Fax az interneten: hogyan küldhet és fogadhat faxokat online

Elképzelhető, hogy azt gondolta (teljesen érthető módon), hogy a faxolás a múlté. Elvégre az üzleti kommunikáció sokat változott azóta, hogy a faxkészülékek voltak a dokumentumok ügyfeleknek és kollégáknak történő elküldésének fő eszközei. Valójában teljesen tévedne. Az interneten keresztüli faxolás továbbra is egyszerű, költséghatékony módja a fontos dokumentumok gyors, biztonságos és biztonságos elküldésének.

A faxolás előnyeinek kihasználásához már nincs szükség nehézkes faxkészülékre. Sőt, a RingCentral mobil és asztali alkalmazásai lehetővé teszik, hogy minimális gonddal faxoljon dokumentumokat.

Talán egy nagyon fontos üzletet szeretne lezárni egy új ügyféllel, és késedelem nélkül el kell küldenie a vonatkozó dokumentumokat. A RingCentral internetes faxszolgáltatásával mindössze egy működő internetkapcsolatra van szüksége – vezetékes telefonra már nincs szükség.

Ezzel a rövid útmutatóval gyorsan és tömören bemutatjuk Önnek az online faxolást és annak működését a hagyományos faxgépekhez képest. Az alábbi kérdésekkel és témákkal foglalkozunk:

• Küldhetek-e faxot az interneten keresztül?
• Mi is pontosan az internetes faxolás?
• Hogyan működik egy hagyományos faxgép
• Hogyan működik az online faxolás
• Hogyan lehet ingyenesen faxot küldeni az interneten keresztül?
• Az interneten keresztüli faxolás előnyei

Kezdjük el.

Miért faxoljunk?

Számos oka van annak, hogy miért érdemes faxot küldeni az interneten keresztül az e-mail helyett. A legfontosabb azonban talán a biztonság. Az e-mailekkel ellentétben a fax sokkal védettebb. Ez sokkal biztonságosabbá teszi őket, és megóvja az adatok magánéletét, különösen az e-mailekhez képest, amelyeket olyan átverésekhez lehet felhasználni, mint az adathalászat és a zsarolóprogramok.

Egy másik szempont, amit itt szem előtt kell tartani, hogy a faxok jogilag kötelező erejű dokumentumok lehetnek a bíróság előtt. Nemcsak maga a dokumentum biztonságos, hanem az online faxszerverek is. Egyre több bíróság fogadja el az olyan digitális bizonyítékokat, mint a PDF-fájlok, míg az e-mailek kiszolgáltatottabbak a csalásoknak – ezeket nehezebb hitelesíteni, ezért a bíróságon csak ritkán fogadják el bizonyítékként.

A távmunka terjedésével mindannyian hozzászoktunk ahhoz, hogy bárhonnan dolgozhatunk, és rendkívül fontos, hogy bárhonnan együtt tudjunk dolgozni.

Mi történik tehát, ha olyan iparágban dolgozik, ahol még mindig használják a faxot, például a biztosítási vagy az egészségügyi ágazatban, de nincs fizikai faxkészüléke otthon vagy az irodájában? Természetesen faxüzeneteket küldhet az interneten keresztül – nyomtatásra nincs szükség.

Tényleg lehet faxot küldeni az interneten keresztül?

Tényleg lehet faxot küldeni az interneten keresztül! Az online faxküldés egyszerű és kényelmes. Ez az online kommunikáció meg nem énekelt hőse. Míg más módszerek, például az e-mail és az azonnali üzenetküldés nagyobb figyelmet kapnak, az internetes faxszolgáltatás tartósan népszerűnek bizonyul az ügyfelek körében.

Az online faxküldés és -fogadás egyszerű. A RingCentral különösen egyszerűvé teszi ezt. Olyan funkciókat kínál, mint például:

• Faxok küldése a kiválasztott címzett faxszámára
• Saját faxszám kijelölése, amelyet mások is használhatnak a dokumentumok faxolására
• Meglévő telefonszámának, illetve helyi vagy díjmentes számának használata faxok fogadására

Ezeket egy következő részben részletezzük.

Mi az internetes faxolás?

Az internetes faxolás, ahogy a neve is mutatja, a faxok online küldése és fogadása. Azok az idők, amikor egy hatalmas faxkészülék fölé kellett görnyedni, szerencsére már jócskán elmúltak. Manapság már számos eszközről küldhet faxot, többek között:

• A számítógép (asztali számítógép vagy laptop)
• Smartphone (iPhone vagy android)
• Tablet

Az online faxszolgáltatások internetes átjárókat használnak a faxgépekhez való csatlakozáshoz. Míg korábban a faxkészülékeket csak telefonvonalon keresztül lehetett elérni és dokumentumokat küldeni, ma már online is elérhetők.

Röviden, az internetes átjárók egy hálózat csomópontjai. Az adatok kulcsfontosságú megállóhelyei, amelyek lehetővé teszik, hogy a felhasználók e-mailben vagy harmadik fél szoftverén keresztül információt küldjenek, és azt egy faxkészülék fogadja, vagy fordítva.

Ezek az átjárók fogadják a dokumentumokat az interneten keresztül, majd közvetlenül továbbítják azokat a megfelelő faxkészülékre. Ez lehetővé teszi, hogy online küldjön faxot bárhonnan, ahol éppen tartózkodik – nincs szükség a régi, nehézkes faxkészülékre -, teljes bizalommal.

A tervek és az árképzés az Ön által választott szolgáltatástól függ (ezt hamarosan tárgyalni fogjuk). Egyelőre íme, hogyan választhat az Ön igényeinek és pénzügyeinek megfelelő faxszolgáltatást:

1. Állítson fel egy költségvetést. Milyen díjakat engedhet meg magának?
2. Tekintse át a piacon lévő faxszolgáltatásokat, és hasonlítsa össze a funkciókat és a költségeket.
3. Keresze a további előnyöket. A kiválasztott szolgáltatás kínál-e e-mailben történő faxolást? Csatolhat dokumentumokat olyan szolgáltatásokból, mint a Dropbox és a Microsoft Office?
4. Nézze meg az ügyfelek beszámolóit. Mit mondtak korábbi ügyfeleink az egyes faxszolgáltatásokról? Hogyan viszonyulnak a hagyományos faxoláshoz?

🕹️ Nézze meg a gyakorlatban, hogyan tervezték a RingCentral szolgáltatását, hogy egyszerűen küldhessen faxot az interneten keresztül. Foglaljon le egy terméktúrát, hogy megnézhesse:

Válasszon időpontot

💰 Ezzel a kalkulátorral azt is megtudhatja, hogy nagyjából mennyit takaríthat meg vállalkozása, ha a RingCentral használatával támogatja csapata egymás – és az ügyfelek – közötti kommunikációját.

Hogyan működik egy hagyományos faxgép

A hagyományos faxgépek úgy működnek, hogy telefonvonalon keresztül faxokat (más néven másolatokat vagy röviden faxot, innen a név) küldenek dokumentumokról. A dokumentumokat egy töltéssel kapcsolt eszköz segítségével szkennelik be, amely gyakorlatilag egy adott dokumentum minden egyes sorát megvizsgálja, érzékeli a fekete és fehér területeket, majd egy elektromos impulzuson keresztül elküldi a telefonvonalon a találtak reprodukcióját. A másik végén lévő fizikai faxkészülék fogadja ezeket az impulzusokat, majd továbbítja azokat egy nyomtatóhoz.

A hagyományos faxküldés folyamatát vizsgálva csak akkor tűnik fel, hogy mennyire nehézkes. Íme egy gyors, lépésről lépésre történő áttekintés:

1. A személy begépel egy dokumentumot.
2. Ezután kinyomtat egy fizikai másolatot.
3. Ezután beolvassa a faxgépbe, és megnyomja a küldés gombot.
4. A dokumentum elküldése hagyományos faxkészülékkel történik.
5. A beérkező faxot a másik oldalon fogadják és kinyomtatják.
6. A címzett ezt a másolatot beolvashatja, hogy digitális fájlt hozzon létre (akár Word-dokumentumként, akár PDF-fájlként, akár képként, például PNG-ként). Ez valószínűleg jóval gyengébb minőségű, mint az eredeti dokumentum.

Ezért nem nehéz belátni, hogy miért keresik sokan a dokumentumok küldésének más módszereit – köztük az online faxolást – egyszerűbb és kényelmesebb alternatívaként.

Hogyan működik az online faxolás

A RingCentral segítségével az online faxküldés olyan egyszerű, mint egy e-mail küldése. Íme, hogyan:

1. A RingCentral asztali vagy mobilalkalmazásában válassza az “Új fax” lehetőséget.
2. Adja meg a címzett faxszámát, és adja hozzá a megfelelő üzenet szövegét.
3. A megfelelő dokumentumokat csatolja a Boxból, a Dropboxból, a Google Drive-ból (beleértve a Google Dokumentumokat is) vagy a Microsoft Office-ból.
4. Alternatívaként e-mailben is küldhet faxot a megfelelő faxszámra @rcfax.com címezve.

A következőkben áttekintjük, hogyan küldhet és fogadhat faxokat a RingCentral segítségével:

Hogyan küldhetek faxot az interneten keresztül ingyenesen?

Az online faxszolgáltatásokat már tárgyaltuk, amelyek számos funkciót kínálnak havi díj ellenében. Vannak azonban ingyenes faxolási alternatívák is. Használhatja például a Microsoft Fax and Scan alkalmazást, amely a Windowshoz (a Windows 10-ig bezárólag) ingyenesen jár, és amely ingyenes. A használatához a következő hardverekre és tartozékokra lesz szüksége:

• Egy Fax és szkennelés funkcióval felszerelt számítógép
• Vezetékes telefonvonal (VoIP-pel nem működik)
• Belső vagy külső faxmodem
• A modellt a telefonvonalhoz csatlakoztató kábel

Viszont van itt egy hátránya. Mivel a Fax and Scan készüléket faxmodemen keresztül telefonvonalhoz kell csatlakoztatni, ez azt jelenti, hogy a vezetékes telefonvonal le lenne kötve a faxok küldése és fogadása közben, ami nyilvánvalóan kellemetlenséget jelent. Mobilkészüléket sem használhat. Mint már említettük, a faxszolgáltatások átjárókat használnak ennek a problémának az elkerülésére. Ráadásul a számítógépének végig be kell lennie kapcsolva, amíg a faxok küldése vagy fogadása zajlik.

🔍 Egy új kommunikációs eszköz beszerzésén gondolkodik, és nem tudja, hogyan kezdjen hozzá? Íme egy ellenőrző lista, amely segít kiválasztani a vállalkozásának megfelelőt.