A változtatási megbízások az építkezés szükséges részét képezik.
Kényes téma, amikor egy építési projekt megkezdése után olyan dolgok merülnek fel, amelyek miatt többletköltségeket kell felszámolnia.
Néhány vállalkozó fél a változtatási megbízások felszámításától, mert attól tart, hogy ez hatással lesz az üzleti kapcsolatukra. Vagy ami még rosszabb, órabérben dolgoznak, és soha nem kapnak fizetést a munkájukért.
A módosítási megbízások jóváhagyása és a szilárd kapcsolat fenntartása kihívást jelenthet.
Építőipari becsléssel és tanácsadással foglalkozó cég vagyunk, és egy nagyon speciális stratégiát dolgoztunk ki a módosítási megbízások jóváhagyására.
Megmutatom, hogyan számlázza ki a módosítási megbízásokat szakszerűen, hogyan hagyja jóvá őket, és hogyan legyen olyan előnye az ügyfélnek, hogy továbbra is Önt akarja használni a projektekhez.
Ezek a stratégiák alkalmazásával láttuk, hogy az ügyfelek a módosítási megbízások révén további 10-20%-kal többet keresnek a szerződésükön.
Mi az a módosítási megbízás?
A módosítási megbízás egy hivatalos mini-szerződés, amely módosítja az eredeti szerződést. A módosítási megbízások lehetnek a szerződésben szereplő összeg kiegészítései vagy levonásai.
Amikor szerződése van, van egy munkaköre, ami a felelősségi listáján szerepel.
Minden projektben vannak változások, és ezek a tulajdonos változásai, az ellenőrök követelményei, a rajzok konfliktusai és számos más változás formájában jelentkeznek.
Mert ezek a változások a szerződésén kívül esnek, ezért a munkáért valamit fel kell számolnia.
A változtatási megbízásokkal kapcsolatos kihívás az, hogy sok vállalkozó és alvállalkozó úgy gondolja, hogy bizonyos dolgok felszámítása, vagy a túl magas számlázás azt eredményezi, hogy az ügyfél a jövőben nem akarja Önt újra igénybe venni.
Megelőzze a változtatási megbízásokat (és értékes eszközzé váljon)
Ha Ön egy nagyon jó vállalkozó, akkor a változtatási megbízások megelőzése érdekében még a munka megkezdése előtt elvégzi a megfelelő körültekintést a problémák azonosítása érdekében. A legtöbb módosítási megbízás a munkaterületen már meglévő problémákból vagy koordinációs problémákból ered, amelyek megelőzhetők egy részletes terjedelem- és tervellenőrzéssel, alvállalkozói megbeszéléssel vagy a tulajdonos/építész találkozóval.
Ha valóban bizonyítani akarja értékét a generálkivitelezőnek (vagy a tulajdonosnak, ha Ön a GC), azonosítsa a problémákat, mielőtt azok felmerülnének. Mentsd meg a GC-t (vagy a Tulajdonost) néhány fejfájástól és költségvetési meglepetéstől, és garantálom, hogy a jövőben visszatérnek hozzád.
Az általam gyakran látott gyakori problémák a következők:
- A mechanikus csatornázási munkák zavarják a mennyezetmagasságot
- A szerkezeti méretek nem egyeznek az építészeti méretekkel
- AzADA méretek nem felelnek meg a kódnak, mégis átmennek a tervellenőrzésen
- A felülnézeti hozzáférési panelek nem felelnek meg a terveknek. a mechanikai kódnak (egyes kódok megkövetelik a felsővezeték-elemek teljes eltávolításának képességét)
- A munkaterületből kimaradnak a projektek egyes részei (ez gyakran előfordul a határidők betartására való sietség miatt)
De nem tudja ellenőrizni, hogy a tulajdonos áttervezi-e a falakat, vagy ha jön egy ellenőr, és további követelményeket támaszt, amelyeket a tervellenőrzés során nem vettek figyelembe, vagy mi van akkor, ha egy másik szakma megrongálja a munkáját, és újra kell csinálnia néhány munkát?
Vagy… Mi van, ha egy sprinklercső megreped és megrongálja a gipszkartont?
A tapasztalataink alapján tapasztalt kihívások miatt kidolgoztuk ezt a stratégiát, amelynek segítségével azonosíthatja a módosítási megbízás típusát, így egy kicsit másképp közelítheti meg azt.
Hogyan adjon ki stratégiailag egy módosítási megbízást
A módosítási megbízásoknál a szokásos működési eljárás jellemzően az, hogy elkészít egy dokumentumot egy kis munkaköri leírással az elvégzendő többletmunkákról, egy teljes összeggel, és alátámasztó háttérinformációkkal, hogy bizonyítsa, miért számolja fel ezt az összeget.
Ez olyan, mint egy mini-becslés az elvégzendő munkáról. És amint aláírják, egy mini szerződéssé válik, amely módosítja az eredeti szerződést.
Ez egy példa arra, hogyan néz ki egy módosítási megbízás.
És az alátámasztás hozzá:
Egy további alátámasztást is érdemes hozzáadni, hogy bizonyítsa az ügyét. A biztonsági másolat a bizonyíték arra, hogy mi az a munka, amit el kell végezni, és miért kerül annyiba, amennyit felszámít.
Fényképeket, megrendeléseket, számlákat, e-maileket, RFI-ket, kiegészítéseket, módosításokat, vázlatokat, tervrészleteket, a terv kiemelt képét, és minden egyéb bizonyítékot, amire szüksége lehet az ügye bizonyításához.
A projektmenedzsment-szoftver használatával érdemes nyomon követni a módosítási megbízásokat, az információkéréseket (RFI), a kiegészítéseket és átdolgozásokat, valamint a vázlatokat. Ennek kezelésére használhatja a Procore-t vagy a Corecon-t.
A Dropboxot is ajánlom az összes dokumentáció kezelésére. Ezeket a mappákat integrálhatja a csapatával.
Agresszívan ajánlom a Change Orders számlázását. Ennek több jó oka is van.
Agresszívan számlázza ki a módosítási megbízásokat
A módosítási megbízásokat gyakran megtárgyalják – Ha agresszív árat nyújt be, amikor árengedményt kell adnia az ügyfélnek, akkor is profitál a módosítási megbízásból.
A módosítási megbízásokat gyakran megtámadják – Meg lehet támadni őket, mert azt hiszik, hogy a munka az Ön szerződésének része. Azzal, hogy agresszívan számlázza ki a többi módosítási megbízását, amikor olyan jön, amelyet nem tud megnyerni, a többi megbízásnál a szokásosnál magasabb díj felszámításával mérsékli veszteségeit.
Nincs verseny – Az ajánlattétel során megpróbál az alacsony ajánlattevő lenni, mert vannak versenytársai. Ha már a munkában van, nem valószínű, hogy a vállalkozó egy másik céget fog megbízni a változtatási megbízás elvégzésével.
A változtatási megbízások mindig a fizetés elmaradásának kockázatával járnak – Bár vannak jogi módszerek a fizetés biztosítására, aligha akar a pereskedés vagy a zálogjog irányába menni, hacsak nem feltétlenül szükséges. Vannak olyan módosítási megbízások, amelyeket kezdetben jóváhagynak, és később a tulajdonosnak nincs pénze, vagy a GC rájön, hogy soha nem hagyta jóvá, és kicsúszott a kezéből. Gyakori, hogy a GC-k később visszajönnek és kedvezményeket kérnek, vagy egyenesen megtagadják valaminek a kifizetését. Vagy akár “kényelmesen” elfelejtik, hogy mire való.
Kompenzálja a “szívességeket” – A fővállalkozók hírhedtek arról, hogy szívességek formájában ingyenes munkát kérnek. Teljes őszinteséggel – amikor főfelügyelő voltam, állandóan apróságokat kértem. A GC-k sértésnek veszik, ha egy kis lyukat újra kell foltozni, és ezért a munkáért 100 dollárt kérnek. De mi történik, ha 20 apró szívességet kérnek? Ezek több ezer dollárra rúghatnak. Ha közvetlenül nem tudja kiszámlázni őket, akkor közvetve, más agresszívan kiszámlázott módosítási megbízásokon keresztül pótolhatja ezeket a költségeket.
A T&M (idő és anyag) a cégpolitikája ellenében
Az idő és anyag ellenében történő elszámolást javasoljuk. Ez tényleg nem egy jó és biztonságos módja annak, hogy számlázza a munkáját.
Ehelyett azt javasoljuk, hogy MINDIG használjon formális módosító megbízásokat.
A munka során az történik, hogy a munkaterületeken tapasztalható rohanás miatt a fővállalkozók azt akarják, hogy az alvállalkozók óránkénti alapon folytassák a munkát, és az ésszerű munkáért és anyagokért fizetnének egy kis felárral.
A probléma ezzel az, hogy nyitottá teszi Önt arra, hogy az ügyfél később megpróbálja lealkudni az árát. Szeretik azt mondani, hogy “ezt nem tudtam jóváhagyni, így ezt nem fogjuk tudni fedezni”. Vagy azt mondhatják: “Le kell csökkentenem ezeket a költségeket, ha azt akarjuk, hogy a tulajdonos jóváhagyja”.
És mivel nincs jóváhagyott módosítási megbízásod, nincs semmilyen jogilag kötelező érvényű dokumentációd, amiért kifizetnének.
Ehelyett, ha az ügyfeled ragaszkodik a T&M-hez, ajánlj fel egy “nem túlléphető” módosítási megbízást.
Ez olyan, mint egy T&M és egy hivatalos módosítási megbízás keveréke. Először is, a GC jóváhagyja az Ön módosítási megbízását egy garantált maximális ár alapján. Használhat helyszíni jegyeket az órák nyomon követésére, így lényegében előzetesen jóváhagyják a módosítási megbízást.
Számlázás a módosítás oka szerint
A módosítások különböző okokból történnek. Néhány azért van, mert a tulajdonos és az építész változtatást akar az építkezés alatt, mások pedig kívül esnek a tulajdonosok vagy a GC ellenőrzésén.
Itt vannak a változtatások okai, és hogyan kell kezelni őket.
A tulajdonos által irányított változtatások
Gyakran előfordul, hogy amint a munka elkezdődik, és a tulajdonosok elkezdik látni a felhúzott falakat, gyakran kapnak inspirációt a változtatásokra, mert ténylegesen vizualizálni tudják a teret.
Ezek a változtatások opcionálisak. Emiatt ezekért felárat számíthat fel. A logika itt az, hogy nincs verseny, mivel Ön már a munkaterületen van.
Azért rajongok, hogy agresszívan számoljuk fel a változtatási megbízásokat, és hagyjuk, hogy a Tulajdonos vagy az Építtető megpróbálja lealkudni az Ön árát.
Az építész által irányított változtatások
Az építészek akkor is változtatnak, amikor észreveszik a tervükben lévő következetlenségeket vagy az utolsó pillanatban felmerülő inspirációkat. Ez a belsőépítészekre is igaz.
Ezeket a Tulajdonos módosításaihoz hasonlóan kezeljük. Ezekért is felárat számítunk fel. Előfordul, hogy az építész kiegészítést vagy vázlatot ad ki, hogy tisztázzon vagy javítson valamit a munkán. Ha ez egy opcionális módosítás, akkor felárat számítunk fel. Ha szükséges változtatásról van szó, kicsit alacsonyabb árat szabunk meg.
A rajzok ellentmondásai
Egyetlen rajz sem tökéletes. Az építészeti ipar elég kifinomult szoftvereket fejlesztett ki, amelyek segítenek észrevenni a konfliktusokat, mielőtt azok problémává válnának, de mindig vannak problémák a rajzokban.
Amikor ez megtörténik, megpróbáljuk az árképzést ésszerűnek tartani, hogy ne tűnjön úgy, mintha árdrágítás lenne.
Az ellenőr további elemeket követel
Az ellenőrök hírhedtek arról, hogy a munkaterületre jönnek, és további követelményeket támasztanak, és az építési szabályzatuk alapján változtatásokat eszközölnek.
Néha a tervellenőrzés során kimaradnak dolgok, vagy a meglévő épületek felújítása során a falak mögött rejtett meglepetések vannak, amelyeket az ellenőrök észrevesznek.
Ezek esetében próbáljon ésszerű lenni. Ez egy előre nem látható változás.
Más alvállalkozók által okozott károk
Az építkezésen más alvállalkozók által okozott károk nagyon gyakoriak. Ezek gyakran a munkában keletkezett károk kijavításának költségeinek utólagos felszámítását eredményezik.
Ezek mindig utólagos felszámítást eredményeznek. Ha jó a kapcsolata az adott alvállalkozóval, akkor megpróbálja ezt közvetlenül vele megoldani, vagy alacsony vagy önköltségi áron számol fel. Ez csak azért van, hogy fedezd a költségeidet.
Egyszer egy gépészeti vállalkozó letépte az összes akusztikus mennyezetemet, mert gondjai voltak a gépészeti munkák beszerelésével. Letépték az összes munkánkat, ezért ennek a dupláját számoltuk fel.
Vészhelyzetek a munkán
És néha csak úgy megtörténnek a dolgok. Eltörhet egy vízvezetékcső, beázhat a tető és kárt tehet a gipszkartonban, vagy tűz keletkezhet.
Ezeket a dolgokat orvosolni és meg kell javítani, mielőtt a helyiséget átadjuk a tulajdonosnak.
Ezeket ésszerűen számolja fel. Még arra is törekszel, hogy csapatjátékos legyél, és ezeket önköltségi áron végezd el. Nem a tulajdonos hibája.
Néha az általános felelősségbiztosítás fedezi az ilyen jellegű problémákat. Ha ez a helyzet, akkor felárat számíthat fel.
Kedvezmények
Végül a GC-k és a tulajdonosok szívességeket kérnek.
Ha minden egyes kis összegért díjat számít fel, úgy fog tűnni, mintha aprópénzből fizetne.
Azt teszi itt, hogy a munkát a szoftverében vázlatként beállított módosítási megbízásban követi nyomon. Amint eléri a küszöbértéket, tudatja az ügyféllel, hogy elkezdi felszámítani.
A változtatási megbízások tárgyalása
Sok olyan forgatókönyvbe fog belefutni, amikor a változtatási megbízásokat nem hagyják jóvá. Ha az általunk fentebb ajánlott módosítási oknak megfelelően számlázol, valószínűleg kevesebb kihívással fogsz szembesülni a módosítási megbízások jóváhagyásával. Ezek harcban kipróbált stratégiák, ahol megfigyeljük a módosítások mögöttes okát.
Lényegében, amikor senki sem tudja befolyásolni, próbáljon csapatjátékosként viselkedni, és kevesebbet számlázni a munkájáért. Amikor opcionális változásokról van szó, akkor prémiumdíjakat számlázhatsz, és gyakran kérik, hogy tárgyalj az áraidról. Ez biztosítja, hogy fedezd a költségeidet, és tisztességes nyereséget érj el az idődért és erőfeszítésedért.
Vannak olyan időszakok, amikor nem tudsz valamit jóváhagyatni, ezért kihasználhatod az ütemterv előnyeit, hogy “ráveszed” a GC-t a gyors jóváhagyásra. Tudathatod velük, hogy aláírt jóváhagyásra van szükségük a folytatás előtt. Ez az egyik fő oka annak, hogy nem bátorítjuk a T&M munkát vagy a munka elvégzését az aláírt jóváhagyás előtt. Ha a munka befejeződött, jó esély van arra, hogy visszajönnek, és azt mondják, hogy “a tulajdonos csak a költségeid 50%-át hagyta jóvá, így csak ennyit tudunk neked fizetni”. Ez mindig megtörténik.
Az aláírt módosítási megbízással szerencsére jogilag módosítja a szerződést, és lehetőséget ad arra, hogy a fizetés elmaradása esetén zálogjogot érvényesítsen.
Következtetés
Most már tudja, hogyan kell megfelelően és hatékonyan számlázni a módosítási megbízásokat.
Nem kell kihívást vagy problémát jelentenie, hogy ezeket jóváhagyják. A módosítási megbízásokkal 10-20% közötti plusz szerződéses értéket nyerhet. Megmutattam, hogyan kell stratégiailag kiadni a módosítási megbízásokat, a kiszámlázandó összeget, és hogyan kell tárgyalni a jóváhagyásukról. Azt is megmutattam, hogyan kell beépíteni az AIA számlázásába.