A mesure que votre petite entreprise se développe, il y a toujours plus d’informations dont vous devez assurer le suivi. Le suivi des informations est important pour votre entreprise elle-même, mais il l’est aussi pour les relations commerciales, comme celles avec les clients, les investisseurs et les acheteurs. Au fur et à mesure que vous gagnez en popularité et que vos clients sont plus nombreux, vous allez probablement constater une croissance des ventes et de la demande des clients, ce qui signifie que votre stock va également augmenter.
Comme le stock est principalement conservé dans des entrepôts et des magasins, plus vous en avez, plus vous aurez besoin d’espaces pour abriter les produits de l’entreprise. Lorsque vous avez un stock plus important, vous avez besoin de plus d’entrepôts, et lorsque vous avez plus d’un entrepôt, vous avez besoin de numéros de lot. Vous vous demandez peut-être pourquoi un numéro de lot est important – la réponse revient toujours à garder la trace de votre entreprise, de vos produits et de vos informations.
L’importance des numéros de lot
Disons que votre entreprise vend et distribue des produits alimentaires comme de la laitue, de la soupe en conserve ou du yogourt. Maintenant, imaginez qu’un certain lot de ce produit alimentaire a été mis sur le marché et rend par la suite les consommateurs malades. Peut-être y avait-il une sorte de contaminant dans l’aliment ou un problème lors de la production et de l’emballage.
Maintenant que vous savez que ce produit doit être rappelé, par où commencez-vous ? Comment savoir quels produits sont concernés et quels autres ne le sont pas ? Comment savez-vous où les produits contaminés ont fini ? La réponse à toutes ces questions est le contrôle des lots, ou plus précisément, les numéros de lot.
Qu’est-ce qu’un numéro de lot en inventaire?
Qu’est-ce qu’un numéro de lot ? Un numéro de lot est une séquence unique de chiffres appliquée aux marchandises pendant la fabrication. Il identifie un groupe de produits fabriqués ou traités sur le même équipement, à partir des mêmes matériaux et au même moment. Il diffère du numéro de série en ce sens que, bien que chaque produit unique ait un numéro de série unique, tous les produits d’un même lot ont le même numéro de lot. Le numéro de lot d’un produit unique permet de le rattacher à ce groupe particulier.
Quelle est la signification d’un numéro de lot ?
Sur certains articles comme les produits alimentaires, les médicaments, les parfums et les cosmétiques, un numéro de lot peut contenir une date de péremption. La date d’expiration du numéro de lot indique le moment où le produit peut commencer à perdre sa qualité.
La mise en place d’un numéro de lot pour chacun de vos entrepôts et de vos réserves vous donne une certaine spécification lorsqu’il s’agit de vos produits, de leur provenance et de leur distribution.
Qu’est-ce que le contrôle de lot, alors ?
Le contrôle de lot fait référence au concept selon lequel les pièces d’inventaire peuvent toujours être retracées jusqu’à leur entrepôt et leur groupe d’origine. Le terme » lot » signifie simplement que le lot ou le groupe d’inventaire a été fabriqué dans les mêmes conditions. Vous pouvez ensuite utiliser ce groupe pour suivre votre inventaire de sorte que si quelque chose se produit, comme un rappel émis, vous sachiez comment suivre et retracer les articles en question. Les lots sont le plus souvent contrôlés en se voyant attribuer un certain nombre pour faciliter le suivi.
Par exemple, si votre entreprise stocke des fournitures pour animaux de compagnie, vous pouvez utiliser Finale Inventory pour suivre un lot de nourriture pour animaux de compagnie avec une date d’expiration spécifique. Il vous suffirait d’utiliser un lecteur de codes-barres pour scanner le numéro de lot.
Une fois le numéro enregistré, vous pourriez suivre des informations telles que la date de réception des sacs, la personne qui les a scannés, l’entrepôt dans lequel vous les avez stockés et la date d’expédition des sacs de votre entrepôt aux consommateurs. Vous recevriez également une alerte et seriez en mesure de retirer les aliments une fois qu’ils ne sont plus frais.
Bien sûr, attribuer un numéro à un lot pour en assurer le suivi semble assez simple, mais les choses peuvent devenir confuses plus votre entreprise est responsable de lots et de stocks. Ce point nous ramène à la raison pour laquelle un numéro de lot est si important. Avec un inventaire plus important, un rayon de distribution plus large et une demande plus élevée, il devient plus important d’avoir un contrôle complet sur vos produits – du moment où ils sont livrés à l’entrepôt jusqu’au moment où ils atteignent les magasins ou les clients spécifiques.
Quelques raisons pour lesquelles un numéro de lot est important
Il y a beaucoup de raisons pour lesquelles un numéro de lot est important. En plus d’aider à éviter les crises de rappel, les numéros de lot aident également à la gestion des stocks. Lorsque vous utilisez un système de gestion des stocks basé sur le cloud, vous pouvez contrôler et gérer à la fois votre inventaire et plusieurs entrepôts, ce qui vous donne un certain avantage lorsque vous utilisez également des numéros de lot pour le contrôle des lots. La gestion des stocks est l’une des parties les plus importantes de votre entreprise, car elle garantit que vous avez la bonne quantité de stock à tout moment.
Il n’y a vraiment rien de plus frustrant pour un client que de constater qu’un produit qu’il désire est en rupture de stock. Lorsque cela se produit, ils sont sûrs de passer à l’entreprise suivante pour obtenir ce dont ils ont besoin.
Le sens et le but de la gestion des stocks par lot est de s’assurer que vous ne commandez jamais trop ou pas assez de produits afin que vos entrepôts soient toujours bien stockés et prêts pour la demande des clients. Lorsque vous ajoutez des numéros de lot dans le mélange, vous gagnez encore plus de précision avec la commande, l’expédition, la réception et le réapprovisionnement. Voici quelques autres raisons d’avoir un numéro de lot :
Rappels
Rappelez-vous notre scénario des produits alimentaires contaminés du début de l’article ? La réalité d’un rappel est plus probable et plus fréquente que vous ne le pensez. Si cela vous arrive un jour, vous voulez vous assurer que vous maîtrisez la situation aussi rapidement que possible. Que les gens soient atteints d’une maladie ou qu’ils aient affaire à un produit défectueux, vous ne voulez pas que de tels articles se trouvent sur votre site, dans les magasins, dans les mains des clients, ce qui les affecte négativement.
Si – et peut-être quand – un rappel doit être émis, vous voudrez avoir des numéros de lot en place pour aider à gérer le problème. De plus, lorsque vous utilisez un système automatisé pour la gestion des stocks, vous pouvez être alerté immédiatement des informations sur les lots, de sorte que vous pouvez avoir tout sous contrôle en un temps record.
Différenciation des produits
Si votre entreprise manipule des produits présentant de légères différences de couleur, de toucher, de taille ou d’autres critères, les numéros de lot pour la différenciation des produits sont indispensables. Ils vous aident à garder la trace des produits qui sont les mêmes mais légèrement différents et à vous assurer que certains matériaux qui ne correspondent pas ou sont dissemblables ne sont pas mélangés. Même si certains produits sont incroyablement similaires, un numéro de lot vous donne une différenciation supplémentaire afin que vous puissiez les distinguer et distribuer les bons articles aux bons endroits.
Dates d’expiration
Pour les entreprises qui vendent des aliments et des boissons, cela est particulièrement important. Vous voulez vous assurer que les produits alimentaires et les boissons sont expédiés de l’entrepôt bien avant leur date d’expiration approche que vous envoyez un produit sûr et de première qualité. Grâce aux numéros de lot, vous pouvez également être alerté si un produit périmé reste trop longtemps dans votre entrepôt afin que vous puissiez vous en débarrasser, en commander davantage et garder vos stocks frais.
Réduction des déchets
Vous savez peut-être que certains de vos produits sont plus frais que d’autres en raison de leurs numéros de lot et de leurs dates d’expiration. Dans ce cas, votre entreprise pourrait avoir pour stratégie de vendre les articles les plus anciens – et encore bons – en premier pour éviter d’avoir à éliminer les produits invendus et périmés.
Numéros de lot et gestion des stocks
Si vous cherchez un moyen de mieux maîtriser la gestion des lots et des stocks, vous voudrez essayer un système automatisé. Le fait de scanner les numéros de lot au lieu de les enregistrer manuellement vous permet d’assurer des enregistrements précis, et vous pouvez recevoir des alertes automatiques lorsque les produits atteignent la date d’expiration de leur numéro de lot. Vous pouvez également réagir rapidement à un rappel et retirer les lots de produits contaminés pour protéger la santé des consommateurs, car vous savez ce que le numéro de lot signifie sur un produit.
Comment Finale peut vous aider
Finale Inventory fournit aux petites entreprises et aux entreprises en croissance un excellent système qui couvre tout, de la gestion des commandes à la gestion des entrepôts sur plusieurs canaux. En bref, il vous aide à suivre l’ensemble de votre activité à partir de votre ordinateur ou de la paume de votre main, vous offrant une incroyable facilité d’accès et de gestion du contrôle. Votre clientèle fera l’expérience d’une précision de commande impeccable et d’une exécution rapide, et vous pouvez construire une réputation de marque pour la vitesse, la qualité et l’orientation client.
Si vous vous demandez encore pourquoi un numéro de lot est important, nous espérons que ces raisons et d’autres vous aideront à saisir toute la portée de la raison pour laquelle un système de gestion détaillé est meilleur qu’un système qui ne tient pas compte de tout. En tant que propriétaire de petite entreprise, vous voulez que votre entreprise prospère et se développe, et nous pouvons garantir que quelque chose d’aussi simple et nécessaire que l’utilisation de numéros de lot peut vous aider à atteindre cet objectif.
Partenaires avec Finale Inventory pour une gestion fiable des stocks
Pour voir les avantages d’une gestion automatisée et efficace des stocks dans votre entreprise, contactez Finale Inventory. Notre système de gestion des stocks basé sur le cloud vous offre les outils technologiques faciles à utiliser dont vous avez besoin pour surveiller ce que vous avez sur les étagères de votre entrepôt, suivre son mouvement et remplacer des lots entiers si nécessaire.
Nous collaborons avec des milliers de clients, nous savons donc que chaque application de gestion des stocks est unique. Nos experts de domaine expérimentés s’associent à vous pour élaborer une solution qui répond aux besoins spécifiques de votre entreprise, et nous sommes fiers de dépasser vos attentes grâce à notre approche personnalisée.
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