Megértjük, hogy sok energiát fektet a rendezvények szervezésébe. Bár az önkéntesek toborzása időigényesnek tűnhet, ők minden adománygyűjtés nélkülözhetetlen eszközei. Ezért megosztjuk meglátásainkat arról, hogyan lehet sikeresen és hatékonyan önkénteseket szerezni egy rendezvényre. De mielőtt ezt megtesszük, fontos megérteni, mi motiválja önkénteseit a részvételre:
Miért vesznek részt önkéntesként a támogatói a rendezvényeken?
Ha tudja, miért vesznek részt önkéntesek a rendezvényein, jobban tudja irányítani a toborzási erőfeszítéseit. Nézzük meg a négy legfontosabb okot, amiért az önkéntesek részt vesznek:
Gondoskodnak az ügyéről
A szenvedélyes önkéntesek megbízhatóak és elkötelezettek, és valódi változást akarnak elérni a rendezvény napján. Ezek az önkéntesek az online keresés, egy közösségi hirdetés vagy szájhagyomány útján kereshetik meg az Ön szervezetét, ezért olyan módszereket soroltunk fel, amelyek megkönnyítik ezeknek a lelkes önkénteseknek, hogy megtalálják az Ön lehetőségeit, és jelentkezzenek rájuk.
Együtt önkénteskednek
A rendezvények remek lehetőséget nyújtanak arra, hogy csoportok, például vállalati alkalmazottak és családok egy napra összejöjjenek, és segítsenek a közösségnek. Míg az önkéntes csoportok általában epizodikusabbak, lehetőséget kínálnak arra, hogy tagokat toborozzanak és vonjanak be az ügyedbe. Ezért fontos, hogy egyszerűsítse a csapatok regisztrációját, és az esemény napján kapcsolatot teremtsen önkénteseivel azzal a céllal, hogy az önkénteseket újra meghívja a szervezetével való együttműködésre.
Nyereséget húznak a rendezvényedből
Míg a legtöbb önkéntes azért vesz részt, mert segíteni akar a közösségének jobbá tételében, néhányan hasznot is szeretnének húzni, és ez rendben van! Lehet, hogy ingyen jegyeket kínálsz a rendezvényre, vagy önkénteseidnek személyes céljaik vannak a karrierrel vagy érdeklődési körrel kapcsolatban. Lehet, hogy az eseménye például kapcsolatépítési lehetőséget kínál, vagy lehetővé teszi az önkéntesek számára, hogy gyakoroljanak egy bizonyos készséget. Miután azonosította, hogy önkéntesei mit szeretnének kapni az alkalmakból, ezeket az előnyöket kommunikálhatja marketingtevékenysége során, amikor önkénteseket toboroz a rendezvényre.
Megkérdezték őket
Meglepődhet, hogy a közösség tagjai mennyire hajlandóak segíteni, ha csak megkérdezi őket. Az Önök rendezvényei izgalmas lehetőséget kínálnak arra, hogy valami mást tegyünk, miközben jobbá tesszük közösségeinket. Az első alkalommal jelentkező önkéntesek szervezeted legelkötelezettebb önkénteseivé válhatnak. Az alábbiakban 8 módszert mutatunk be arra, hogyan érheti el a rendezvények potenciális önkénteseit, és hogyan tarthatja meg őket, hogy visszatérjenek.
Hogyan toborozzon önkénteseket egy rendezvényre
Egyszerűvé teszi az önkéntes lehetőségek megtalálását
Gondolkozik azon, hogy hol találhat önkénteseket a rendezvényekhez? Hagyja, hogy ők találják meg Önt! Az önkéntesek többsége online keresi a részvételi lehetőségeket. Az önkéntesek az Ön weboldalára jönnek, és a részvételi lehetőségeket keresik, ezért nem szabad, hogy a weboldalán kelljen kutakodniuk, hogy megtalálják azokat. Szerencsére vannak egyszerű javítások, amelyekkel javíthatja rendezvényei láthatóságát. Íme néhány kipróbált és bevált módszer, amellyel segítheti eseményei kiemelkedését:
- Illesszen be egy “Önkéntes” címszót a webhelye navigációs menüjébe, hogy a látogatók gyorsan navigálhassanak webhelyén. Ha az önkéntesség-kezelő szoftverére hivatkozik, tartalmazzon egy egyértelmű felhívást a cselekvésre, például: “Szeretne önkénteskedni? Kattintson ide a részvételhez!”
- Sorolja fel az összes eseményét és lehetőségét egy helyen a webhelyén. Létrehozhat egy naptároldalt, hogy támogatói izgatottan várhassák az előttük álló szezont.
- Kiemelhet egy különösen izgalmas eseményt a főoldalán.
- Linkeljen közvetlenül az eseményoldalára (és ne a honlapjára), amikor a közösségi médiában és a marketinganyagokban önkéntes lehetőségeket mutat be. Így az önkéntesek csak néhány kattintásra vannak a jelentkezéstől!
A közösségi média alkalmazása
A nonprofit szervezetek 80%-a egyetért azzal, hogy a közösségi média hatékony az önkéntesek toborzásában, és 78% egyetért azzal, hogy a közösségi média hatékony a rendezvények résztvevőinek toborzásában. Miért ne hagynánk tehát, hogy a közösségi média végezze el a piszkos munkát. Terjessze a hírt a különböző elérési platformok segítségével; jelentse be a közelgő eseményeket szervezetének közösségi médiacsatornáin, miközben arra ösztönzi a közösség tagjait, hogy jelentkezzenek izgalmas önkéntes alkalmakra. A peer-to-peer marketing szintén nagyszerű módszer, amely a jelenlegi támogatóit is bevonja, hogy terjesszék a hírt az Ön számára a közösségi médiában.
És miért ne építene be rendszeresen eseménynaptárt a nonprofit hírlevelébe? Minden egyes alkalom megemlítésekor mindenképpen tartalmazzon egy felhívást a cselekvésre, például: “Eseményre önkénteseket keresünk! Jelentkezzen itt”. Ezután adjon meg egy linket vagy gombot, amely közvetlenül az esemény oldalára vagy a webhelye önkéntes regisztrációs oldalára vezet.
Ne feledje, hogy a közösségi média fiókjai a márka ismertségének megteremtéséről is szólnak, hogy Ön legyen a legmegfelelőbb szervezet, amikor az önkéntesek egy adott ügyet szeretnének támogatni. Azzal, hogy a közösségi médiát rendszeresen frissíti, izgalmasan és “márkaszerűen” tartja, olyan önkénteseket fog vonzani, akik megértik a szervezetét. Tekintse meg ezt a cikket, ha többet szeretne megtudni a sikeres közösségi médiastratégia kialakításáról.
Érje el a közösségében működő vállalkozásokat
Már egyre több vállalat építi be üzleti modelljébe az önkéntes programokat. Miért ne keresné meg tehát a helyi munkáltatókat, különösen azokat, amelyeknek a munkavállalói önkéntességre vonatkozó követelményeik vannak, a következő rendezvényével kapcsolatban? A leendő partnerek eléréséhez megfontolhatja, hogy levelet írjon, amelyben önkénteseket kér a közelgő rendezvényeire. Üzenetének többet kell kommunikálnia annál az egyszerű ténynél, hogy önkéntesekre van szüksége az ügyét támogató eseményekhez. Levelében tudassa a vállalatokkal, hogyan profitálhatnak a partnerségből, mit jelent az ügye a közös közösség számára, és hogyan érhetnek el többet együtt a szervezeteik. Ezt a vázlatot felhasználhatja a következő rendezvényére önkénteseket kérő levél elkészítéséhez.
Mintalevél önkénteseket kérő levél egy rendezvényre
- Figyelemfelkeltő nyitó mondat: Írjon egy olyan nyitómondatot, amely magával ragadja az olvasót.
- Cél vagy igény: Mi a rendezvény célja? Mit fog elérni az erőfeszítéseivel?
- Megoldás: Hogyan fognak közös erőfeszítéseik segíteni?
- Előnyök: Mi a haszna az önkénteseknek és a vállalatnak? Megjelenik például a cég logója?
- Az önkéntesek elvárásai: Mire számíthatnak az önkéntesek? Milyen jellegű munkára kell felkészülniük?
- Következő lépések és elérhetőségek: Hogyan reagáljon a vállalat a levelére? Hogyan jelentkezzenek a munkavállalók a lehetőségekre?
Ne feledkezzen meg arról, hogy telefonhívással folytassa. Ez személyesebbnek hat, és megmutatja a vállalatnak, hogy kifejezetten számít rá, hogy segít a rendezvény sikerében.
Nézze meg ezt a cikket a vállalati partnerségek előnyeiről.
Egyszerűsítse a csapat regisztrációját
Ha a leendő önkéntesek megtalálják a rendezvényen az őket érdeklő lehetőségeket, könnyen tudniuk kell regisztrálni. Ugyanez vonatkozik a csapatokra és a családokból és vállalati partnerekből álló csoportokra is. Az egyszerű csapatregisztráció azt jelenti, hogy az önkéntesek együtt jelentkezhetnek az eseményre közvetlenül az Ön weboldalán keresztül, így időt takaríthat meg és csökkentheti a felesleges oda-vissza járkálást. Néhány kulcsfontosságú információ megadása után a csapatoknak azonnal regisztrálniuk kell, és a helyüket le kell foglalniuk. Kérje a csapatvezető elérhetőségét, így könnyen azonosíthatja és elérheti a kapcsolattartó személyt a szükséges információk gyors közlése érdekében.
Munkahelyek előzetes kijelölése
A rendezvény napján a zökkenőmentes lebonyolítás kulcsa a felkészülés. Ráadásul a rendezvény önkéntesei nagyobb valószínűséggel vesznek részt újra a rendezvényen, ha már az első alkalommal pozitív élményben volt részük, amikor az Ön szervezeténél önkénteskedtek. Amikor felsorolja a lehetőségeket, tüntesse fel a feladatot, amelyet szeretne, hogy elvégezzenek, és adjon rövid leírást. Ez lehetővé teszi a rendezvény önkéntesei számára, hogy a megfelelő lehetőségekhez illeszkedjenek. Amikor önkéntesei megérkeznek a rendezvényre, már készen állnak a munkára, és pontosan tudni fogják, hogy mi a feladatuk.
Emlékeztetők küldése
Azt követően, hogy az önkéntesek regisztráltak a rendezvényére, küldjön egy e-mailt, amelyben megerősíti a regisztrációt, és megköszöni az önkéntesek érdeklődését. Mivel emberek vagyunk, néha elfelejtünk dolgokat. Néhány nappal az esemény előtt küldjön emlékeztetőt az esemény dátumával és időpontjával. Adja meg a logisztikai információkat, hogy az önkéntesek felkészültnek érezzék magukat. Javasoljuk, hogy a következő információkat tartalmazza:
- A helyszín adatai
- Az elérhetőségek számai
- Mit hozzon magával
- A nap menetrendje
Az ügyéről szóló rövid, de lényegre törő irodalmat is érdemes csatolni, hogy az önkéntesek már az érkezés előtt elköteleződjenek. Szervezete felkészültsége bizonyítja az ügy iránti elkötelezettségét, és elkötelezettségre ösztönzi az önkénteseket.
Egy önkéntes bejelentkezési rendszer létrehozása
A bejelentkezési rendszer minden egyes eseményen segít nyomon követni az önkéntesek részvételét. Amint az önkéntesek megérkeznek a rendezvény helyszínére, közvetlenül egy bejelentkezési ponthoz irányítsa őket (és egyértelmű jelzéseket helyezzen el, hogy könnyen megtalálják). Az automatizált bejelentkezési folyamat lehetővé teszi az önkéntesek be- és kijelentkezését is, így a nonprofit szervezet értékes adatokat rögzíthet a részvételi számokról és órákról. Ha nem áll rendelkezésére ilyen technológia, váltson át a tollról és papírról, és hozzon létre egy táblázatot a jelenlét és a részvételi órák nyomon követésére. Egy jól szervezett esemény minimalizálja az önkéntesekre nehezedő stresszt a rendezvényeken, és biztosítja, hogy pozitív élményben legyen részük.
Köszönje meg önkénteseit
Támogassa toborzási erőfeszítéseit az önkéntesek jobb bevonásával. Most, hogy már tudja, hogyan szerezzen önkénteseket egy eseményre, sikerre készítheti fel magát a következő eseményre. Minden eseményt úgy zárjon le, hogy összegyűjti önkénteseit, és megköszöni nekik a kemény munkájukat. Beszéljen mindarról, amit csapatként el tudott érni, és arról, hogy mennyire értékes volt az önkéntes munkájuk. Ezt követően küldjön egy őszinte köszönő e-mailt. A megbecsülés jó érzés – az önkéntesek talán újra segíteni akarnak majd!
Az Ön szervezete az Ön rendezvényén önkéntesek jótékony erőfeszítéseire támaszkodik. Reméljük, hogy ez a 8 stratégia segít abban, hogy minden segítő kézre szükséged legyen a következő rendezvényed sikeréhez. Ne féljen felhasználni ezeket a tippeket, hogy bevonja és megtartsa az önkénteseket szervezetének bármely jövőbeli alkalmaihoz!