A cégtulajdonosok számára minden dollár számít, így ha nem tudod, hol állsz havi szinten, lehet, hogy az év végén már nem leszel itthon. És bár a csináld magad könyvelőszoftverek használata segíthet a költségek nyomon követésében, a jó könyvelő felbérlésének előnyei messze túlmutatnak a számok ropogtatásán. Potenciálisan egy életre a cége pénzügyi partnere lehet, aki nem csak azt ismeri, hogyan fogja finanszírozni például a következő targoncáját, hanem azt is, hogyan fogja finanszírozni a lánya főiskolai tanulmányait.
Mielőtt azonban felvesz egyet, győződjön meg róla, hogy érti az általános könyvelőirodák négy alapvető szakterületét:
- Üzleti tanácsadás. Mivel egy könyvelőnek ismernie kell az Ön üzleti környezetét, az adózási helyzetét és a pénzügyi kimutatásait, érdemes felkérni, hogy rakja össze az összes darabot, és segítsen Önnek üzleti tervet és személyes pénzügyi tervet készíteni. A könyvelők tanácsot adhatnak a biztosításoktól kezdve (valóban szükség van-e üzletmenet-megszakítási biztosításra, vagy olcsóbb egy második telephelyet bérelni?) a bővítésig (hogyan befolyásolja a további kapacitás a működési költségeket?). A könyvelők új szintű betekintést nyújthatnak, egyszerűen a szemléletük révén.
- Könyvelés és nyilvántartás. Ezek talán a legalapvetőbb számviteli diszciplínák. Bár sok üzlettulajdonosnak van értelme a napi nyilvántartások kezelésének, egy könyvelő segíthet a könyvelési és számviteli rendszerek felállításában, és megmutathatja, hogyan kell használni azokat. Egy jó rendszer lehetővé teszi a jövedelmezőség értékelését és az árak módosítását. Emellett lehetővé teszi a kiadások nyomon követését, a költségvetés nyomon követését, a tendenciák felismerését és a pénzügyi kimutatások és adóbevallások elkészítéséhez szükséges könyvelési díjak csökkentését.
- Adótanácsadás. Az adózással kapcsolatos kérdésekben segítséget nyújtó könyvelők ezt általában két területen tehetik meg: az adóügyi megfelelés és az adótervezés területén. A tervezés az Ön általános adóterheinek csökkentésére vonatkozik. A megfelelés az adótörvények betartására utal.
- Könyvvizsgálat. Ezeket a szolgáltatásokat leggyakrabban a bankok követelik meg a hitelnyújtás feltételeként. A könyvvizsgálatnak számos szintje létezik, az egyszerű pénzügyi kimutatások elkészítésétől kezdve a tényleges könyvvizsgálatig, ahol a könyvelő vagy más harmadik fél biztosítékot nyújt arra, hogy a vállalat pénzügyi információi pontosak.
Könyvelő kiválasztása
A jó könyvelő megtalálásának legjobb módja, ha az ügyvédjétől, a bankárától vagy egy üzleti kollégájától kap ajánlást. Bejelentkezhet az államában működő Könyvvizsgálói Társaságnál is, amely ajánlást adhat.
Míg a könyvelők általában nagyvállalatoknál dolgoznak, addig a CPA-k (Certified Public Accountants) különböző nagy- és kisvállalkozásoknak dolgoznak. Ne becsülje alá a CPA fontosságát. Ezt a címet csak azok kaphatják meg, akik egy szigorú, kétnapos, országosan szabványosított vizsgát tettek le. A legtöbb állam megköveteli, hogy a CPA-k legalább főiskolai diplomával vagy azzal egyenértékű végzettséggel rendelkezzenek. Több államban posztgraduális képzést is megkövetelnek.
Mihelyt felállított néhány jó jelöltet, fontos meghatározni, hogy mennyi munkát végezzen a cég, és mennyit a könyvelő.
A könyvelési szolgáltatások három nagy kategóriába sorolhatók: a tranzakciók rögzítése, összeállítása, valamint a bevallások és pénzügyi kimutatások készítése. Bár az első két kategória alacsonyabb képzettségi szintet igényel, mint az utóbbi, sok cég mindháromért ugyanazt az óradíjat számítja fel. Ezért fontos, hogy pontosan meghatározzuk, milyen munkát szeretnénk, ha egy könyvelő végezne.
A következő lépés az, hogy interjút készítünk az ajánlóinkkal. Mindegyikük esetében tervezzen két találkozót, mielőtt meghozza döntését. Az egyik találkozónak az Ön telephelyén kell lennie. A másik legyen náluk. Az interjúk során fő célja, hogy három dologról tájékozódjon: a szolgáltatásokról, a személyiségről és a díjakról. Íme, mit kell kérdeznie az egyes területeken.
- Szolgáltatások: A legtöbb könyvelőcég adó- és könyvvizsgálati szolgáltatásokat kínál. De mi a helyzet a könyveléssel? Vezetői tanácsadás? Vagyontervezés? Segít-e a könyvelő a pénzügyi információs rendszerek tervezésében és bevezetésében? A könyvvizsgáló olyan szolgáltatásokat is kínálhat, amelyek magukban foglalják a hitelekhez és finanszírozáshoz szükséges tranzakciók elemzését; a pénzügyi kimutatások elkészítését, könyvvizsgálatát, felülvizsgálatát és összeállítását; a befektetések kezelését; és az adóhatóságok előtti képviseletét.
Bár a kisebb könyvelőcégek általában jobb választásnak bizonyulnak a vállalkozók számára, nem biztos, hogy mindezeket a szolgáltatásokat kínálják. Győződjön meg arról, hogy a cég rendelkezik-e azzal, amire szüksége van. Ha nem tud speciális szolgáltatásokat nyújtani, lehet, hogy kapcsolatban áll más cégekkel, amelyekhez átirányíthatja Önt ezen ügyek intézésére. A szolgáltatások mellett győződjön meg arról is, hogy a cégnek van-e tapasztalata a kisvállalkozásokkal és az Ön speciális iparágával kapcsolatban. - Személyiség: Összeegyeztethető-e a könyvelő stílusa az önével? Győződjön meg róla, hogy azok az emberek, akikkel találkozik, ugyanazok, akik az Ön vállalkozását fogják kezelni. Sok könyvelőcégnél egyes partnerek az értékesítéssel és az új üzletekkel foglalkoznak, majd a tényleges számviteli munkát másokra bízzák.
A kompetencia és a kompatibilitás értékelésekor kérdezze meg a jelölteket, hogyan kezelnék az Ön számára releváns helyzeteket. Például: Hogyan kezelnének egy olyan adóhivatali ellenőrzést, amely a gépjármű-költségek igazolását kéri? Hallgassa meg a válaszokat, és döntse el, hogy Ön is így szeretné-e intézni az ügyeit.
Tudja meg azt is, hogy jó dolog lehet, ha van egy olyan könyvelő, aki más megközelítést alkalmaz. Csak győződjön meg róla, hogy a könyvelő nem kényszeríti Önt olyan dolgokra, amelyek nem tetszenek Önnek. - Díjak: Erről előre érdeklődjön. A legtöbb könyvelőcég óradíjat számít fel, a díjak 100 és 275 dollár között mozognak. Mások azonban havidíjjal dolgoznak. Kérjen árajánlatokat különböző könyvelőktől. Próbáljon meg becslést kapni a teljes éves díjakról is, a megbeszélt szolgáltatások alapján.
Ne alapozza azonban döntését kizárólag a költségekre, mivel egy olyan könyvelő, aki magasabb óradíjat számol fel, valószínűleg tapasztaltabb és gyorsabban tud dolgozni, mint egy kezdő, aki kevesebbet számol fel.
Azt is feltétlenül kérjen referenciákat — különösen az Ön iparágában tevékenykedő ügyfelektől. Hívja fel őket, hogy megtudja, mennyire voltak elégedettek a könyvelő szolgáltatásaival, díjaival és elérhetőségével.
Hozza ki a legtöbbet a kapcsolatból
Miután meghozza a döntést, egy megbízólevélben pontosítsa a megállapodás feltételeit. A dokumentumban részletezni kell az elkészítendő bevallásokat és kimutatásokat, valamint a felszámítandó díjakat. Ez biztosítja, hogy Ön és a könyvelője azonos elvárásokat fogalmazzon meg.
Azt is tartsa be a megállapodásban foglaltakat. Ne adjon át a könyvelőjének egy cipősdoboznyi nyugtát. Írja fel az összes csekk adatait a csekkfüzetébe, függetlenül attól, hogy közüzemi szolgáltatásokról, ellátmányokról stb. van szó. Hasonlóképpen, azonosítsa a bevételi forrásokat a banki befizetési bizonylatokon. Minél jobban vezeti a nyilvántartásait, annál kevesebb időt kell könyvelőjének szánnia, és annál alacsonyabb lesz a díja.
A könyvelőjével érdemes minden hónapban találkoznia vagy legalább beszélnie vele. Tekintse át a pénzügyi kimutatásokat, és beszélje át a problémákat, hogy tudja, hová megy a pénze. A könyvelőjének a számok számolgatásán túlmenően alternatív költségcsökkentési lehetőségeket kell javasolnia, és hangtáblaként kell szolgálnia az Ön ötleteivel és kérdéseivel kapcsolatban.
A Start Your Own Business, Fifth Edition című könyvből vett részletet az Entrepreneur munkatársai.Asking the Right Questions
Itt van tíz kritikus kérdés, amelyet a könyvelővel folytatott interjúk során fel kell tennie:
1. A könyvelővel folytatott interjúk során a következő tíz kritikus kérdést kell feltennie:
1. Ön egy CPA? (Ne feltételezzük, hogy minden könyvelő az.)
2. Van-e engedélye az államában a praktizálásra?
3. Mikor és hol kapta meg a praktizálási engedélyt?
4. Hol járt iskolába, és milyen diplomát szerzett?
5. Kik az Ön néhány ügyfele? (Nevezze meg őket.)
6. Milyen területre specializálódott?
7. Mennyire nagyok vagy kicsik az ügyfelei, és mekkorák voltak, amikor elkezdte velük a kapcsolatot?
8. Milyen méretűek az ügyfelei? Mennyire vagy elérhető? (Egyes könyvelők csak munkaidőben érhetők el; mások megadják az otthoni vagy csipogószámukat.)
9. Milyen szakmai szervezetekhez tartozik? Mennyire aktív ezekben a csoportokban?
10. Mekkora a tiszteletdíja? (Kérjen néhány aktuális számlát.)
Részlet a Start Your Own Business, Fifth Edition című könyvből, amelyet az Entrepreneur munkatársai készítettek.