A munkáltatók általában rengeteg papírt gyűjtenek az alkalmazottakról, az álláspályázatoktól és az önéletrajzoktól kezdve a juttatási formanyomtatványokon, a teljesítményértékeléseken, a fegyelmi dokumentáción, az elérhetőségeken és még az orvosi feljegyzéseken is. A törvény megköveteli a munkáltatóktól, hogy bizonyos információkat bizalmasan kezeljenek, de nem mindet. Ez a cikk elmagyarázza, hogy mely nyilvántartásokat kell bizalmasan kezelni — és mit kell tennie, ha a nyilvántartások titkosságát megsértették.
Az orvosi információkra vonatkozó szabályok
A bizalmasan kezelendő nyilvántartások legnagyobb kategóriája az orvosi információk. A fogyatékossággal élő amerikaiakról szóló törvény (ADA), a genetikai információk megkülönböztetésmentességéről szóló törvény (GINA) és az egészségbiztosítás hordozhatóságáról és elszámoltathatóságáról szóló törvény (HIPAA) mind nagyon szigorú szabályokat tartalmaz arra vonatkozóan, hogy a munkáltatóknak hogyan kell megőrizniük bizonyos típusú orvosi információkat. E szabályok általános célja a munkavállalók magánéletének védelme és annak megakadályozása, hogy a vezetők a munkavállaló fogyatékossága vagy genetikai információi alapján diszkriminatív munkahelyi döntéseket hozzanak.
Az ADA értelmében például az orvosi feljegyzéseket és információkat a munkavállaló szokásos személyi aktájától elkülönített dossziéban kell tárolni, és azokat bizalmasan kell kezelni (például külön zárt iratszekrényben vagy online, biztonságos tűzfal mögött). Ezeket a feljegyzéseket csak:
- a biztonsági és elsősegélynyújtó dolgozók láthatják, ha szükséges a munkavállaló orvosi ellátásához vagy az evakuálási eljárások kitalálásához
- a munkavállaló felettese, ha a munkavállaló fogyatékossága korlátozott feladatokat vagy ésszerű alkalmazkodást igényel
- a kormányzati tisztviselők, ha a törvény előírja, és
- a biztosítótársaságok, amelyek orvosi vizsgálatot kérnek.
Ha a munkáltató (vagy jellemzőbben a HR-osztály) nem tartja be ezeket a szabályokat, és a munkavállaló orvosi nyilvántartásának bizalmas jellege sérül, a munkavállaló perelhet az ADA megsértése miatt.
A nyilvántartások egyéb típusai
Nagyon kevés szabály írja elő kifejezetten a munkáltatók számára a személyzeti nyilvántartások egyéb típusainak bizalmas kezelését. Az okos munkáltatók azonban betartanak néhány, józan paraszti ész által követett protokollt, hogy megőrizzék az olyan nyilvántartások titkosságát, amelyek jogi problémákhoz vezethetnek, ha rossz kezekbe kerülnek. Íme néhány példa:
- I-9 nyomtatványok. Ezeken a hivatalos kormányzati űrlapokon a munkáltatóknak ellenőrizniük kell, hogy a munkavállalók jogosultak-e az Egyesült Államokban dolgozni. (Az I-9 nyomtatványokról bővebben lásd: Munkavállalói ellenőrzési eljárások a munkavállalási vízumokra és a bevándorlási státuszra vonatkozóan.) A munkáltatók nem alkalmazhatnak olyan munkavállalókat, akik nem rendelkeznek munkavállalási engedéllyel. Ezen a tilalmon túlmenően azonban a munkáltatók nem dönthetnek a munkavállaló nemzeti származása vagy állampolgársági státusza alapján. Mivel az I-9 űrlapok tartalmazhatják ezeket az információkat, a hozzáértő munkáltatók nem bocsátják azokat mindenki rendelkezésére a vállalatnál. Minél kevesebb ember fér hozzá ehhez az információhoz, annál kevesebb ember van abban a helyzetben, hogy a munkavállalót ezen az alapon diszkriminálja. Bár a munkavállalók nem perelhetnek csak azért, mert a munkáltató nem tartotta bizalmasan az I-9 nyomtatványokat, a munkavállaló perelhet diszkrimináció miatt, ha ez volt a jogsértés végeredménye.
- Vizsgálati jegyzőkönyvek. Sok munkáltató a munkahelyi vizsgálatokról (például zaklatási panaszról vagy lopási incidensről) szóló aktákat külön bizalmas dossziékban őrzi. Ez jogilag nem kötelező, de megelőzi a jogi problémákat. Egy diszkriminációval vádolt vezető például belenézhet az aktába, hogy megtudja, mely alkalmazottak tettek panaszt vagy voltak tanúk ellene — és aztán megtorlást alkalmazhat ezekkel az alkalmazottakkal szemben. Vagy egy HR-alkalmazott elolvashatja az aktát, majd pletykálhat a munkatársakkal arról, hogy ki mit mondott kiről, ami rágalmazási követelésekhez vezethet a vállalat ellen.
- A háttérellenőrzésekből származó adatok. Ha a munkáltató rutinszerűen készít hiteljelentéseket, bűnügyi háttérellenőrzéseket vagy egyéb vizsgálatokat az alkalmazottakról vagy a jelentkezőkről, ezeket az anyagokat is bizalmasan kell kezelni. Az állami törvények például megtilthatják a munkáltatónak, hogy a munkavállaló hitel- vagy letartóztatási nyilvántartása alapján hozzon döntést az állás betöltéséről. Ha a vezetők hozzáférnek ezekhez az anyagokhoz, és felhasználják azokat arra, hogy egy munkavállalóval szemben intézkedjenek, a munkáltatót jogi felelősség terhelheti.
Ha megsértették a titoktartási kötelezettségét
Ha az Ön személyes adatai kiszivárogtak a munkahelyén, az Ön jogi lehetőségei a nyilvántartások típusától, a jogsértés körülményeitől és az Önt érintő következményektől függnek. Sok esetben, még ha zavarban is van a jogsértés miatt, nem biztos, hogy jogorvoslattal élhet, hacsak valaki a munkahelyén nem használta fel az információkat jogellenes módon (például az Ön elleni diszkrimináció alapjául). Egy tapasztalt munkajogász segíthet kideríteni, hogy megsértették-e törvényes jogait, és hogy mit tehet ellene.