Qu’est-ce que la communication descendante ?
La communication descendante circule d’un niveau supérieur à un niveau inférieur dans une organisation est connue sous le nom de communication descendante.
En d’autres termes, la communication qui a lieu des supérieurs aux subordonnés dans une chaîne de commandement est une communication descendante.
Ce flux de communication est utilisé par les gestionnaires pour transmettre des informations liées au travail aux employés des niveaux inférieurs. Les employés ont besoin de ces informations pour effectuer leur travail et pour répondre aux attentes de leur manager.
Il peut s’agir de gérer efficacement le ton du message, et aussi de faire preuve d’habileté dans une délégation pour s’assurer que le travail est effectué efficacement par la bonne personne.
Importance de la communication descendante
Les importances de la communication descendante sont :
- Donner une idée
- Encourager
- Maintenir la discipline
- Informer la raison d’être du travail
- Expliquer le changement
- Donner une direction
- Attribution du travail
- Contrôler
- Evaluer
Donner une idée
A l’aide des objectifs de communication descendante, politiques, règles sont expliqués aux subordonnés par le supérieur pour donner une compréhension complète.
Encourager
Les employés doivent être motivés pour travailler davantage afin d’atteindre les objectifs organisationnels. La direction doit recourir à la communication descendante pour encourager les employés de niveau inférieur.
Pour maintenir la discipline
Cette communication suit la hiérarchie organisationnelle, ainsi chaque unité de section ou département doit suivre les règles ou la procédure établies. Par conséquent, la discipline est assurée.
Informer sur la raison d’être du travail
Un objectif important de ce type de communication est de donner des informations concernant la raison d’être de la tâche assignée et sa relation avec les autres tâches organisationnelles.
Pour expliquer le changement
Les changements dépendent des circonstances. Quand il y a un changement en ce qui concerne les plans, les politiques, les procédures ou les règles, etc. tels sont les communications avec l’explication par la communication descendante.
Donner des directives
Pour diriger toute affectation, travail ou tâche aux subordonnés, le supérieur fait une communication descendante.
Assignation du travail
Pour affecter le travail selon l’efficacité des travailleurs, le supérieur fait une justification par la communication descendante.
Pour contrôler
Puisque les instructions nécessaires sont transmises par la communication descendante, les employés sont très au courant de leur tâche et de leurs activités. Par conséquent, une telle communication peut agir comme un outil de contrôle.
Evaluer
La communication descendante aide les superviseurs à évaluer les travaux effectués par les employés. La communication descendante est utilisée pour informer les employés de leurs évaluations.
Avantages de la communication descendante
Les avantages de la communication descendante sont les suivants :
- Efficacité
- Facilité de délégation
- Discipline organisationnelle
- Communication efficace des objectifs
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Efficacité
La communication descendante offre des efficacités car les instructions et les informations proviennent des sources en puissance qui sont capables de coordonner les activités depuis le sommet de l’organisation.
Facilité de délégation
La délégation est beaucoup plus facile si elle provient directement de la structure de communication verticale représentant la chaîne de commandement.
Discipline organisationnelle
La communication descendante suit la hiérarchie de l’organisation, ce qui signifie que la discipline organisationnelle et la conformité des membres sont beaucoup plus faciles à maintenir.
Communication efficace des objectifs
La haute direction peut facilement communiquer les objectifs et attribuer les responsabilités concernant la réalisation de ces objectifs.
Inconvénients de la communication descendante
Les inconvénients de la communication descendante sont les suivants :
- Problèmes d’interprétation
- Distorsion
- Pas motivant
- Lenteur de la rétroaction
- Diminue le moral
Problèmes d’interprétation
La communication descendante présente des problèmes d’interprétation en raison de l’effet de distorsion et de la lenteur de la rétroaction pour la clarification du message.
Distorsion
Vous avez déjà joué au jeu de la vigne ? Les communications descendantes peuvent être déformées lorsqu’elles passent par plusieurs niveaux de l’organisation.
Non motivant
Etant donné la lenteur de la rétroaction et la dépendance à l’égard des canaux de communication formels, cette méthode de communication n’aide pas vraiment à la motivation.
Rétroaction lente
Il faut du temps pour que les messages descendent dans l’organisation, puis remontent dans l’organisation et redescendent encore. Cela signifie que la rétroaction peut être lente, ce qui entraîne des problèmes, en particulier dans un environnement dynamique.
Diminution du moral
Etant donné le temps que prend la communication et le problème des messages déformés, les communications descendantes peuvent avoir un impact négatif sur le moral de l’organisation.
But de la communication descendante
Canary (2011) a identifié cinq buts généraux de la communication descendante :
- Mise en œuvre des buts, des stratégies, et objectifs
- Instructions et justification du travail
- Procédures et pratiques
- Rétroaction sur le rendement
- Socialisation
Mise en œuvre des buts, stratégies, et objectifs
La communication de nouvelles stratégies et de nouveaux objectifs fournit des informations sur les cibles spécifiques et les comportements attendus. Elle donne une orientation pour les niveaux inférieurs de l’école/du district scolaire, du collège communautaire ou de l’université.
Par exemple : « Le nouveau mandat de réforme est bien réel. Nous devons améliorer la qualité de l’apprentissage des élèves si nous voulons réussir. »
Instructions et justification du poste
Ce sont des directives sur la façon d’effectuer une tâche spécifique et sur la façon dont le poste est lié aux autres activités de l’organisation scolaire. Les écoles, les collèges communautaires ou les universités doivent coordonner les objectifs individuels et départementaux avec les objectifs de l’ensemble de l’organisation.
Nous échouons souvent à fournir suffisamment de ce type d’information, laissant à chaque membre du personnel le soin d’avoir une vue d’ensemble.
Procédures et pratiques
Ce sont des messages définissant les politiques, les règles, les règlements, les avantages et les dispositions structurelles de l’organisation scolaire afin d’obtenir un certain degré d’uniformité dans les pratiques de l’organisation.
Dans les organisations scolaires, ces informations sont transmises aux membres du personnel par le biais des manuels de politique du conseil d’administration et de l’organisation, des manuels et du fonctionnement quotidien de l’organisation scolaire.
Rétroaction sur le rendement
Les rapports d’étape des départements, les évaluations du rendement individuel et d’autres moyens sont utilisés pour dire aux départements ou aux personnes comment ils se débrouillent par rapport aux normes et aux objectifs de rendement.
Par exemple : « Mary, votre travail sur le terminal informatique a grandement amélioré l’efficacité de notre département. »
Socialisation
Toute organisation scolaire tente de motiver les membres du personnel à adopter la mission et les valeurs culturelles de l’institution et à participer à des cérémonies spéciales, comme les pique-niques et les campagnes Centraide. C’est une tentative d’obtenir un engagement, un sentiment d’appartenance et une unité de direction parmi les membres du personnel (Lunenburg & Ornstein, 2008).
Par exemple : » L’école considère ses employés comme une famille et aimerait inviter tout le monde à assister au pique-nique et à la foire annuels le 30 mai. «
Notes sur la communication d’entreprise
(Cliquez sur le sujet pour lire)
Référence
- Communication d’entreprise : » K.K. Sinha, Golgotia Publishing Company.
- Communication d’entreprise : » M.K. Sehgal, Vandana Khetrapal, Excel Books.
- Essentials of Business Communication : Rajendra Pal, J.S Korlahalli, Sultan Chand & Sons.
- Fred C. Lunenburg (2010). Canaux de communication formels : Vers le haut, vers le bas, horizontaux et externes Récupéré le 3 février 2021
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