2017 Fizikoterápiás számlázási frissítések – Új kódok áttekintése

Funkcionális korlátozások jelentése (FLR) & G-kódok, KX módosító, ABN értesítések

(Plusz 12 dolog, amit minden PT számlázónak tudnia kell!)

Mi a terápiás felső összeg 2017-ben?

A 2017-es évre megváltoztak a Medicare terápiás felső összegek. A PT és a logopédia esetében együttesen 1.980 dollár a felső határ (a 2016-os 1.960 dollárhoz és a 2015-ös 1.940 dollárhoz képest, tehát az évi 20 dolláros emelkedő trendnek megfelelően). Az OT-re is van egy $1,980-os felső határ, az egy kedvezményezettre jutó éves terápiás felső határösszeg $1960 a fizikoterápiás és logopédiai patológiai szolgáltatásokra együttesen, és van egy külön $1960-os összeg, amely a foglalkozásterápiás szolgáltatásokra van kiutalva.

A levonható és az együttbiztosítási összegek beleszámítanak a határértékre alkalmazott összegbe. Emellett 2017 végéig van egy mentesítési eljárás, ha az orvosi szükségesség a felső határon túli szolgáltatásokat igényel. Azonban kézi orvosi felülvizsgálatra van szükség, amint a költségek elérik a 3700 dollárt.

A mentesség alapján történő számlázáshoz a KX módosítót kell használni. A CMS szerint a KX módosító használatával Ön igazolja, hogy az Ön által nyújtott szolgáltatások ésszerűek és szükségesek, és hogy az orvosi szükségesség dokumentálva van a kedvezményezett egészségügyi dokumentációjában

Az orvosi szükségesség a Medicare meghatározása szerint olyan szolgáltatások, amelyek:

2. Mi a célja a funkcionális korlátozások jelentésének?

A G-kódok adatai tájékoztató jellegűek, és nem kapcsolódnak a visszatérítéshez. A terapeuta által a kezelés végére tervezett funkcionális eredményre vonatkozó célt az első igénylésen, majd tíz látogatáskor és a kezelés végén ismét jelenteni kell. A funkcionális korlátozásokat és a célokat a következő időpontokban kell jelenteni:

• Első értékelés
• 10 látogatásonként
• Elbocsátáskor

A módosítók a funkcionális korlátozottság súlyosságának és összetettségének mértékét jelzik.

3. Mi történik, ha túllépik a terápiás felső határt?

Ha a kezelés túllépi az 1900 $-os terápiás felső határt, és a további kezelést orvosi szükségesség támasztja alá, automatikus kivételt kell alkalmazni a KX módosító használatával. Az automatikus kivételek feldolgozásához nincs szükség külön dokumentációra. Kizárólag a klinikus felelős azért, hogy a beteg a Medicare kézikönyv iránymutatásai szerint megfeleljen a feltételeknek. A KX módosító csatolásával (a felső határ alá eső terápiás eljáráskódhoz) a szolgáltató igazolja, hogy a kiszámlázott szolgáltatások:

• megfelelnek a felső határ alóli kivételnek
• ésszerű és szükséges szolgáltatások, amelyekhez terapeuta képességei szükségesek; és
• az orvosi dokumentációban szereplő megfelelő dokumentációval igazoltak.

4. Mi történik, ha túllépik a 3700 $-os maximális küszöbértéket?

A 3700 $ feletti kezeléshez manuális orvosi felülvizsgálat szükséges a mentesség és a visszatérítés érdekében. 2013. április 1-jétől a Medicare Administrative Contractors (MAC) a Recovery Audit Contractors (RAC) közreműködésével fogja megállapítani az orvosi szükségességet. A RAC-oknak 10 nap áll rendelkezésükre, hogy válaszoljanak az orvosi szükségességet részletező dokumentációra.

5. Mi az az előzetes kedvezményezetti értesítés a fedezetlenségről (Advance Beneficiary Notices of Noncoverage, ABN) és mikor van szükségem rá?

Mihelyt túllépik az 1900 dolláros terápiás felső határt, ahhoz, hogy bármilyen CMS visszatérítést kapjanak, a betegnek aláírt előzetes kedvezményezetti értesítésre (Advance Beneficiary Notice, ABN) van szüksége, amely magyarázatot tartalmaz arra, hogy a felső összeghatárt meghaladó szolgáltatások nem fedezhetők. Ez védi Önt és a páciensét is, és lehetővé teszi, hogy az igényt a Medicare-hez a KX módosítóval nyújtsa be a RAC orvosi felülvizsgálatáig tartó elutasításhoz. Az alkalmazható módosítók a következők: GA/GY/GX.

6. Funkcionális korlátozások jelentése és G-kódok.

A funkcionális korlátozások jelentése az igénylőlapon 2013. január 1-jén kerül bevezetésre. A zökkenőmentes átállás biztosítása érdekében a CMS 2013. január 1-jétől 2013. július 1-jéig tartó tesztelési időszakot határoz meg. A 2013. július 1-je után a megfelelő G-kódok és módosítók nélkül benyújtott igénylések elutasításra kerülnek.

7. Hogyan kell használni az összes új G-kódot és módosítót

Mobilitás

• G8978 Mobilitás: Gyaloglás & mozgás funkcionális korlátozás, aktuális állapot, a terápiás epizód kezdetén és a jelentési időközökben
• G8979 Mobilitás: Mozgás & mozgás a funkcionális korlátozás körül, tervezett célállapot, a terápiás epizód kezdetén, a jelentési időközökben és az elbocsátáskor vagy a jelentés befejezésekor
• G8980 Mobilitás: Walking & moving around functional limitation, discharge status, at discharge from therapy or to end reporting

8. Változás & testhelyzet fenntartása

• G8981 Változás & testhelyzet fenntartása funkcionális korlátozás, aktuális állapot, a terápiás epizód kezdetén és a jelentési időközökben
• G8982 Változás & testhelyzet fenntartása funkcionális korlátozás, tervezett célállapot, a terápiás epizód kezdetén, a jelentési időközökben és az elbocsátáskor vagy a jelentés befejezésekor
• G8983 A & testhelyzet-funkcionális korlátozottság fenntartása, elbocsátási állapot, a terápiából való elbocsátáskor vagy a jelentés befejezésekor

9. Hordozás, mozgatás & tárgyak kezelése

• G8984 Hordozás, mozgatás & tárgyak kezelése funkcionális korlátozás, aktuális állapot, a terápiás epizód kezdetén és a jelentési időközökben
• G8985 Hordozás, mozgatás & tárgyak kezelése funkcionális korlátozás, tervezett célállapot, a terápiás epizód kezdetén, a jelentési időközökben és az elbocsátáskor vagy a jelentés végéig
• G8986 Carrying, moving & handling objects functional limitation, discharge status, at discharge from therapy or to end reporting

10. Önellátás

• G8987 Önellátás funkcionális korlátozottság, aktuális állapot, a terápiás epizód kezdetén és a jelentési időközökben
• G8988 Önellátás funkcionális korlátozottság, tervezett célállapot, a terápiás epizód kezdetén, a jelentési időközökben és az elbocsátáskor vagy a jelentés végéig
• G8989 Önellátás funkcionális korlátozottság, elbocsátási állapot, a terápiából való elbocsátáskor vagy a jelentés végéig

11. Egyéb PT/OT elsődleges funkcionális korlátozás

• G8990 Egyéb fizikai vagy foglalkozási elsődleges funkcionális korlátozás, aktuális állapot, a terápiás epizód kezdetén és a jelentési időközökben
• G8991 Egyéb fizikai vagy foglalkozási elsődleges funkcionális korlátozás, tervezett célállapot, a terápiás epizód kezdetén, a jelentési időközökben és az elbocsátáskor vagy a jelentés végéig
• G8992 Egyéb fizikai vagy foglalkozási elsődleges funkcionális korlátozás, elbocsátási állapot, a terápiából való elbocsátáskor vagy a jelentés végéig

12. Egyéb PT/ OT későbbi funkcionális korlátozás

• G8993 Egyéb fizikai vagy foglalkozási későbbi funkcionális korlátozás, aktuális állapot, a terápiás epizód kezdetén és a jelentési időközökben
• G8994 Egyéb fizikai vagy foglalkozási későbbi funkcionális korlátozás, tervezett célállapot, a terápiás epizód kezdetén, a jelentési időközökben, és az elbocsátáskor vagy a jelentés végéig
• G8995 Egyéb fizikai vagy foglalkozási későbbi funkcionális korlátozás, elbocsátási állapot, a terápiából való elbocsátáskor vagy a jelentés végéig

Mindegyik G-kód sorhoz legalább 2 módosítót kell rendelni.
Az első módosító a funkcionális súlyosság módosító, amely a korlátozás jelenlegi állapotát vagy tervezett célállapotát tükrözi, attól függően, hogy melyik kódot használják. Egy hétfokozatú százalékos skálát (lásd az alábbi táblázatot) használnak ehhez a különleges jelentéshez.

A második módosító a megfelelő szakterülettől (fizikoterápia, foglalkozásterápia vagy logopédia) függően az ismert GP, GO vagy GN lesz.

Modifikátor Károsodás Korlátozás Korlátozás Korlátozás

• CH – 0 százalékos károsodás, korlátozás vagy korlátozás
• CI – Legalább 1 százalék, de kevesebb mint 20 százalékos károsodás, korlátozás vagy korlátozás
• CJ – Legalább 20 százalék, de kevesebb mint 40 százalékos károsodás, korlátozás vagy korlátozás
• CK – Legalább 40 százalék, de kevesebb mint 60 százalékos károsodás, korlátozott vagy korlátozott
• CL – Legalább 60 százalékos, de kevesebb mint 80 százalékos károsodás, korlátozott vagy korlátozott
• CM – Legalább 80 százalékos, de kevesebb mint 100 százalékos károsodás, korlátozott vagy korlátozott
• CN – 100 százalékos károsodás, korlátozott vagy korlátozott

Fizikoterápiás számlázás

A fizikoterápiás számlázás egyedülálló abban, hogy a fizikoterapeuta által végzett modalitásokat és terápiás kezelést számlázzuk. A fizikoterapeuta egyedülálló abban, hogy saját kezelési tervét értékeli, írja fel és készíti el. Mivel nem ők az elsődleges kezelőorvosok, a beutaló orvos felügyelete alatt működnek. A terapeuta célja a sérült izomrendszer rehabilitációja; és mivel a testben több mint 300 izom található, amelyek mindegyike inakhoz és lágyrészekhez kapcsolódik, a fizikoterápiás kezelés számlázása összetett lehet.

A fizikoterápia gyakorlata továbbá olyan szakterületi hangsúlyokra bontható, amelyek a következőkből állnak: akut ellátás, vízi PT, kardiovaszkuláris és tüdő PT, klinikai elektrofiziológia és sebkezelés, PT oktatás, geriátria, kézrehabilitáció, otthoni egészségügy, neurológia, onkológia, ortopédia, gyermekgyógyászat, PT kutatás, sport PT és női egészség. A fizikoterápia és rehabilitáció vagy fiziátria területét, amelynek a fizikoterápia is része, a foglalkozásterápia (OT) és a logopédia (SP) is megosztja.

A fizikoterápiás számlázás során figyelembe kell venni, hogy egyetlen fizetési forgatókönyvben akár négy különböző fizető fél is részt vehet, és hogy egy személynek több egyidejűleg nyitott ügye is lehet több sérülés miatt, mint például egy autóbaleset, amelyet az autóbiztosítás fedez; egy munkával kapcsolatos baleset, amelyet a Workman’s Compensation fedez; és egy sportesemény okozta hétköznapi megerőltetés, amelyet a személy magánbiztosítása vagy a házastársáé (vagy mindkettő) fedezhet.

Aztán mindaz, amit az egészségbiztosítás nem fedez, végső soron a beteg felelőssége lesz (számlázási körökben “betegrésznek” nevezik), ami önrész, önrész, valamint minden olyan kezelés formájában jelentkezhet, amelyet a beteg biztosítási ellátása nem fedezett. A fizikoterápiás számlázás nem érinti a vényköteles gyógyszereket, mivel a gyógyszertárak külön számlázzák ki a saját vényköteles igényeiket. A fizikoterápiás számlázás keretében csak a fizikoterapeuta és asszisztensei által nyújtott szolgáltatásokat számlázzák.

PT számlázási folyamat lépésről lépésre

A következőkben lépésről lépésre részletesen feltérképezzük a fizikoterápiás számlázás folyamatát:

1. lépés: SZÁMLÁK LÉTREHOZÁSA

• Beteg megadása
• Eset létrehozása
• Számlázási adatok megadása
• Igénylés vagy tételes díjak nyomtatása

2. lépés: CLAIMS BEADÁSA

• Batch Claims
• Upload Batch
• or Print Paper Claims

Step #3a: POST PAYMENTS (EOBs)

• Enter Check
• Search Patient
• Apply/Post Payment
• Adjustments / Write Off or Transfer Balance
• Submit any SECONARY Claims / Repeat Step #3

Step 3b: PÁCIENSEK KIFIZETÉSEI:

3c. lépés: Igazítás, leírás, egyenlegátvitel

3c. lépés: ELEKTRONIKUS UTALÁSOK (ERA-k)

• ERA-k letöltése
• Fizetés felülvizsgálata
• Fizetések automatikus könyvelése
• Könyvelési jelentés felülvizsgálata

4. lépés: – BIZTOSÍTÁSI FOLYAMAT

• Idősödő követelések keresése
• Követelés előzmények áttekintése
• Hívja fel a kifizetőt
• Jegyzetek rögzítése
• Emlékeztetők beállítása
• Követelés korrigálása
• Követelések újraszámlázása

5. lépés: – HÓNAPVÉGI egyeztetés

• Díjfizetési jelentés készítése
• Hónap egyeztetése
• Hónap lezárása
• Pénzügyi jelentések készítése

A beteg találkozása

Biztosítási juttatások ellenőrzése
Mielőtt a beteg megérkezik a fizikoterápiára, A legjobb gyakorlatok előírják, hogy a páciens biztosítását érvényesíteni kell, és ellenőrizni kell, hogy az tartalmazza-e a fizikoterápiás kezelést. A biztosítási jogosultság ellenőrzése feltárja a beteg önrészét és a levonható összeget is. A páciensnek a rendelőből való távozása után a befizetések behajtása időigényes, költséges és rendkívül hatástalan lehet, ezért elengedhetetlen, hogy a páciens felelősségét még a páciens távozása előtt megállapítsák és beszedjék.

A kezdeti értékelés
A páciens találkozása az alapellátó orvos vagy szakorvos beutalójával kezdődik, és a sérüléssel kapcsolatos rendszerek átfogó áttekintésével kezdődik. Ezt a vizsgálatot a fizikoterapeuta végzi. A fizikoterápia egy speciális szakterület, és az orvosok nagymértékben támaszkodnak a fizikoterapeuta értékelésére a sérülés súlyosságát, a rehabilitáció kilátásait és a rehabilitációs kezelési tervet, az úgynevezett gondozási tervet (POC)

Hacsak a beutaló orvos nem fiziáter vagy oszteopata orvos is (olyan orvos, aki az izom- és lágyrészekre specializálódott, aki képes injekciókat beadni és gyógyszereket felírni), szinte mindig az a helyzet, hogy a PT értékelését, ajánlását és tervét a beutaló orvos gondolkodás nélkül elfogadja.

PT kezelési kódok
A kezelési kódok jelenlegi készlete az ICD-9, amely az Egészségügyi Világszervezet által az egészségügyi menedzsment és klinikai célokra kiadott betegségek nemzetközi osztályozásának 9. kiadását jelenti. Ezt jelenleg a sokkal átfogóbb ICD-10 váltja fel, amely tízszeresére bővíti a meglévő kódokat. Az IDC-10 2015 januárjában lép hatályba.

Superbill
A “Superbill” a becenév, amelyet általában a leggyakrabban használt diagnózis- és eljárási kódokat tartalmazó terapeuta puskázó lapnak adnak. Ezt a dokumentumot gyakran átadják vagy faxolják a számlázónak, mint az elsődleges forrásdokumentumot, amelyet a számlázó az egyes páciensekkel való találkozások megfelelő kódolási szintjének meghatározásához használ (lásd a fizikoterápiás szuperszámla példáját itt).A
A kezdeti értékelés számlázása
A fizikoterapeuta által végzett kezdeti értékelést CPT 97001 kóddal számlázzák ki a biztosító felé. A vizsgálaton kívül, ha bármilyen modalitást vagy kezelést is végeznek, akkor a 25 módosító kódot kell használni.
A kezelés magában foglalhat terápiás masszázst, elektronikus izomstimulációt, jégterápiát a duzzanat csökkentésére, nyújtást, izomrekonstrukciót, gyógytornát és bármilyen más rehabilitációs tevékenységet, amelyet a gyógytornász a beutaló orvos által aláírt kezelési tervben ír elő.

Bár minden lehetséges sérülésre több száz diagnózis állhat rendelkezésre, a fizikoterápia és a fizikoterápiás számlázás arra a mintegy tucatnyi rehabilitációs kezelési eljárásra és tevékenységre összpontosít, amelyet a fizikoterapeuta és a személyzet végezhet. Több is van, de a fizikoterápiás számlázáshoz leggyakrabban használt eljárási kódok a következők:

• 97001 Kezdeti értékelés
• 97002 Újbóli értékelés. Akkor használatos, ha a beteg állapotában vagy kezelési tervében jelentős változás következik be,
  mint például ha a beteg stroke-ot vagy súlyos esést szenved, ami megváltoztatja az ápolási tervet (POC)
• 95852 A vizsgálat részét nem képező mozgástartomány mérés
• 97750 Fizikai teljesítményvizsgálat
• 97014 Elektronikus izomstimuláció (EMS)
• 97035 Ultrahang kezelés
• 97010 Jégterápia
• 97110, 97112 Gyógytorna
• 97545 Munkaterápia/kondicionálás (a kezdeti 2 óra után +97546 minden további óra)
• 97150 Csoportterápia
• 97116, Gátizomtorna
• 97110 Egyensúlyi tevékenységek
• 97010-97028 Terapeuta jelenlétét nem igénylő, felügyelt szolgáltatás (Pl. Nyújtás, séta,
  egyéb nem meghatározott, a POC által előírt terápiás tevékenységek)
• 97542 Kerekesszékes kezelés/oktatás (minden 15 perc, 1 egység)
• 97535 Öngondoskodás/otthoni kezelés
• 97032- 97039 Funkciófenntartó program/otthoni edzésprogram

Egyéb, ritkábban használt PT kódok:

• 97760 Sínkészítés: Ortopédiai kezelés és képzés, beleértve a felső végtag,
  alsó végtag és/vagy törzs felmérését és felszerelését, 15 percenként
• 97597, 97598 és 97601, 97602: Fizikoterápiás sebfertőtlenítés. Akkor használatos, ha a kezelés egy terápiás ellátási terv (POC) alapján történik. (A beteg kórlapján dokumentációval kell igazolni a
  terapeuta készségeinek szükségességét, valamint a beteg jelentős javulásának objektív mérésével).
• A 97601 kód meghatározása: szövetek eltávolítása a sebből; szelektív sebfertőtlenítés érzéstelenítés nélkül ollóval,
  szikével, csipesszel, nagynyomású vízsugárral, ülésenként számlázva.
• nem szelektív debridement, érzéstelenítés nélkül, nedves-száraz kötésekkel, ahol enzimatikus kopás lehet
  jelen, ülésenként számlázva
• Ne rendelje a 97601 és 97602 kódot is ugyanahhoz a sebhez

Group Therapy Codes

• 97150 Terápiás eljárás, csoportos, két vagy több egyénnel
• Orvos vagy terapeuta állandó jelenlétét igényli
• Két vagy több beteg egyidejű kezelése, akik ugyanazokat a tevékenységeket végezhetik vagy nem végezhetik, ahol
  a terapeuta megosztja a figyelmet a betegek között.
• Csoportos és egyéni terápia történhet ugyanazon a napon

A kiértékelés utáni kezelések számlázása
A kezdeti értékelés elvégzése után a fizikoterápiás rendelés számlázási kódja 97001-ről (kezdeti értékelés) csak a terápiák számlázására változik. A gyógytornász vagy asszisztensei által végzett terápiás kezelések és tevékenységek a gyógytornász által a beutaló orvosnak benyújtott kezelési tervet követik. Work-Comp vagy autóbaleseti sérülés esetén a kezelés a végtelenségig folytatódhat, de a magánbiztosítás vagy a Medicare szerint a betegek általában 16 hetes kezelésre jogosultak eseményenként.

CPT kód módosítók
A fizikoterápia számlázása a kezelés szolgáltatási dátuma alapján történik, de a biztosítók a kettős igénylések elkerülése érdekében automatikusan elutasítják az azonos szolgáltatási dátumokat. Nem ritka azonban, hogy a beteg az időbeosztás vagy egyéb okok miatt naponta többször is részt vesz a terápián. Mivel a fizikoterápiát a szolgáltatás dátuma szerint számlázzák, és a biztosítók kézből elutasítják az azonos szolgáltatási dátumokat, ezt az 59-es módosító használatával kell kiküszöbölni, amely azt mondja a biztosítónak, hogy ez nem egy duplikált igénylés, hanem egy ugyanazon a napon végzett két kezelésre vonatkozó érvényes igénylés. A fizikoterápiás számlázás más eljárási kód módosítókkal is rendelkezik, amelyeket általában a fizikoterápiás számlázási kódokon belüli eltérések közlésére használnak. Ezek közé tartoznak a 25, 21, 51 és GP módosítók. A rossz módosító használata automatikusan piros jelzést vált ki, a tartós túlhasználat pedig biztosítási csalás gyanúját váltja ki.

• 25 módosító. A CPT 97001-gyel együtt használják új betegek, időszakos újraértékelések, újbóli sérülések és
  az aktív ellátásból való elbocsátási tanácsadás esetén.
• 21 módosító. Abban az esetben használatos, ha a fizikai kezelés meghaladja egy
  eljárás legmagasabb kódolási szintjét, mint például az elhúzódó beteg-tanácsadás. A 21-es módosító szinte mindig dokumentációt igényel.
• GP módosító. Akkor használatos, ha a szolgáltatásokat ambuláns fizikoterápiás ellátási terv keretében nyújtják (pl. házi
  egészségügyi fizikoterapeuta által).

National Correct Coding Initiative (CCI)
Edits a kifejezés, amelyet az elektronikus igénylésekben előforduló igénylési hibák feltárására használnak. A National Correct Coding Initiative (CCI) Edits olyan szolgáltatásokat jelöl, amelyeket nem szabad együtt számlázni. Minden, a Medicare-hez benyújtott fizikoterápiás igénylésre vonatkoznak a CCI-szerkesztések, amelyek tartalmazzák a kölcsönösen kizárólagos kódokat és azokat a kódokat, amelyeket általában NEM együtt végeznek.

A bevételi ciklus kezelése A beteglátogatás a végső kifizetésig

Megtagadások
A megtagadások abban különböznek a visszautasításoktól, hogy az igényt a kifizető elfogadta, mint megfelelően kitöltöttet, de a kifizetést több okból, például az orvosi szükségességhez szükséges dokumentáció miatt megtagadta. Az ilyen típusú elutasítások könnyen kezelhetők a hibakód megértésével.
Aztán ott van a rossz fajta elutasítás “az elkerülhető fajta, amikor az igényeket az ellátások hiánya vagy az előzetes engedélyezés hiánya miatt utasítják el, és a terapeuták a végén a tengelyt kapják (nincs kifizetés). Alkalmanként ezek a tapasztalatlan személyzet őszinte hibái miatt történnek. A tapasztalt számlázók ritkán látnak ellátási elutasításokat, és a számos ellátási elutasítás végül munkanélkülivé teszi Önt. Az ellátási elutasítások akkor történnek, amikor a recepción az időpontot rögzítő személy elmulasztja ellenőrizni a biztosítási jogosultságot, mielőtt a beteg megérkezik.

A legjobb gyakorlatok a fizikoterápiás számlázásban
Nagyon fontos megérteni, hogy bár egy elutasított igényt újra be lehet nyújtani és fellebbezni lehet, ennek meglepő ára van. Kemény kutatások azt mondják, hogy az első orvosi biztosítási igény benyújtásának költsége körülbelül 3,25 dollár. De ugyanannak az igénylésnek az újbóli benyújtása egy elutasítás miatt átlagosan 57 dollárba kerül. Tehát annak biztosítása, hogy az ellátások a helyükön legyenek, és hogy az igénylőlapot első alkalommal helyesen töltsék ki, különbséget jelenthet egy rendelő nyereségessége és csődje között.
A legjobb gyakorlatok a fizikoterápiás számlázásban megkövetelik: 1.) A gyakori hibák elkerülése. 2.) A “The Payer Game” ismerete, mivel egyes fizetők jogos ok nélkül megtagadják az igényeket, és 3.) Szervezett, fanatikus, napi szintű megközelítés a ki nem fizetett követelések megfellebbezéséhez. A megfelelő fizikoterápiás számlázó szoftver stratégiai összetevője a betegtől a kifizetésig tartó bevételi ciklus hatékony kezelésének.

Kereskedelmi fizetők számlázása
A kereskedelmi fizetők hírhedtek lehetnek a kifizetések késleltetéséről, még akkor is, ha a számlázó teljesen biztos benne, hogy a követelést minden ok nélkül, kézből elutasították. Egy véletlenszerű vizsgálat 14 jól vezetett és egymástól független rendelőben kimutatta, hogy a kifizetetlen követeléseik több mint kétharmada 90 napon túli késedelmes volt, mert a kereskedelmi fizetők megtagadták egy olyan követelés kifizetését, amely ellenőrzött ellátásokkal, engedélyezett beutalóval rendelkezett, és ahol az orvosi szükségesség megfelelően dokumentált volt, “és még mindig problémák voltak a kifizetéssel.”

Követelések
A követelések a számlázók létezésének csapása, és a kereskedelmi fizetők az ő nemezisük. A legrosszabb elkövetők gyakran a nagy szereplők, mint például a Blue Cross / Blue Shield és a United Healthcare. A számlázók körében gyakran elhangzik, hogy “a Medicaid talán nem fizet sokat, de amit fizetnek, azt gyorsan fizetik”. A közmondásos madár a kézben, szemben a kettővel a bokorban.
A kereskedelmi fizetők nem kormányzati/állami fizetők. Kereskedelmi fizetők például a BC/BS, a United Healthcare, az Aetna és a Cigna (több ezer más mellett). A kormányzati és állami fizetők közé tartozik a Medicare, a Medicaid, a Tri-Care (veteránok), a Railroad (nyugdíjas kormányzati dolgozók), az állami munkáskártérítés, az autóbiztosítás és az Indigent Care “wellness programok a hátrányos helyzetű gyermekek számára, amelyek finanszírozása gyakran a Medicaid és más állami és megyei források keveréke.

A visszautasítások megtámadása / időhúzó taktikák kezelése
Az orvosi ipar az egyetlen olyan szakma, ahol az elvégzett szolgáltatásokért való fizetés nem kötelező. Egyetlen más szakmában sem kerül egy gallon tej 3,95 dollárba, és aztán valaki azt mondja, ó, “csak 1,65 dollárt kapsz, fogadd el vagy hagyd el”.

A kifizetetlen követelések orvosi számlázó általi kezelésének művészete a proaktív szorgalom művészete. Amikor a követeléseket elektronikusan nyújtják be, majd 10 nap elteltével nem érkezik válasz a fizető féltől, ennek riasztást kell kiváltania a cselekvésre. Ez az a pont, ahol a hatékony szoftver döntő szerepet játszik a követelések kezelésében. Vegyük például, ha egy tipikus fizikoterápiás csoport naponta 60 beteget kezel, akkor egy hónapon belül a számlázó több mint ezer igényt kezel. Rövid időn belül majdnem 4000 ezer követeléssel dolgozna. Kiváló fizikoterápiás számlázó szoftver nélkül száz és száz kifizetetlen követelés maradna felügyelet nélkül, és átesne a ló túloldalára. A fizikoterápiás számlázás legjobb gyakorlatai megkövetelik, hogy szervezett, fanatikus és napi szintű figyelmet fordítsanak a kifizetetlen biztosítási igények levadászására.

Medicare elutasítások
A fizikoterapeuta szemszögéből nézve az alábbiakban a legfontosabb okok, amiért a terápiás értékeléseket a Medicare elutasítja. Kerülje a túlhasználatot, vagy az újraértékelések rutinszerű elvégzését.

• Rutinszerű éves vagy nem kötelező értékelések
• Rutinszerű újraértékelések az állapotváltozás vagy károsodás dokumentálása nélkül
• Kórházi kezelés utáni dekondicionálás értékelése, amikor a korábbi funkció várhatóan spontán visszatér
• Rutinszerű műtét előtti értékelések a műtét utáni szükségletek meghatározására

Hogyan kerülje el az igényfelméréseket!
A legjobb fizikoterápiás kódolási gyakorlatok betartásával elkerülheti, hogy az igénylések felülvizsgálata célkeresztjébe kerüljön:

• Kerülje a magas szintű kódok túlzott használatát
• Kerülje a látogatásonként 4 vagy több szolgáltatás rutinszerű számlázását
• Ne változtasson a kezelési protokollon
• Kiterjesztett ellátás nem-komplikált állapotok
• Régi kezdődátum az igénylőlapon
• Szokatlan diagnosztikai vizsgálatok
• Ismételt diagnosztikai vizsgálatok
• Hosszú távú rokkantság
• Megelőző vagy támogató ellátás

Behajtás/bevétel-visszatérítés
A behajtás és a bevétel-visszatérítés a végső megoldás kérdése; és az erős, jól vezetett praxisok igyekeznek közel nulla kintlévőségi egyenleggel működni. A való világban azonban a biztosítók nem hajlandók fizetni, és a betegeknek lehet, hogy nincs pénzük fizetni. Az idősek esetében például ezeket a követelésegyenlegeket általában leírják, mert ha a Medicare vagy a Medicaid megtagadja a fizetést, akkor nincs remény arra, hogy valaki, aki rászoruló, fizetést kapjon. Ha valakinek vannak fizetőképes eszközei, akkor fizetési megállapodást lehet kötni, és ezeket a megállapodásokat kezelni kell.
A tulajdonosok belátása szerint másokat is lehet behajtásra küldeni. Jól dokumentált tény, hogy a 120 napnál hosszabb ideig kifizetetlenül maradt követeléseknek csak kis esélyük van a kifizetésre, és ez jelentős problémát jelent a rendelő pénzforgalmára és életképességére nézve.

A fizikoterápiás számlázás legjobb gyakorlatának fenntartásának célja, hogy amennyire csak lehetséges, elkerüljük, hogy a jogosultság, a követelés hibája, elutasítása, elutasítása vagy a behajtás soha ne legyen ellenőrizhetetlen. Abban az esetben azonban, ha ezek elkerülhetetlenül bekövetkeznek, a számlázási szakember közbelép és megmenti a napot, mindent helyrehozva a fizikoterápiás számlázás legjobb gyakorlatának szorgalmas fenntartásával.

Hó végi zárás
A hónap lezárásának fontossága, hogy a hónap pénzügyi és számlázási tevékenységeiről teljes körű egyeztetés és pontos elszámolás álljon rendelkezésre. Néhány fizikoterápiás számlázó szoftver, mint például a miénk, rugalmas hó végi zárással rendelkezik, ami azt jelenti, hogy még mindig küldhet kifizetéseket, de nem adhat hozzá új szolgáltatási dátumokat a hónaphoz. Ezt puha zárásnak nevezzük, amely rugalmas időt biztosít a havi kifizetések és kiigazítások befejezéséhez, valamint a betegek elszámolásához.