Mi a lefelé irányuló kommunikáció?
A lefelé irányuló kommunikációt, amely egy szervezetben a felső szintről az alsó szintre áramlik, lefelé irányuló kommunikációnak nevezzük.
Más szóval, az a kommunikáció, amely a felettesektől a beosztottak felé történik a parancsnoki láncban, lefelé irányuló kommunikáció.
Ezt a kommunikációs áramlást a vezetők arra használják, hogy a munkával kapcsolatos információkat eljuttassák az alacsonyabb szinteken dolgozókhoz. A munkavállalóknak szükségük van ezekre az információkra a munkájuk elvégzéséhez és a vezetőjük elvárásainak való megfeleléshez.
Ez magában foglalhatja az üzenet hangnemének hatékony kezelését, valamint a delegálásban való jártasságot is, hogy a munkát hatékonyan a megfelelő személy végezze el.
A lefelé irányuló kommunikáció fontossága
A lefelé irányuló kommunikáció fontossága a következők:
- Az elképzelés átadása
- A bátorítás
- A fegyelem fenntartása
- A munka indoklásának tájékoztatása
- A változásról való magyarázat
- A változtatásról való tájékoztatás
- A irányt
- A munkakörbeosztás
- Az ellenőrzés
- Az értékelés
Az ötletadás
A lefelé irányuló kommunikációs célok segítségével, irányelveket, szabályokat magyarázza el a felettes a beosztottaknak a teljes megértés érdekében.
Bátorítani
A munkatársakat motiválni kell, hogy többet dolgozzanak a szervezeti célok elérése érdekében. A vezetésnek lefelé irányuló kommunikációhoz kell folyamodnia, hogy az alacsonyabb szintű alkalmazottakat ösztönözze.
A fegyelem fenntartása
Az ilyen kommunikáció követi a szervezeti hierarchiát, tehát minden részlegegységnek vagy részlegnek követnie kell a meghatározott szabályokat vagy eljárást. Ennek eredményeként biztosított a fegyelem.
A munka indoklásának tájékoztatása
Az ilyen típusú kommunikáció fontos célja, hogy tájékoztatást adjon a kijelölt feladat indoklásáról és annak más szervezeti feladatokkal való kapcsolatáról.
A változásokról való tájékoztatás
A változások a körülményektől függnek. Amikor bármilyen változás történik a tervek, irányelvek, eljárások vagy szabályok stb. tekintetében, az ilyenek a lefelé irányuló kommunikáción keresztül történő magyarázattal történő kommunikáció.
Az irányítás
A felettes bármilyen megbízást, munkát vagy feladatot irányít a beosztottaknak, a felettes lefelé irányuló kommunikációt folytat.
Munkahely kiosztása
A munkakör kiosztása a dolgozók hatékonyságának megfelelően, a felettes lefelé irányuló kommunikációval indokolja.
Az ellenőrzés
Mivel a szükséges utasításokat a lefelé irányuló kommunikáción keresztül továbbítják, a munkavállalók nagyon is tisztában vannak a feladatukkal és a tevékenységükkel. Ezért az ilyen kommunikáció az ellenőrzés eszközeként működhet.
Az értékeléshez
A lefelé irányuló kommunikáció segít a feletteseknek az alkalmazottak által végzett munkák értékelésében. A lefelé irányuló kommunikációt arra használják, hogy tájékoztassák a munkavállalókat az értékelésükről.
A lefelé irányuló kommunikáció előnyei
A lefelé irányuló kommunikáció előnyei a következők:
- Eredményesség
- A delegálás megkönnyítése
- Szervezeti fegyelem
- A célok hatékony kommunikációja
.
Efficiency
A lefelé irányuló kommunikáció hatékonyságot kínál, mivel az utasítások és az információk olyan hatalmi forrásokból érkeznek, amelyek képesek a szervezet tetejéről koordinálni a tevékenységeket.
A delegálás megkönnyítése
A delegálás sokkal könnyebb, ha a delegálás közvetlenül a parancsnoki láncot képviselő vertikális kommunikációs struktúrából érkezik.
Szervezeti fegyelem
A lefelé irányuló kommunikáció a szervezeti hierarchiát követi, ami azt jelenti, hogy a szervezeti fegyelmet és a tagok szabálykövetését sokkal könnyebb fenntartani.
A célok hatékony kommunikációja
A felső vezetés könnyen kommunikálhatja a célokat és kioszthatja a célok elérésével kapcsolatos felelősségeket.
A lefelé irányuló kommunikáció hátrányai
A lefelé irányuló kommunikáció hátrányai a következők:
- Interpretációs problémák
- Torzítás
- Nem motiváló
- Lassú visszajelzés
- Lerontja a morált
Interpretációs problémák
A lefelé irányuló kommunikáció értelmezési problémákat okoz a torzító hatás és az üzenet tisztázásának lassú visszacsatolása miatt.
Torzító hatás
Játszottál már valaha a szőlővesszős játékot? A lefelé irányuló kommunikáció torzulhat, ahogy a szervezet több szintjén keresztül halad.
Nem motiváló
A lassú visszacsatolás és a hivatalos kommunikációs csatornáktól való függés miatt ez a kommunikációs módszer nem igazán segíti a motivációt.
Lassú visszajelzés
Időbe telik, amíg az üzenetek lefelé, majd felfelé, majd ismét lefelé haladnak a szervezetben. Ez azt jelenti, hogy a visszajelzés lassú lehet, ami problémákat eredményezhet, különösen egy dinamikus környezetben.
Lerontja a morált
A kommunikáció időigénye és a torz üzenetek problémája miatt a lefelé irányuló kommunikáció negatív hatással lehet a szervezeti morálra.
A lefelé irányuló kommunikáció célja
Canary (2011) a lefelé irányuló kommunikáció öt általános célját azonosította:
- A célok, stratégiák megvalósítása, és célok
- Munkahelyi utasítások és indoklás
- Műveletek és gyakorlatok
- Teljesítmény-visszacsatolás
- Szocializáció
A célok megvalósítása, stratégiák és célok
Az új stratégiák és célok kommunikálása információt nyújt a konkrét célokról és az elvárt viselkedésformákról. Irányt ad az iskola/iskolakörzet, közösségi főiskola vagy egyetem alacsonyabb szintjei számára.
Például: “Az új reformmegbízatás valódi. Javítanunk kell a diákok tanulásának minőségén, ha sikeresek akarunk lenni”.
Munkahelyi utasítások és indoklás
Ezek az irányelvek arra vonatkozóan, hogyan kell elvégezni egy adott feladatot, és hogyan kapcsolódik a munka az iskolai szervezet más tevékenységeihez. Az iskoláknak, közösségi főiskoláknak vagy egyetemeknek össze kell hangolniuk az egyéni és osztályszintű célokat a szervezet egészére vonatkozó célokkal.
Gyakran nem adunk elég ilyen jellegű információt, és az egyes munkatársakra bízzuk az összkép megismerését.
Egyeztetések és gyakorlatok
Ezek az iskolai szervezet irányelveit, szabályait, előírásait, juttatásait és szerkezeti rendjét meghatározó üzenetek, hogy a szervezeti gyakorlatban bizonyos fokú egységességet érjünk el.
Az iskolai szervezetekben ezeket az információkat az igazgatótanács és a szervezet egészére vonatkozó irányelvek, kézikönyvek és az iskolai szervezet mindennapi működése révén juttatják el a munkatársakhoz.
Teljesítmény-visszacsatolás
A részlegek előrehaladási jelentései, egyéni teljesítményértékelések és más eszközök segítségével közlik a részlegekkel vagy egyénekkel, hogy milyen jól teljesítenek a teljesítménynormák és célok tekintetében.
Például: “
Szocializáció
Minden iskolai szervezet igyekszik motiválni a munkatársakat, hogy elfogadják az intézmény küldetését és kulturális értékeit, és részt vegyenek különleges ünnepségeken, például piknikeken és United Way kampányokon. Ez egy kísérlet arra, hogy a személyzet tagjai között elkötelezettséget, az összetartozás érzését és egységes irányvonalat érjenek el (Lunenburg & Ornstein, 2008).
Például: “Az iskola családként tekint a dolgozóira, és szeretne mindenkit meghívni a május 30-i éves piknikre és vásárra.”
Üzleti kommunikációs jegyzetek
(Kattintson a témára az olvasáshoz)
Hivatkozás
- Üzleti kommunikáció: ” K.K. Sinha, Golgotia Kiadó.
- Üzleti kommunikáció: ” M.K. Sehgal, Vandana Khetrapal, Excel Books.
- Essentials of Business Communication: Rajendra Pal, J.S Korlahalli, Sultan Chand & Sons.
- Fred C. Lunenburg (2010). Hivatalos kommunikációs csatornák: Upward, Downward, Horizontal, and External Retrieved 3 Feb, 2021
Go On, Share & Help your Friend