Nagyon sok nagyvállalati találkozó és konferencia nyitóüléssel indítja a rendezvény programját, amelyet néha plenáris ülésnek vagy nyitó általános ülésnek neveznek. Ezek az ülések leggyakrabban nagyobb konferenciákhoz, kongresszusokhoz vagy gyűlésekhez kapcsolódnak, de kisebb vállalati rendezvényeknél is alkalmazhatók.
A nyitóüléseket mindig egy meghatározott időtartamra tervezik a program elején. Általában egy és két óra között tartanak. Az ezekre az időkre tervezett előadások egyedülálló lehetőséget kínálnak a rendezvényszervezőknek és a házigazdáknak, hogy megszólítsák a résztvevőket.
Mit jelent a nyitóülés?
A nyitó általános ülésekre jellemző a különböző előadók által tervezett előadás vagy előadássorozat. Ezek az általános közönség megszólítására irányulnak.
Egyes rendezvényprogramok végül párhuzamos szüneti üléseket kínálnak, amelyeken a résztvevők kisebb csoportokra bontva tartanak előadásokat és workshopokat. Mások szinte azonnal felosztják a közönséget olyan ülésekre, amelyek bizonyos szerepeknek, készségeknek vagy érdeklődési köröknek vannak szentelve. A plenáris ülés azonban arra szolgál, hogy a rendezvény összes résztvevőjét együtt szólítsa meg.
A szervező vezetője dönthet úgy, hogy általános napirendi pontokat tárgyal, és felvázolja a teljes program célkitűzéseit. A nyitóülések általában egy főelőadót és más előadókat is magukban foglalnak, akik segítenek megadni a kongresszus alaphangját.
Ezek az előadások többféle formában is megtarthatók, de maguk az ülések definíció szerint minden résztvevő számára nyitottak.
Miért érdemes plenáris üléssel kezdeni?
A leghatékonyabb nyitó általános ülések azok, amelyeket a közönség és a rendezvény résztvevői, nem pedig a rendezvény szervezői érdekében szerveznek. A rendezvényszervezők élhetnek a lehetőséggel, hogy a vállalati vagy szövetségi üzleti ügyekkel, a rendezvény logisztikájával és napirendi pontokkal foglalkozzanak, de egy nagyszerű plenáris ülésnek szórakoztatnia és motiválnia kell a közönséget is.
A hatékony programokhoz szükség van a közönség bevonására és érdeklődésére. A rendezvényszervezőknek meg kell küzdeniük azért, hogy visszaszerezzék ezt az érdeklődést, ha már az elején elveszítik. A nyitó általános üléseknek erősen kell indítaniuk a programot.
Célok és célkitűzések
A nagyszerű nyitóülések általában a következő célok valamilyen kombinációjával foglalkoznak:
- Motiválni, oktatni és/vagy szórakoztatni és elkötelezni a közönséget.
- Meghatározni a program alaphangját.
- Emlékezetes élményt teremteni.
- Fontos információk megosztása.
A legjobb nyitó általános előadások mindezen célokat teljesítik. Egy éves konferencia plenáris ülése tartalmazhatja a szervezet elnökének üdvözlő üzenetét, amelyet a moderátori feladatokat ellátó konferanszié beszéde követ.
A plenáris ülés határozottan zárulhat egy meghívott főelőadóval, aki előadást tart a résztvevők motiválásáról bizonyos célok elérésére.
Ha jól csinálják
A jó nyitó általános ülés megadja a hangulatot az egész rendezvényre. Fenntartja az érdeklődést, ha a plenáris ülést vidáman tudja tartani. Motiválni akarja a résztvevőket. Adjon át nekik olyan információkat, amelyeket korábban nem tudtak, mint egy kis ízelítőt az elkövetkezendő dolgokból. Teremtsen kapcsolatot velük.
És igen, egy kis szórakozás is belefér, de ne a szórakozás legyen az egész műsor.