A hatékony szervezeti kommunikáció öt eleme

Fotó:

Getty

Nicole, egy C-suite vezető, akit New Yorkban coachingoltam, egyik késő délután frusztráltan és kétségbeesetten hívott fel. Azt mondta: “Andriana, nehéz napom volt, és a csapatom nem hallgat rám. Mondtam nekik, hogy mára fejezzenek be egy jelentést, mert el kell küldenem a londoni vezető partnerünknek, de úgy tűnik, nem értik meg. Úgy tűnik, mintha egy másik főnöknek dolgoznának! Nem látják, milyen keményen dolgozom? Úgy érzem, egyedül vagyok ezzel az egésszel! Mit tegyek?”

Nicole frusztráltsága sok közép- és felsőszintű vezetőre jellemző, akiknek szükségük van a csapatuk támogatására ahhoz, hogy működjenek, fejlődjenek és virágozzanak. Szükségük van a csapatuk együttműködésére ahhoz, hogy továbblépjenek, fejlődjenek, újítsanak. Különösen a nagy stressz időszakaiban a kommunikáció nehézségekbe ütközhet, és a vezetők úgy érzik, hogy nem támogatják és nem értik meg őket. A vezetők azt feltételezik, hogy az embereiknek már tudniuk kell, mire van szükségük, és hogyan kommunikáljanak velük. Mit tehet tehát egy vezető, hogy javítsa csapata kommunikációs sémáját?

A hatékony szervezeti kommunikációnak öt alapvető eleme van:

– Empátia: Az empatikus vezetés azt mutatja az alkalmazottainak, hogy törődik velük. Erős emberi kötelékeket hoz létre, mivel az ember megpróbál a másik helyébe lépni, megérteni az érzéseit, gondolatait és perspektíváit, majd ezt a megértést felhasználni a jövőbeli cselekvések irányításához. Törekedjen tudatosan arra, hogy mások bőrébe bújjon.

– Pozitív kommunikáció: Pozitív vezetőnek lenni a szervezeti kommunikációban is alapvető fontosságú. A vezetők által használt szavak és nyelvezet döntő fontosságúak a hatékony kommunikációs csatorna elősegítésében. Fogalmazza meg az üzeneteit pozitívan.

Tapasztalatom szerint, ha pozitív gondolkodásmóddal rendelkezik, az alkalmazottak inkább hallgatni fognak, mint ellenállni. Emellett az emberi agy nagyobb valószínűséggel lesz nyitott és elkötelezettebb a visszajelzések befogadására, ha pozitív megerősítést kap. Például ahelyett, hogy azt mondanád: “Nem szabad multitaskingolnod, amikor egy ügyféllel beszélsz!”, cseréld le ezt a mondatot: “Győződj meg róla, hogy amikor egy ügyfél közeledik hozzád, mosolyogsz, és teljes figyelmedet szenteled neki.”

– Világosság: Amikor egy vezető üzenetet küld az embereinek, az üzenetnek világosnak és konkrétnak kell lennie. A vezetőnek világos céllal, világos lépésekkel és átlátható, elérhető módszertannal kell rendelkeznie. Amikor a vezető felhatalmazza az alkalmazottat, hogy hozza létre a folyamatot egy konkrét cél vagy eredmény eléréséhez, akkor a vezetőnek elő kell segítenie a stratégiát az alkalmazottal, és támogatnia kell az út során. Az egyértelműség itt a kulcs.

– Asszertivitás: Az asszertivitás hatékony módja a bizalom megszerzésének és az emberekkel való kommunikáció javításának. Amikor asszertív vagy, világosan és közvetlenül fejezed ki gondolataidat és érzéseidet anélkül, hogy másokat elítélnél. Az asszertív viselkedés közvetlen, világos és tiszteletteljes. Lényeges, hogy az alkalmazottja úgy érezze, hogy meghallgatják és figyelembe veszik. Mindig a feladatokra koncentráljon, és ne az emberek személyiségére. Ne tanúsítson közvetlen agressziót, például dühöt és védekezést, és ne reagáljon túl, hanem próbáljon utat találni. Soha ne hibáztasson.

– Önreflexió: Minden második nap szenteljen három-öt percet az önreflexióra. Ez segít megnyugtatni az elmédet és a testedet, csökkenti a zavaró tényezőket, kitisztítja a mentális teret, és segít összekapcsolódni a mélyebb, pozitív elméddel.

Gondolj valami olyasmire, amit valaki nemrég tett vagy mondott, ami segített vagy boldoggá tett, és valamire, ami bosszantott vagy feldühített. Találj alkalmat arra, hogy egyszerűen megköszönd ennek a személynek. Ha valami zavarta, gondolja végig: “Kivel és miről kellene beszélgetnem?”

Azoknak a vezetőknek, akik empatikusak, pozitívak, határozottak, világosan kommunikálnak és időt szánnak az önreflexiójukra, nagyobb esélyük lesz arra, hogy hatékony kommunikációs sémát és környezetet alakítsanak ki a szervezetükben.”

Nicole végül képes volt megragadni a csapata dinamikájának átfogó képét. Akkor érte el a hatékony kommunikációt a csapatán belül, amikor képes volt kitágítani a perspektíváját, és szükség esetén módosítani azt. Amikor felhagyott a feltételezésekkel, és mások helyébe képzelte magát, jobb “erkélyképet” kapott a csapatáról és önmagáról, és produktívabb és emberségesebb kommunikációs kultúrát hozott létre.”