Nagyobb intézményi felhasználás esetén a jegyzőkönyv kronologikus, évenként vagy naponként egy szekcióval, amely néha több mint egy évszázadot is felölel, a megfelelő részletességgel (különösen a távolabbi időpontok esetében). Egy elterjedtebb technika a negyvenhárom elválasztóval ellátott kartonlapok vagy egy negyvenhárom mappából vagy két harmonika dossziéból álló rendszer. A negyvenhárom osztás két szám, a harmincegy és a tizenkettő összegéből származik, amelyek megfelelnek egy gregorián vagy juliánus hónap legfeljebb harmincegy napjának és egy év tizenkét hónapjának.
A mappák használatával az aktuális hónapra tervezett tételek a megfelelő napi mappába kerülnek. A következő hónapban elvégzendő tételek a megfelelő havi mappába kerülnek. Minden nap az aktuális napi mappát kiüríti és a készlet hátuljára helyezi. Egy új hónap kezdetén az adott hónapra vonatkozó tételeket eltávolítják a havi mappából, és a megfelelő napi mappákba helyezik.
Az egyszerűbb rendszerek, amelyek sok, idővel ismétlődő feladatot tartalmaznak, általában megfelelő méretű kartonokat használnak és használnak újra, a bonyolultabb rendszerek pedig bővíthető “harmonika mappákat”, irattartó mappákat, vagy akár egész szobáknyi irattartó szekrényt. A modern rendszereket általában számítógépes adatbázisokban vagy olyan egyszerű eszközökkel tartják karban, mint egy Unix “naptár” fájl, egy Microsoft Outlook naptár stb.
.