Voici, cependant, les jours où la production d’une course sur route est davantage une question d’assurance, de responsabilité, de couverture médicale, de médias, de sécurité, de technologie, de résultats de course en direct, d’ordinateurs, de chemises de performance (Tec), d’organismes de bienfaisance, de nourriture et de divertissement et moins de cônes routiers, de rubans et de talons détachables comme au bon vieux temps. Et, bien sûr, toutes ces « nouvelles choses » coûtent de plus en plus cher. En outre, le lieu et le moment où la course est organisée contribuent également à l’augmentation constante des dépenses liées à un événement. L’époque où » toutes les personnes » impliquées offraient leurs services gratuitement est également révolue.
Combien de courses sur route auxquelles vous avez assisté ces dernières années ne sont que cela… des courses sur route ? La plupart, sinon toutes, sont des collectes de fonds pour une cause ou une autre. Ce n’est pas nécessairement une mauvaise chose, c’est juste un fait. En tant que tel, les directeurs d’événements sont soumis à une forte pression pour augmenter les recettes ou réduire les dépenses (ou les deux) afin que l’événement soit considéré comme un succès. Il est intéressant de noter qu’aujourd’hui, de nombreuses courses sont évaluées non pas en fonction de la qualité de leur gestion ou de l’expérience positive des participants, mais plutôt en fonction de la somme d’argent récoltée pour leur bénéficiaire. C’est un tout nouveau monde avec des objectifs et des priorités bien différents.
Lorsqu’un client potentiel nous propose de produire une course pour lui, ma première question est…. pourquoi voulez-vous faire cela ? La réponse la plus courante aujourd’hui est « pour récolter des fonds pour la cause xyz ». Notre réponse typique est généralement qu’il est beaucoup moins pénible et beaucoup moins risqué d’organiser un lavage de voitures ou une vente de gâteaux et que vous pouvez même recueillir plus d’argent en faisant cela que de vous plonger dans la complexité de la gestion d’une course sur route.
Sans sponsors d’entreprise, qu’il s’agisse d’argent, de produits ou de services, il est pratiquement impossible de » faire de l’argent » en organisant une course sur route. Chaque course est différente, bien sûr, et en tant que telle, elle entraîne des dépenses différentes. Cependant, chaque course doit faire face à des dépenses standard afin de produire un produit à moitié décent.
Typiquement, certaines de ces dépenses comprennent, mais ne sont certainement pas limitées à :
- Publicité
- Frais administratifs
- Récompenses
- Bibs, épingles de sûreté et étiquetage
- Certification de parcours / Mesure de parcours
- Dons de charité (Lors de l’utilisation de notre système pour les dons, des frais d’administration et de transaction s’appliquent)
- Location de matériel (tables, tentes, Générateurs)
- Médailles de finisseur
- Dj’s / Divertissement
- Prix d’entrée
- Sacs à surprises
- Assurance
- Frais de gestion
- Comptes marchands frais de traitement des cartes de crédit
- Médical
- Frais d’inscription en ligne
- Système P/A
- Aide rémunérée
- Photographie
- Police/Sécurité
- Port-a-Potos et nécessités
- Permis
- Postage
- Imprimer
- Rafraîchissements (Eau, Bananes, Barres protéinées)
- Camion de location pour transporter les fournitures de la ligne d’arrivée, les clôtures, l’eau, etc.
- Fermeture des routes / Barricades / Cônes de signalisation
- Cartographie et marquage des routes
- Signes et bannières
- Collatéral de parrainage
- Fournitures de course
- Gestion des médias sociaux
- Personnel
- Services de chronométrage
- T-.Shirts (puce ou traditionnel)
- Volontaires (T-shirts néon, café, beignets)
- Location de la salle
- Site web pour l’inscription en ligne
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Nous avons constaté qu’en général, les frais d’inscription peuvent couvrir les dépenses raisonnables de l’événement. C’est le parrainage qui, en fin de compte, fait la différence entre un événement générant des recettes ou non et donnant à l’événement la capacité d’éventuellement payer des frais de gestion. Sans parrainage, les chances que l’événement rapporte de l’argent sont assez minces dans la plupart des cas. 5Kevents offre une plate-forme de parrainage unique qui peut aider l’événement à générer un supplément de 2 500 à 25 000 $ ou plus par événement. DEMANDER DES DÉTAILS!
Si vous faites une analyse de la façon dont un droit d’entrée de 35,00 $ est dépensé par personne dans une course de taille de champ de 300 coureurs, cela pourrait ressembler à ceci:
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Les éléments énumérés en rouge sont inclus dans notre programme de collecte de fonds pour les événements à thème.
| Prévisions de coût de l’événement par coureur : (des informations supplémentaires sont disponibles en cliquant sur des éléments spécifiques) |
LIVE
Base sur 300 |
REMOTE
Aucun minimum |
| Publicité : Nous ferons la promotion via le site Web 5Kevents.org et notre base de données de courriels | $1.00 | Inc |
| T-shirt (50/50 Tee) : (Selon les couleurs et la quantité, le prix des t-shirts peut varier de 4.50 $ à 20,00 $ ou plus) | 7,50 $ | Inc |
| Services de chronométrage : Basé sur les services de chronométrage RFID (puce), | 5,00 | NA |
| Bibs, épingles et étiquettes: | 1,65 | NA |
| Assurance: | 0.75 | NA |
| Nourriture: | 1,00 | NA |
| Médailles des finalistes: | 5$.50 | Inc |
| Frais de carte de commerçant: | 1$.15 | Inc |
| Frais d’inscription en ligne: | 2,00$ | Inc |
| Divers: | 1.00$ | Inc |
| Police: | 0,00$ | NA |
| Médical: | 0$.00 | NA |
| Sacs à surprises: | 0$.45 | Inc |
| Permission: | 1,00$ | NA |
| Reconnaissance des prix (catégories d’âge & globales) | 0$.50 | NA |
| Assemblage du paquet Comprend l’assemblage du paquet de sac, t-shirts, médaille de course et jusqu’à 2 dépliants, étiquetage, préparation pour l’envoi* | NA | Inc |
| Expédition à tous les participants *L’affranchissement aux États-Unis par USPS est inclus, mais si les paquets dépassent 13 oz, des frais supplémentaires s’appliqueront | NA | Inc |
| TOTAL : | $28.50 | 25,00$ |
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PROFIT POTENTIEL D’UN ÉVÉNEMENT EN DIRECT – Profit en utilisant les chiffres ci-dessus = 1 950,00$. (Sans compter les commandites et les dons)
Donc, comme vous pouvez le voir, ces 34,00 $ sont engloutis très rapidement. Sans sponsors, une course typique ne générerait pas autant d’argent. Ceci n’est qu’un échantillon, pas une réalité. Chaque course est différente mais cela devrait donner un peu de clarté quant à « où va tout l’argent ! ».
La décision quelque peu difficile à laquelle les directeurs d’événements sont souvent confrontés d’une année à l’autre est de savoir ce qu’il faut réellement demander comme frais d’inscription. Vous devez couvrir les coûts, mais vous ne voulez pas faire payer tellement cher que vous feriez fuir les gens. Cet équilibre délicat fait parfois la différence entre une course qui survit et une course qui disparaît. Il ne sert à rien qu’une course « perde » de l’argent, car le résultat final est que la course va simplement disparaître, pour ne jamais revenir. Il est très rare qu’un événement fasse un » massacre » avec les frais d’inscription, d’où la nécessité d’un parrainage d’entreprise.
En nous associant à 5Kevents.org, nous pouvons réduire considérablement vos dépenses pour assurer que chaque course soit un succès. En outre, nous avons établi un programme unique d’acquisition de parrainage qui peut rapporter à un organisme de bienfaisance un profit substantiel en fonction de l’effort que l’organisme de bienfaisance met dans le programme.
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PROFIT POTENTIEL D’UN ÉVÉNEMENT À DISTANCE- Profit en utilisant les chiffres ci-dessus = 3 000,00 $. (Sans compter le parrainage et les dons)
Le programme des coureurs à distance de 5Kevents est conçu pour assurer que nos organismes de bienfaisance ne perdent pas d’argent sur leurs événements virtuels. Nous nous occupons de tous les détails logistiques d’impression, d’emballage et d’expédition à vos participants pour un montant forfaitaire de 25,00 $ par participant (Il n’y a pas de minimum). Faites-nous simplement savoir ce que vous souhaitez voir figurer dans les paquets. Pendant que votre équipe se concentre sur la promotion, le parrainage et les dons, nous nous chargeons de toutes les tâches administratives pour faire de votre événement virtuel un succès.
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