A téves díj vitatása és a csalárd díj bejelentése különböző lépéseket igényel a kártyabirtokos részéről.
Az alábbiakban különbséget teszünk a kétféle díj között:
Téves díj: Egy szállítótól származó PCard-terhelés, amely nem csalás eredménye, de amelyet vitatni kell; példák:
- egy soha át nem vett termékre vonatkozó díj
- egy visszaküldött termékre vonatkozó díj
- egy forgalmi adót tartalmazó díj
- egy olyan díj, amelyet az eladó tévesen helyezett a számlára
Ha a kártyabirtokosok eltérést észlelnek a kivonat és a bizonylatok között, vagy ha a kimutatáson olyan tételek szerepelnek, amelyek hibásnak tűnnek, először közvetlenül a kereskedővel/szállítóval kell megpróbálniuk ezeket rendezni.
Ha a tétel nem oldható meg közvetlenül a szállítóval, a kártyabirtokosoknak kapcsolatba kell lépniük a Citi ügyfélszolgálatával az 1-800-248-4553-as telefonszámon (az Egyesült Államokon kívüli hívás esetén hívják az 1-904-954-7314-es hívószámot), amely faxon vagy amerikai postán elküldi az előre kitöltött vitaanyagot a vita hivatalos folytatásához, beleértve a vita okát és a hibát kiemelő számla másolatát. Ezt a nyomtatványt alá kell írni és faxon vagy amerikai postán kell visszaküldeni a Citibank ügyfélszolgálatára minden további dokumentummal (pl. a jóváírási bizonylat másolatával) együtt.
A Citibank nem tudja elfogadni a kártyabirtokos aláírása nélküli vitaanyagokat, mivel azokat jogi dokumentumként használhatják fel, és a Citibanknak össze kell hasonlítania a vitaanyagon szereplő aláírást a kereskedő által esetlegesen bemutatott aláírással.
Az USA-ból felmerült vita esetén a vitáról a Citi értesítésének határideje a számlakivonat azon dátumától számított 60 nap, amikor a terhelés először megjelenik.
Betévesztő terhelés: Nem a kártyabirtokos által végzett PCard-terhelés, néha ismeretlen kereskedőtől, általában
- a fizikai PCard ellopása
- a fizikai PCard elvesztése
- a PCard számlaszám ellopása
A kártyabirtokosoknak, akik potenciálisan csalárd tranzakciókat észlelnek a kivonatukon, azonnal értesíteniük kell a Citibank ügyfélszolgálatát az 1-800-248-4553-as számon (az Egyesült Államokon kívülről történő hívás esetén az 1-904-954-7314-es hívószámon).USA-ból), akik a kártyabirtokossal együttműködve azonnal letiltják vagy letiltatják a kártyát. A számlát ezután átadják a Citibank Csalási Osztályának egy munkatársának, aki a kártyabirtokossal együttműködve felülvizsgálja a tranzakciókat és elvégzi a gyanús tevékenység kivizsgálását. A kártyabirtokosokat felkérhetik, hogy töltsenek ki egy nyilatkozatot, amelyben részletezik a csalárd tranzakciókat.
A kártyabirtokosoknak azt kell tanácsolni, hogy amint tudomást szereznek a helyzetről, azonnal jelentsék be a kártya elvesztését vagy ellopását, illetve a számlájukat érintő csalásgyanús tevékenységet. A kártyabirtokosnak ez az azonnali intézkedése segíthet a csalás kivizsgálásának felgyorsításában, a jogosulatlan tevékenység korlátozásában és a vállalat esetleges felelősségének csökkentésében.
A Kártyabirtokos által tévesen használt Beszerzési kártya
Ha a kártyabirtokos tévesen használja a Beszerzési kártyát – például személyes vásárlást hajt végre, azt gondolva, hogy személyes hitelkártyát használt -, a kártyabirtokosnak azonnal kapcsolatba kell lépnie a Beszerzési kártya helyi ügyintézőjével. Bizonyos esetekben az eladó képes lehet jóváírni a Beszerzési kártyán a tévesen felszámított összeget, és helyette elfogadni a személyes hitelkártyát. Ha ez nem lehetséges, a kártyabirtokosnak a terhelés teljes összegéről a Harvard Egyetem javára kiállított csekket kell kiállítania. Az ilyen helyzetben lévő kártyabirtokosnak kapcsolatba kell lépnie a helyi ügyintézőjével a csekkeljárással kapcsolatos részletekért. Az elszámolási rendszerben minden hibásan elvégzett terhelésnek részletes magyarázatot kell tartalmaznia, és az Egyetem teljes visszatérítését igazoló bizonylatok másolatát helyben meg kell őrizni egy esetleges ellenőrzés esetére.