July 25th, 2020
A személyzeti dosszié tartalmazza az összes fontos információt egy alkalmazott történetéről egy szervezetnél, például az értékelésekről, képesítésekről, emelésekről, előléptetésekről és az esetleges fegyelmi meghallgatásokról.
Elkerülhetetlen, egyes államokban kötelező, hogy egy vállalkozás minden alkalmazottról személyi aktát vezessen és tartson fenn, arra az esetre, ha egy elégedetlen vagy volt alkalmazott pert indítana ellenük.
Különleges ajánlat
Egyetlen beküldéssel küldjön állásajánlatokat 100+ állásbörzére
Állásajánlatok közzététele INGYENES Teljesen ingyenes próbaverzió, nincs szükség kártyára. Érjen el több mint 150 millió jelöltet.
Személyzeti dosszié ellenőrzőlista
A munkavállaló alapvető adatai:
- Név, cím, telefonszám.
- Sürgősségi elérhetőségek.
Munkahelyi előzmények:
- Munkakeresés és/vagy önéletrajz.
- Munkát ajánló levél.
- Munkaköri leírás.
- Elképzettség igazolása (ha van).
- Elképzési bizonyítványok (ha van).
- Referenciák.
- Háttérellenőrzés.
- Minden egyéb, a foglalkoztatással kapcsolatos dokumentum.
- Betegszabadság, szabadság és távollét/szombati szabadság nyilvántartása.
Munkavállalói teljesítményfejlesztés:
- Munkavállalói értékelések.
- Jelentkezési naplók.
- Teljesítménycélok.
- Teljesítményfejlesztési terv (ha van).
- Képzési, áthelyezési és belső álláspályázatok.
- Képzési és szakmai fejlődési nyilvántartások.
- Munkavállalói elismerések, beleértve a kitüntetéseket és teljesítményleveleket.
- Írásbeli figyelmeztetések és/vagy fegyelmi meghallgatások.
Jogi dokumentáció:
- IRS adónyomtatványok (W-4, I-9).
- Fizetési és kompenzációs információk.
- Munkaszerződés.
- Munkavállalói juttatások.
Munkavállaló felmondási iratai:
- Kinevezési levél.
- Felmondólevél (ha van).
- Kilépési beszélgetési jegyzőkönyv.
- Munkanélküli és biztosítási dokumentumok.
- Végleges bérjegyzék (szabadság, nyugdíj stb.)
Személyzeti dosszié ellenőrzőlista
Töltse le az ingyenes személyzeti dosszié ellenőrzőlistát Word formátumban.
Ellenőrzőlista letöltéseInstant letöltés. Nincs szükség e-mailre.
Kérdések:
A munkavállalóknak joguk van betekinteni a személyi aktájukba?
Nem minden munkavállalónak van joga betekinteni a személyi aktájába bizonyos államokban. Egyes államokban a munkavállalók másolatot készíthetnek a személyi aktájukban lévő bizonyos dokumentumokról anélkül, hogy más dokumentumokhoz hozzáférhetnének. A munkavállalóknak a munkavállalói kézikönyvükben kell tájékozódniuk a személyi aktákhoz való hozzáférés szabályairól.
Tudjon meg többet a személyi aktákról.
Milyen dokumentumoknak kell szerepelniük a személyi aktában?
- A munkavállalóra vonatkozó lényeges információk.
- Teljesítményértékelések.
- Felmentési jegyzőkönyv.
- Adóügyi jegyzőkönyv.
- Fegyelmi jegyzőkönyv.
- Felmondási jegyzőkönyv.
Tudjon meg többet a személyzeti aktákról.
Hány évig kell megőrizni a személyzeti aktákat?
Az attól függ, hogy melyik államban van a székhelye és milyen tartalmúak a munkavállalói akták. A szövetségi munkaügyi törvények meghatározzák, hogy mennyi ideig kell megőriznie a személyzeti dossziékat, de az időkeret általában egy és négy év között van, a dokumentumtól függően. Fontos, hogy tartsa be ezeket az időkereteket a bírságok elkerülése érdekében.
További hasznos letöltésekért tekintse meg az álláshirdetés sablonját, a munkaszerződés sablonját és a foglalkoztatási igazoló levelet.
Lásson további részleteket a személyzeti aktákról.
A személyzeti akták bizalmasak?
Igen, a személyzeti akták érzékeny információkat tartalmaznak, és a HR-nek bizalmasan kell kezelnie őket.
Többet olvashat a személyzeti aktákról.
Az alkalmazottak személyzeti aktái elektronikusan is vezethetők?
Igen. A piacon számos nagyszerű személyzeti aktaszoftver létezik. Sok vállalat inkább a felhőben tárolja személyzeti aktáit, ami kiküszöböli az iratszekrények szükségességét, és lehetővé teszi, hogy bárhol hozzáférjenek a személyzeti aktákhoz. Nézze meg a Gusto és a BambooHR szoftvereket.
Több információ a személyzeti aktákról.
Hogyan rendezhetem a személyzeti aktákat?
- Rendezze az aktákat az alkalmazottak neve szerint.
- Hozzon létre almappákat a különböző kategóriákhoz.
- Jelezze fel egyértelműen és helyesen az egyes nyomtatott vagy elektronikus fájlokat.
- Másolja le az aktákat.
- Tartson biztonságban minden személyi aktát.
- Kizárólag az arra jogosult személyeknek engedélyezzen hozzáférést.
Lássa a személyi akták ellenőrzési listáját.
A felmondott munkavállaló kérhet-e személyi aktát?
Sok államban a munkaadóknak törvényileg kötelező hozzáférést biztosítaniuk a jelenlegi és korábbi alkalmazottaknak a személyi aktáikhoz. Egyes államokban a munkavállalók másolatot készíthetnek a személyi aktáikban található bizonyos dokumentumokról, például a teljesítményértékelésekről. Más államokban bizonyos dokumentumok nem tartoznak e szabály hatálya alá, például a bűnügyi nyomozással kapcsolatos dokumentumok. Minden vállalatnak elemeznie kell az állami törvényeket, hogy meghatározza a korlátozások körét, és konzultálnia kell egy ügyvéddel, ha egy felmondott alkalmazott betekintési kérelmet kér a személyi aktába. A legtöbb munkáltató rendelkezik személyzeti aktákhoz való hozzáférési szabályzattal, amelyre a munkavállalók a munkavállalói kézikönyvben hivatkozhatnak.
Tudjon meg többet a személyzeti aktákról.
Hogyan kell tárolni a személyzeti akták mappáit?
A személyzeti aktákat a vállalkozás méretétől függően lehet papír alapú vagy elektronikus formában tárolni. Ha a személyzeti aktákat általában az alkalmazottak neve szerint rendszerezi, tartsa ugyanazt a tárolási rendszert az összes aktában, beleértve az orvosi és bérszámfejtési aktákat is.
További információ a személyzeti aktákról.
A személyzeti akták nyilvánosak?
A személyzeti akták nem nyilvánosak, de bizonyos körülmények között hozzáférhetők.
További információ a személyzeti aktákról.
További információ a személyzeti aktákról.