44 üres kereskedelmi számla sablon [PDF, Word]

Egyszerűen fogalmazva, a kereskedelmi számla egy olyan dokumentum, amely a vevő és az eladó közötti tranzakció bizonyítékaként szolgál. A vámhatóságok is használhatják a behozott áru értékének megállapítására a vámok és adók megállapításához.

Ezt a dokumentumot az eladó készíti el, és a megfelelő információkat kell tartalmaznia. Önmagában a kereskedelmi számla nem biztosít tulajdonjogot az áru vagy az áru tulajdonjogára – kivéve, ha van hozzá egy melléklet, amely tartalmazza az árut importáló személy teljes fizetési összegét. Leggyakrabban az eladó a számla egy eredeti példányát átadja a vevőnek, egy másolatot pedig megtart magának. Ha azonban az árut importálni kívánják, szükség szerint több példányt is adhatnak.

A kereskedelmi számláknak minden lényeges információt tartalmazniuk kell, hogy felhasználáskor és ellenőrzéskor ne legyenek felesleges késedelmek a vámhatóságnál. Ebben a cikkben mindent megtudhat erről a dokumentumról, valamint arról, hogyan készítheti el saját sablonját, és hogyan hozhatja létre saját hivatalos sablonját.

Kereskedelmi számlasablonok

Mikor használják a kereskedelmi számlákat?

A kereskedelmi számlák fontos dokumentumok, amelyeket különböző célokra lehet használni. Az eladóknak és az exportőröknek tudniuk kell, hogyan és mikor adják ki ezeket, valamint hogyan kell helyesen kitölteni. A vevőknek és az importőröknek is bőséges információval kell rendelkezniük ezekről a dokumentumokról, hogy felkészültek legyenek, amikor ezeket a dokumentumokat kérik.

Itt van néhány a legfontosabb okok közül, amiért kereskedelmi számlákat készítenek és használnak:

• Exportőrként ezt használhatja a biztosítási igények, hitelek és támogatási programok támogatására. Ha ez kéznél van, gyorsabb és gördülékenyebb tranzakciókat tesz lehetővé a követelmények bemutatásakor.
• A vevő és az eladó is használhatja nyilvántartásként vagy bizonyítékként a megvásárolt/eladott tételekről. Az eladott és megvásárolt tételek nyilvántartása előnyös a pénzügyi nyilvántartás és a könyvelés szempontjából.
• A vevő vagy az importőr felhasználhatja a bankon keresztül az eladónak vagy az exportőrnek történő kifizetéshez szükséges pénzeszközök kiadásához. Kereskedelmi számla nélkül a bank a banki politikától függően megtagadhatja a pénzeszközök kiadását.
• Ez szolgálna fő igazoló dokumentumként, ha egy adott szállítmányra vonatkozóan biztosítási kárigény merül fel. Ahhoz, hogy a biztosítási igényt meg lehessen adni, hivatalos számlát kellene bemutatni.
• Ha az árut egy másik országba szállítják, az importőrnek ezt át kell tudnia adni, mielőtt az áru vámkezelésre kerülhet. Enélkül az árut esetleg visszatartják a repülőtéren, amíg más követelményeket nem mutatnak be, ami nagyon kellemetlen lenne.
• A bankoknak meg kell vizsgálniuk a kereskedelmi számlát, mielőtt akkreditív vagy okmányos beszedés keretében pénzt adnának ki.
• Ez a dokumentum más dokumentumokkal együtt is használható (például egy vizsgálati igazolással), amely bizonyítékként szolgálna arra, hogy amit szállít, az a legjobb minőségű, és pontosan az, amit az ügyfél megrendelt.
• A kormányzat is használhatja az áruk vagy árucikkek értékének meghatározására a vámok megállapításakor.
• A vámhatóságok számára ugyanerre a célra, valamint statisztikák rögzítésére és ellenőrzésre is használható.
• Az ügyletkötéskor kötelező érvényű szerződésként szolgálhat, és egyes országok az import engedélyezési eljárás során kulcsfontosságú követelményként használhatják.

Amint látható, a kereskedelmi számlák több okból is fontos dokumentumok. Ezért nagyon hasznos lenne, ha mindent megtudna róluk, amit csak lehet.

A kereskedelmi számlákon szükséges fontos információk

Ha Ön eladó vagy exportőr, és azt tervezi, hogy saját kereskedelmi számlasablont készít a cége számára, ismernie kell a szükséges létfontosságú információkat, amelyeknek helyet kell kapniuk benne. Mindezen információknak jelen kell lenniük ahhoz, hogy a dokumentum hivatalos és pontos legyen:

1. Az eladó teljes neve, teljes postai címe és elérhetőségei.
2. A vevő teljes neve, teljes postai címe és elérhetőségei.
3. Szállításra kerülő áru esetén annak a személynek a teljes neve, teljes postai címe és elérhetősége, akinek az árut szállítják.
4. Hivatkozási szám, a számla kiállításának dátuma és az árura vonatkozó megrendelés száma.
5. Az áru teljes leírása, beleértve az esetleges jelöléseket, számokat, mennyiségeket, fajtát és súlyt.
6. Az áru részletes kereskedelmi leírása közérthetően.
7. Az áru mennyisége a nettó és bruttó súlyával együtt.
8. Az áru ára és pénzneme.
9. Az árengedmények és járulékos díjak, ha vannak, a számlán feltüntetett árak igazolására.
10. A fizetési és szállítási határidő és mód.
11. Az ország, ahonnan az áru származik. Ha a gyártó neve is szerepel, az hasznos, de nem kötelező.
12. Szállítási mód és szállítási útvonal.
13. Dátum és hivatkozás az adásvételi szerződés számára.
14. Az időpont, dátum és hely, ahol az árut értékesítették.
15. Az aláírás és az aláírás dátuma (az aláíró címe is elhelyezhető).

Mindezek a tételek szükségesek a sablon elkészítéséhez. A kereskedelmi számla készítéséről és kitöltéséről további információkat a cikk más részeiben talál. Azt is tartsa szem előtt, hogy a számla elkészítésekor ügyeljen arra, hogy legyen egy eredeti, aláírt példánya, valamint arra, hogy hány másolatra van szüksége a vevőnek és az eladónak.

Blank kereskedelmi számla

Hogyan készítsen saját kereskedelmi számlasablont

A saját sablon elkészítése a cége vagy vállalkozása számára meglehetősen egyszerű, amennyiben elegendő információval rendelkezik, amely segítheti ebben. Íme néhány egyszerű lépés, amely eligazítja Önt saját, személyre szabott sablonjának elkészítésében:

1. Hogy legyen egy jó, szilárd referenciája, menjen az internetre, keressen és találjon nyomtatható kereskedelmi számlákat, amelyek már előre elkészültek. Rengeteg webhely kínálja ezeket, és Önnek csak annyit kell tennie, hogy átnézi őket, és kiválasztja azt, amelyikhez hasonlót szeretne, hogy a számlája hasonló legyen.
2. Hogy jobban megértse a dokumentumot, próbálja meg kitölteni a számlát online. Így jobban megértheti, hogyan kell megformáznia a saját számláját.
3. A Microsoft Excel (vagy bármely, Ön által jól ismert táblázatkezelő program) segítségével formázza meg és tervezze meg saját kereskedelmi számlasablonját. Az interneten található ingyenes, előre elkészített formanyomtatványokat használhatja útmutatóként ahhoz, hogyan készítse el saját változatát. Készítse el számláját úgy, hogy az megfeleljen saját vállalkozásának és termékeinek a jövőbeni hatékony kereskedelmi tranzakciók érdekében. Az előre elkészített számlák mellett győződjön meg róla, hogy minden szükséges információt tartalmaz, hogy számlája hivatalos legyen.
4. Noha vannak kötelező információk, nincs konkrét vagy előírt formátumuk. Annak érdekében, hogy sok időt és energiát takarítson meg, jobb lenne, ha előre elkészített nyomtatványokkal dolgozna, mintha a semmiből készítené el a sajátját.

Egyes kifejezések, amelyeket meg kell értenie a kereskedelmi számla kitöltése előtt

A kereskedelmi számlákon sok információ található, és ahhoz, hogy helyesen töltse ki őket, meg kell tudnia érteni a rájuk írt összes kifejezést. Olvasson tovább, hogy megismerje a kereskedelmi számlákon található leggyakoribb kifejezéseket, a vevők, importőrök, eladók vagy exportőrök érdekében.

• A feladó vagy az exportőr Önre utal – arra a személyre vagy vállalatra, aki kereskedelmi forgalomban árut értékesít, szállít vagy exportál.
• A címzett arra a személyre vagy vállalatra utal, ahová a megvásárolt árut küldik vagy szállítják.
• A közbenső címzett arra a személyre vagy vállalatra utal, aki a címzett nevében összekötőként járna el egy másik országban, ha van ilyen, hogy a szállítást teljesíteni tudja.
• A dátum az áru szállításának és kivitelének pontos dátumára utal.
• A számla száma a kereskedelmi számla számát jelenti, amelyet az eladó vagy az exportőr ad meg.
• Az ügyfél rendelési száma a megrendelés hivatkozási számát jelenti, amelyet a vevő vagy az ügyfél ad meg.
• A pénznem a számlán szereplő teljes összeg kiszámításakor használt tényleges pénznemre utal.
• A származási ország azt az országot jelenti, ahonnan az áru származik.
• A rendeltetési ország arra az országra utal, ahová az árut exportálják vagy ahová szállítják.
• A fuvarozó arra a vállalatra vagy útvonalra utal, amelyet az áru exportálására használnak.
• A fizetési feltételek a vevő és az eladó által elfogadott feltételekre utalnak.
• A fuvarozási feltételek minden olyan feltételre utalnak, amely a teljes szállítási és szállítási folyamatra vonatkozik.
• A megjegyzések a vevő által adott szállítási és szállítási utasításokra utalnak.
• Az egységérték az egyes tételek költségére utal, külön-külön.
• A súly az összes tétel összsúlyára utal.
• A fuvardíj az esetleges szállítási költségekre utal.
• A biztosítás az esetleges biztosítási díjakra utal.
• Az aláírás a feladó címére és aláírására utal, valamint az áru feladásának dátumára.

Ha ismeri ezeknek a kereskedelmi számlákon gyakran előforduló kifejezéseknek a meghatározását, könnyebben kitöltheti és megértheti azokat. A dolgok sokkal világosabbak lennének, és sokkal hatékonyabban tudná kitölteni és kiállítani a számlákat.

Kereskedelmi számla nyomtatvány

Hogyan töltse ki a kereskedelmi számlákat

Most, hogy tudja, hogyan készítsen saját kereskedelmi számlasablont, és átnézte a bennük található leggyakoribb kifejezések definícióit, itt az ideje megérteni, hogyan töltse ki hatékonyan a számlákat. Lényeges tudni, hogyan kell pontosan kitölteni ezeket annak érdekében, hogy a helyes információkat helyezze el ezen a fontos dokumentumon.

Olvasson tovább, és tanulmányozza a kereskedelmi számlák helyes kitöltésének lépéseit:

1. Adja meg a helyes és teljes körű adatokat a vevő, az eladó és az esetleges közvetítők számára. Az adatok kiegészítéséhez szükség van a névre, a teljes postacímre (az országkóddal), az elérhetőségi számra (szintén az országkóddal) és az adóazonosító jelre vagy társadalombiztosítási számra vagy bármely hasonló állami azonosító számra. Szállítási tételek esetén a címzettekre címzettként, míg a vevőre vagy feladóra feladóként lehet hivatkozni.
2. Teljesen adja meg a küldemény minden adatát. Ezek az adatok tartalmazzák az exportőr számlaszámát, az áru kivitelének okát/okát, az értékesítési feltételeket, a fuvarlevél számát vagy a küldemény azonosítóját – amelyet a fuvarozó a küldemény azonosítására vagy nyomon követésére használ, a fuvarozó nevét és a küldemény kivitelének dátumát. Jó lenne megjegyezni, hogy a fent felsorolt tételek közül néhány nem vonatkozik az Ön eladására vagy küldeményére, így ezeket a részeket nem kell kitöltenie. Az értékesítési feltételek valószínűleg a legfontosabb tétel ott, mivel sok információt tartalmaz a szállítás és a kézbesítés folyamatára vonatkozóan.
3. Jegyezze fel a benne szereplő összes tétel leírását. Tüntesse fel a szállítmányban szereplő összes tételt, azok mennyiségét (a tétel(ek) mérésére használt mértékegységgel együtt), a tétel rövid leírását, valamint azt, hogy a tétel(ek)et mire használná(k) fel, vagy ha eladásra kerül(nek). Adja meg azt az országot is, ahonnan az áru származik (nem feltétlenül azt, ahonnan az árut szállítják), hogy miből készült, és a tételszámokat, ha van ilyen.
4. Adja meg az egységértéket, valamint a küldeménye teljes értékét. Ez tartalmazná az egyes tételek értékét, az összes tétel összértékét és a pénznemet, amelyet az összegek kiszámításához használtak. Az importált tételek esetében az áruért fizetett összeget kell feltüntetni, a szállítási költség és a biztosítási díjak nélkül. Az exportált tételek esetében szükség van arra az összegre, amennyiért az árut megvásárolták, valamint a vásárláshoz használt pénznemre.
5. Fejezze be a küldeményre vonatkozó összes információt. A csomagok száma és összsúlya, a biztosítási díjak, az esetlegesen alkalmazott árengedmények vagy kedvezmények, a szállítási díjak és a szállítással kapcsolatos egyéb költségek. Töltse ki, ami a tranzakcióra és a küldeményre vonatkozik.
6. Írja alá a számlát. Aláírás nélkül a számla nem tekinthető érvényesnek.
7. Készítsen másolatot a számláról. Mivel az eredeti példányt átadja a vevőjének, annyi másolatot kell készítenie, amennyire szüksége van, nyilvántartás céljából vagy más célokra.
8. Ellenőrizze, hogy minden információ pontos-e, és hogy szükséges-e egyéb igazoló dokumentumokat benyújtania. A kiegészítő dokumentumra példa lehet a származási bizonyítvány. Ezekre a kiegészítő dokumentumokra általában nemzetközi küldemények esetében van szükség, de bölcs dolog mindig ellenőrizni, hogy szükség van-e további dokumentumokra, függetlenül attól, hogy hová kerül a küldeménye.

Ezzel megvolnánk! Egy egyszerű, lépésről lépésre haladó útmutató a kereskedelmi számlák pontos és hatékony kitöltéséhez. Ez az útmutató megkönnyíti Önnek, hogy gyorsabb tranzakciókat bonyolítson le vállalkozásában.

Kereskedelmi számlaminták

A kereskedelmi számla és a szállítólevél közötti különbség

Néhányféle számla létezik, és hasznos lenne, ha tudná, mik ezek, és miben különböznek egymástól. Ez segítene meghatározni, hogy melyik számlát milyen ügyletekben kell használni, és melyiket kell bemutatni, ha követelményként kérik a dokumentumokat.

Itt van néhány különbség a kétféle számla között:

Kereskedelmi számla

A nemzetközi szállításban használatos, ezért részletesebb információkat tartalmaz. Ez magában foglalja a tételek részletes leírását a mennyiségekkel és a tömeggel együtt, a tételek egyedi és teljes árát, valamint minden egyéb szállítási költséget és díjat.

A kereskedelmi számlák készítésekor figyelembe veszik a feltételeket, tarifákat és nemzetközi szabványokat. A feladóra és a címzettre vonatkozó részletes információkat is tartalmaz.

Szállítói számla

Az egyik magánszemélytől vagy cégtől egy másik magánszemélynek vagy cégnek küldött tételek általános listája, amelyet belföldön használnak.

Ezek a számlák a szállított tételek leltározásának számviteli módját adják meg, sok részletezés nélkül. Csak a tételek listáját tartalmazhatja az egyedi árral és mennyiséggel együtt.

Ezek a két számla alapvető különbségei. Egyszerűen fogalmazva az egyik bonyolultabb, mint a másik, mert az egyiket (kereskedelmi számla) nemzetközi szállításra, míg a másikat (szállítólevél) belföldi szállításra használják. Azonban mindkét számla jogi dokumentumként szolgál annak igazolására, hogy egy ügylet létrejött és két fél között megállapodás jött létre.