Mi az Auto Attendant?
Nem mindenki ismeri az “auto attendant” kifejezést, de mindenki tudja, mi az. Egyesek virtuális recepciósnak nevezik. Ez az automatikus üdvözlő, amely egy billentyűparancs menüt biztosít a hívók számára, hogy összekapcsolódhassanak az osztályokkal vagy személyekkel. Alapvető üzleti információkat is nyújthat, például nyitvatartási időt, helyi címeket vagy aktuális ajánlatokat.
Az első benyomás számít. Az élő recepcióssal ellentétben az automatikus ügyintéző 24/7/365-ben dolgozik, és soha nincs rossz napja. Még az üzenetet is testre szabhatja a nyitvatartási időn túli vagy ünnepnapokra.
Miért használjon automatikus ügyintézőt? Mik az előnyei?
Az automatikus ügyintéző rendszer használata a legegyszerűbb és legolcsóbb módja annak, hogy javítsa az ügyfelek elégedettségét és növelje az alkalmazottak termelékenységét.
Professzionális első benyomás & minden alkalommal
Nem számít, hogy Ön egy 20 alkalmazottal rendelkező, befutott kisvállalkozás vagy egy újonnan induló vállalkozás (mint Ön és egy barátja, aki a garázsában dolgozik) – az automatikus ügyintézővel a hívók nem fogják tudni megállapítani. Ez az egyik legolcsóbb módja annak, hogy azonnal előnyhöz juttassa vállalkozását.
Egyéni üdvözlő üzenetek készítése
Javítsa hívói élményét az Ön vállalkozására, helyszínére és helyzetére jellemző üdvözlésekkel. A recepciósnak nem kell élőben lennie ahhoz, hogy megőrizze az ügyfelei által megszokott személyes jelleget.
Mutassa meg, hogy vállalkozása következetes üdvözlésekkel, átgondolt menüpontokkal és hatékony hívásirányítással tiszteletben tartja az ügyfelek idejét és igényeit.
Ne hagyjon ki egy hívást sem az egyszerű hívásirányítással
Mindannyian voltunk már így – felhívunk egy vállalkozást, és megkapjuk a rettegett “Hadd tartsam önt, amíg átkapcsolom…”, csak hogy a hívást eldobják vagy rossz személyhez kapcsolják.
Egy automatikus ügyintézővel ez soha nem történik meg. A hívók választhatják ki, hogy kivel beszéljenek, így elsőre a megfelelő személyhez jutnak el. Ha pedig teljesen virtuális telefonrendszert használ, mint például a NetLines, akkor a rendszer csatlakozhat az alkalmazottak mobiltelefonjaihoz, növelve a hívásfogadási arányt.
Automatikus ügyintéző egyszerűsíti a belső kommunikációt, csökkentve a hívók frusztrációját és optimalizálva az alkalmazottak idejét.
Termelékenység növelése &az alkalmazottak összpontosítása
Minden kisvállalkozás számára az idő értékes erőforrás. Az alkalmazottak gyakran több kalapot viselnek, és számos prioritással zsonglőrködnek. Az adminisztratív feladatok csak elvonnak a kulcsfontosságú növekedési kezdeményezésekkel és műveletekkel kapcsolatos munkától.
Az automatizált recepcióval a hívásirányítási folyamat előre programozott, így felszabadul az alkalmazottak ideje.
Minden alkalmazott vagy részleg időben megkapja a megfelelő hívásokat. Nem kell várni az átirányításra vagy arra, hogy egy másik csapattag továbbítsa az üzenetet. Az ügyfelek kérdéseire vagy problémáira hatékonyan válaszolnak, javítva az alkalmazottak és az osztályok termelékenységét.
Pénzmegtakarítás a professzionális alternatívákkal szemben
A más professzionális recepciós alternatívákkal összehasonlítva az automatikus ügyintézővel ellátott telefonszolgáltatás általában olcsóbb. Akár egy teljes munkaidős recepcióst fontolgat, akár egy irodavezetőre vagy adminisztrátorra támaszkodik, az automatikus ügyintéző kiküszöböli ezt a szükségletet. Megspórolja az alkalmazottak idejét és pénzét, amelyet máshol jobban el tud költeni.
Egyes vállalatok fontolóra veszik az élő, távoli recepcióst is. Bár ezek a szolgáltatások olcsóbbak, mint egy teljes munkaidős alkalmazott, még mindig több száz dollárba kerülnek havonta. A legtöbb vállalkozás számára ez teljesen felesleges költség, amelyet jobban meg lehet oldani egy automatikus ügyintézővel.
Ki használjon automatikus ügyintézőt?
- Irodák (például fogorvosi, orvosi, pénzügyi, jogi, marketing, és mások)
- Eladási csapatok
- Igazságügynökök és cégek
- Távoktatást alkalmazó iskolák és intézmények
- Hívásközpontok
- Kisvállalkozók
- Tanácsadók
- Startupok
- Független vállalkozók
- Kis non-profit
- Virtuális vagy távoli cégek vagy csapatok
Példák arra, hogy mikor & Hogyan használjunk automata üzenetrögzítő szolgáltatást
- Munkaidő után és hétvégén – amikor az iroda zárva van
- Ünnepnapokon, zárva tartás vagy működési változások – nemzeti ünnepek, gyárleállás, iskolai szünetek, ideiglenes zárva tartás vagy működési változások (például világjárvány idején)
- Katasztrófa elhárítás – ha hívóinak további információra van szükségük egy közelmúltbeli árvíz, tűzvész, természeti katasztrófa stb. kapcsán.
- Szezonális üdvözletek – ismerje fel a vallási, nemzeti vagy szezonális időszakokat, ha azok relevánsak hívói számára, például húsvét, karácsony, diwali, ramadán
- Marketingkampányok – takarítson meg időt a legújabb hirdetett kedvezményekről vagy különleges promóciókról szóló információk előzetes rögzítésével
- Több részleg – könnyítse meg az értékesítéssel való kapcsolatfelvételt, ügyfélszolgálattal, marketinggel, IT-vel, vagy bármelyik részleggel, amelyik a vállalatánál van
- Nyelvi lehetőségek – adjon a hívóknak automatikus lehetőséget a kívánt nyelv használatára
Kétszintű automata üzenetrögzítő
A NetLines automata üzenetrögzítő szolgáltatással akár kétszintű automatikus üzenetrögzítőt is beállíthat, olyan menüpontokkal, mint pl:
“Köszönjük, hogy az XYZ céget hívta. Az ügyfélszolgálathoz nyomja meg az 1-es gombot. Az értékesítéshez nyomja meg a 2-es gombot. Üzlethelyszínek és nyitva tartás esetén nyomja meg a 3-as gombot…”
“Köszönjük, hogy az értékesítési osztályt hívta. Aaron esetében nyomja meg az 1-es gombot. Julie-t keresi, nyomja meg a 2-es gombot…”
Nem számít a nyitvatartási idő vagy az alkalmazottak száma, az automata ügyintéző rendszer az Ön kisvállalkozásának is megfelel. Külön üdvözlőhangokat hozhat létre ünnepnapokra, munkaidőn kívülre, valamint különböző napszakokra és időpontokra.
Hogyan állítson be egy automatikus ügyintézőt
Automatikus ügyintéző rendszerünk a meglévő iPhone vagy Android okostelefonjáról érhető el. Nincs szükség extra berendezések vásárlására vagy informatikai szakember felbérlésére. Egyszerűen töltse le a NetLines alkalmazást az alkalmazásboltból az induláshoz.
A köszöntő üzenet elindítása előtt meg kell terveznie a menüpontokat, a mellékeket, a lehetőségek hierarchiáját és mindent, ami megkönnyíti a hívó élményét.
Segítségre van szüksége a szervezéshez és az egyéni üdvözlések létrehozásához? Tekintse meg az automatikus ügyintéző szkriptjeiről szóló végleges útmutatónkat.
Előrelendítse vállalkozását egy automatikus ügyintézővel
Az automatikus ügyintéző bevezetése okos üzleti érzék: professzionálisabb, pénzt takarít meg, optimalizálja a híváskezelést és növeli a termelékenységet. Arról nem is beszélve, hogy olcsó.
A NetLines segítségével egy teljesen virtuális telefonrendszert kap a meglévő okostelefonján. Fejlett automatikus ügyintéző funkciója feldobja vállalkozását anélkül, hogy nagy pénzekbe kerülne.