A nap megtervezésének teljes útmutatója

A legtöbbünk tisztában van a tervezés és a felkészülés értékével. Egy sportmérkőzés játékterv nélkül tapogatózást jelent a pályán. Egy nagyszabású esemény minden részlet kidolgozása nélkül káoszhoz vezet.

Ez a tudás ellenére gyakran nem helyezzük előtérbe a tervezést ott, ahol a legfontosabb: a mindennapi életünkben. Ha világos terv nélkül vágunk bele reggelente, az kudarcra késztet bennünket.

Szezonok és évek nagyságrendjében tűzünk ki célokat, de az, amit minden nap teszünk – a szokások, amelyeket elfogadunk, a feladatok, amelyeket elvégzünk, és a dolgok, amelyeket prioritásként kezelünk -, az idő múlásával sikerré vagy kudarccá halmozódik. Havonta néhány céltalan nap segíthet újraindítani és megtalálni az egyensúlyt. De amikor a szándék nélküli napjaink meghaladják a céltudatos napjainkat, a végén lemaradunk a céljainkról, és azon tűnődünk, hová tűnt az idő.

A legjobb védekezés a hektikus, de terméketlen napok ellen egy jó támadás a napi tervezési rituálé formájában. Ez a cikk végigvezet azon, hogyan tervezd meg a napjaidat a nyugodtabb, koncentráltabb termelékenység érdekében, amely közelebb visz a céljaidhoz. Bár a nap megtervezése mindössze 10-15 percet vesz igénybe, a nap értelmes, szándékos megtervezésének mögöttes stratégiáit érdemes teljes egészében felfedezni.

A rendszeres tervezést tegye szokássá

James Clear, az Atomic Habits című bestseller szerzője szerint a motivációt túlértékelik: “Ne várd tovább, hogy a motiváció vagy az ihlet lecsapjon rád, hanem állíts be ütemtervet a szokásaidnak”. A motiváció a cselekvésből fakad, nem pedig fordítva.”

Ezért olyan fontos a napi tervezési rituálé. Egyes reggeleken motiváltnak érezzük magunkat, hogy megragadjuk a napot, és olyan teendőlistát készítünk, amely tükrözi nagy ambícióinkat. De ezek a napok a kivételek. Akkor is el kell végeznünk a dolgainkat, amikor fáradtan és kialvatlanul ébredünk, vissza akarunk térni az ágyba, vagy vágyunk a péntek délután 5-kor kezdődő péntekre. Ezek azok a napok, amikor a legfontosabb, hogy tervvel közelítsük meg a napot.

Kezdjük azzal, hogy minden nap ugyanabban az időpontban – akár egy munkakikapcsolási rituálé során, akár reggel első dolgunk lesz – ébresztőt állítunk be a napi tervezéshez. A szokás kialakításának megkönnyítése érdekében kösse össze az új napi tervezési munkamenetet egy meglévő szokással, például a reggeli kávéivással vagy zenehallgatással.

Használj egy teendőlistás alkalmazást, például a Todoist, hogy ismétlődő feladatot állíts be a napod megtervezéséhez, vagy egyszerűen állíts be egy ébresztést a telefonodon.

A szokásokat könnyebb kialakítani, ha azonnal látjuk az elkötelezettségünk eredményét. Szerencsére a napod megtervezése olyan szokás, amely azonnal megtérül. Szervezettebbnek, koncentráltabbnak és motiváltabbnak fogod érezni magad, ha terved van az előtted álló órákra. Idővel a napod megtervezése második természeteddé válik.

A teendők listáját a céljai köré építse

A napi tervezés szokássá tétele egy dolog. Annak biztosítása, hogy a terved valóban a nagyobb céljaid felé tereljen, egy másik. Használd fel a napi tervezést arra, hogy megbizonyosodj arról, hogy a napi feladataid összhangban vannak a hosszú távú céljaiddal. Íme néhány lépés, amely segíthet ebben:

Első lépés: Bontsd le a nagy céljaidat

Bontsd le a céljaidat napi feladatokra. Például a napi teendőid listájára nem írhatod fel, hogy “hozd magad formába”, de olyan feladatokat igen, mint “tölts 30 percet a Pelotonon” vagy “menj el egy esti sétára”. Tekintse át személyes és szakmai céljait, amikor leül megtervezni a napját, és adjon hozzá olyan feladatokat, amelyek mindkettőhöz közelebb viszik.

Ha nehezen tud reális napi teendőlistát készíteni, amely tükrözi az összes célját, lehet, hogy túl sok van belőlük. A túlhajszolás nem csak fárasztó, de azt is jelenti, hogy valószínűleg nem fogsz érdemi haladást elérni az összes említett területen. Végezzen el egy elkötelezettségi leltárt, hogy az Ön számára legfontosabb célok közül kevesebbet emeljen ki. Általános szabályként kerülje, hogy egyszerre 5-nél több nagy célja legyen, és fontolja meg a rövid és hosszú távú célok keverékét.

Kettes lépés: Nézd meg a heted egészét

A napod megtervezése azzal kezdődik, hogy a heted egészét veszed figyelembe. Valószínűleg több célja is van, az ezek eléréséhez szükséges lehetséges feladatok sokasága, és a napnak csak ennyi órája van. Ez így van rendjén. Míg egyes céloknak jót tesz a napi szintű cselekvés, addig a hetente néhányszor végzett munka lendületet adhat másoknak. Talán hétfőnként, szerdánként és péntekenként edzel. Egyes napokon talán érdemes feladatokat csoportosítani, és csak egy adott szakmai célhoz kapcsolódó teendőkre összpontosítani. Alternatív megoldásként a hétvégén halmozhatod a személyes céloddal kapcsolatos feladatokat. Vasárnap este vagy hétfőn reggel szánjon időt arra, hogy kinagyítsa és könnyedén felvázolja a hetét, hogy tudja, mely célokra és mely napokon fog összpontosítani. A részleteket tartsa meg a napi tervezési ülésekhez.

Harmadik lépés: A teendőidet utoljára add hozzá

Ez az a lépés, amellyel a legtöbben kezdik, amikor megtervezik a napjukat. A kitűzött találkozókkal, kötelező megbeszélésekkel, sürgős határidőkkel kezdik, majd ezek köré próbálják beilleszteni a célorientált feladatokat. Ehelyett fontolja meg, hogy ezt a lépést a végére tartja. Így rákényszerül, hogy a tennivalóit a célfeladatai köré illessze, nem pedig fordítva.

Egy ideális világban csak olyan napi feladatokra koncentrálnánk, amelyek a hosszú távú céljaink felé visznek minket. A valóságban azonban vannak kötelezettségeink és kötelezettségeink, amelyeket teljesítenünk kell — némelyiküknek alig van hatása a személyes vagy szakmai fejlődésünkre. Korlátozza ezeket az elkötelezettségeket és kötelezettségeket, amennyire csak lehetséges: értékelje át az ismétlődő megbeszéléseket, fontolja meg a felelősségek delegálását, és szokjon hozzá a “nem” mondásához. Ugyanakkor nem baj, ha vannak olyan dolgok a teendők listáján, amelyeket egyszerűen el kell végezni. Csak győződjön meg róla, hogy nem veszik el túlságosan az idejét és az energiáját.

Legyen egy napi prioritása

Nagyon sokan tucatnyi tennivalóval indítjuk a reggelünket, hogy aztán a nap végére rájöjjünk, hogy egyiket sem húztuk át a listánkról. Persze, elvégeztünk dolgokat, de egyiket sem azok közül, amiket elterveztünk. Az intuitív megoldás arra, hogy többet tudjunk elvégezni? Válasszon ki naponta csak egy nagy feladatot.

Gondolhatja: “Hogyan érhetném el az összes célomat, ha naponta csak egy feladatra koncentrálok?”. A Make Time: How to Focus on What Matters Every Day című könyvben Jake Knapp és John Zeratsky a termelékenység nélküli elfoglaltság alattomos jelenségét tárgyalja. A megbeszélések és ad-hoc kérések között úgy érezhetjük, mintha egy olyan taposómalomban lennénk, ahonnan nem tudunk kiszállni.”

A haladás nélkül múló, hektikus napok elleni balzsamként bevezetik a “Kiemelés” fogalmát:

“Az első lépés… annak eldöntése, hogy mire akarsz időt szakítani. Minden nap válasszon ki egyetlen tevékenységet, amelyet prioritásként kezel és megvéd a naptárában.”

Ha nehezen tudja kiválasztani, mi lehet a napi Kiemelt vagy legfőbb prioritása, Knapp és Zeratsky ezt az egyszerű heurisztikát javasolja:

“Kezdje minden napját azzal, hogy végiggondolja, mi lesz remélhetőleg a fénypont. Ha a nap végén valaki megkérdezi Öntől: “Mi volt a napja fénypontja?”, mit szeretne, mi legyen a válasza? Amikor visszatekintesz a napodra, milyen tevékenységet, teljesítményt vagy pillanatot szeretnél kiélvezni? Ez a te csúcspontod.”

Ha őszinték akarunk lenni, a napot úgy befejezni, hogy legalább egy nagy feladatot letudtunk, jelentős előrelépés ahhoz képest, amit sokan közülünk most csinálnak. Hosszabb időtávlatban 5-7 nagy dolog befejezése hetente jelentős. Ez azt jelenti, hogy naponta csak egy feladatot fejezel be? Általában nem. Azonban egyetlen jelentős tennivaló kiválasztása és elvégzése a teljesítés érzésével tölt el bennünket, ami lendületet ad a többi feladat megoldásához is.

A Todoisthoz hasonló feladatkezelőt használva jelölje meg a napi Kiemelt feladatot kiemelt fontosságúnak, és helyezze a lista elejére.

Változatlanul, ha a tollal és papírral való termelékenységet választja, egyszerűen csillagozza, emelje ki vagy húzza alá a legfontosabb feladatot a teendőlistán a jegyzetfüzetében vagy a napi tervezőjében.

Függetlenül attól, hogy milyen eszközöket használ, a rendkívüli fontossági sorrendet tegye a napirend megtervezésének kulcsfontosságú részévé.

Tervezze meg a napját egy termelékenységi módszerrel

A termelékenységi módszer egyszerre hatékony módja a feladatok elvégzésének és egy stratégia a nap megtervezéséhez.

A következőkben megosztunk néhány népszerű termelékenységi módszert, amelyek közül választhat a feladatok megoldásához, és azt, hogyan használhatja őket a napi tervezéshez. Találd meg a számodra megfelelő termelékenységi módszert — még akkor is, ha ez egy meglévő módszer újrakeverését vagy egy új, a semmiből való létrehozását jelenti. Íme néhány népszerű módszer a napi tervezéshez, amivel érdemes elkezdeni:

Eat the Frog

Az Eat the Frog termelékenységi módszer arra kéri, hogy azonosítson egy fontos feladatot a napra, és azt végezze el először. Ez egy nagyszerű módszer arra, hogy a kiemelkedő feladatokat már korán a tettek mezejére ültesd. Néha ez az a feladat, amit a legjobban szeretnénk elkerülni (ezért a békaevés). Ez lehet az a feladat, amelyet túl nagynak érzünk ahhoz, hogy nekilássunk, vagy amelyik kényelmetlenül érint minket. Rögtön támadjon rá, mielőtt esélye lenne halogatni.

A napi tervezési munkamenet során tegye a “béka” feladatát a teendők listájának elejére, és jelölje ki az időpontot. Ezután helyezze alatta a többi feladatát.

Pomodoro technika

A Pomodoro technika azok számára a legjobb, akik szeretnek rövid, koncentrált sprintekben, gyakori szünetekkel dolgozni. Ezt a módszert az 1980-as évek végén fejlesztette ki Francesco Cirillo, aki akkoriban küzdelmes diákként mindössze 10 perc koncentrált tanulásra kötelezte el magát egy paradicsom (olaszul pomodoro) alakú konyhai időzítő segítségével. Ez a módszer a következő lépéseket tartalmazza:

1. Vegyél egy időzítőt.
2. Állítsd be az időzítőt 25 percre, és koncentrálj egyetlen feladatra, amíg az időzítő meg nem szólal.
3. Amikor végeztél, jelölj meg egy pomodoro-t, és jegyezd fel, mit végeztél el.
4. Érvezze ki az ötperces szünetet.
5. Négy intervallum, azaz “pomodori” után tartson hosszabb, 20-30 perces szünetet.

Hogy megtervezze a napját a Pomodoro technikával, becsülje meg, hány pomodoróra (25 perces munkamenetre) lesz szüksége a listán szereplő egyes feladatok elvégzéséhez. Ezt a számot jegyezze fel minden egyes feladat elé egy paradicsom emojival, vagy egyszerűen csak magát a számot zárójelben. Ez a módszer arra kényszeríti, hogy mérlegelje, mennyi ideig fog tartani a munka, és ennek megfelelően tervezzen. Választhatod, hogy az egész napodra pomodorót használsz, vagy egyszerűen csak a legfontosabb feladatodra alkalmazod a módszert.

Az időblokkolás

Az időblokkolás termelékenységi módszerrel különálló időblokkokra osztod a napodat. Ez lehet olyan konkrét, mint 9:30-11:30 vagy egyszerűen “Reggel”, attól függően, hogy egy feladat mennyi időt vesz igénybe. Ezután zavartalanul dolgozzon, és minden egyes időblokkot csak egy adott feladat vagy feladatsor elvégzésére szánjon.

A Pomodoro technikához hasonlóan ez a módszer segít megbecsülni és megérteni, hogy mennyi ideig tartanak a teendői. A legnagyobb pontosság érdekében ügyeljen arra, hogy az olyan dolgokra, mint az ebéd, a szünetek és az ingázás is tartalmazzon blokkokat. Gyakran előfordul, hogy egy feladat több vagy kevesebb időt vesz igénybe, mint amire számított. Ez nem baj. A nap folyamán gyorsan módosítsa a listát. Idővel jobban meg fogja érteni, hogy a feladatok mennyi időt vesznek igénybe. Addig is egy jó ökölszabály, hogy duplázza meg azt az időt, amennyit valamire gondol.”

Eisenhower-mátrix

Az Eisenhower-mátrix termelékenységi módszer arra kényszeríti, hogy mérlegelje az egyes feladatok sürgősségét és fontosságát, ahelyett, hogy csak a legsürgősebbet tenné meg – akár létfontosságú, akár nem. Ez a módszer négy kvadránsra bontja a feladatokat, és előírja, hogyan kell kezelnünk az egyes kvadránsokba eső feladatokat:

• A “Sürgős és fontos” feladatokat azonnal el kell végezni
• A “Nem sürgős és fontos” feladatokat be kell ütemezni a to-tennivalók listájára vagy naptárába
• A “Sürgős és nem fontos” feladatokat delegálni kell valaki másnak
• A “Nem sürgős és nem fontos feladatokat” törölni kell

Kezdésként készítsük el a szokásos teendőlistánkat, amely tartalmazza az összes aznapi feladatunkat. Ezután sorolja őket a négy kategóriába: “Sürgős és fontos”, “Nem sürgős és fontos”, “Sürgős és nem fontos” és “Nem sürgős és nem fontos”. Ha már megvannak ezek a kategóriák, cselekedjen ennek megfelelően a teendők listáján: végezze el, ütemezze, delegálja és törölje a feladatokat a teendők listájáról, ahogy megtervezi a napját.

Idővel ez a folyamat második természetévé válik, és természetesen egyetlen teendők listáját fogja összeállítani, amelyen csak “Sürgős és fontos” és “Nem sürgős és fontos” feladatok szerepelnek.

Válassza ki a tervezési eszközt

Eldöntötte, hogy milyen megközelítést alkalmaz a napi tervezéshez – most itt az ideje kiválasztani az eszközeit. A termelékenységi szoftverektől a papírig és tollig íme néhány a legnépszerűbb lehetőségek közül:

Egy tennivalólista-alkalmazás

A digitális feladatkezelő remek választás azok számára, akik technikailag képzettek és kondicionáltak, hogy jegyzetfüzet helyett a telefonjukhoz vagy a tabletjükhöz nyúljanak. A teendőlisták alkalmazásainak előnye, hogy mindent egy helyen tartanak, és bárhonnan elérhetők. Zökkenőmentesen áthelyezheti a feladatokat egyik napról a másikra, ahogy a tervei változnak, a feladatok mellé szervezheti a releváns dokumentumokat és linkeket, és automatikus, kereshető nyilvántartást vezethet minden elvégzett feladatáról.

A Todoistot, a legtöbb eszközön elérhető, platformok közötti személyes teendőlista-alkalmazást ajánljuk. Az alkalmazás számos olyan funkciót tartalmaz, mint az emlékeztetők, címkék, szűrők, megjegyzések és fájlok feltöltése, amelyek megkönnyítik a nap megtervezését.

Egy digitális lista

Ha nem szeretne teljes értékű feladatkezelőt, de mégis digitális megoldást szeretne, fontolja meg a kevésbé speciális eszközöket, amelyeket valószínűleg már használ a mindennapokban a munkahelyén és otthon is.

• Egy jegyzetelő alkalmazás vagy szövegszerkesztő alkalmazás. Használjon egy egyszerű jegyzetalkalmazást, például a Bear (csak iOS és MacOS), az Apple Notes vagy a Google Keep alkalmazást, hogy folyamatosan vezesse a napi feladatai listáját. Egyszerűen jelölje ki a tételeket jelölőnégyzetek vagy áthúzott formázás segítségével. Ha egy robusztusabb “jegyzetelő” alkalmazást szeretne, fontolja meg a Google Dokumentumok vagy a Microsoft Word használatát a nagyobb rugalmasság és a testreszabási lehetőségek miatt.

• Google Sheets vagy Excel. Tervezze meg a napját egy táblázatban. Ez segíthet abban, hogy több kontextust és jegyzetet adjon az egyes cellákhoz. Az olyan módszerek, mint az időzítés, szintén elősegítik a digitális rácsban való munkát.

A digitális naptár

Sokan választják azt a napi tervezési eszközt, amelyet már használnak — a naptárat. Az Apple Calendar, a Google Calendar, a Fantastical és a Woven mind népszerű naptáralkalmazások, amelyekkel megtervezheti a napját, és a találkozók, értekezletek és események mellett hozzáadhatja a feladatait is. Ez is nagyszerű eszköz egy olyan termelékenységi módszerrel, mint az időblokkolás. Emellett a digitális naptárak előnye, hogy útközben is elérhetőek, általában a weben és mobilon egyaránt.

A papíralapú tervező

A tapintatosabbak számára a papír és a toll a legjobb választás a nap megtervezéséhez. Ennek számos formája lehet, beleértve a jegyzetfüzeteket, napirendeket vagy speciális tervezőket. Csak óva intenénk a post-it jegyzetektől vagy a laza papírtól. Bár egyszerűek és szedett-vedett, az ad-hoc papírdarabkák megakadályozzák, hogy visszanézze a régi feladatokat, és elgondolkodjon a napi tervezés hatékonyságán.

• Jegyzetfüzet – Egy egyszerű vonalazott vagy vonalazatlan jegyzetfüzet megteszi a magáét egy egyszerű tollal és papírral történő tervezési rendszerhez. Használjon minden napra új lapot, és jelölje meg a dátumot a tetején. Próbálja ki a rácsos jegyzetfüzeteket, amelyek szükség esetén segíthetnek a felosztások létrehozásában.
• Napi napirendek vagy tervezők – A napirendek vagy tervezők olyan jegyzetfüzetek, amelyekben január 1-től december 31-ig az év minden napjának megtervezésére van hely. Ez külön helyet biztosít a napi tervezéshez, és nagyobb könnyedséggel lehet visszalátogatni az előző és a következő bejegyzésekhez.
• Speciális tervezők – A speciális tervezők vagy a papír és toll tervezési rendszerek, mint a Passion Planner vagy a Bullet Journal, térhódítását látjuk. Ezek a rendszerek gyakran összetettek, de hatékony rendszerek lehetnek az elkötelezett gyakorlók számára.

A digitális és papír hibrid

A napi tervezés során nem kell választania a toll és papír vagy a digitális eszközöket – használhatja mindkettőt vagy az említett módszerek bármilyen kombinációját. Íme néhány különböző mód, ahogyan a hibrid rendszert hasznosíthatja:

• Személyes és szakmai megosztás. Használjon digitális rendszert a szakmai feladatokhoz, és tervezőt a személyes feladatokhoz. Ez hasznos módszer lehet, ha a munkaidőt a szakmai célok elérésére való törekvésre, az estéket pedig a személyes feladatokra és az önfejlesztésre fordítod. Ugyanígy használhat hét közben feladatkezelőt, hétvégén pedig naplót.
• Előbb a papír, majd a digitális. Lehet, hogy élvezed a napod papíron történő megtervezésének taktikai aspektusát, de értékeled a digitális eszközök kereshetőségét és állandóságát. Tervezze meg a napját ütemterv vagy napi tervező segítségével, de minden nap végén szakítson időt arra, hogy a tennivalókat és az előrehaladást átvihesse egy digitális feladatkezelőbe a könnyű hivatkozás érdekében. Ez akkor is nagyszerű módszer, ha a figyelemelterelés elkerülése érdekében a papír alapú jegyzetelés mellett dönt. Például vihet egy jegyzetfüzetet egy megbeszélésre, és távozhat a jegyzetfüzetébe firkált intézkedési pontokkal és kérésekkel. Ezeket a tételeket aztán átviheti a digitális teendőlistájára, hozzáadva az esedékességi dátumokat és a prioritási szinteket, hogy ne maradjanak ki a sorból.
• Tollal és papírral gondolkodás, digitális kivitelezés. Egyesek úgy találják, hogy kreatívabbak és jobban gondolkodnak, ha üres lap és toll van a kezükben. Írja ki a napra vonatkozó terveit papírra, az esetlegesen hozzáadott jegyzetekkel és gondolatokkal együtt. Ezután helyezze át őket a digitális tennivalólistájára, hogy a feladatai jobban megvalósíthatóak legyenek.

Hogyan tartsa magát a napi tervéhez & irányt korrigáljon, ha szükséges

Még szilárd tervvel és a legjobb szándékkal is nehéz elvégezni az összes napi tennivalónkat. Elkerülhetetlenül azon kapjuk magunkat, hogy eltérünk a feladattól, és elcsábulunk az olyan figyelemelterelő dolgoktól, mint a Twitter-mémek és az online vásárlás. Előfordulhat, hogy a vezetőnk által kiosztott vagy a csapattársaktól delegált ad-hoc feladatok megtörik a fókuszunkat, és arra kényszerítenek, hogy nem tervezett dolgokra koncentráljunk.

Ezek a megszakítások sajnos terméketlen napokká és eredménytelen hetekké válhatnak. Úgy döntünk, hogy a napi tervezés nem működik, és nincs értelme szándékosan megközelíteni a napjainkat. Ez nem is állhatna távolabb az igazságtól!

Igen, a napjaink sosem fognak pontosan a tervek szerint alakulni, de ez nem jelenti azt, hogy nem érdemes tervezni őket. Íme néhány stratégia – néhány egyenesen a termelékenységi szakértőktől – a napi terv betartásához és a pályakorrekcióhoz, ha a dolgok félresiklanak.

Kiküszöbölni a zavaró tényezőket

Maradjon koncentrált azáltal, hogy megszünteti azokat a gyakori zavaró tényezőket, amelyek eltérítik a napi céljaitól – különösen, ha a munka nagy részét számítógépen végzi. Ha lehetséges, dolgozzon úgy, hogy a legtöbb asztali programja be van zárva, minimális lap van nyitva, a telefonja némán van, és az értesítések ki vannak kapcsolva.

Ha a közösségi média görgetésének hívása túl erős, használjon egy webhelyblokkolót, például Self Controlt vagy Freedomot, hogy órákra elérhetetlenné tegye a zavaró webhelyeket.

Kövesse nyomon az idejét

Amint ahogy a költségvetésének nyomon követése természetesen segíthet abban, hogy kevesebbet költsön, úgy az idejének nyomon követése is segíthet abban, hogy hatékonyabban használja azt. Használjon egy automatikus nyomkövető alkalmazást, mint például a Rescue Time, amely információkat gyűjt az asztali és mobileszközök használatáról, és az online töltött időt “produktív”, “semleges” és “zavaró” kategóriákba sorolja. Napi termelékenységi célokat tűzhet ki, és a nap folyamán ellenőrizheti, hogy közelít-e a céljához, vagy elmarad attól.

Kipróbálja az óránkénti ellenőrzést

Alkalmazza az odafigyelést a termelékenységre azzal, hogy rendszeresen ellenőrzi magát, hogy észrevegye, koncentráltan halad-e a nap folyamán.

Peter Bergman, vezetői coach és a 18 perc című bestseller szerzője azt javasolja, hogy állítson be egy rendszeres időzítőt, hogy újrafókuszáljuk magunkat:

“Állítsa be az óráját, telefonját vagy számítógépét, hogy óránként csörögjön. Amikor megszólal, vegyen egy mély lélegzetet, nézze meg a listáját, és kérdezze meg magától, hogy produktívan töltötte-e az elmúlt órát. Ezután nézd meg a naptáradat, és tudatosan fogadd el újra, hogyan fogod felhasználni a következő órát. Irányítsd a napodat óráról órára. Ne hagyd, hogy az órák irányítsanak téged.”

Javítsd át a tervedet

Máskor váratlanul olyan feladatok merülnek fel, amelyeket nem hagyhatunk figyelmen kívül. Ez így van rendjén. A probléma akkor merül fel, amikor megpróbáljuk elvállalni ezt a nem várt munkát anélkül, hogy visszamennénk, hogy felülvizsgáljuk eredeti terveinket. Ehelyett tegyük a nem tervezett teendőket egy új terv részévé. Ha át kell térnie egy nem tervezett feladatra, szánjon néhány percet arra, hogy átdolgozza az aznapi tervét: ütemezze át a teendőket a nap későbbi részére, vagy tegye át őket holnapra. Ezután dolgozzon az új terve alapján.”

Cal Newport, a Georgetown Egyetem informatika professzora és a Deep Work című bestseller szerzője megosztja, hogyan állítja át a napi tervét az időblokkolás módszerével, tollal és papírral:

“Hagyok egy kis extra helyet az időblokkjaim mellett. Ez lehetővé teszi számomra, hogy szükség szerint korrigáljak, ha a nap váratlanul alakul.”

Kerüljön a “teendőlista nullára”

A legtöbb napon nem fog mindent befejezni a listáján. Azonban mindenképpen jusson el a “Feladatlista nullához”. Amir Salihefendić, a Doist alapítója és vezérigazgatója megosztja személyes termelékenységi módszerét, a Systemist, beleértve a “To-do List Zero”-t, az Inbox Zero által inspirált koncepciót:

“A nap végére nulla feladatot akarok a mai listámon. Az igazság az, hogy a legtöbb napon nem végzek el mindent a mai listámon, és elhalasztok dolgokat. Ez nem egy negatív dolog. Úgy tekintek rá, mint egy lehetőségre, hogy számba vegyem, hol tartok, újraértékeljem a feladataimat, és újratervezzem őket.”

Azzal, hogy tiszta lappal zárjuk az estét, elkerülhetjük, hogy eltemessenek bennünket a lejárt feladatok, és újult erővel vághatunk neki a holnapi napnak.”

Rendszeres reflexió

A nap tervezését szokássá tette, hosszú távú céljait megvalósítható feladatokká alakította, választott egy termelékenységi módszert, és kiválasztotta a választott eszközt. Készen állsz a termelékenyebb napokra, amelyek tartalmasabb hetekké, hónapokká és évekké alakulnak.

Ne hagyd azonban, hogy a folyamatod robotpilóta üzemmódban fusson. Szánjon egy kis időt arra, hogy rendszeresen mérlegelje, hogy a napi tervezéshez való hozzáállása segít-e abban, hogy többet érjen el. Időről időre szakítson időt arra, talán egy heti felülvizsgálat során, hogy átgondolja, működik-e a tervezési folyamata, vagy lehetne-e finomítani vagy akár átdolgozni, hogy hatékonyabb legyen.

Gondolja át ezeket a kérdéseket:

• Napjaim nyugodtak és szándékosak, vagy stresszesek és rendszertelenek?
• Minden napi tervezési munkámat elvégeztem, vagy kihagytam néhányat?
• A legtöbb nap végén teljesítettnek érzem magam?
• Foglalkoztam-e a kiemelt fontosságú napjaimmal?
• A hosszú távú céljaim eléréséhez vezető úton vagyok?
• Ez a nap különösen produktív volt – miért?
• Nem értem el semmi hatásos dolgot ezen a napon – miért?

Amivel őszinték vagyunk azzal kapcsolatban, hogyan teltek a napjaink és hogyan állunk a nagy céljainkkal, a jobb eredmények érdekében finomhangolhatjuk a napi tervezésünket. A hektikus napok azt jelenthetik, hogy hatékonyabban kell priorizálnunk, vagy meg kell találnunk a módját annak, hogyan delegáljuk a munkát. Ha kimaradnak a napi tervezési ülések, az azt jelentheti, hogy túl hosszúak, és hasznunkra válhatna egy ésszerűbb megközelítés. Ha nem haladunk a céljaink felé, az azt jelentheti, hogy túl sok van belőlük, vagy nem elég gyakran és szándékosan iktatjuk be őket a napjainkba. Lehet, hogy egyszerűen csak szeretjük a tollat és a papírt, miközben rákényszerítettük magunkat, hogy kipróbáljunk egy csillogó új alkalmazást. Bármi legyen is a probléma, a napi tervezési folyamat módosításával igyekezzünk megoldani azt.

Nem ritka, hogy kísérleteznünk kell, és ki kell próbálnunk a napi tervezés néhány iterációját, mielőtt rátalálunk arra a módszerre, amely valóban ahhoz vezet, hogy többet érünk el.

A napunk tervezésekor a tökéletesség helyett a következetességre és a rugalmasságra törekedjünk. Bár tippeket és taktikákat adtunk a napod hatékony megtervezéséhez, nincs csodaszer megoldás. Ehelyett akkor érezzük magunkat a legfelkészültebbnek a napunk megtámadására, ha következetesen jelenünk meg. A produktív napok produktív hetekké, hónapokká és évekké válnak. Ha napról napra szándékosan és koncentráltan vágunk bele a feladatainkba, nincs határa annak, hogy mit érhetünk el.