Az esetjelentő űrlap (vagy CRF) egy papíralapú vagy elektronikus kérdőív, amelyet kifejezetten a klinikai kísérleti kutatásban használnak. Az esetjelentő űrlap az az eszköz, amelyet a klinikai vizsgálat szponzora használ az egyes résztvevő betegektől való adatgyűjtéshez. A CRF-ben a klinikai vizsgálatban részt vevő minden egyes betegre vonatkozó összes adatot tárolnak és/vagy dokumentálnak, beleértve a nemkívánatos eseményeket is.
A klinikai vizsgálat szponzora a CRF-et a hipotézisei teszteléséhez vagy a kutatási kérdései megválaszolásához szükséges konkrét adatok összegyűjtésére alakítja ki. A CRF mérete a beteg fizikai állapotának kézzel írott, egyszeri “pillanatfelvételétől” a hetek vagy hónapok alatt elektronikusan rögzített adatok több száz oldaláig terjedhet. (Tartalmazhat kötelező ellenőrző látogatásokat hónapokkal a beteg kezelésének leállítása után is.)
A szponzor felelős a klinikai vizsgálat protokollját pontosan tükröző CRF megtervezéséért, valamint az előállításának irányításáért, az adatgyűjtés ellenőrzéséért és a kitöltött CRF-ek tartalmának auditálásáért.
Az esetjelentő űrlapok a betegnek a klinikai vizsgálatban való részvétele során gyűjtött adatokat tartalmazzák. Mielőtt elküldik a szponzornak, ezeket az adatokat általában azonosítástalanítják (nem követhető vissza a beteghez) azáltal, hogy eltávolítják a beteg nevét, orvosi nyilvántartási számát stb. és a betegnek egy egyedi vizsgálati számot adnak. A felügyelő intézményi felülvizsgálati bizottság (IRB) felügyeli a személyazonosításra alkalmas adatok kiadását a szponzornak.
A szponzor szempontjából a klinikai vizsgálat fő logisztikai célja a pontos CRF-ek beszerzése. Az emberi és gépi hibák miatt azonban a CRF-ekbe beírt adatok ritkán teljesen pontosak vagy teljesen olvashatóak. E hibák leküzdésére a szponzor általában monitorokat alkalmaz a CRF ellenőrzésére, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a CRF a helyes adatokat tartalmazza.
Amikor a vizsgálat adminisztrátorai vagy automatizált mechanizmusok feldolgozzák a helyi kutatók által a szponzornak küldött CRF-eket, feljegyzik a lekérdezéseket. A lekérdezések nem értelmezhető vagy megkérdőjelezhető adatok, amelyeket meg kell magyarázni. Példák olyan adatokra, amelyek lekérdezéshez vezethetnek: egy férfi beteg női fogamzásgátló gyógyszert szed vagy abortuszon esett át, vagy egy 15 éves résztvevő csípőprotézis műtéten esett át. Minden egyes lekérdezést a helyi kutatócsoport egy-egy tagjának, valamint a vizsgálat adminisztrációjában dolgozó személynek kell megoldania. A minőségellenőrzés biztosítása érdekében ezeket a kérdéseket általában azelőtt kezelik és oldják meg, mielőtt a CRF-adatokat a szponzor a végleges klinikai vizsgálati jelentésbe beépíti. A vizsgálat jellegével kapcsolatos változóktól függően (pl. a vizsgálati populáció egészségi állapota) a vizsgálat adminisztrátorainak hatékonysága e lekérdezések megoldásában jelentősen befolyásolhatja a vizsgálatok költségeit.