Les employeurs ont tendance à rassembler beaucoup de documents sur les employés, des demandes d’emploi et des CV aux formulaires d’avantages sociaux, en passant par les évaluations de performance, la documentation disciplinaire, les coordonnées et même les dossiers médicaux. La loi oblige les employeurs à garder certaines informations confidentielles, mais pas toutes. Cet article explique quels dossiers doivent rester privés — et ce qu’il faut faire si la confidentialité de vos dossiers a été violée.
Règles pour les informations médicales
La plus grande catégorie de dossiers qui doivent rester confidentiels est celle des informations médicales. L’Americans with Disabilities Act (ADA), le Genetic Information Nondiscrimination Act (GINA) et le Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) ont tous des règles très strictes sur la façon dont les employeurs doivent conserver certains types d’informations médicales. L’intention générale de ces règles est de protéger la vie privée des employés et d’empêcher les gestionnaires de prendre des décisions discriminatoires sur le lieu de travail en fonction du handicap ou de l’information génétique d’un employé.
Dans le cadre de l’ADA, par exemple, les dossiers et informations médicaux doivent être conservés dans un dossier distinct du dossier personnel habituel de l’employé, et doivent rester confidentiels (par exemple, dans un classeur séparé fermé à clé ou en ligne derrière un pare-feu sécurisé). Ces dossiers ne peuvent être vus que :
- par les agents de sécurité et les secouristes, si cela est nécessaire pour fournir un traitement médical à l’employé ou élaborer des procédures d’évacuation
- par le superviseur de l’employé, si le handicap de l’employé nécessite une restriction des tâches ou un aménagement raisonnable
- par les représentants du gouvernement, si la loi l’exige, et
- par les compagnies d’assurance qui exigent un examen médical.
Si un employeur (ou plus généralement, le service RH) ne suit pas ces règles, et que la confidentialité des dossiers médicaux d’un employé est compromise, ce dernier peut intenter une action en justice pour violation de l’ADA.
Autres types de dossiers
Très peu de règles exigent spécifiquement que les employeurs gardent confidentiels d’autres types de dossiers personnels. Cependant, les employeurs avisés observent certains protocoles de bon sens pour préserver la confidentialité des dossiers qui pourraient entraîner des problèmes juridiques s’ils tombent entre de mauvaises mains. Voici quelques exemples:
- Formulaires I-9. Sur ces formulaires officiels du gouvernement, les employeurs doivent vérifier que les employés sont autorisés à travailler aux États-Unis. (Pour en savoir plus sur les formulaires I-9, voir Procédures de vérification de l’employeur sur les visas de travail et le statut d’immigration). Les employeurs ne peuvent pas embaucher des employés qui n’ont pas d’autorisation de travail. Au-delà de cette interdiction, cependant, les employeurs ne peuvent pas prendre de décisions relatives à l’emploi en fonction de l’origine nationale ou du statut de citoyenneté d’un employé. Comme les formulaires I-9 peuvent contenir ces informations, les employeurs avisés ne les mettent pas à la disposition de tous les employés de l’entreprise. Moins de personnes ont accès à ces informations, moins de personnes sont en mesure de discriminer l’employé sur cette base. Bien que les employés ne puissent pas intenter un procès simplement parce qu’un employeur n’a pas gardé les formulaires I-9 confidentiels, un employé pourrait intenter un procès pour discrimination, si c’était le résultat final de la violation.
- Dossiers d’enquête. De nombreux employeurs conservent les dossiers relatifs aux enquêtes sur le lieu de travail (concernant une plainte pour harcèlement ou un incident de vol, par exemple) dans des dossiers confidentiels distincts. Ce n’est pas légalement obligatoire, mais cela évite des ennuis juridiques. Par exemple, un manager accusé de discrimination peut consulter le dossier pour voir quels employés ont porté plainte ou ont été témoins contre lui – et ensuite exercer des représailles contre ces employés. Ou encore, un employé des RH peut lire le dossier, puis faire des commérages avec ses collègues sur qui a dit quoi à propos de qui, ce qui pourrait entraîner des plaintes pour diffamation contre l’entreprise.
- Dossiers provenant de vérifications des antécédents. Si un employeur effectue régulièrement des rapports de crédit, des vérifications des antécédents criminels ou d’autres enquêtes sur les employés ou les candidats, ces documents doivent également rester confidentiels. Par exemple, la loi de l’État peut interdire à un employeur de prendre des décisions d’embauche sur la base du dossier de crédit ou d’arrestation d’un employé. Si les gestionnaires ont accès à ces documents et les utilisent pour prendre des mesures contre un employé, l’employeur pourrait être tenu responsable sur le plan juridique.
Si votre confidentialité est violée
Si vos informations privées ont été divulguées sur le lieu de travail, vos options juridiques dépendent du type de documents, des circonstances de la violation et des conséquences pour vous. Dans de nombreux cas, même si vous êtes embarrassé par la violation, il se peut que vous n’ayez aucun recours juridique, sauf si quelqu’un au travail a utilisé les informations de manière illégale (par exemple, pour vous discriminer). Un avocat expérimenté en droit du travail peut vous aider à déterminer si vos droits légaux ont été violés, et ce que vous pouvez faire à ce sujet.