No man is an island.
Mindannyian függünk egymástól és a társadalomtól mint kollektívától, hogy szükségleteinket kiszolgáljuk és fajként lendületet adjunk.
Ugyanez a forgatókönyv és logika tükröződik a projektmenedzsment területén is.
Egyetlen tevékenység vagy feladat sem létezik elszigetelten.
Minden elem valamilyen módon egy másik tevékenység kimenetére támaszkodik, és hozzájárul a projekt végeredményéhez.
A két feladat közötti kapcsolatot a köztük lévő függőségként határozzuk meg.
Ebben a cikkben kifejtjük a függőség jelentését, megtudjuk, hogyan kapcsolódik a korlátozásokhoz, beszélünk a függőségek különböző típusairól, majd megnézünk egy gyors, háromlépcsős eljárást a függőségek hatékony kezelésére egy projektben.
Ha ön projektmenedzser, kezelje ezt az információt felfrissítésként. Ha ismereteket gyűjt, akkor a blog minden, amire szüksége van ahhoz, hogy elsajátítsa a függőségeket egy operatív környezetben.
Mi az a függőség?
Az Önt körülvevő világban a függőség egy entitás vagy egy elem olyan létezési állapota, amelynek stabilitását egy másik entitás vagy erőforrás diktálja.
A gyermekek például a szüleiktől függenek a gondoskodás és a táplálkozás tekintetében. Az idősek gyakran ugyanígy függnek az utódaiktól. A munkavállalók pedig pénz és jövedelem tekintetében nagymértékben függnek a vállalatoktól.
Egy projekt keretében a függőség definíciója némileg eltolódik.
A projektfüggőség két tevékenység vagy feladat közötti logikai, kényszer-alapú vagy preferenciális kapcsolat, oly módon, hogy az egyik befejezése vagy megkezdése a másik befejezésétől vagy megkezdésétől függ.
Ha egy vásznat festünk, az olajfesték felvitele az egyik tevékenység. A vászon előkészítése pedig egy másik. Nem használhatja a festéket, ha a felületet nem ecsetelte le az alapozóval.
Ezért az egyik tevékenység függ a másiktól.
Ha az alapozó 3 napig nem áll rendelkezésre egy beszállítói sztrájk miatt, akkor a festés befejezése 3 napot késik, mert nem tudja elkezdeni a munkát.
Egy pár függőséggel kapcsolatos kifejezés:
Az alábbiakban néhány olyan gyakori kifejezést mutatunk be, amelyek mindig a projektfüggőségekhez kapcsolódnak.
Kényszer
A függőségek és a kényszerek ok-okozati kapcsolatban állnak egymással. Legegyszerűbb formájában a kényszer egy olyan korlátozás, amelynek határain belül a feladatot el kell végezni vagy végre kell hajtani. A korlátot az erőforrások, például a pénz és az emberi erő hiánya, a rendelkezésre álló idő szűkössége vagy akár a szakértelem hiánya is okozhatja. Néha a korlátok függőségeket eredményezhetnek.
Ha négy süteményt kell krémezni, és csak egy péknek van elég képzettsége ahhoz, hogy ezt elvégezze, akkor az egyik sütemény krémezése automatikusan függ a másik sütemény krémezésének befejezésétől. Itt egy kényszer hozott létre egy függőséget.
Más beállításokban egy függőség lehet a kényszer oka. Egy szabóműhelyben a tényleges varrás nem folytatódhat, ha előbb nem veszik fel a méreteket. Ez egy jóhiszemű logikai függőség. Ha a mérés 20 percet vesz igénybe, és a varrónőnek csak két órája van a ruha elkészítésére, akkor az adott körülmények között csak 100 percet kap a határidő betartására. Ez azért van így, mert a mérőszobában töltött 20 perc nem tárgyalható, és a függőséget nem lehet megkerülni.
A klasszikus projektmenedzsment a költség-idő-határidő három korlátot határoz meg, amelyek egy háromszög három oldalának tekinthetők. A háromszög területe a teljesítmények minősége. A korlátozásokban bevezetett bármilyen változás megváltoztatja a háromszög területét, és így a projekt általános minőségét.
A jó projektmenedzser az, aki képes nyomon követni az összes korlátozást és függőséget, és úgy osztja újra az erőforrásokat, hogy a projekt végső minősége biztosított legyen.
Lead és Lag
A lead és a lag egyaránt a függőségekhez kapcsolódik.
A lead azt az időtartamot jelenti, amellyel egy utódtevékenység az elődfeladathoz képest előrehaladható vagy felgyorsítható. Tegyük fel, hogy a B tevékenységet úgy tervezzük, hogy akkor kezdődik, amikor az A tevékenység befejeződik, azaz 10 nap múlva. Ha azonban B-t csak 5 nappal A után kezdjük el, akkor a körülmények között B-nek 5 teljes nap előnye van.
Ez csak akkor lehetséges, ha az A és B közötti függőség diszkrecionális – vagyis B elindítása A befejezése után a legjobb gyakorlat vagy kényelem, és nem a logika és a kényszerek diktálják.
A lemaradás viszont az az időtartam, amellyel egy utódfeladatot az elődtevékenységhez képest késleltetni kell. Ez általában nem kívánatos a projektmenedzsment területén.
Kritikus útvonal
A kritikus útvonallal már részletesen foglalkoztunk. De csak emlékeztetőül: a kritikus útvonal az egymást követő tevékenységek vagy egymástól függő feladatok leghosszabb, megszakítás nélküli láncolata, amelynél az elemek befejezési idejének bármilyen módon történő megváltoztatása közvetlenül befolyásolja a projekt határidejét, ami lehetséges jogsértésekhez vezet.
A torta készítése során a tészta sütése és a piskóta díszítése a kritikus útvonal láncolat része. Bármilyen késedelem ezekben a feladatokban késlelteti a torta bemutatását a vendégasztalnál.
A függőségek különböző típusai, amelyeket ismernie kell:
A függőségek többféleképpen kategorizálhatók olyan feltételek alapján, mint a feladatok befejezése és megkezdése, a feladatok kapcsolata a projekttel és a vállalattal, valamint a függőség meglétének oka.
Kauzális, erőforrás & Előnyös függőségek
A kauzális vagy logikai függőségek azok a függőségek, amelyeket nem lehet elkerülni. Ezek a projekt jellegéből és az érintett feladatok természetéből adódnak.
A gyomrod nem tudja megemészteni az ételt, ha nem eszed meg előbb. Ez egy oksági vagy logikai függőség. Az egyik lépés befejezése nélkül a következő lépést semmilyen módon nem lehet elindítani.
A forrásalapú függőségeket a korlátok vezérlik. Amint arról már beszéltünk, ha csak korlátozott számú képzett szakember áll rendelkezésre egy projektben való munkához, gyakran szükség van arra, hogy szekvenciálisan haladjunk, egyszerűen azért, mert nincs elég kéz (vagy munkaerő) ahhoz, hogy mindent egyszerre végezzünk el.
Ahol erőforrás-alapú korlátok és így függőségek vannak jelen, ott általában nincs oksági függőség – vagyis minden tevékenységet együttesen is meg lehet oldani, ha a szükséges segítők jelen vannak.
A preferenciális függőségek olyan függőségek, amelyeket a legjobb gyakorlat vagy a kényelem vezérel. Ezeket általában azért vezetik be a projektekben, hogy az eredmények minőségére összpontosítsanak. Az építők szeretik legalább 5-7 napig áztatni a tető alapját, mielőtt leraknák a cserepeket.
Az építkezéshez azonnal hozzáfoghatnak, anélkül, hogy a “leülepedéssel és az áztatással” foglalkoznának. De ez állítólag veszélyezteti a szerkezet épségét. És így egy preferenciális függőség keletkezik.
FS, SF, FF & SS függőségek
A FS vagy Finish to Start függőség a leggyakoribb és leglogikusabb függőség mind a projektmenedzsmentben, mind a való világban. Egy adott B feladat csak akkor indulhat el, ha az A feladatot kielégítően befejezték. Ebben az esetben a B feladatnak általában az A feladat kimenetét kell valamilyen módon felhasználnia vagy arra építenie.
A SF vagy Start to Finish függőség trükkös. Azt mondja ki, hogy az utódfeladat (nevezzük B feladatnak) csak akkor fejeződhet be, ha az elődfeladat (nevezzük A feladatnak) elindult. Ha azonban az A feladat elindult, a B feladat bármikor lezárható.
A legjobb példa egy ügyfél számlázása (B feladat). Ez általában egy projekt befejezését jelzi. Képzelje el, hogy 5 csokrot kell leszállítania egy partira. Amint megkapja a megrendelést, “lefuttatja az órát” a megrendelőnek, mert elkezd dolgozni az összeállításon, és a vevő tulajdonképpen elkezdett fizetni az idejéért. De valójában nem tudsz számlát kiállítani az ügyfélnek, amíg a csokrok kiszállítása (A feladat) el nem készül.”
A kezdettől a befejezésig tartó függőségek gyakoriak a Just in Time munkavállalói beosztásokban, ahol a munkavállalók nem kapnak meghatározott résidőket. Arra kérik őket, hogy akkor és úgy jöjjenek az irodába, amikor a projektek felmerülnek.
A SS vagy Start to Start függőség azt mondja ki, hogy az utódtevékenység nem indulhat el, amíg az elődtevékenység el nem kezdődött. E kezdeti megkötés után azonban a két tevékenység párhuzamosan folytatódhat. Például a torta sütése és a máz készítése a Start to Start függőség példája. Amint betette a tésztát a sütőbe (A feladat), elkezdheti a máz készítését (B feladat).
SS függőségek általában erőforrás-alapú korlátozások miatt léteznek. Képzeljük el, hogy egy segítő materializálódik, és segít a desszert sütésében. A máz elkészítése ekkor már nem függ attól, hogy Ön mikor teszi be a tésztát a sütőbe. Az SS-függőség csak akkor érvényes, ha a süteményt teljesen egyedül készíted el.
A FF vagy Finish to Finish függőség azt mondja ki, hogy az utódfeladat csak akkor fejeződhet be, ha az elődfeladat is befejeződött. Nem kell, hogy együtt fejeződjenek be.”
A fodrász és sminkes, aki elkísér egy filmsztárt a vörös szőnyeges bemutatóra, nem tudja elvégezni az utolsó simításokat, ha a színésznő nem érkezik meg a helyszínre. Ellenkező esetben a megjelenés frissessége nem marad meg.
Így működik a Befejezéstől a befejezésig függőség.
A külső-belső függőségi rács
Gyakran előfordul, hogy bizonyos feladatfüggőségek a projekt belső és a vállalat külső, vagy a vállalat belső, de a projektvezető közvetlen befolyási körén kívül vannak. A különböző kombinációkat az alábbiakban tárgyaljuk.
Cégen belüli – projekten belüli függőségek: Ezek a szekvenciális feladatokra vonatkoznak – azokra, amelyeket egy előre meghatározott logikai folyamat szerint kell kezelni.
Company In – Project Out Dependencies: Ezek azokra a feladatokra vonatkoznak, amelyekről más részlegek gondoskodnak. Bizonyos részlegen belüli, projekthez kapcsolódó tevékenységek támaszkodhatnak a kimeneteikre, de nem tartoznak a projektvezető közvetlen irányítása alá.
Company Out – Project In Dependencies: A külső beszállítóknak megbízott tevékenységek ideális példát jelentenek erre a kategóriára. A kimenetnek közvetlen hatása van a projektre, de a szállítók nem a vállalat alkalmazásában állnak.
Company Out – Project Out Dependencies: A projekt befejezéséhez a vállalat épületének stabilnak és hozzáférhetőnek kell lennie. Ha valamilyen oknál fogva az építkezés hibásnak bizonyul, akkor a munka folytatása az önkormányzat ítéletétől függ. Ez a vállalaton és a projekten kívüli tényező, de hátrányosan befolyásolhatja az eredményeket.
Hogyan kezeljük hatékonyan a függőségeket a projektmenedzsmentben:
Ha megbízható projektmenedzsment szoftvermegoldást használ, a feladatfüggőségek és a kapcsolódó nézetek mindig fontos részét képezik a műszerfalnak.
- A hármas kényszermodellt szem előtt tartva ötleteljen az összes lehetséges projektfüggőség és a kapcsolódó korlátok között. Ha sok függőség és megkötés van, akkor folytassa a kritikus útvonal azonosítását is. Ez biztosítja, hogy azokra a feladatokra összpontosítson és figyeljen, amelyek hatással lehetnek a végeredményre.
- Beszéljen az érdekelt felekkel, és győződjön meg arról, hogy megértették, melyek a legfontosabb függőségek és korlátok. Ha a kritikus útvonal összetevői szerepelnek a projekt chartájában, akkor az érdekeltek automatikusan értesülnek róluk.
- Ötleteljen az e függőségekkel és korlátozásokkal kapcsolatos kockázatokról és kihívásokról. Érdemes lehet egy funkcióközi megbeszélést tartani, hogy több nézőpontot is bevonhasson. Ha úgy érzi, hogy a legtöbb előre látható zavaró körülményt lefedte, akkor folytassa, és keressen megoldásokat vagy megelőző intézkedéseket a zavarok függőségekre és korlátozásokra gyakorolt hatásának kezelésére.
A harmadik lépés eredménye bekerül a változás- és kockázatkezelési dokumentumokba.
A függőségek elkerülhetetlenek egy projektben. Ritkán találkozik olyannal, amelyben az összes feladat és tevékenység független egymástól.
De ne féljen, a függőségeket az előnyére is ki lehet használni, ha törvényes módot talál arra, hogy felgyorsítsa a kritikus útvonalú tevékenységek végrehajtási idejét.
Gondoljon bele.