minden egyes lehetőséget két különböző csapatnak kell értékelnie, és az eredményeket átlagolni.
A csapatmunkával az alábbi előnyökre tehet szert:
- Objektívebb, megbízhatóbb eredmények
- Ha nagyszámú lehetőséget kell megvizsgálnia, a munkaterhelés több emberből álló csapatra való felosztása javíthatja a hatékonyságot és felgyorsíthatja a dolgokat
- Az, hogy több csapat pontozza ugyanazt az opciót, azt jelenti, hogy betekintést nyerhet abba, mennyire jól lettek meghatározva a kritériumok, és hogy a szervezetében valóban mindenki azonos szinten érti-e a feladat célját
- Az értékelési skála következetessége és hatékonysága pontosabban meghatározható
A pontozási folyamat során (de ideális esetben már előtte, az orientációs szakaszban), ha a csapatnak olyan forrásokat biztosít, mint a stratégiai tervek és a vállalati irányelvek, az segít abban, hogy a csapattagok megfelelően megalapozott értékelést tudjanak végezni.
Súlyozott pontszámok kiszámítása minden egyes lehetőséghez
Mihelyt döntött a pontozásról, szorozza meg a megfelelő pontszámot az egyes kritériumok súlyértékével, és rögzítse az értéket a jobb oldali oszlopban.
Végül adja össze az egyes lehetőségek összes értékét, és rögzítse az összesített pontszámot az alsó sorban.
A lehetőségeket ezután az összpontszámuk alapján rangsorolja fontossági sorrendbe.
Hasonlítsa össze az eredményeit a csapatával
Mindenkinek pontoznia kell a lehetőségeit, és rendelkeznie kell a sorrendbe állított prioritások előzetes listájával.
Most itt az ideje egy nyílt megbeszélésnek a csapatával, ahol összehasonlíthatja és egységesítheti a jegyzeteket, hogy létrehozzon egy olyan főlistát, amellyel mindenki egyetért.
Ha a csoporton belül nézeteltérés van, a számszerűen értékelt értékelések gyors és egyszerű kiigazításokat tesznek lehetővé. A kiigazításokra számítani kell, és a minősítési rendszer vagy a súlyozott értékek finomhangolását a folyamatos fejlesztés ciklusának szakaszainak kell tekinteni.
A legjobb szándék ellenére sem szabad elfelejteni, hogy a prioritási mátrix a fontossági sorrend felállításának eszköze. Ez nem a minden és minden, és az egyes lehetőségek prioritási rangsorát meg lehet (és meg is kell) kérdőjelezni, függetlenül a kapott pontszámtól.
Még egy utolsó megjegyzés: jó ötlet, hogy az elemzés eredményeit a lehető legtöbb releváns érdeklődő szemével futtassuk le. Az érdekeltek, az ügyfelek és más alkalmazottak értékes visszajelzéseket adhatnak a prioritási mátrix elemzésének eredményeiről.
Ingyenes prioritási mátrix sablon
Ez az egyszerű (és ingyenes!) prioritási mátrix sablon segít leegyszerűsíteni a prioritási mátrix előkészítésének és használatának teljes folyamatát saját maga vagy vállalkozása számára:
Kattintson ide a prioritási mátrix sablonért
Megkönnyítheti vele minden lépést, kezdve annak eldöntésétől, hogy mely lehetőségeket kell priorizálni, egészen az eredmények megosztásáig az érintett érdekelt felekkel, és még egy egyszerű mátrixot is készít Önnek, automatikusan! A Process Street olyan funkciói, mint a feltételes logika és a dinamikus esedékességi időpontok megkönnyítik az unalmas, ismétlődő feladatok elvégzését.
Ha még nem tette meg, regisztráljon még ma egy ingyenes Process Street-fiókra, és kapja meg ezt + még több tonna előre elkészített sablont, amelyek segítenek a priorizálásban és az üzleti folyamatok kezelésében.
Mi következik?
Megállapította a prioritásait, most itt az ideje, hogy cselekedjen azok szerint. A prioritások jellege fogja meghatározni, hogy innen merre tovább.
Milyen az első számú prioritása? Talán egy konkrét folyamat problémája, amellyel foglalkozni kell, ebben az esetben hasznos lehet az alábbi táblázat:
Itt van néhány módszer a folyamatos fejlesztéshez, amelyet felhasználhat az első számú prioritásának kezeléséhez:
- Design for Six Sigma (DFSS)
- Kaizen
- DMAIC: The Complete Guide to Lean Six Sigma in 5 Key Steps
- The 7 Core Six Sigma Principles to Build Your Business Around
.