Réception automatique

Qu’est-ce qu’une réception automatique ?

Le terme « réception automatique » n’est pas familier à tout le monde, mais tout le monde sait de quoi il s’agit. Certains l’appellent une réceptionniste virtuelle. C’est le message d’accueil automatique qui fournit un menu d’invite au clavier pour que les appelants puissent se connecter aux départements ou aux personnes. Il peut également fournir des informations commerciales de base, comme les heures d’ouverture, les adresses locales ou les offres en cours.

La première impression compte. Contrairement à une réceptionniste en direct, le standard automatique travaille 24/7/365 et n’a jamais de mauvaise journée. Vous pouvez même personnaliser le message en dehors des heures de bureau ou pour les jours fériés.

Pourquoi utiliser un standardiste automatique ? Quels sont les avantages ?

L’utilisation d’un système de réception automatique est le moyen le plus simple et le moins coûteux d’améliorer la satisfaction des clients et d’augmenter la productivité des employés.

Première impression professionnelle &toutes les fois après

Il importe peu que vous soyez une petite entreprise établie avec 20 employés ou une nouvelle start up (comme vous et un ami travaillant depuis votre garage) – avec une réception automatique, les appelants ne pourront pas le dire. C’est l’une des façons les plus abordables de donner immédiatement un avantage à votre entreprise.

Créer des messages d’accueil personnalisés

Améliorer l’expérience de votre appelant avec des messages d’accueil spécifiques à votre entreprise, votre emplacement et votre situation. Une réceptionniste n’a pas besoin d’être en direct pour conserver la touche personnelle à laquelle vos clients sont habitués.

Montrez que votre entreprise respecte leur temps et leurs besoins en utilisant des messages d’accueil cohérents, des options de menu réfléchies et un routage d’appel efficace.

Ne manquez jamais un appel avec un routage d’appel facile

Nous sommes tous passés par là – vous appelez une entreprise et obtenez le redoutable « Laissez-moi vous mettre en attente pendant que je vous transfère… », pour que l’appel soit abandonné ou transféré à la mauvaise personne.

Avec un standard automatique, cela ne se produit jamais. Les appelants peuvent choisir à qui ils parlent, ce qui leur permet de parler à la bonne personne, du premier coup. Et si vous utilisez un système téléphonique entièrement virtuel, comme NetLines, il peut se connecter aux téléphones portables des employés, augmentant ainsi le taux de réponse aux appels.

Le standard automatique rationalise votre communication interne, réduisant la frustration des appelants et optimisant le temps des employés.

Augmenter la productivité &concentration des employés

Pour toute petite entreprise, le temps est une ressource précieuse. Les employés portent souvent plusieurs casquettes et jonglent avec de nombreuses priorités. Les tâches administratives ne font qu’empiéter sur le travail sur les initiatives de croissance et les opérations clés.

Avec une réceptionniste automatisée, le processus d’acheminement des appels est préprogrammé, libérant ainsi le temps des employés.

Chaque employé ou service reçoit les bons appels, à temps. Pas besoin d’attendre les transferts ou qu’un autre membre de l’équipe relaie un message. Les questions ou les problèmes des clients sont traités efficacement, ce qui améliore la productivité des employés et des services.

Economisez de l’argent par rapport aux alternatives professionnelles

Par rapport aux autres alternatives de réceptionnistes professionnels, un service téléphonique avec un standardiste automatique est généralement moins cher. Que vous envisagiez une réceptionniste à temps plein ou que vous comptiez sur un chef de bureau ou un administrateur, un standardiste automatique élimine ce besoin. Vous économiserez le temps et l’argent des employés qui peuvent être mieux dépensés ailleurs.

Certaines entreprises envisagent également une réceptionniste à distance en direct. Bien que ces services soient moins chers qu’un employé à temps plein, ils coûtent encore des centaines de dollars chaque mois. Pour la plupart des entreprises, il s’agit d’un coût complètement inutile qui peut être mieux géré avec un standardiste automatique.

Qui devrait utiliser un standardiste automatique ?

• Bureaux (tels que dentaire, médecin, financier, juridique, marketing, et plus)
• Équipes de vente
• Agents et cabinets immobiliers
• Écoles et institutions utilisant l’apprentissage à distance
• Centres d’appels
• Propriétaires de petites entreprises
• Consultants
• Startups
• Freelancers
• Petites entreprises à but non lucratif
• Petites entreprises à but non lucratif
• .profits
• Sociétés ou équipes virtuelles ou à distance

Exemples de quand &Comment utiliser un service de réponse automatique

• Après les heures et les week-ends – chaque fois que votre bureau est fermé
• Jours fériés, fermetures ou changements de fonctionnement – jours fériés, fermeture d’usine, vacances scolaires, fermetures temporaires ou changements de fonctionnement (comme lors d’une pandémie)
• Reprise après sinistre – si vos appelants ont besoin de plus d’informations sur une récente inondation, un incendie, une catastrophe naturelle, etc.
• Messages d’accueil saisonniers – reconnaissez les périodes religieuses, nationales ou saisonnières lorsque cela est pertinent pour vos appelants, comme Pâques, Noël, Diwali, Ramadan
• Campagnes de marketing – gagnez du temps en pré-enregistrant des infos sur les derniers rabais annoncés ou les promotions spéciales
• Plusieurs départements – facilitez le contact avec les ventes, le support client, le marketing, l’informatique, ou tout autre service de votre entreprise
• Options linguistiques – donnez aux appelants une option automatisée pour utiliser leur langue préférée

Réponse automatique à deux niveaux

Avec la réponse automatique NetLines, vous pouvez même configurer une réponse automatique à deux niveaux avec des options de menu telles que :

« Merci d’avoir appelé la société XYZ. Pour le service clientèle, appuyez sur le 1. Pour les ventes, appuyez sur 2. Pour les emplacements et les heures d’ouverture des magasins, appuyez sur 3… »

« Merci d’appeler le service des ventes. Pour Aaron, appuyez sur le 1. Pour Julie, appuyez sur 2… »

Quel que soit vos heures d’ouverture ou le nombre d’employés, le système de réception automatique couvre votre petite entreprise. Vous pouvez créer des messages d’accueil distincts pour les jours fériés, après les heures d’ouverture, et différentes heures de la journée et dates.

Comment configurer un standard automatique

Notre système de standard automatique est accessible à partir de votre iPhone ou smartphone Android existant. Il n’est pas nécessaire d’acheter du matériel supplémentaire ou d’engager un professionnel de l’informatique. Il suffit de télécharger l’application NetLines depuis votre magasin d’applications pour commencer.

Avant de commencer un message d’accueil, vous voudrez planifier vos options de menu, vos extensions, la hiérarchie des options et tout ce qui facilitera l’expérience de l’appelant.

Vous avez besoin d’aide pour vous organiser et créer vos messages d’accueil personnalisés ? Consultez notre guide définitif des scripts de standard automatique.

Faites progresser votre entreprise avec un standard automatique

La mise en place d’un standard automatique relève du bon sens commercial : elle est plus professionnelle, permet d’économiser de l’argent, optimise le traitement des appels et augmente la productivité. Sans compter que c’est peu coûteux.

Avec NetLines, vous disposez d’un système téléphonique entièrement virtuel sur votre smartphone existant. Sa fonction avancée de réception automatique élèvera votre entreprise sans vous coûter cher.